HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS KISTA GYMNASIUM

Transkript

1 S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (7) DNR /09 SSA 2010:11 Kista gymnasium Att: Lars-Gustaf Jonsson Kopia: Agnetha Styrwoldt-Alfheim, Utbildningsförvaltningen samt Revisionskontoret HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS KISTA GYMNASIUM Närvarande från Kista gymnasium: Urban Wikström Jenny Lindström Eila Reimert Anders Storck Nashwan Bahram Närvarande från stadsarkivet: Martin Ståhl Matilda Ekström Rektor Administrativ chef Skolsekreterare Skolassistent IT-samordnare Inspektionsförrättare Protokollförare Från Utbildningsförvaltningens arkivfunktion deltog Britta Wallner och Kerstin Wall, vilka ersatte Agnetha Styrwoldt-Alfheim, arkivansvarig på Utbildningsförvaltningen, på delegation. SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade Kista gymnasium Skolan började sin verksamhet som egen skola 1999, tidigare tillhörde man S:t Eriks gymnasium. Vid inspektionen kunde stadsarkivet konstatera att gymnasiet på vissa områden har fungerande rutiner men att det på andra områden fanns en förbättringspotential, t.ex. betr. gallring och arkivredovisningen. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Box 22063, Stockholm. Telefon Fax stadsarkivet@ssa.stockholm.se Besöksadress Kungsklippan 6

2 SID 2 (7) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Kista gymnasium att: - Verkställa gallring. - Kontrollera att skrivare som ger arkivbeständiga handlingar används. - Uppdatera arkivbeskrivningen enligt riktlinjerna i anvisningarna. - Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras, detta gäller även information i gemensamma system. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Redovisa gallringsbara handlingar överskådligt. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Kista gymnasium ska senast den åtgärda föreläggandena, samt skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Stadsarkivet rekommenderar Kista gymnasium att: - Arbeta för att ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. - Kontrollera att dokumenthanteringsplanen tillämpas. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand personalens e-post. - Ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling/inhyrning/inköp.

3 SID 3 (7) - Redovisa den gallringsbara informationen översiktligt genom att samlat kunna presentera hanteringsanvisningarna ( i undantagsfall samtliga gällande gallringsbeslut) med övrig arkivredovisning. Volymredovisning endast om förvaltningen själv har nytta av det. ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Arkivansvarig på Utbildningsförvaltningen är Agnetha Styrwoldt-Alfheim, chef för administrativa avdelningen och direkt underställd förvaltningschefen. Arkivansvaret omfattar alla arkivbildare, dvs. även alla skolor. Vid skolinspektionerna har detta arkivansvar delegerats till förvaltningens arkivfunktion. Därför deltog Britta Wallner och Kerstin Wall som förvaltningens representanter. Kista ingår tillsammans med S:t Eriks gymnasium i ett pilotprojekt där skolorna har en gemensam samordningsrektor och en administrativ chef men med 9 rektorer (4 st. på Kista och 5 st. på S:t Erik) med ansvar för sitt resp. programområde. En arkivinstruktion har under 2009 tagits fram centralt av Utbildningsförvaltningen där ansvarsfördelningen mellan gymnasium och central förvaltning regleras. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats I arkivinstruktionen framgår vad respektive funktion inom arkivorganisationen har som uppgift. Kista gymnasium behöver ta till sig instruktionen, anpassa den efter sin egen organisation samt arbeta i enlighet med den. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån bedöms av gymnasiet som till viss del bristfällig hos medarbetarna. Personalen vet om att man hanterar allmänna handlingar men det har inte funnits någon kontinuitet i arbetet med arkivfrågor. Det saknas även rutiner för att informera nyanställda. Positivt är att skolan är medveten om att man behöver arbeta aktivt med att förbättra kunskapen och att man även efterfrågar utbildningsinsatser i ämnet. Kista gymnasium bör arbeta för att ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. Kista gymnasium bör upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket.

4 SID 4 (7) HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Utbildningsförvaltningen har tagit fram en dokumenthanteringsplan för handlingar som ska bevaras och en för handlingar som ska gallras. Kista gymnasium använder sig delvis av planerna men behöver gå igenom dem för att se att samtliga handlingstyper hanteras i enlighet med dokumenthanteringsplanerna. Exempel på handlingar som bör kontrolleras är egenproducerat läromedel och arkivering av webbplatsen. Skolan saknar även rutiner för att årligen samla in handlingar som ska arkiveras. Fastställda postöppnings- och diarieföringsrutiner finns delvis Skolassistenten öppnar och fördelar all post, även den personadresserade. Skolan har en central e-postlåda som bevakas även under lov. Däremot saknas det fullständiga rutiner för att öppna och ta om hand medarbetares e-post under längre frånvaro, främst under sommaren. Kista gymnasium behöver försäkra sig om att all e-post tas om hand med regelbundenhet. Gymnasiet har rutiner för registrering av allmänna handlingar. Såväl upprättade/utgående som inkommande, liksom även sekretessbelagda, handlingar diarieförs. Manuell registrering tillämpas i dagsläget, men framöver kommer gymnasiet att börja diarieföra i det gemensamma systemet Diabas. Utbildningsförvaltningen har kommit ut med en vägledning med exempel på handlingar som bör diarieföras. Rutiner för arkivläggning finns Gymnasiet har rutiner för att ta om hand de handlingar för arkivering som ska finnas med i akten. Rensningen, dvs. att avlägsna sådana handlingar (kopior, utkast, minnesanteckningar etc.) som inte ska finnas med i akten sker innan arkivläggning. Kista gymnasium bör kontrollera att dokumenthanteringsplanen tillämpas. Skolan bör fastställa ansvar och rutiner för att ta om hand personalens e-post. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Försöksverksamheten med den delvis gemensamma organisationen men S:t Eriks gymnasium ska utvärderas under 2010 men skolorna kommer även i fortsättningen att ha två separata arkiv och arkivorganisationer.

