Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet
|
|
- Hans Nyberg
- för 8 år sedan
- Visningar:
Transkript
1 Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet Datum: Närvarande: från Medlingsinstitutet administrativ chef kanslisekreterare från Riksarkivet Nora Liljeholm, arkivarie SAMMANFATTNING Medlingsinstitutet startade sin verksamhet hösten 2000 och är en liten myndighet med nio anställda. Myndigheten har i uppdrag att verka för en väl fungerande lönebildning och att medla i arbetstvister. Sedan 1 januari 2001 är Medlingsinstitutet dessutom statistikansvarig myndighet för den officiella lönestatistiken. Riksarkivet har hösten 2004 brevledes inspekterat arkivredovisningen vid Medlingsinstitutet (Dnr RA /2709) och konstaterade då att arkivredovisningen var god varför inga förelägganden var aktuella. Den nu genomförda inspektionen var en sk. systeminspektion dvs. alla delar av arkivverksamheten inspekterades översiktligt men fanns ändå möjlighet till fördjupad diskussion om speciella frågor. Inför inspektionen skickades checklista med frågor som togs upp vid inspektionen till Medlingsinstitutet samt begärde Riksarkivet arkivbeskrivning och förteckningsplan inklusive några andra styrdokument. Dessa har kommit in till Riksarkivet i tid. Riksarkivet kan konstatera att arkivvården hos Medlingsinstitutet är god. Medvetenhet om arkivfrågor och dess betydelse finns inom organisationen. Några förelägganden är inte aktuella men vissa åtgärder är ändå önskvärda. Dessa redovisas närmare som anmärkningar under respektive inspektionsområde nedan. Medlingsinstitutets arkivhandlingar förvaras främst i Kammarkollegiets arkivlokal på Riddarholmen. Denna lokal har inte inspekterats vid nuvarande inspektion. FÖRELÄGGANDEN Riksarkivet kan konstatera att arkivvården hos Medlingsinstitutet är god varför inga förelägganden är aktuella.
2 Inspektionsrapport 2(5) INSPEKTION 1. Ansvar och organisation Enligt de närvarande finns kunskap om arkivlagstiftningen och om hantering av allmänna handlingar inom Medlingsinstitutet. Arkivansvaret ligger på kanslifunktionen och på administrativa chefen som även har budget- och personalansvar. Arkivansvaret fastställdes av generaldirektören och står i arkivbeskrivningen. Kanslisekreteraren ansvarar för diarieföring samt arbetar praktiskt med arkivfrågor. Hon brukar årligen delta i Riksarkivets arkivkonferens och går för närvarande en dokumenthanteringskurs för registratorer på Mittuniversitetet. Kanslifunktionen ansvarar formellt även för bevarande av digital information. I praktiken hanterar Medlingsinstitutet sin ärendehandläggning främst på papper. Kansliet ansvarar även för upphandling av kopiatorer, skrivare och annan skrivmateriel. Inga större organisationsförändringar kan förväntas. En ny hemsida lanseras inom kort. Medlingsinstitutet har genom årliga avtal med Kammarkollegiet köper tjänster angående administrativ service som innebär ekonomiadministrativt samarbete inkl. systemansvar, elektronisk fakturahantering, löneadministrativ service och reseräkningsgranskning. 2. Styrdokument Delegationsordning och befattningsbeskrivningar avseende arkivvården finns och uppdateras vid behov. Någon särskild verksamhetsplan för arkivfunktionen finns inte frågorna ingår i myndighetens verksamhetsplan. Diarie- och dossierplan används inte av myndigheten. Däremot klassas ärendena i 6 ärendetyper. I diariet beskrivs ärendetyperna och registrering sker kronologiskt. Dokumenthanteringsplan och kanslihandbok med Administrativa rutiner finns och uppdateras vid behov. Kanslihandboken innehåller även rutinerna kring registrering och e-posthantering. Dessa dokument är mycket ändamålsenliga och används regelbundet inom verksamheten. Komplettera administrativa chefens befattningsbeskrivning med uppgift om arkivansvar. 3. Arkivbildning Allmänna handlingar registreras och diarieförs i ÄHS som togs i drift Diarium för fasta medlare upphörde 2002, uppgifterna finns i ÄHS. Inga inkomna eller upprättade handlingar finns i systemet i elektronisk form. E-post skrivs ut på papper, registreras och bevaras i ärendeakten. Kanslisekreteraren utför aktrensning samt gallring. I vissa fall kan fasta medlare rensa akten. Diarieförda handlingar arkiveras kronologiskt i diarienummerordning. Avställning sker en gång per år eller vid behov. Vissa ärenden sorteras årsvis per medlare.
