HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NACKA TINGSRÄTT

Transkript

1 STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR /10 SID 1 (6) SSA 2010:22 Nacka tingsrätt Att. Anja Kimander HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NACKA TINGSRÄTT Närvarande från Nacka tingsrätt: Martin Holmgren Lagman Anja Kimander Chefsadministratör, arkivansvarig Lillemor Stålnacke Arbetsledare, arkiv och registratur Leila Kivisoja Expeditionsvakt Närvarande från Stockholms stadsarkiv: Martin Ståhl Inspektionsförrättare Matilda Ekström Protokollförare SAMMANFATTNING Nacka tingsrätt inspekterades av Stockholms stadsarkiv den 7 december Inspektionen avsåg Nacka tingsrätts allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Nacka tingsrätt inspekterades senast den 28 mars 2006 (endast arkivredovisning och förvaringsmedel) och dessförinnan 20 april Nacka tingsrätt har i huvudsak väl fungerande rutiner för sin hantering av allmänna handlingar. Kunskapen om hantering av allmänna handlingar är hög i organisationen. Riktlinjer och stöd kommer i stor utsträckning från Domstolsverket som även ansvarar för det långsiktiga bevarandet av digitala handlingar i systemet VERA. Även arkivbildningsplaner och arkivförteckning följer en gemensam struktur upprättad av Domstolsverket. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Av den anledningen är rapporttexten kortfattad. Box 22063, Stockholm. Besöksadress Kungsklippan 6 Telefon Fax stadsarkivet@ssa.stockholm.se

2 SID 2 (6) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Nacka tingsrätt att: - Beakta vilka konsekvenser de kommande organisationsförändringarna kan innebära för arkivbildning och gallring. - Vidta åtgärder så att upptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. - Uppdatera arkivförteckningen så att handlingar tom föregående år finns med. - Slutföra den äldre arkivförteckningen för Nacka tingsrätt Säkerställa att arkivlokalen uppfyller Riksarkivets krav enligt RA-FS 1997:3. Nacka tingsrätt ska senast den åtgärda föreläggandena, samt skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Nacka tingsrätt att: - Utöka information om hantering av allmänna handlingar i introduktionsutbildning för nyanställda. - Införa fullmakt för postöppning eller göra de anställda medvetna om att allmänna handlingar ska kunna tas om hand för registrering och utlämnande samma dag.

3 SID 3 (6) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Chefsadministratör Anja Kimander är arkivansvarig för Nacka tingsrätt. För den praktiska skötseln av arkivet svarar arbetsledare, registrator samt expeditionsvakt. Nacka tingsrätt har en tydlig fördelning av arbetsuppgifter och ansvar som reglerats i arkivbeskrivningen. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskap om hur allmänna handlingar ska hanteras är god. Det hålls regelbundet kurser för nyanställda i registrering, diarieföring och arkivering men för att säkerställa att de nya får tillräckligt med information om hanteringen av allmänna handlingar bör tingsrätten se över om utbildningen kan behöva utökas. Kunskapsnivån bedöms vara hög inom organisationen i stort och det finns en vana att registrera och hantera allmänna handlingar. Rekommendationer Nacka tingsrätt bör utöka information om hantering av allmänna handlingar i introduktionsutbildning för nyanställda. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns delvis Nacka tingsrätt tillämpar central postöppning, men öppnar inte personadresserad post annat än vid långvarig frånvaro. Det saknas korrekta rutiner (fullmakter eller vidarebefordran till officiell e-postadress) för att läsa e-post vid frånvaro. Tingsrätten försöker styra så mycket som möjligt till den officiella e- postbrevlådan. Stadsarkivet påminner om att rutiner för postöppning och registrering inte ska vara beroende av om handlingen är digital eller analog. Huvuddelen av de allmänna handlingarna diarieförs och lagras i systemet VERA i enlighet med instruktion från Domstolsverket (samtliga handlingar som rör mål registreras). Systemet togs i bruk 2005 och förvaltas av Domstolsverket. Handläggarna registrerar själva i systemet, upprättade handlingar registreras automatiskt. Övriga handlingar diarieförs i systemet Acta. Hantera handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Det finns anvisningar för hanteringen av handlingar framtagna av Domstolsverket. Dokumentet uppdateras löpande och finns på intranätet men kan behöva spridas ytterligare så att den blir ett hjälpmedel i verksamheten.

