Hantering av allmänna handlingar hos Stockholm vatten AB

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR /2016 Sida 1 (9) SSA 2016:08 Hantering av allmänna handlingar hos Stockholm vatten AB Närvarande från bolaget: Malin Warpare Maria Eriksson Eva Lindén Lars Storm Torbjörn Lundgren Eva Bolander Närvarande från Stadsarkivet: Christina Moberg Harald Löfgren Dilini Jenny Huber Ratnayake Avdelningschef, arkivansvarig Miljö- och kvalitetssamordnare Registrator Enhetschef IT- teknik Informationsstrateg Enhetschef IT- affärssystem Inspektionsförrättare Protokollförare Åhörare SAMMANFATTNING Stockholm vatten AB inspekterades Hanteringen av allmänna handlingar hos bolaget är i vissa delar god. En stor del av kärnverksamhetens information hanteras digitalt. Bolagets hanteringsanvisningar omfattar hela bolagets verksamhet, men behöver uppdateras och processorienteras. Stockholm vatten har inte förtecknat arkivet fullt ut och saknar i dagsläget en bevarandeförteckning som utgår från verksamhetens processer, enligt redovisningsmodellen PIR. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (9) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Stockholm vatten AB att: - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. - Se till att hanteringsanvisningarna utgår från verksamhetens processer enligt klassificeringsstrukturen. - Utreda möjligheterna att gallra (allmänna handlingar/ digitala allmänna handlingar) och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. Detta gäller verksamhetsområdet avfall. - Försäkra sig om att den digitala och analoga informationen (t ex ljud- och bildupptagningar) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge den ska finnas kvar. Detta gäller filmmaterial i arkivlokalen. - Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. - Upprätta en bevarandeförteckning (PIR) så att den kan används för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningens ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Slutförteckna tidigare arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat. - Rätta till brister i arkivlokalen. Detta gäller flytt av strömbrytaren till utsidan av lokalen. Stockholm vatten AB ska senast den inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Bolaget ska senast den inkomma med en handlingsplan för hur bolagets förelägganden ska åtgärdas.

3 Sida 3 (9) Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Stockholm vatten AB att: - Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e- post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. (inkl upprätta/implementera fullmakt för postöppning - analog och e-post).

4 Sida 4 (9) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivregler är antagna av styrelsen Bolaget har sedan tidigare antagit stadens arkivregler. Arkivansvaret har fastställts Bolaget har fastställt ansvaret i en skriftlig arkivinstruktion. Stockholm vatten har utsett chefen för personal- och verksamhetsutveckling till arkivansvarig. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats Arkivinstruktionen beskriver arkivorganisationen på ett bra sätt. Bolaget tydliggör i arkivinstruktionen rollerna arkivarie, dokumentcontroller och arkivombuds ansvar och uppgifter. Varje enhet/avdelning har ett arkivombud som ansvarar för sin enhet/avdelnings hantering av allmänna handlingar. Bolaget menar att berörd personal har kännedom om arkivinstruktionens existens och syfte, men att den inte är känd av alla. Instruktionen nås via kvalitetssystemet eller via intranätet. Stadsarkivet påpekade att instruktionen behöver kommuniceras ut bättre i verksamheten. Bevaka arkivfrågor vid verksamhetsförändringar Bolaget meddelade att inga verksamhetsförändringar som påverkar arkivhanteringen väntades. Bolaget har nyligen flyttat till nya lokaler och tagit in flertalet konsulter för att arbeta med arkivet och dess färdigställande. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Stockholm vatten upplever att kunskapsnivån gällande hantering av allmän handling är relativt god hos verksamheten, om än varierande. Bolaget menar att den generella kunskapen hos de anställda alltid kan förbättras. Introduktion av nyanställda Bolaget erbjuder nyanställda en introduktionsutbildning med genomgång av verksamheten. I denna ingår hantering av allmän handling. Bolaget anger även att man utbildar externa konsulter i verksamhetens informationshantering. Detta då flertalet av konsulterna arbetar med sekretessklassad information. Återkommande information till personalen Bolaget publicerar information om hur allmänna handlingar ska hanteras på bolagets intranät, AqvaNet. I dagsläget genomförs inga

