Närvarande från AB Stokab: Maria Bornehed Arkivansvarig Niklas Cedstedt Nätchef, från och med

Transkript

1 Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR /07 SID 1 (9) SSA 2007:10 HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS AB S TOKAB Närvarande från AB Stokab: Maria Bornehed Arkivansvarig Niklas Cedstedt Nätchef, från och med Peter Hagman Säkerhetschef Åsa Lindberg Administrativ chef Veronica Thunholm Produktionschef, från och med Lars Wihlborg Informationssäkerhetsansvarig Närvarande från Stadsarkivet: Karin Arvidsson Inspektionsförrättare Sara Naeslund Protokollförare SAMMANFATTNING genomförde Stockholms stadsarkiv en granskning av hanteringen av allmänna handlingar vid AB Stokab, Thulegatan 11. Inspektionen avsåg bolagets allmänna handlingar - pappersbaserade och digitala. Bolaget inspekterades senast den 1 december Stokab har i huvudsak goda rutiner för sin hantering av allmänna handlingar och Stadsarkivet bedömer att bolaget har intentioner att följa gällande regelverk. Den stora utmaningen för Stokab kommer vara att värdera, redovisa och skapa bevarandestrategier för bolagets digitala handlingar. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. B O & 22063, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F A &:

2 SID 2 (9) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Stokab att: - uppdatera/komplettera arkivinstruktionen. - fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. - bevaka vilka konsekvenser bildandet av dotterbolag kan innebära för hantering av de allmänna handlingarna. - utreda möjligheterna att gallra och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. - ta fram en strategi för digitalt bevarande enligt anvisningar i handledning om att bevara digital information. - försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. Bolaget ska i första hand göra en gallringsutredning. - revidera arkivbeskrivning enligt anvisningar i handledningen Att redovisa digital information. - revidera/uppdatera arkivförteckningen så att den är ett inventarium över all information vid bolaget (både analog och digital) och att den går att söka i på ett enkelt sätt. - förvara allmänna handlingar skyddade. Framför allt ska bolaget åtgärda arkivlokalens fönster. Beträffande dörren i arkivlokalen ska Stokab antingen byta ut denna mot en av högre brandklass eller söka dispens. Stokab ska senast den 31 december 2007 skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats/ska åtgärdas. Stadsarkivet rekommenderar Stokab att: - se till att arkivorganisationen och instruktionen görs känd inom organisationen.

3 SID 3 (9) - säkerställa att all post öppnas och tas om hand samma dag den kommer in. - uppmärksamma personalen på att upprättade och expedierade handlingar ska diarieföras. Framför allt ska e-post diarieföras i högre grad. - redovisa den gallringsbara informationen översiktligt. - överväga att nyttja arkivlokalen på ett mer effektivt sätt. ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Stokab har fastställt ansvaret i en skriftlig instruktion. Bolaget har utsett registrator Maria Bornehed till arkivansvarig. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats Bolaget har utsett arkivredogörare. Bolaget har även beskrivit fördelningen av arbetsuppgifter i en arkivinstruktion. Stokab ska senast den 31 december 2007 uppdatera/komplettera arkivinstruktionen med följande uppgifter: Arkivnämnden har upphört, tillsynsmyndighet är kulturnämnden/stadsarkivet. Stockholms stads arkivhandbok finns inte längre. Arkivansvarig får gärna namnges. Förtydliga vilka som är arkivredogörare. Stokab bör se till att arkivorganisationen och instruktionen görs känd inom organisationen. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivansvarig har goda kunskaper om hur allmänna handlingar ska hanteras. Alla nyanställda får en introduktion i arkivfrågor och diarieföring. Arkivansvarig informerar årligen om detta på avdelningsmöten, även riktade utbildningar till vissa yrkesgrupper förekommer.

4 SID 4 (9) Stokab efterlyste dock hjälp med att tolka stadens nya e-postregler. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Stokabs kärnverksamhet är att tillhandahålla en operatörsneutral infrastruktur för informations- och kommunikationsteknik i form av optisk fiber. Stokab fungerar även som kommunikationsoperatör åt Stockholms stad genom driften av nätverket S:t Erik Kom. Dokumentationen från kärnverksamheten består bland annat av förfrågningar från andra nätägare, avtal, produktionsakter, ritningar och beskrivningar/driftsdokumentation. Centrala system är nätdokumentationssystemet Optimalen och ärendehanteringssystemet ÄHS. En stor andel av Stokabs handlingar är digitala. Många handlingar kan även innehålla sekretessbelagda uppgifter. Allmänna handlingar registreras i tre system: Diarieföringssystemet Acta (framför allt administrativa handlingar). Nätdokumentationssystemet Optimalen (ritningar, avtal etc) Ärendehanteringssystemet ÄHS (förfrågningar, beställningar, offerter och projektdokument). Fastställda diarieföringsrutiner finns delvis Stokab diarieför huvudsakligen administrativa handlingar i Acta. Många handlingstyper registreras dock i Optimalen eller ÄHS. Det finns hanteringsanvisningar för vilka handlingstyper som ska registreras i de olika systemen. Stokab diarieför inte konsekvent handlingar som omfattas av sekretess och det finns även brister i registreringen av e-post. Bolaget har delvis upprättat fullmakter för öppnande av all inkommande post. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Stokab har en dokumenthanteringsplan som uppdateras relativt regelbundet. Dokumenthanteringsplanen täcker alla verksamhetsområden men tar inte konsekvent upp digitala handlingar. Dokumentets tillgänglighet försvåras av att planen enbart är alfabetiskt sorterad. För att få en stabil dokumenthanteringsplan som är lättförståelig är Stadsarkivets råd att bolaget sorterar planen efter verksamhetens processer/slutprodukter. Dokumenthanteringsplanen bör även kompletteras med uppgifter om sekretess.