3 Inspektionsrapport 3(5) En Access databas med uppgifter om inkomna kollektivavtal och uppgörelser används som handläggarstöd inom myndigheten. Inga unika uppgifter förekommer i systemet som inte finns i pappershandlingarna. Medlingsinstitutet anlitar Kammarkollegiet som sköter deras ekonomi- och personaladministration. Systemen som används är Agresso och Palasso samt Contempus för e-fakturor. Fakturorna hanteras fortfarande på papper men arbete med övergång till e-fakturor fortsätter. Riksarkivet informerade att om problem uppstår vid digitalt bevarande och myndigheten tvingas skriva ut inkomna eller utgående digitala fakturor måste Riksarkivet underrättas om detta eftersom hanteringen innebär gallring. 4. Framställning och hantering av handlingar Medlingsinstitutet har anlitat en extern leverantör, Koneo som förvaltar ärendehanteringssystemet ÄHS. Systemdokumentation och plan för långtidslagring av systemet enligt RA-FS 2003:2 finns inte, men ingår enligt uppgift i avtalet med Koneo. Ändringar som görs i systemet och bevarande av loggfiler och historikfiler sker regelbundet. Rutiner för backup sköts också av Koneo. Medlingsinstitutets alla filer inkl. databas och e-post (hela servern) sparas dagligen samt veckovis. Viss översiktlig beskrivning för ÄHS finns från Alp IM, men behöver troligtvis kompletteras. Myndigheten delar inte system med andra myndigheter, däremot har Medlingsinstitutet tillgång till vissa av Statistiska Centralbyråns (SCB) databaser (Linda och Mona). Med hjälp av uppgifter ur SCB:s databaser sammanställs lönestatistik av Medlingsinstitutet, tolkas och publiceras sedan på Internet månadsvis samt i tryckt form årligen. En äldre version av hemsidan finns på CD-skiva, troligtvis från Medlingsinstitutet kommer inom kort att lansera en ny hemsida och i samband med detta kommer den nuvarande att ställas av och sparas på motsvarande sätt. Riksarkivet informerade om vikten att upprätta dokumentation även till webbsidan där man beskriver informationens karaktär samt funktionalitet; vad man kunde göra och vilken information gick att få tillgång till. Kännedom om certifierade skrivmedel och om kraven i RA-FS 2006:4 finns hos myndigheten och tillämpas vid upphandling och inköp. All inköp avropas mot ramavtal. Myndigheten binder inte in handlingar. Aktomslag i form av åldringsbeständigt papper i A3 format används samt arkivboxar. På omslaget skrivs ärendeuppgifter ut. Boxarna är välfyllda och märkta med blyerts, både på ryggen och på framsidan. Ljud- eller bildupptagningar finns inte. Se över systemdokumentation till ÄHS enligt RA-FS 2003:2, 4 kap, 5 och upprätta en plan för långtidslagring enligt RA-FS 2003:2, 5 kap 1. Skapa rutiner för bevarande av myndighetens hemsida, avställning bör ske regelbundet (exempelvis årsvis, och vid större förändringar).
4 Inspektionsrapport 4(5) 5. Gallring Medlingsinstitutet tillämpar Riksarkivets myndighetsspecifika gallringsföreskrifter, RA-MS 2002:52 för inkomna kollektivavtal och uppgörelser samt RA-MS 2007:56 för pappershandlingar med primäruppgifter för den officiella lönestatistiken. Dessutom tillämpas ett flertal av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter. Tillämpningsbeslut gällande handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, RA-FS 1991:6 ändr. och omtr. RA-FS 1997:6 finns. Tillämpning av övriga föreskrifter dokumenteras i dokumenthanteringsplan. Gallring verkställs en gång om året. Behandling av statistikuppgifter regleras genom Lagen (2001:99) om den officiella statistiken. Enlig 19 denna lag skall personuppgifter gallras hos de statistikansvariga myndigheterna när uppgifterna inte längre behövs för sitt ändamål. Enligt 12 Förordningen (2001:100) om den officiella statistiken skall en statistikansvarig myndighet underrätta Riksarkivet innan uppgifterna gallras. Medlingsinstitutet har ingen avsikt att gallra uppgifterna ur statistiken eftersom de behövs för verksamheten. Riksarkivet informerade ändå att möjligheten att utfärda myndighetsspecifika föreskrifter om undantag från gallring finns. Ett exempel är RA-MS 2006:36 för Brottsförebyggande rådet. Dokumentera tillämpningen av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling, RA-FS 2004:2 (ändr. RA-FS 2005:1 och RA-FS 2006:6) förslagsvis i dokumenthanteringsplanen. Begreppet gallras vid inaktualitet bör undvikas även i lokala gallringsbeslut. Använd frasen när det inte längre behövs för verksamheten. 