Inspektion av arkivvården vid Karolinska institutet (KI)

Transkript

1 Inspektionsrapport 1 (5) Avdelningen för tillsyn N. Liljeholm Dnr KI 1553/ Inspektion av arkivvården vid Karolinska institutet (KI) Riksarkivet har genomfört en inspektion av arkivvården hos Karolinska institutet den 4 april 2011 i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd. Inspektionen omfattade hela institutets arkivverksamhet genom universitetsförvaltningen, vars roll är att vara kravställare samt stöd i frågor om arkivhantering åt övriga institutioner. Inspektionen aviserades i förväg. Föreläggandena avser hela myndigheten oavsett institution. Närvarande vid inspektionen: Från KI Universitetsdirektören (del av inspektionen) Chefen för personalenheten Tre arkivarier Från Riksarkivet Nora Liljeholm, inspektör Martin Utvik, inspektör Föreläggande Upprätta en strategi för bevarande av institutets samtliga elektroniska handlingar enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1, 3 kap. Se till att de elektroniska handlingar som utgörs av webbsidor överförs till bevarande enligt RA-FS 2009:1, 4 kap. 1, i ett format som framgår av RA-FS 2009:2, 3 kap. 9. Upprätta dokumentation till institutets samtliga elektroniska handlingar enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1, 5 kap. Upprätta en plan för informationssäkerhet enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1, 6 kap. 2. Upprätta arkivbeskrivningar till samtliga arkivbildare inom KI enligt RA-FS 1991:1 (ändrad RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4) 6 kap. 1-2.

2 Inspektionsrapport 2 (5) Se till att handlingar placeras i aktomslag som uppfyller kraven i RA-FS 2006:1, 7 kap. 1 och 2006:4, 4 kap. 6. Dokumentera överlämnande och införlivande av handlingar tillhörande andra arkivbildare i myndighetens arkivredovisning och/eller ärendehanteringssystem enligt RA-FS 1991:1 (ändrad RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4) 9 kap. 3. Redovisning av föreläggandena ska ske skriftligen till Riksarkivet senast den 30 april Inspektionen Riksarkivet har senast 2005 inspekterat Karolinska institutet (dnr RA /1103) då endast arkivredovisningen omfattades av inspektionen. KI förelades då att åtgärda vissa brister avseende ordna och förteckna arkivmaterial tillhörande samtliga arkivbildare (institutioner). KI har angett i januari 2009 att ordnings- och förteckningsarbetet i princip har slutförts. Den nuvarande inspektionen var en s.k. systeminspektion då alla delar av arkivvården från framställning till bevarande och gallring ingick översiktligt. Sammanfattningsvis kan konstateras att det finns brister avseende flera delar av arkivvården. Enligt 6 Arkivlagen ska myndigheten avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som skall vara arkivhandlingar. KI har en stor mängd elektroniska handlingar som inte har avgränsats och dokumenterats. Ingen strategi har tagits fram över bevarande av dessa handlingar. Inte heller finns någon plan för informationssäkerhet. Så som Riksarkivet uppfattar det bör KI ta ett övergripande grepp över dessa frågor utan institutionsavgränsningar. Ansvar och organisation KI är en myndighet bestående av 24 arkivbildare (institutioner, bibliotek och universitetsförvaltningen). Varje institution är en egen arkivbildare och har ansvar för det arkiv som bildas. Universitetsförvaltningen har ansvar för en viss styrning samt kontroll och bildar själv sitt eget arkiv. Med en sådan arkivorganisation riskerar frågor att hamna mellan institutioner och universitetsförvaltningen. Institutioner agerar självständigt utan förvaltningens vetskap som då inte heller har möjlighet att styra och följa upp. Kunskapsnivån om arkivregelverket varierar hos institutionerna och universitetsförvaltningen utgör en resurs åt dessa i arkivfrågor. Universitetsförvaltningen tar fram mallar och utbildar/informerar institutioner i arkivfrågor vid behov. Arkivansvarig är rektorn men varje institutionschef har det praktiska arkivansvaret vid sin institution. Arkivfunktionen på universitetsförvaltningen är placerad på personalenheten och består idag av tre arkivarier. Ytterligare en arkivarie kommer att rekryteras inom kort med uppgift att se över informationssäkerhetsfrågor med koppling till arkivfrågor.

