HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

Transkript

1 S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) DNR /07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen: Bo Olsson Kjell Johansson Närvarande från Stadsarkivet: Karin Arvidsson Mattias Hammarlund Kanslichef / nämndsekreterare IT-ansvarig Inspektionsförrättare Protokollförare SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv genomförde en ominspektion på Idrottsförvaltningen eftersom förvaltningen inte rapporterat vilka åtgärder som vidtagits efter föregående inspektion Idrottsförvaltningen har brister i sina rutiner för hantering av allmänna handlingar. Idrottsförvaltningen har en fungerande diarieföring av sina ärenden. Kunskapen om allmänna handlingar ska hanteras finns centralt inom förvaltningen. Man har en hantering av postrutinerna som tydligt inbegriper all e-post. Kunskapen om hantering av allmänna handlingar behöver dock förfinas och spridas till alla inom hela organisationen och styrande dokument måste uppdateras. Exempelvis måste dokumenthanteringsplanen täcka in all dokumentation, inklusive den information som lagras i verksamhetens it-system. All information behöver också gås igenom och värderas och gallringsutredningar genomföras så att aktuella gallringsbeslut kan fattas. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Box 22063, Stockholm. Telefon Fax stadsarkivet@ssa.stockholm.se Besöksadress Kungsklippan 6

2 SID 2 (9) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER FÖRELÄGGANDEN Stadsarkivet förelägger Idrottsförvaltningen att: - Uppdatera instruktionen för arkivvård så att arkivansvaret framgår på ett tydligt sätt. (Exempel finns i handledningen Att redovisa digital information i Stockholms stad). Instruktionen ska skickas till stadsarkivet. - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras så att de täcker in all information som hanteras, däribland dokumenthanteringsplanen. - Bevaka vilka konsekvenser olika verksamhetsförändringar som omorganisationer, införande/avveckling av IT-stöd, införlivande av annan verksamhet m.fl. kan innebära för hantering av de allmänna handlingarna. Detta ska meddelas skriftligen till Stadsarkivet senast det datum de förändringar inträder som påverkar arkivbildningen. - Utreda möjligheterna att gallra och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. Observera att även förvaltningens digitala information ska värderas. Förvaltningen ska skicka en plan för hur arbetet med att värdera den digitala informationen ska bedrivas. - Omedelbart upphöra med oreglerad gallring. - Ta fram en strategi för digitalt bevarande enligt anvisningar i handledning om att bevara digital information. Här ingår hur digital information ska dokumenteras. - Försäkra sig om att bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. Redovisa åtgärder i rapport till Stadsarkivet. För ljud och bild gäller: Förvaltningen ska i första hand göra en gallringsutredning. - Revidera arkivbeskrivning enligt anvisningar i handledningen Att redovisa digital information i Stockholms stad (den omfattar även analog information). Observera att föreläggandet också gäller föregångares arkiv som förvaras hos förvaltningen. Arkivbeskrivningen ska i dessa fall fungera som en historik. - Upprätta en arkivförteckning så att den fungerar som ett inventarium över all information vid en förvaltning (både analog och digital) och att den går att söka i på ett enkelt sätt. Observera att även förvaltningens digitala handlingar ska redovisas i arkivförteckningen. Gäller om den digitala informationen ska bevaras. - Slutföra föregångares arkivförteckningar. - Redovisa gallringsbara handlingar. Se vidare under rekommendationer nedan.

3 SID 3 (9) Idrottsförvaltningen ska senast den skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats. Idrottsförvaltningen ska senast delrapportera till Stadsarkivet vilka åtgärder som genomförts respektive vilka som planeras. REKOMMENDATIONER Stadsarkivet rekommenderar Idrottsförvaltningen att: - Utforma arkivinstruktionen enligt förslaget i arkivhandboken - Fastställa verksamhetschefernas ansvar i arkivinstruktionen. - Fastställa ansvarsfördelningen mellan central förvaltning och lokala enheter i arkivinstruktionen. - Idrottsförvaltningen ska ge den arkivombuden, enhetschefer och den övriga personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. Idrottsförvaltningens hanteringsanvisningar bör omfatta: gallring diarieföring hur man söker - Kontrollera att anvisningarna och dokumenthanteringsplanen tillämpas. - Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Idrottsförvaltningen har fastställt ansvaret i en skriftlig instruktion, men informationen om arkivansvaret måste uppdateras på vissa punkter. Idrottsförvaltningen har utsett kanslichef/nämndsekreterare till arkivansvarig, samt registratorn till att sköta den centrala arkivfunktionen. Särskilda arbetsuppgifter har inte fördelats Idrottsförvaltningen har inte beskrivit fördelningen av arbetsuppgifter i en arkivinstruktion. - Idrottsförvaltningen ska uppdatera instruktionen för arkivvård så att arkivansvaret framgår på ett tydligt sätt. Instruktionen ska skickas till stadsarkivet. Rekommendationer - Utforma instruktion enligt förslaget i arkivhandboken. - Fastställa verksamhetschefernas ansvar i arkivinstruktionen.