5 Sida 5 (9) återkommande informationstillfällen. Stadsarkivet rekommenderar därför bolaget att hålla personalens kunskaper uppdaterade via återkommande informationsträffar och/eller utbildningar om hantering av allmän handling. Rekommendationer Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. Detta gäller återkommande informationstillfällen för personalen. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Diarieföringsrutiner finns Den analoga posten öppnas och sorteras av receptionen. Handlingar som ska diarieföras läggs till registrator som i sin tur skannar in och diarieför i Platina (back-up för registrator finns). Diariet har digitala akter, men vissa handlingstyper förvaras även på papper. Bolaget upplever att en hög andel av den post som ska diarieföras också tas omhand för registrering i Platina. Detta gäller även sekretess. Merparten av diarieföringen utförs av registrator, även om ett fåtal handläggare kan registrera utgående svar själva. En stor del av bolagets hantering sker i Platina, men vissa handlingar och uppgifter registreras i andra systemstöd, såsom Agresso och ProjectWise (ritningar samt anläggnings- och projektdokumentation). Fullmakt för postöppning finns inte. Papperspost som inte öppnas stämplas med datum och text ska detta diarieföras. Den anställde ansvarar därefter att eventuell diarieföring sker. Vid anställdas frånvaro använder sig bolaget av autosvar för e-post (personliga e- posten). Merparten av den externa kommunikationen sker via funktionsbrevlådor, vilket till viss del säkerställer att postlådor bevakas även vid frånvaro. Bolaget använder sig även av funktionsbrevlådor för den analoga posten. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Bolaget har tagit fram hanteringsanvisningar för verksamhetens dokumenthantering. Hanteringsanvisningarna täcker in bolagets verksamhetsområden. I dagsläget följer inte hanteringsanvisningarna bolagets klassificeringsstrukturs utformning, utan de är indelade efter verksamhetens avdelningar. Hanteringsanvisningarna saknar även hänvisning till gallringsbeslut samt relevanta sekretessmarkeringar. Stadsarkivet påpekar att hanteringsanvisningarna ska struktureras

6 Sida 6 (9) efter samma processer som klassificeringsstrukturen bygger på. Det är även av vikt att det tydligt framgår de gallringsbeslut som tillämpas samt vilka handlingar som kan omfattas av sekretess. Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. Detta gäller hänvisning till gallringsbeslut och sekretessmarkering i anvisningarna. Se till att hanteringsanvisningarna utgår från verksamhetens processer enligt klassificeringsstrukturen. Rekommendationer Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. (inkl upprätta/implementera fullmakt för postöppning - analog och e- post). Detta gäller framtagandet av fullmakt för postöppning. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Generella gallringsbeslut Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas av bolaget. De generella gallringsbesluten reglerar information inom styr- och stödverksamheten samt information av tillfällig eller ringa betydelse. Gallringsbeslut finns Bolaget har myndighetsspecifika gallringsbeslut (SSA 2006:27, 2010:22 samt 2011:29) som reglerar gallring av analog information och information i IT-system. Gallringsbeslut tillämpas delvis Bolaget uppger att de ligger i fas med verksamhetens gallring. Gallring genomförs årligen under kontrollerade former. Bolaget gallrar i dagsläget inte någon digital information, då aktuella gallringsfrister ännu inte uppnåtts. Det finns behov av informationsvärdering Bolagets gallringsbeslut täcker i dagsläget inte in hela verksamheten. Bolaget har sedan 1/ övertagit ansvaret för stadens avfallshantering och behöver göra en informationsvärdering av denna verksamhet för att bedöma vad som ska bevaras och vad som ska gallras.

7 Sida 7 (9) Utreda möjligheterna att gallra (allmänna handlingar/ digitala allmänna handlingar) och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. Detta gäller verksamhetsområdet avfall. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Information i digital form Bolaget använder ett flertal system för sin hantering av digital information, t ex Agresso, Platina, och ProjectWise. Bolaget ska övergå till att använda det stadsgemensamma ekonomisystemet Agresso samt på sikt det stadsgemensamma ärende- och dokumenthanteringssystemet edok. Bolagets egna system finns med på anslutningsplanen för Stockholms stads e- arkiv. Bolaget har tidigare levererat digitala filmer och foton samt sin externa webbplats till e-arkivet och just nu pågår två anslutningsprojekt gällande leveranser från Platina. Ljud- och bildupptagningar Bolaget förvarar i dagsläget ett relativt omfattande ljud- och bildmaterial i arkivet. Materialet är i många fall på databärare som inte lämpar sig för långsiktigt bevarande (t ex VHS-kassetter). Bolaget är medvetet om att materialet måste tas om så att inte informationen förstörs. Materialet är till stor del förtecknat. Godkända produkter Bolaget använder godkända pennor, papper, aktomslag och arkivkartonger. Skrivare och kopiatorer är levererade av Volvo IT och ska enligt leverantör vara arkivgodkända. Försäkra sig om att den digitala och analoga informationen (t ex ljud- och bildupptagningar) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge den ska finnas kvar. Detta gäller filmmaterial i arkivlokalen.