3 Inspektionsrapport 3 (5) Styrdokument Inför inspektionen fick Riksarkivet ta del av ett antal styrdokument. Delegationsordning finns men arkivansvaret tas inte explicit upp i detta dokument. Verksamhetsbeskrivning för universitetsförvaltningen 2011 finns, där särskilda frågor för arkivfunktionen tas upp. Dokumenthanteringsplaner finns för universitetsförvaltningen och för institutionerna. Hur institutionerna följer dessa är inte helt kartlagt. Revidering av styrdokumenten sker regelbundet. Institutionerna har möjlighet till egna anpassningar. Arkivbildning Antagning, grundutbildning och forskning är de största kärnverksamheterna vid KI. Dessa bedrivs med stöd av ett antal system som dock är inte kartlagda hos myndigheten. Arkivering sker fortfarande på papper. KI har ännu inte tagit ställning till digitalt bevarande. Diarieföring sker i två system, dels i Diabas (sedan 1989), dels i Platina (sedan 2007) beroende på vilka ärendetyper som registreras. Migrering alternativt avställning av Diabas till Platina kan bli aktuellt framöver men inget beslut om detta har tagits ännu. Inga elektroniska handlingar upprättas direkt i systemet. Ingen skanning är aktuell. E-post skrivs ut och bevaras på papper. Rutiner för e-posthantering finns framtagna. Varje handläggare rensar ärendena själva, registratorn kontrollerar genomförandet. Diarieförda handlingar arkiveras enligt diarie- och dossierplanen hos universitetsförvaltningen och i löpnummerordning hos institutionerna. Agresso används som ekonomisystem. Även Platina innehåller en viss ekonomisk information. För löneadministration används Primula. Framställning och hantering av handlingar Det kan förekomma att elektroniska handlingar och forskningsdatabaser delas med andra myndigheter eller institutioner. Universitetsförvaltningen har ingen inblick i detta. Om system delas med andra myndigheter eller motsvarande bör arkivansvaret avgränsas enligt de allmänna råd som anges i RA-FS 1997:4, 3. KI använder sig av en egen systemförvaltningsmodell. Frågor kring avveckling av system och långtidslagring av elektronisk information tas dock inte upp. Till systemen och forskningsdatabaserna finns endast sporadisk dokumentation. Dessa är till övervägande del av teknisk karaktär. Uppgifter enligt RA-FS 2009:1, 5 kap, 4, saknas genomgående i dokumentationerna. KI har ännu inte tagit fram någon strategi för bevarande enligt RA-FS 2009:1, 3 kap. Inte heller finns någon plan för informationssäkerhet enligt RA-FS 2009:1, 6 kap. Ett arbete med att ta fram en modell för informationssäkerhet har precis startat hos myndigheten. Det är oklart hur många webbsidor som finns inom hela KI. Förutom myndighetens webbplats (ki.se) finns det institutioner som har egna webbplatser. KI har även arkivansvaret för Folkhälsoguiden (folkhalsoguiden.se). Äldre versioner av dessa webbsidor har aldrig ställts av och arkiverats.