6. Arkivredovisning Arkivbeskrivning och arkivförteckning finns upprättade hos Medlingsinstitutet och uppdateras regelbundet, senast mars Arkivbeskrivningen är väldigt kortfattad och bör kompletteras med bl.a. en mer detaljerad beskrivning av myndighetens viktigaste handlingsslag, medlingsärenden. Diariet redovisas under C1 Huvuddiarium. Hemsidan på redovisas endast gällande statistikuppgifter (B1b). Arkivexemplar av handlingar som upprättats för publicering bevaras under B. Gallringsbara handlingar redovisas inte i arkivförteckningen men uppgifter finns istället i dokumenthanteringsplanen. Enligt registratorn går det problemfritt att söka fram ärende via diariet och arkivförteckningen. Riksarkivet informerade de närvarande om att nya föreskrifter kommer inom kort ang. övergång till en processorienterad arkivredovisning och att de gamla förteckningarna måste så småningom avslutas. Medlingsinstitutet är medveten om att förändringar på området är på väg och avser att använda sig av konsulthjälp längre fram för att upprätta en ny arkivredovisning. Upprätta en serie för avställda exemplar av hemsidan, förslagsvis under B och gör en enkel dokumentation till hemsidan som innehåller uppgifter om informationens karaktär och funktionalitet.
5 Inspektionsrapport 5(5) 7. Arkivlokaler Medlingsinstitutet har lokaler i Gamla stan i en gammal fastighet. I denna fastighet förvaras handlingar i pågående ärenden och i avslutade ärenden för det aktuella året samt vissa ärenden som behövs för verksamheten. Dessa förvaras i ett antal brandsäkra arkivskåp. Övriga arkivhandlingar förvaras i Kammarkollegiets arkivlokal på Riddarholmen. Denna arkivlokal inspekterades inte i samband med nuvarande inspektion. Riksarkivet har tidigare inspekterat Kammarkollegiets arkivlokal i samband med inspektion den 24 september 2001 (dnr RA /2955). Vissa brister konstaterades och åtgärder har redovisats av Kammarkollegiet. Riksarkivet har dock inte utfärdat något medgivande gällande arkivlokalen. Enligt planering kommer arkivvården hos Kammarkollegiet att inspekteras av Riksarkivet hösten 2008 och i samband med denna bör även arkivlokalen inspekteras. Stockholm den 30 maj 2008 Nora Liljeholm Arkivarie
Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan
Avdelningen för tillsyn Inspektionsrapport 1 (6) N. Liljeholm Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan Riksarkivet har genomfört en inspektion av arkivvården hos Myndigheten för yrkeshögskolan
Läs merRiksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Svenska institutet för europapolitiska studier (Sieps)
Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Svenska institutet för europapolitiska studier (Sieps) Datum: 2008-06-17
Läs merRiksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet
Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Datum: 2008-05-20 Närvarande: från Vetenskapsrådet administrativ
Läs merTillsynsavdelningen 2009-12-23 Dnr RA 231-2009/4114 T Ståhle
1 (7) Tillsynsavdelningen T Ståhle Inspektion av arkivvården vid Rättsmedicinalverket Rättsmedicinalverket inspekterades av Riksarkivet den 11 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg
Läs merInspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping
INSPEKTIONSRAPPORT 1 (6) Tillsynsenheten Sofia Särdquist Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping Närvarande Från Förvaltningsrätten i Jönköping: chefsadministratör arkivassistent/expeditionsvakt
Läs merInspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-21 Dnr RA 231-2009/4754 A-K Andersson
Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Växjö universitet Växjö universitet inspekterades av Riksarkivet den 25 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg arkivvården vid
Läs merInspektionsrapport. 2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Arbetsmiljöverkets avdelning Inspektion Nord, distriktet Falun (INF) den 4 juni 2013 Närvarande Från distriktet Falun (INF): administratör verksarkivarie Från Riksarkivet:
Läs merRiksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI).
1(5) Inspektion av arkivvården vid Smittskyddsinstitutet Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI). Närvarande: Från SMI: Chefsjurist Arkivarie Överdirektör
Läs mer2015-03-20. Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964
1 (5) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-03-20 Dnr RA 232-2015/155 Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964 751 49 Uppsala Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden
Läs merInspektion av arkivvården vid Synskadades Riksförbund den 31 oktober 2012.