4 SID 4 (9) KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivansvarig och de som arbetar med det dagliga utlämnandet av allmänna handlingar har kunskap om hur dessa ska hanteras, men vad gäller den övriga personalen behöver kunskaperna till en del förbättras. Rekommendationer - Idrottsförvaltningen ska ge arkivombuden, enhetschefer och den övriga personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns Idrottsförvaltningen hanterar sina ärenden i diariet. Handlingar som inkommer till anläggningarna ska skickas direkt till den centrala förvaltningen för postöppning och registrering. Handlingarna knyts elektroniskt till diariet men tas ut på papper för arkivering. Handlingar rörande anläggningarna och deras drift, ritningar och information som hanteras med it-stöd (exempelvis Fasit) diarieförs inte. Bidragsansökningar registreras i ett eget system inom booking/interbook. Det finns en central instruktion för vad som skall diarieföras och de handlingar som kan lämnas ut. Idrottsförvaltningen diarieför delvis allmänna handlingar som omfattas av sekretess, exempelvis personal- och anbudshandlingar. Idrottsförvaltningen har upprättat fullmakter för öppnande av all inkommande post, inklusive e-post, samt för att e-post skall öppnas vid handläggares frånvaro. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Idrottsförvaltningen har en dokumenthanteringsplan upprättad Dokumenthanteringsplanen täcker delvis Idrottsförvaltningens verksamhetsområden och behöver uppdateras med bl.a. uppgifter om sekretess och vilken information som hanteras i verksamhetens it-stöd. Enligt Idrottsförvaltningen tillämpas dokumenthanteringsplanen, men den är varken spridd eller känd i verksamheten. - Uppdatera anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras, både pappersbaserad och digitalt lagrad.

5 SID 5 (9) Rekommendationer Hanteringsanvisningar bör omfatta: Gallring diarieföring hur man söker - Kontrollera att anvisningarna tillämpas. - Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Idrottsförvaltningen har verksamhet som kan komma att drivas på entreprenad eller av föreningar. Om så blir fallet ska dock centrala system som t.ex. bokningssystemet fortsätta att användas. Idrottsförvaltningens information kommer inte att påverkas utan man kommer att se till att få in exempelvis den statistik som krävs från t.ex. entreprenören. Idrottsförvaltningen kommer sannolikt inte att sälja ut verksamhet men däremot kommer det till ny verksamhet. Idrottsförvaltningen ska bevaka vilka konsekvenser olika verksamhetsförändringar som omorganisationer, införande/avveckling av IT-stöd, införlivande av annan verksamhet m.fl. kan innebära för hantering av de allmänna handlingarna. Detta ska ingå i övrig åtgärdsrapportering. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns inte Idrottsförvaltningen har ett myndighetsspecifikt gallringsbeslut, förutom 2007:37 som omfattar ritningar. Idrottsförvaltningen har inte heller ett lokalt gallringsbeslut. Idrottsförvaltningen kan gallra handlingar rörande upphandling, personalhandlingar, Agresso och ansökningshandlingar (nyligen uppdaterat) enligt generella gallringsbeslut, men allt annat krävs det i dagsläget nya beslut på. Gallringsbeslut tillämpas delvis På Idrottsförvaltningen förekommer oreglerad gallring. Exempelvis förekommer sannolikt en del gallring i it-systemen och detta måste utredas.

6 SID 6 (9) Det finns behov av gallringbeslut Idrottsförvaltningen har inga rutiner för att fortlöpande pröva behovet av gallring för att på så vis nå en rationell hantering av allmänna handlingar. Ekonomihandlingar m.fl. gallras i enlighet med generella beslut. Gallring ska genomföras under kontrollerade former Idrottsförvaltningen gallrar under kontrollerade former och man ligger i fas beträffande gallringen. - Utreda möjligheterna att gallra och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. Observera att även förvaltningens digitala information ska värderas. Förvaltningen ska skicka en plan för hur arbetet med att värdera den digitala informationen ska bedrivas. - Omedelbart upphöra med oreglerad gallring. Rekommendation Man kan med fördel se till att hantera sin information digitalt och se till att gallra ut information både för att spara kostnader och nå en effektivare informationsåtersökning. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Rutiner för att bevara handlingar i digital form finns inte Idrottsförvaltningen har it-system/-register främst verksamhetssystemet Fasit och ett bokningssystem. Idrottsförvaltningen kommer att integrera hanteringen av ritningar, avtal och fastighetsinformation i Fasit. Det saknas gallringsbeslut för it-systemen. Man har ingen strategi för att hantera det långsiktiga bevarandet av informationen som lagras i it-stöden. Det är oklart om pappershanteringen fortfarande dominerar hanteringen, eller om den mesta informationen både skapas och lagras digitalt. Något systematiskt arbete med att se till att det finns systemdokumentation har inte genomförts, men det förekommer och man arbetar trots allt med att ta ut information ur äldre system digitalt eller i pappersform. Rutiner för att bevara bild och ljud finns inte Det förekommer inget ljudmaterial men däremot både äldre fotografier i form av papperskopior, negativ och diabilder. Någon strategi för att bevara bilder finns i dagsläget, inte heller för digitala bilder.