4 Inspektionsrapport 4 (5) KI har inte behov av någon vårdplan för äldre handlingar. Dock kan det finnas handlingar från 1800-talet hos vissa institutioner. Upphandling av skrivmateriel m.m. sköts av upphandlingsenheten vid ledningskansliet. Upphandling av certifierad skrivmateriel sker enligt statligt ramavtal. Någon leverantörsförsäkran enligt RA-FS 2006:4, 3 kap. 1, används inte. Aktomslag används sporadiskt eller inte alls. Bruna arkivboxar används. Enligt universitetsförvaltningen finns det handlingar på VHS samt DVD hos informationsavdelningen. Även en fotosamling med tillhörande bilddatabas finns på informationsavdelningen. Det är oklart om institutionerna har arkivmaterial som ljud- och bildupptagningar eller fotografier. Dessa är i så fall inte förtecknade. Gallring Det finns ett antal myndighetsspecifika gallringsföreskrifter framtagna för KI. Dessa avser gallring av handlingar ur forskningsdatabaser. KI har ombetts att se över om samtliga av dessa register är i bruk eller om vissa av gallringsbesluten kan upphävas. Gallring av personuppgiftsrelaterade handlingar/uppgifter om studerande hos KI styrs även av bestämmelserna i förordning (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor. Tillämpningsbeslut har tagits fram (genom dokumenthanteringsplanerna) för Riksarkivets generella gallringsföreskrifter med undantag av handlingar i EUsamarbete. KI bör se över sina EU-handlingar och vid behov upprätta tillämpningsbeslut till Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av vissa handlingar som tillkommit eller upprättats i EU-samarbete, RA-FS 2000:1, 3. Universitetsförvaltningen förutsätter att gallring verkställs enligt dessa på institutionerna men har hittills inte kontrollerat det. Inga särskilda rutiner finns för att fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring. Det ingår i det löpande arbetet. Arkivredovisning Någon beskrivning av myndighetens allmänna handlingar enligt Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400, 4 kap. 2 ) har ännu inte tagits fram. Hälften av institutioner, ca 10 st, saknar arkivbeskrivning. Myndigheten tillämpar allmänna arkivschemat som förteckningsmetodik. Det finns fortfarande oförtecknat material hos institutionerna men det är oklart i vilken utsträckning. Vissa serier saknar innehåll. Riksarkivet vill påpeka att ordnings- och förteckningsarbeten av handlingar tillkomna före 1 januari 2013 ska avslutas senast 1 januari Någon klassificeringsstruktur har ännu inte tagits fram enligt RA-FS 2008:4, 6 kap Arbetet med processkartläggningar har ännu inte kommit igång.

5 Inspektionsrapport 5 (5) Överlämnande och införlivande av handlingar till KI har beslutats av Riksarkivet i fyra fall; genom RA-MS 1995:27, 2000:12, 2002:7 samt 2011:6. KI har efter Riksarkivets undersökning (dnr RA /1048) meddelat att handlingarna efter RA-MS 1995:27 samt RA-MS 2002: 7 inte kunnat lokaliseras. Någon redovisning i arkivredovisningen och/eller i ärendehanteringssystem har inte gjorts. Vid inspektionstillfället har Riksarkivet gjort stickprov för att se hur överlämnandet/införlivandet av handlingar enligt RA-MS 2011:6 gjorts i ärendehanteringssystemet och konstaterade att inga noteringar har gjort trots att överlämnandet troligtvis har genomförts någon månad före. Arkivlokaler I samband med inspektionen gjordes en uppföljning av en tidigare inspektion av en arkivlokal (rum C212) hos Institutionen för folkhälsovetenskap (dnr RA /3518). Riksarkivet utfärdade ett medgivande 2005 under förutsättning att vissa brister åtgärdas. Undertecknad har varit i kontakt med institutionen och fått bekräftat att bristerna har åtgärdats. Uppgifterna har dock inte kontrollerats på plats. Institutionen ombeds därför att själva kontrollera att de mätningar av den relativa luftfuktigheten och temperaturen i lokalen som enligt uppgift har gjorts befinner sig inom de intervaller som anges i 11 kap. 2 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler (RA-FS 1994:6, ä. 1997:3). Nora Liljeholm Inspektör