Hantering av allmänna handlingar hos fastighetskontoret

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR /2014 Sida 1 (7) SSA 2014:08 Hantering av allmänna handlingar hos fastighetskontoret Närvarande från fastighetskontoret: Ann-Sofie Chudi Administrativ chef/arkivansvarig Johan Malmström IT-samordnare Fatima Sikiric Registrator Eva Ioannidis Arkivarie Närvarande från stadsarkivet: Christina Moberg Inspektionsförrättare Matilda Ekström Protokollförare SAMMANFATTNING Fastighetskontoret inspekterades den 13 maj Inspektionen avsåg förvaltningens hantering av allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Förvaltningen inspekterades år 2005 när förvaltningen var ny samt 2010, då endast avseende hanteringen av digital information. Hanteringen av allmänna handlingar hos fastighetskontoret är generellt god. Stadsarkivet konstaterade att förvaltningen arbetar aktivt med arkivfrågorna och har en bra styrning över arkiv- och dokumenthanteringen. De brister som finns rör främst arkivredovisning samt värdering av information utifrån ett gallrings- och bevarandeperspektiv. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (7) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger fastighetskontoret att: - Formellt utse arkivansvarig. - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar ska hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. - Utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till stadsarkivet. - Kontrollera att tillämpningen av gallringsbeslut 2007:12 framgår i förvaltningens informationsredovisning, lämpligtvis i hanteringsanvisningarna. - Försäkra sig om att den digitala informationen kan bevaras så länge den ska finnas kvar. - Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningarna i riktlinjerna. - Uppdatera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. - Förteckna föregångares arkiv som förvaras hos förvaltningen. Fastighetskontoret ska senast den 31 januari 2015 inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.

3 Sida 3 (7) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Fastighetskontoret beskriver i sin arkivbeskrivning utförligt roller och ansvarsområden för förvaltningens hantering av allmänna handlingar. Arkivansvarig är administrativ chef Ann-Sofie Chudi. Förvaltningen behöver dock formellt fastställa beslutet av arkivansvarig. Arkivorganisationen upplevs fungera bra i stort men förvaltningen arbetar med att ytterligare utveckla sina arbetssätt för att få bättre styrning på dokumenthanteringen t.ex. vad gäller projekthandlingar, vilket kan komma att påverka hur arkivorganisationen utformas framöver. Fastighetskontoret ska formellt utse arkivansvarig. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån bedöms som generellt sett god inom förvaltningen. För att öka kunskapen inom området informerar förvaltningens arkivarie på t.ex. frukostmöten och på APT när behov finns. Ytterligare information i frågor kring arkiv- och dokumenthantering ges vid behov om det finns önskemål och när brister i hanteringen upptäcks. Förvaltningen arbetar aktivt med frågorna och försöker hitta formerna för att få bästa effekt. Det ingår även ett avsnitt om arkiv- och dokumenthantering i den obligatoriska utbildningen för nyanställda. Det rör t ex information om diarieföring och utlämnade av allmänna handlingar. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Rutiner för postöppning och diarieföring finns Förvaltningen har goda och kända rutiner för postöppning och diarieföring. Backup finns vid frånvaro för både postöppning och diarieföring. Posten öppnas centralt av kundtjänst som ständigt är bemannad under kontorstid. Förvaltningen har tagit fram en ny rutin och nya fullmakter för öppning av personadresserad post. Det finns även beredskap för att läsa och ta hand om e-post under frånvaro.

4 Sida 4 (7) Diarieföringen sköts av registrator med arkivarien som backup. Är båda frånvarande finns ytterligare personer med behörighet att registrera i diariet. Förvaltningen använder en diarieplan baserad på förvaltningens klassificeringsstruktur. Sekretesshandlingar diarieförs och markeras med sekretessparagraf i diariet. Diarieförda handlingar skannas och kopplas till respektive ärende. Förvaltningen jobbar på att få in mer handlingar för diarieföring för att få bättre kontroll på vilka handlingar som ingår i ärenden, t ex vad gäller den omfattande hanteringen av projekthandlingar. Samtliga ärenden avslutas vid årets slut. Registrator går då igenom alla ärenden och kontrollerar att akterna är kompletta. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Förvaltningen har hanteringsanvisningar som är utformade enligt regelverket och som finns tillgängliga på stadens intranät. Förvaltningen behöver dock komplettera anvisningarna så att de omfattar förvaltningens samtliga dokumentation, hanteringen av ekonomiadministrationen saknas t ex. Fastighetskontoret ska uppdatera sina hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både analoga och digitala, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav och ska även innehålla gallringsbara handlingar. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns delvis Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas. De generella gallringsbesluten reglerar information inom styr- och stödverksamheten. Förvaltningen behöver dock säkerställa att tillämpningen av gallringsbeslut 2007:12, gallring av handlingar av tillfällig eller ringa karaktär, dokumenteras i informationsredovisningen. Utöver ovan generella gallringsbeslut tillämpar förvaltningen gallringsbeslut som gäller för fastighetskontoret specifikt. Förvaltningen har flera myndighetsspecifika gallringsbeslut, men det finns områden som inte ännu har värderats, inte minst gäller det digital information (t ex ritningar och bilder). Fastighetskontoret