1 (6) Inspektion av arkivvården vid Synskadades Riksförbund den 31 oktober 2012. Plats: Synskadades Riksförbunds lokaler på Sandsborgsvägen 52 i Enskede Närvarande: Från Synskadades Riksförbund: kanslichef,
Läs merInspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt
1 (7) Tillsynsavdelningen Ulrica Hofverberg 2015-10-20 Dnr RA 232-2015/8287 Örebro tingsrätt Box 383 701 47 Örebro 1 Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt Riksarkivet inspekterade den 8 oktober
Läs merInspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013
1 (5) Bilaga 5 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:
Läs merInspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping
1 (8) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-07-06 Dnr RA 231-2015/2444 Kammarrätten i Jönköping Box 2203 550 02 Jönköping Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping Inledning Riksarkivet
Läs merPolismyndigheten i Jämtlands län Box 707 831 28 Östersund
1 (2) Beslut Datum 2013-05-14 Dnr HLA 23-2013/6110 Polismyndigheten i Jämtlands län Box 707 831 28 Östersund Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Polismyndigheten i Jämtlands län Riksarkivet
Läs merTillsynsavdelningen 2015-03-23 Dnr RA 232-2015/195
1 (5) Tillsynsavdelningen 2015-03-23 Dnr RA 232-2015/195 Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Lund Inledning Den 16 januari 2015 aviserade Riksarkivet en brevledes inspektion
Läs merInspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna
Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna Riksarkivet (RA) inspekterade den 2 oktober 2014 arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands
Läs merStiftelsen Norrlandsfonden Box 56 971 03 Luleå
1 (1) Beslut Stiftelsen Norrlandsfonden Box 56 971 03 Luleå Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Stiftelsen Norrlandsfonden Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet
Läs merInspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen
1 (6) Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen Riksarkivet inspekterade arkivverksamheten vid Lunds universitet under tre dagar den 20 22 maj 2014 dels vid Universitetsförvaltningen
Läs merRiksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.
Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15051/08 SSA 2008:10 Södertälje kyrkogårdsförvaltning Att: Lennart Schånberg INSPEKTION AV HANTERINGEN
Läs merTillsynsavdelningen 2015-12-08 Dnr RA 231-2015/9964 U Hofverberg. Inspektion av arkivvården vid Universitets- och högskolerådet
Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Universitets- och högskolerådet Universitets- och högskolerådet, UHR, inspekterades av Riksarkivet den 24 november 2015. Inspektionen aviserades i
Läs merDatum 2013-04-17 Dnr HLA 23-2013/5635. Inspektion av arkivvården vid AB Svensk Bilprovning, stationen i Kramfors den 13 mars 2013
1 (7) Inspektion av arkivvården vid AB Svensk Bilprovning, stationen i Kramfors den 13 mars 2013 Närvarande: Från AB Svensk Bilprovning, stationen i Kramfors: platschef, Region Norr Från Riksarkivet: Angelica
Läs merInspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277
Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Konsumentverket Datum: 2012-10-11 Närvarande Från myndigheten Adm.chef (del av tid) IT-avd (del av tid) arkivarie Från Riksarkivet Martin Utvik inspektör
Läs merInspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för socialt arbete, den 17 september 2014
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för socialt arbete, den 17 september 2014 Närvarande: Från Umeå universitet, Institutionen för socialt arbete: Från Riksarkivet: Angelica
Läs merInspektion av arkivvården vid Opus Bilprovning AB, stationen i Härnösand-Saltvik den 13 maj 2013
Inspektionsrapport 1 (6) Datum Inspektion av arkivvården vid Opus Bilprovning AB, stationen i Härnösand-Saltvik den 13 maj 2013 Närvarande Från Opus Bilprovning: Platschef Technical Support Manager/ADR
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (9) 2008-07-17 DNR 9.3-6604/08 SSA 2008:2 Styrelsen för Micasa Fastigheter i Stockholm AB HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR
Läs merInspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef
Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Statens institut för kommunikationsanalys (SIKA) Riksarkivet (RA) inspekterade den 3 september 2008 arkivvården
Läs merAvdelningen för tillsyn Maria Nordström Jarnryd 2012-05-16 Dnr RA 233-2012/862
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Östersjöstiftelsen Riksarkivet (RA) inspekterade den 10 maj 2012 arkivvården vid Stiftelsen för forskning inom områden med anknytning till Östersjöregionen och Östeuropa
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖRBYSKOLAN
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2010-05-31 DNR 9.3-21578/09 SSA 2010:9 Örbyskolan, Att: Lennart Östlund Kopia: Utbildningsförvaltningen, Agnetha Styrwoldt-Alfheim
Läs merInspektion av arkivvården vid Datainspektionen
1(5) Inspektion av arkivvården vid Datainspektionen 1. Sammanfattning Klimatet i den externa depå där Datainspektionen hyrt in äldre delar av arkivet ska enligt uppgift uppvisa större svängningar avseende
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR VID HÄGERSTEN-LILJEHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-6859/08 SID 1 (9) 2008-06-23 SSA 2008:1 Hägersten-Liljeholmens stadsdelsnämnd Att: Kerstin Henningsson HANTERING AV ALLMÄNNA
Läs merRiksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.