4 SID 4 (6) Rekommendationer Nacka tingsrätt bör införa fullmakt för postöppning eller göra de anställda medvetna om att allmänna handlingar ska kunna tas om hand för registrering och utlämnande samma dag. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR - ÄNDRINGAR Nacka tingsrätt fungerar idag som miljö- och fastighetsdomstol men kommer under 2011 överta även andra ärendetyper. Fastighetsdomstolen och miljödomstolen försvinner och det ska bildas en ny Mark- och miljödomstol som kommer hantera miljödomstolars mål, fastighetsdomstolars mål samt mål enligt plan- och bygglagen (handläggs i dag hos förvaltningsrätt och regeringen). Det betyder att Nacka tingsrätt dels kommer överta avslutade mål men även pågående mål från andra tingsrätter. Pga. lokalförändringar kommer även arkivet att flyttas. Föreläggande Nacka tingsrätt ska beakta vilka konsekvenser de kommande organisationsförändringarna kan innebära för arkivbildning och gallring. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Det finns ett antal föreskrifter, RA-FS:ar och RA-MS:ar, som är tillämpliga för Nacka tingsrätt. Gallringsbesluten finns redovisade i arkivredovisningen. Gallring av digital information i verksamhetssystemet VERA sköts centralt av Domstolsverket. Under nästa år kommer dock gallringen behöva ses över då tingsrätten övertar nya målgrupper. Gallringsbeslut tillämpas Nacka tingsrätt genomför regelbundet gallring av handlingar enligt lathund från Domstolsverket. Gallringen sker kontrollerat genom bränning och tingrätten får intyg på genomförd gallring. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT

5 SID 5 (6) Arkivbeständiga produkter används Nacka tingsrätt använder sig enligt uppgift genomgående av godkända skrivmateriel, arkivbeständigt papper för samtliga domar och i övrigt åldersbeständigt papper, pennor är av godkänd kvalitet. Nacka tingsrätt får skrivare och kopiatorer via Domstolsverket och de ska enligt uppgift uppfylla Riksarkivets krav. Rutiner för att bevara handlingar i digital form finns delvis En stor del av den digitala informationen hanteras i systemet VERA som förvaltas av Domstolsverket. Domstolsverket ansvarar både för gallring och för lagring av informationen i systemet. Nacka tingsrätt använder Acta som diarieföringssystem för administrativa handlingar men har i övrigt inga egna system. Domstolsverket ser över möjligheterna att införa ett centralt system även för administrativa handlingar. Tingsrätten har information på VHS och cd-skivor och behöver inventera materialet och se om det är gallringsbart eller ska bevaras. Tingsrätten kan behöva göra en gallringsutredning då man bör väga in kostnaderna för att bevara mot informationsvärdet. Frågan är aktuell för flera tingsrätter och bör hanteras i samråd med Domstolsverket. Nacka tingsrätt ska vidta åtgärder så att upptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En arkivbeskrivning finns Nacka tingsrätt har nyligen upprättat en arkivbeskrivning som omfattar hela verksamheten. Arkivbeskrivningen uppfyller kraven i arkivförfattningarna. Stadsarkivet anser att arkivbeskrivningen är informativ och väl genomarbetad. Arkivförteckningen behöver kompletteras Nacka tingsrätt har levererat material fram till 1971 (förutom miljömål) och är sedan 2007 en ny arkivbildare. De allmänna handlingarna redovisas i en arkivförteckning vars struktur har upprättats av Domstolsverket. Nacka tingsrätt behöver slutföra den äldre förteckningen samt uppdatera den nuvarande så att handlingar tom föregående år inkluderas. Nacka tingsrätt ska uppdatera arkivförteckningen så att handlingar tom föregående år finns med.

6 SID 6 (6) Nacka tingsrätt ska slutföra den äldre arkivförteckningen för Nacka tingsrätt ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas delvis i arkivlokalen Nacka tingsrätt förvarar allmänna handlingar på tjänsterum, i skåp, i två närarkiv och i två arkivlokal. Skåpen är enligt uppgift icke godkända. Vid stickprov i det ena närarkivet var det oklart om brandspjäll och belysning var godkända. Det ena närarkivet har enligt uppgift endast dörr med brandklass EI 60 istället för godkända EI 120. Även slutarkivet visade oklarhet vad gällde belysningen samt rörledningar. Tingsrätten måste försäkra sig om att inget i lokalen sänker dess brandklass på föreskrivna 120 minuter. Nacka tingsrätt ska säkerställa att arkivlokalen uppfyller Riksarkivets krav enligt RA-FS 1997:3 Stockholms stadsarkiv Martin Ståhl Inspektionsförrättare