7 SID 7 (9) Idrottsförvaltningen använder arkivbeständiga produkter Skrivmateriel och papper upphandlas centralt och man har ingen strategi för att se till att de följer SP-listan, men man stämmer av att kopiatorer och papper gör detta. Leverantörsförsäkran är lämpligt att ta in för dessa. De centrala upphandlingarna garanterar inte att arkivkraven uppfylls. - Ta fram en strategi för digitalt bevarande enligt anvisningar i handledning om att bevara digital information. Här ingår hur digital information ska dokumenteras. - Försäkra sig om att bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. Redovisa åtgärder i rapport till Stadsarkivet. För ljud och bild gäller: Förvaltningen ska i första hand göra en gallringsutredning. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver kompletteras Idrottsförvaltningen har en arkivbeskrivning uppdaterad Det sakas dock vissa uppgifter: Vem som upprättat arkivbeskrivningen. Det krävs ett förtydligande eftersom alla handlingar inte diarieförs, utan snarare stora delar av förvaltningens handlingar. Dessutom saknas en övergripande beskrivning av de huvudsakliga informationskategorier/block som verksamhets kärnverksamheter avsätter, uppgifter om vilka gallringsbeslut som verksamheten gallrat utifrån, liksom sekretessregler? De sökmedel som förekommer vid sidan av diariet, främst arkivförtecknningar. En fullständig arkivförteckning saknas Idrottsförvaltningen ligger inte i fas med förtecknandet av arkiv. Idrottsförvaltningens föregångare är till stor del förtecknade och arbetet med detta pågår, men däremot är den nuvarande Idrottsförvaltningens arkiv inte förtecknat. Om Idrottsförvaltningen väntar tom efter årsskiftet 2007/2008 måste arkivet förtecknas i enlighet med den nya processorienterade arkivredovisningsmodellen. Idrottsförvaltningens föregångares arkivförteckningar har inte granskats vid denna inspektion. Gallringsbara handlingar redovisas inte Idrottsförvaltningen har inte bilagt gallringsbeslut men däremot dokumenthanteringsplan till arkivredovisningen. Dokumenthanteringsplanen behöver däremot uppdateras.

8 SID 8 (9) - Revidera arkivbeskrivning enligt anvisningar i handledningen Att redovisa digital information i Stockholms stad (den omfattar även analog information). Observera att föreläggandet också gäller föregångares arkiv som förvaras hos förvaltningen. Arkivbeskrivningen ska i dessa fall fungera som en historik. - Upprätta en arkivförteckning så att den fungerar som ett inventarium över all information vid en förvaltning (både analog och digital) och att den går att söka i på ett enkelt sätt. Observera att även förvaltningens digitala handlingar ska redovisas i arkivförteckningen. Gäller om den digitala informationen ska bevaras. - Slutföra föregångares arkivförteckningar. - Redovisa gallringsbara handlingar. Se Rekommendationer nedan. Rekommendationer Redovisa den gallringsbara informationen översiktligt. Volymredovisning endast om förvaltningen själv har nytta av det. I regel räcker det med redovisning i dokumenthanteringsplan, eller genom att gallringsbeslut bifogas till arkivförteckningen. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokalen Arkivlokalerna är godkända och har inte granskats vid denna inspektion. Dokumentskåp används För personalhandlingar, diariet och it-funktionens behov finns det brandsäkra skåp och man planerar att köpa in skåp även för anbuds/avtalshandlingar. Allmänna handlingar förvaras oskyddade Anbudshandlingar kan hanteras oskyddade under ett par månader i dagsläget, vilket Stadsarkivet anser vara en rimlig tid eftersom verksamheten måste kunna ha tillgång till handlingarna. Upp till ett år kan handlingar förvaras oskyddade och om gallringsfristen är under två år behöver de därefter inte förvaras skyddade. LEVERANSBEHOV Idrottsförvaltningen kan komma att behöva leverera sina föregångares arkiv när dessa har hunnit att förtecknas.

9 SID 9 (9) Stockholms stadsarkiv Inspektionsförrättare Karin Arvidsson