1 (2) Beslut Datum 2013-07-04 Dnr VALA 231-2013/2828 Polismyndigheten i Östergötlands län Box 345 581 03 Linköping Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Polismyndigheten i Östergötlands
Läs mer- Verkställa gallring.
Stadsarkivet Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 5.1.1-2082/2015 Sida 1 (7) 2015-05-20 SSA 2015:06 Hantering av allmänna handlingar hos Farsta stadsdelsförvaltning Närvarande från stadsdelsförvaltningen:
Läs merNärvarande från stadsarkivet: Matilda Ekström, inspektionsförrättare Christina Moberg, protokollförare
Inspektionsrapport DNR 9.3-2041/14 Sida 1 (8) 2014-04-25 SSA 2014:4 Närvarande från bolaget: Thomas Mundebo Chef Affärsstöd, Stab arkivansvarig Anders Törnkvist Bostadsuthyrning Marie Nogén Löneansvarig/HR
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-20 DNR 9.3-17071/07 SSA 2007:16 Miljöförvaltningen Att: Håkan Andersson HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN Närvarande
Läs merFormat m.m. för de ljud- och videoupptagningar som dokumenterar t.ex. konferenser. (RA-FS 1991:1, ä. 1997:3, 4 kap. 2 )
Inspektionsrapport Dnr RA 231-2008/1819 1(5) Avdelningen för tillsyn P Sivervall Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Verket för innovationssystem (VINNOVA) Inspektionsdatum: 23 maj 2008 Närvarande
Läs merInspektion av arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen. Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen
INSPEKTIONSRAPPORT 1 (5) Tillsynsenheten Martin Utvik 2016-02-08 Dnr RA 231-2015/11146 Inspektion av arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen Riksarkivet inspekterade 2016-01-26 arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen
Läs merFörelägganden efter genomförd inspektion vid Umeå universitet
1 (5) Umeå universitet 901 87 Umeå Förelägganden efter genomförd inspektion vid Umeå universitet Riksarkivet inspekterade arkivverksamheten vid Umeå universitet den 16-18 september 2014 vid dels universitetsförvaltningen,
Läs merRiksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.
1 (1) Beslut Datum 2013-07-02 Dnr VALA 231-2013/3115 Polismyndigheten i Örebro län Box 1804 701 18 Örebro Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Polismyndigheten i Örebro län Riksarkivet
Läs merAv rapporten framkommer också mindre brister som Riksarkivet anmärker på.
Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Post- och telestyrelsen Riksarkivet (RA) inspekterade den 8 december 2008 arkivvården vid Post- och telestyrelsen
Läs merInspektion av arkivvården vid Karolinska institutet (KI)
Inspektionsrapport 1 (5) Avdelningen för tillsyn N. Liljeholm Dnr KI 1553/11-041 Inspektion av arkivvården vid Karolinska institutet (KI) Riksarkivet har genomfört en inspektion av arkivvården hos Karolinska
Läs merBeslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Polismyndigheten i Västernorrlands län, Sollefteå och Kramfors närpolisområde
1 (2) Landsarkivet i Härnösand Beslut Datum 2013-03-18 Dnr HLA 23-2013/5049 Polismyndigheten i Västernorrlands län Box 720 851 21 Sundsvall Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Polismyndigheten
Läs merInspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping
1 (5) Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping Inledning Den 16 januari 2015 aviserade Riksarkivet en brevledes inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden
Läs merInspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 Närvarande Från Statens geotekniska institut: administrativ chef, arkivansvarig registrator, arkivredogörare, HIT-ansvarig
Läs merInspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-07 Dnr RA 231-2009/4262 N Liljeholm
Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Kalmar Högskolan i Kalmar inspekterades av Riksarkivet den 26 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg hela arkivverksamheten
Läs merINSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Förvaltningschefen är ansvarig för arkivverksamheten vid myndigheten.