5 SID 5 (7) TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns delvis Vid inspektionen av Utbildningsförvaltningen i fjol fick förvaltningen ett föreläggande om att värdera den information som finns på förvaltningen och på skolorna och som ännu inte utretts i gallringshänseende. Det arbetet pågår och när gallringsbeslut har fattats uppmanas Kista gymnasium att börja tillämpa dessa. Gallringsbeslut tillämpas inte Gymnasiet tillämpar inte de gallringsbeslut som finns för Utbildningsförvaltningen eller de generella gallringsbeslut som gäller för staden.. Enligt stadens arkivregler ska föreskriven gallring ske när gallringsfristen löpt ut. Det saknas årliga rutiner för att se över gallring och skolan ligger efter med gallringen generellt. Exempel på handlingar som ska gallras är nationella prov (utom i svenska) och ansökningshandlingar. Kista gymnasium ska verkställa gallring. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Kista gymnasium har inga egna system, utan använder de system för vilka arkivansvaret ligger antingen på stadsledningskontoret eller på Utbildningsförvaltningen. Arkivbeständiga produkter används delvis Gymnasiet använder sig enligt uppgift av godkänd skrivmateriel vad gäller papper, pennor och boxar men behöver kontrollera att skrivare lever upp till de tekniska krav som ställs i regelverket. Den skrivare som är kopplad till Hanna-systemet är godkänd men det råder osäkerhet vad gäller övriga skrivare. Det är gymnasiets ansvar att kontrollera att man använder rätt sorts utrustning, även om inköp sker centralt. Kista gymnasium ska kontrollera att skrivare som ger arkivbeständiga handlingar används. Rekommendation Ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling/inhyrning/inköp.

6 SID 6 (7) DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En arkivbeskrivning finns delvis Kista gymnasium har upprättat en arkivbeskrivning men den måste utvecklas. Utbildningsförvaltningen har tagit fram en mall för arkivbeskrivning som kan användas. En arkivförteckning finns delvis Kista gymnasium har upprättat en arkivförteckning men den är inte uppdaterad på flera år och behöver ses över. Arkivredovisningen ska även redovisa digital information i gemensamma system och handlingar som förvaras på annan förvaltning ska redovisas, antingen i arkivbeskrivningen eller i arkivförteckningen (av naturliga skäl dock på en övergripande nivå; det nya, verksamhetsbaserade/processorienterade redovisningssättet kommer att medföra krav på en mer detaljerad redovisning). Detta gäller t.ex. gymnasiets personalhandlingar som förvaras centralt på Utbildningsförvaltningen. De gallringsbara handlingarna måste också redovisas i arkivredovisningen. Detta ska emellertid ske på ett förenklat sätt, t.ex. genom att bifoga hanteringsanvisningarna eller de gällande gallringsbesluten till arkivförteckningen. Kista gymnasium ska uppdatera arkivbeskrivningen enligt riktlinjerna i anvisningarna. Gymnasiet ska uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Gymnasiet ska redovisa gallringsbara handlingar överskådligt. Redovisa den gallringsbara informationen översiktligt genom att samlat kunna presentera hanteringsanvisningarna (i undantagsfall samtliga gällande gallringsbeslut) med övrig arkivredovisning. Volymredovisning endast om förvaltningen själv har nytta av det.

7 SID 7 (7) ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarnas skydd Kista gymnasium har en arkivlokal och ett antal skåp för förvaringen av sina allmänna handlingar. Arkivlokalen iordningställdes Skolan behöver kontrollera att de rör som finns inte påverkar lokalens brandklass (brandklass EI 120). På expeditionen används ett plåtskåp för aktuella handlingar men handlingar förvaras även utanför skåpet, både på expeditionen och hos lärare. Handlingar med gallringsfrist på längre än två år ska enligt regelverket förvaras skyddade. Stickprov bland arkivskåpen gjordes och hos kurator och sjuksköterskan fanns två icke godkända. Kista gymnasium måste se till att alla skåp som används för förvaring av allmänna handlingar har samma brandklass som arkivlokalerna, dvs. två timmar. Kista gymnasium ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för de handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själva göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Stockholms stadsarkiv Martin Ståhl Inspektionsförrättare