8 Sida 8 (9) DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver kompletteras Bolaget har en arkivbeskrivning som uppdaterades Beskrivningen är till sitt innehåll mycket bra, men det finns behov av att uppdatera den. Stadsarkivet påpekade vid inspektionstillfället att arkivbeskrivningen behöver aktualiseras då mycket har hänt med organisationen sedan den senaste uppdateringen. Under avsnittet gallringsbeslut ska det nya beslutsnumret (SSA 2016:01) för gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse framgå. Vidare behöver brytpunkten för när bolaget går över till att förteckna arkivet enligt verksamhetens processer, PIR, tydliggöras. Arkivförteckning behöver färdigställas Bolaget har en arkivförteckning för perioden som följer allmänna arkivschemat. I dagsläget har bolaget tagit in flertalet konsulter för att färdigställa denna förteckning. Arkivförteckningen visar att det är ett pågående arbete och att återstår en hel del innan arkivet är slutförtecknat. I arkivförteckningen ingår serier med äldre handlingar från slutet av 1800-talet och framåt, som därmed ligger utanför förteckningens aktuella period Detta är enligt bolaget handlingar som flyttats över från föregångare till nuvarande bolag. Stadsarkivet påpekade att detta tydligt måste framgå i både arkivförteckningen och i arkivbeskrivningen. Arkivförteckningens innehållsförteckning överensstämmer inte alltid med de serier som redovisas i förteckningsbladen. Inte heller är innehållsförteckningen i arkivbeskrivningens bilaga 3 samma i sin struktur och serieindelning som arkivets innehållsförteckning. Detta skapar onödig förvirring och måste rättas till. Arkivförteckningen behöver justeras efter den brytpunkt som fastställs för övergången till att redovisa arkivet enligt PIR, processorienterad informationsredovisning. Detta kan påverka de respektive arkivens innehåll och volymer kan behöva flyttas om i arkivet beroende på om de bedöms tillhöra förteckningen enligt allmänna arkivschemat eller PIR-förteckningens respektive periodicitet. Bevarandeförteckning saknas Bolaget har ännu inte upprättat en bevarandeförteckning som följer klassificeringsstrukturens processer. Stadsarkivet påpekade vid inspektionstillfället att en sådan behöver upprättas samt att bolaget måste komma i gång med att förteckna enligt denna modell. Bolaget meddelade att man har för avsikt att genomföra en omfattande processkartläggning av hela verksamheten som även kommer att

9 Sida 9 (9) påverka informationsredovisningen och dess styrdokument. Bolaget önskar därför en längre tidsfrist för att kunna upprätta och komma igång med denna förteckning inom ramen för det större processarbetet. Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. Upprätta en bevarandeförteckning (PIR) så att den kan används för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningens ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Slutförteckna tidigare arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokalen Bolaget har en nybyggd arkivlokal där bolaget förvarar samtliga av myndighetens analoga arkivhandlingar. Lokalen godkändes nyligen av Stadsarkivet enligt beslut SSA 2016:09. Förutsättningen för godkännandet var att bolaget åtgärdade de mindre avvikelser från Riksarkivets föreskrift RA-FS 2013:04. Vid inspektionen upptäcktes emellertid att strömbrytaren till arkivet fortfarande befinner sig på insidan av arkivlokalen. Denna behöver flyttas till lokalens utsida. Behov av leverans till Stadsarkivet Bolaget har kvar och förvarar vissa handlingar från tidigare arkivbildare, som egentligen hör till redan levererade arkiv. Verksamheten planerar att på sikt göra en tilläggsleverans av detta material till Stadsarkivet. Rätta till brister i arkivlokalen. Detta gäller flytt av strömbrytaren till utsidan av lokalen Christina Moberg Inspektionsförrättare