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Konstfack Riksarkivet inspekterade arkivverksamheten vid Konstfack den 4 november 2015. Inför inspektionen inkom, på begäran från Riksarkivet, ett antal styrdokument
Läs merInspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Göteborg
Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Göteborg Riksarkivet (RA) inspekterade den 5 november 2014 arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Göteborg
Läs merTillsynsavdelningen Dnr RA /3975 Maria Nordström
Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Svenska Kraftnät Riksarkivet (RA) inspekterade den 18 november 2009 arkivvården vid Svenska kraftnät (SvK). Närvarande: Från Svenska Kraftnät Arkivarie
Läs merInspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Naturvårdsverket
Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Naturvårdsverket Riksarkivet (RA) inspekterade den 7 oktober 2008 arkivvården vid Naturvårdsverket. Närvarande:
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS HOTELL- OCH RESTAURANGSKOLA SKOLA
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-12-20 DNR 9.3-16638/11 SSA 2011:14 Stockholms hotell- och restaurangskola Att: Hans Kristian Widberg Kopia: Utbildningsförvaltningen,
Läs merFastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.
Arkivreglemente för Linköpings kommun Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Till grund för den kommunala arkivvården i Linköpings kommun ligger, förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och
Läs merArbetsmiljöverket Distriktet i Göteborg Box 2555 403 17 Göteborg
1 (1) Beslut Datum 2013-08-16 Dnr RA 231-2013/1524 Arbetsmiljöverket Distriktet i Göteborg Box 2555 403 17 Göteborg Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Arbetsmiljöverket, distriktet
Läs merInspektion av arkivvården vid Högskolan Väst den 10 11 april 2014
1 (5) Bilaga 1 Inspektionsrapport 2014-06-02 Dnr RA 231-2014/1433 Inspektion av arkivvården vid Högskolan Väst den 10 11 april 2014 Närvarande Från Högskolan Väst arkivarie högskoledirektör (del av inspektion)
Läs merSAMMANFATTNING City polismästardistrikt, som med sina 1200 anställda är det största polismästardistriktet
Stockholms stadsarkiv LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE: MARTIN STÅHL INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-4062/07 SID 1 (6) 2007-06-18 SSA 2007:08 City polismästardistrikt Att: Catharina Espmark HANTERING
Läs merVarje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.
Arkivreglemente för Landstinget i Kalmar län Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den landstingskommunala arkivvården inom
Läs merInspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013
1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:
Läs mer2013-10-30 Dnr RA 231-2013/4384
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Stockholms universitet, Universitetsförvaltningen den 23 september 2013 Riksarkivet (RA) inspekterade arkivverksamheten vid Stockholms universitet under tre dagar den
Läs merArkivhandbok för Karolinska Institutet
Arkivhandbok för Karolinska Institutet Diarienummer: 1-814/2014 Version: 1.0 Fastställd: 2014-12-15 Giltig fr.o.m.: 2014-12-15 Arkivhandboken innehåller övergripande riktlinjer gällande arkivering vid
Läs merArkivfrågor när en myndighet startar
Avdelningen för offentlig informationshantering Tillsynsenheten GENERELL RÅDGIVNING 1 (6) Arkivfrågor när en myndighet startar Planera för arkivfrågor när en myndighet bildas Reglerna som styr arkivområdet
Läs merInspektion av arkivvården vid Luleå tekniska universitet (LTU)
Avdelningen för tillsyn Inspektionsrapport 1 (5) N. Liljeholm Inspektion av arkivvården vid Luleå tekniska universitet (LTU) Riksarkivet har den 3 maj 2011 genomfört en inspektion av arkivvården vid Luleå
Läs merInspektion av arkivverksamheten vid Linköpings universitet
Avdelningen för tillsyn Inspektionsrapport 1 (6) N. Liljeholm Inspektion av arkivverksamheten vid Linköpings universitet Riksarkivet har genomfört en inspektion av arkivverksamheten hos Linköpings universitet
Läs merInspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från Fastighets arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand,
Läs merKrigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Tredje sjöstridsflottiljen (3.sjöstridsflj) den 10 september 2009.
Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Tredje sjöstridsflottiljen (3.sjöstridsflj) den 10 september 2009. Närvaro: se bilaga Förelägganden. 1. 3.sjöstridsflj ska, med
Läs merRedovisning av föreläggandena ska ske skriftligen till Riksarkivet senast den 31 maj 2012.
Avdelningen för tillsyn Inspektionsrapport 1 (6) N. Liljeholm Inspektion av arkivvården vid Kungliga biblioteket Riksarkivet har genomfört en inspektion av arkivvården hos Kungliga biblioteket (KB) den
Läs merKrigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmaktens telenät- och markteleförband (FMTM) i Örebro den 23 april 2009.
Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmaktens telenät- och markteleförband (FMTM) i Örebro den 23 april 2009. Närvaro: se bilaga Förelägganden. 1. FMTM ska, med hänvisning till
Läs merRapport efter Krigsarkivets inspektion av arkivvården hos Räddningsverket Skövde den 6 maj 2008.
Inspektionsrapport 232-2008/393 2008-06-13 Rapport efter Krigsarkivets inspektion av arkivvården hos Räddningsverket Skövde den 6 maj 2008. Närvaro: se bilaga. Förelägganden. I enlighet med RA-FS 1991:1
Läs merStadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun
UPPSALA STADSARKIV Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun 1 INLEDNING... 1 1.1 ALLMÄN HANDLING... 1 1.2 FLER ANVISNINGAR OM E-HANDLINGAR...
Läs merInspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag Närvarande: Från Kammarrätten i Sundsvall: Chef administrativa enheten Arkivarie Registrator Arkivassistent Från Riksarkivet:
Läs merArkivbeskrivning för S:t Erik Markutveckling AB
Styrelsen 2011-05-17 Arkivbeskrivning för S:t Erik Markutveckling AB Historik Bolaget S:t Erik Markutveckling AB bildades 2004 i samband med att Stockholms stad beslutade om tre strategiska fastighetsförvärv
Läs merRiksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.
1 (2) Beslut Notarius publicus/ Nybrogatan 6 871 30 Härnösand Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid notarius publicus i Härnösand Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet
Läs merDatum Dnr RA /5817
1 (6) Inspektion av arkivvården vid Skolinspektionen Närvarande Från Skolinspektionen: arkivarie arkivarie IT-chef (medverkande vid punkt 4 framställning och 6 arkivredovisning) undervisningsråd (medverkande
Läs merInspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013
1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SKARPNÄCKS SKOLA
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (7) 2011-11-25 DNR 9.3-16647/11 SSA 2011:13 Skarpnäcks skola, Att: Patrik Forshage Kopia: Utbildningsförvaltningen, Astrid
Läs merInspektion av arkivvården vid Högsta domstolen
1(5) Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen 1. Sammanfattning Arkivvården vid Högsta domstolen är väsentligen godtagbar; dock saknas tillgång till arkivlokal som uppnår föreskriven brandklass (EI
Läs merRAPPORT FRÅN INSPEKTION AV LÄNSKRIMINALPOLISAVDELNINGEN (POLISMYNDIGHETEN I STOCKHOLMS LÄN)
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-17157/10 SID 1 (5) 2011-01-12 SSA 2010:24 RAPPORT FRÅN INSPEKTION AV LÄNSKRIMINALPOLISAVDELNINGEN (POLISMYNDIGHETEN I STOCKHOLMS
Läs merHantering av allmänna handlingar hos AB Stokab
Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa
Läs merRiktlinje för arkiv- och informationsförvaltning
Riktlinje för arkiv- och informationsförvaltning Beslutsdatum 2018-12-13 Dokumenttyp Riktlinje Beslutad av Kommunfullmäktige Dokumentägare Chef kommunkansli Diarienummer 2018/KS 0349 008 Giltighetstid
Läs merHÖGSKOLAN I BORÅS 2012-04-12 Gemensamma Förvaltningen Version 1.0 Högskolekansliet Åsa Enmyren, arkivarie ARKIVHANDBOK. - För institutionspersonal
2012-04-12 Gemensamma Förvaltningen Version 1.0 Högskolekansliet Åsa Enmyren, arkivarie ARKIVHANDBOK - För institutionspersonal INNEHÅLLSFÖRTECKNING Inledning... 3 Högskolans arkivorganisation... 3 Allmän
Läs merPolismyndigheten i Halland Box Halmstad
1 (1) Beslut Datum 2013-09-09 Dnr RA 232-2013/2703 Polismyndigheten i Halland Box 1031 30110 Halmstad Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Polismyndigheten i Hallands län, Halmstad Riksarkivet
Läs merInspektionsrapport 1(7) 2011-09-15 Dnr RA 231-2011/3154
Inspektionsrapport 1(7) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Patent- och registreringsverket (PRV) Riksarkivet (RA) inspekterade den 24 augusti 2011 arkivvården vid PRV.
Läs merReviderad: Handlingarna finns att söka/förvaras. Levereras till kommunarkiv. Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet.