5 Sida 5 (7) behöver se över sin information för att se om det finns behov av ytterligare gallringbeslut eller av att omvärdera tidigare beslut. Gallring genomförs årligen Fastighetskontoret har bra rutiner för att genomföra föreskriven gallring och man gallrar analoga handlingar regelbundet. Gallring av sekretesshandlingar sker enligt särskilt rutin. Fastighetskontoret ska utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till stadsarkivet. Förvaltningen ska kontrollera att tillämpningen av gallringsbeslut 2007:12 framgår i förvaltningens informationsredovisning, lämpligtvis i hanteringsanvisningarna. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digitala handlingar Förvaltningen använder ett flertal system för sin hantering av digital information, dels stadsgemensamma och dels egna verksamhetssystem. Som tidigare nämnts finns ett behov av att genomföra en informationsvärdering av digital information, t ex digitala ritningar och bilder, och se över möjligheten till att gallra. Om förvaltningen kommer fram till att informationen ska bevaras behöver förvaltningen ta fram en plan för hur informationen ska bevaras på sikt samt när anslutning till e-arkiv Stockholm ska ske. Information ur L.E.B, Diabas (Ciceron) samt system för digitala ritningar finns med på stadens anslutningsplan till e-arkiv Stockholm. Fastighetskontoret är pilot i stadens projekt edok som syftar till ett gemensamt digitalt ärende- och dokumenthanteringssystem för Stockholms stad. Skrivmateriel Förvaltningen använder godkända papper, pennor, aktomslag och arkivkartonger. Skrivare och kopiatorer är levererade av Volvo IT och ska enligt leverantör vara arkivgodkända. Förvaltningen ska försäkra sig om att den digitala informationen kan bevaras så länge den ska finnas kvar.

6 Sida 6 (7) DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen Fastighetskontoret har en utförlig arkivbeskrivning som ger en bra överblick av arkivet. Beskrivningen behöver dock uppdateras t ex vad gäller gällande gallringsbeslut samt namn på arkivansvarig. Bevarandeförteckningen Förvaltningen har en bevarandeförteckning som är upprättad och täcker större delen av informationen sedan förvaltningens bildande Förteckningen behöver dock uppdateras med enstaka uppgifter, t ex i vissa fall med senaste årens handlingar, information om avslutade serier, ingående handlingstyper samt uppgift om var digital information kan återfinnas. Förvaltningens fastighetsritningar är dessutom inte sökbara via bevarandeförteckningen, något som behöver åtgärdas. Detta gäller både analoga och digitala ritningar. Fastighetskontoret behöver kontrollera att samtliga handlingar som ska bevaras kan återfinnas i bevarandeförteckningen. Förvaltningen behöver dessutom ta fram en innehållsförteckning till bevarandeförteckningen med samtliga ingående processer samt eventuella inventarier eller likande. Fastighetskontoret ansvarar även för att slutförteckna de äldre föregångarnas arkiv. Fastighetskontoret ska uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningarna i riktlinjerna. Förvaltningen ska uppdatera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Fastighetskontoret ska förteckna föregångares arkiv som förvaras hos förvaltningen. BEVAKNING AV ARKIVFRÅGOR VID FÖRÄNDRINGAR Förvaltningen kommer att flytta från Kanalhuset där man sitter idag och flytten är beräknad till år Ett arbete för att planera och

7 Sida 7 (7) förbereda arkivhanteringen inför flytten har påbörjats tillsammans med övriga berörda förvaltningar i Tekniska nämndhuset. Inom ett par år löper avtalet för verksamhetssystemet L.E.B. ut och en ny upphandlings ska då ske. Förvaltningen bevakar hur dessa förändringar kan komma att påverka arkivfrågorna. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingar förvaras i godkända lokaler Fastighetskontoret har ett flertal arkivlokaler som besöktes vid inspektionen. Förvaltningen har fått dispens för brandklass EI 60 (d.v.s. att den står emot brand i en timme) och lokalerna är i övrigt utformade enligt Riksarkivets regelverk avseende arkivförvaring. Förvaltningen har dessutom ett antal dokumentskåp utställda i kontorslandskapet. Dessa håller alla godkänd brandklass, EI 120. Utöver detta förvarar fastighetskontoret arkivmaterial (främst fastighetsritningar) i arkivlokaler i Tekniska nämndhuset, enligt avtal med trafikkontoret. Dessa lokaler besöktes inte vid inspektionstillfället Christina Moberg Inspektionsförrättare