Allmän administration Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar som inkomna endast för kännedom Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid Delegationsbeslut Ja KS diarium Egenproducerat information,
Läs merInspektion av arkivvården vid Kungliga Tekniska högskolan, Universitetsförvaltningen
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Kungliga Tekniska högskolan, Universitetsförvaltningen Riksarkivet inspekterade arkivverksamheten vid Kungliga Tekniska högskolan (KTH) under tre dagar den 18 20 november
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän Administration Antagen att gälla från och med: 2015-01-01 Dnr: 51/15 Handlingsslag. Gallras (=förstöres) Arkivläggs
Allmän Administration Antagen att gälla från och med: 015-01-01 Dnr: 51/15 IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda
Läs mer1(7) Tillsynsavdelningen Dnr RA /1571
1(7) Inspektion av arkivvården vid Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut (SMHI) Närvarande Från SMHI: Enhetschef Enhet Arkiv och registratur Huvudregistrator Från Riksarkivet: Ingegerd Dahlberg
Läs merInspektion av arkivvården vid Stiftelsen för strategisk forskning
Tillsynsavdelningen 2010-01-15 Dnr RA 233-2009/4956 1 (7) Inspektion av arkivvården vid Stiftelsen för strategisk forskning Stiftelsen för strategisk forskning (SSF) inspekterades av Riksarkivet den 9
Läs merHantering av allmänna handlingar hos fastighetskontoret
Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-2011/2014 Sida 1 (7) 2014-06-02 SSA 2014:08 Hantering av allmänna handlingar hos fastighetskontoret Närvarande från fastighetskontoret:
Läs merBevara/Gallra EU-projekt
1 Bevara/Gallra EU-projekt 2 Dokumenthanteringsplan avseende handlingar tillhörande EU-projekt Sölvesborgs kommun Inledning En dokumenthanteringsplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används
Läs merHantering av allmänna handlingar hos Kulturförvaltningen
Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1693/2015 Sida 1 (7) 2015-04-22 SSA 2015:03 Hantering av allmänna handlingar hos Kulturförvaltningen Närvarande från Kulturförvaltningen:
Läs merArkivreglemente för Kristinehamns kommun
TJÄNSTESKRIVELSE Sida 1(3) Datum 2015-07-16 Kommunledningsförvaltningen Kerstin Gustafsson kerstin.gustafsson@kristinehamn.se Arkivreglemente för Kristinehamns kommun Förslag till beslut Kommunfullmäktige
Läs merDokument- och ärendehantering i Alingsås kommun Bilaga 4
Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun Bilaga 4 Innehållsförteckning Inledning 2 Platina ärendehanteringssystem 2 - Organisation - Handlingar, ärenden, uppdrag, sammanträden - Arkivering och gallring
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS VÄSTERORTS POLISMÄSTARDISTRIKT
STOCKHOLMS STADSARKIV L ANDSA RKI V FÖR S TOCKHOLMS L ÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16306/11 SID 1 (6) 2012-01-10 SSA 2011:21 Västerorts polismästardistrikt Att: Anna Carin Nordén Kopia: Birgitta Odén,
Läs merInspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014. Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie
1 (6) Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014 Närvarande Från IF Metalls arbetslöshetskassa: kassaföreståndare omprövningshandläggare föräkringsansvarig
Läs merInspektion av arkivvården vid Hovrätten över Skåne och Blekinge
1(5) Inspektion av arkivvården vid Hovrätten över Skåne och Blekinge 1. Sammanfattning Arkivvården vid hovrätten är väsentligen godtagbar; dock ska arkivredovisningen kompletteras med uppgifter om hovrättens
Läs merLathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet
Lathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet Denna lathund innehåller handlingstyper plockade ur MIUN:s dokumenthanteringsplan (MIUN
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ BRÄNNKYRKA GYMNASIUM
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-13038/08 SID 1 (7) 2008-12-16 SSA 2008:13 Brännkyrka gymnasium Tellusborgsvägen 10 126 32 Hägersten Att: Anders Lundevi Kopia
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN
Stadsarkivariens delegationsbeslut om planändringar: 201506 08 Förkortningar: OSL = Offentlighets och sekretesslagen SL = Skollagen PUL = Personuppgiftslagen TF = Tryckfrihetsförordningen DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Läs merKrigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Marinbasen (MarinB) den 9-10 juni 2009.
Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Marinbasen (MarinB) den 9-10 juni 2009. Närvaro: se bilaga Förelägganden. 1. MarinB ska, med hänvisning till 3 och 6 kap. Riksarkivets
Läs merBilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014
1 (5) Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från GS arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie Sammanfattning
Läs merInspektion av arkivvården vid Karlstads universitet den 19 april 2013
1 (6) 2013-05-06 Dnr RA 231-2013/1574 Inspektion av arkivvården vid Karlstads universitet den 19 april 2013 Närvarande Från Karlstads universitet: arkivarie, ledningskansliet huvudregistrator, ledningskansliet
Läs mer