5 SID 5 (9) Enligt bolaget tillämpas dokumenthanteringsplanen. Stokab ska, senast den 31 december 2007, fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. Bolaget bör säkerställa att all post öppnas och tas om hand samma dag den kommer in, t.ex. genom fullmakt för personadresserad post. Fullmakter bör gälla både vanlig post, fax och e-post. Istället för fullmakter kan man även anta en generell policy. Stokab bör uppmärksamma personalen på att upprättade och expedierade handlingar ska diarieföras. Framför allt ska e-post diarieföras i högre grad. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Avdelningen som sköter stadens interna nät kommer från och med att ombildas till ett helägt dotterbolag, S:t Erik Kom AB under förutsättning att Kommunfullmäktige fattar beslut om bildandet av bolaget. Det är ännu oklart hur detta kommer påverka arkivbildningen. Bolaget förvarar gallringsbara handlingar hos Safebox i Upplands-Väsby. Stokab ska bevaka vilka konsekvenser bildandet av dotterbolag kan innebära för hantering av de allmänna handlingarna. Meddela skriftligen till Stadsarkivet, senast i samband med dottebolagsbildningen, vilka åtgärder som vidtas i arkivbildningen. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns delvis Stokab har två myndighetsspecifika gallringsbeslut, 1996:8 och 2005:9. Bolaget har även tre lokala gallringsbeslut. Gallringsbeslut tillämpas Bolaget gallrar enligt befintliga gallringsbeslut.

6 SID 6 (9) Det finns behov av gallringbeslut Stokab har inte upprättat rutiner för att fortlöpande pröva behovet av gallring. Bolaget har framför allt behov av att utreda gallring av digitala handlingar. Gallring ska genomföras under kontrollerade former Bolaget gallrar under kontrollerade former. Handlingarna som förvaras hos Safebox säkerhetbränns och man får intyg på detta. Vissa handlingar som gallras på kontoret tuggas. Stokab ska utreda möjligheterna att gallra och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet senast den 31 december Observera att även förvaltningens digitala information ska värderas. Senast den 31 december 2007 ska förvaltningen skicka en plan för hur arbetet med att värdera den digitala informationen ska bedrivas. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Rutiner för att bevara handlingar i digital form finns inte Många av bolagets centrala handlingar finns enbart i digital form, framför allt i databaserna Optimalen, ÄHS och Optobas. Det finns varken gallringsbeslut eller bevarandestrategi för de digitala handlingarna. Rutiner för att bevara bild och ljud finns inte Bolaget förvarar en hel del videoband och digitala fotografier. Inte heller för dessa finns gallringsbeslut eller bevarandestrategi. Bolaget använder arkivbeständiga produkter Arkivkrav på skrivmateriel finns med i rutiner för inköp och inhyrning. Bolaget överväger att låta binda in styrelseprotokoll. Vi informerade om att detta inte längre är ett krav men att man, vid en eventuell inbindning, måste följa särskild standard. Bolaget ska ta fram en strategi för digitalt bevarande enligt anvisningar i handledning om att bevara digital information. Här ingår hur digital information ska dokumenteras. Strategin ska redovisas i en rapport till stadsarkivet senast den 31 december Bolaget ska försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. Förvaltningen ska i första hand göra en gallringsutredning. I den bör kostnaderna för att bevara (t.ex.

7 SID 7 (9) konverteringskostnader och kostnader för förvaring av medier som kräver särskilt klimat) vägas mot informationsvärdet. Om förvaltningen kommer fram till att informationsvärdet är så högt att det bör bevaras ska den också hitta metoder för att kunna bevara. Åtgärderna ska redovisas i en rapport till stadsarkivet senast den 31 december DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Bolaget förvarar vissa handlingar som härstammar från StjärnTV. Dessa förvaras åtskilt men är inte förtecknade. Arkivbeskrivningen behöver kompletteras Stokab har en arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen saknar uppgifter om historik, organisation och organisationsförändringar och vilka generella gallringsbeslut man tillämpar. Man anger även felaktigt att inga handlingar arkiveras digitalt. Arkivbeskrivningen uppdaterades senast Bolaget har inte upprättat rutiner för att hålla arkivbeskrivningen uppdaterad utan uppdaterar vid behov. Arkivförteckningen behöver kompletteras Stokab har en arkivförteckning. Förteckningen saknar redovisning om digitala handlingar, videoband, bilder och andra, icke pappersbaserade, handlingar. Arkivförteckningen är förd fram till Bolaget har inte upprättat rutiner för att hålla arkivförteckningen uppdaterad. Gallringsbara handlingar redovisas Arkivförteckningen innehåller även gallringsbara serier. Stokab ska revidera arkivbeskrivning enligt anvisningar i handledningen Att redovisa digital information (den omfattar även redovisning av analoga handlingar). Arkivbeskrivningen ska revideras senast den 31 december Bolaget ska även revidera/uppdatera arkivförteckningen så att den är ett inventarium över all information vid bolaget som ska bevaras (både analog och digital) och att den går att söka i på ett enkelt sätt. Arkivförteckningen ska revideras senast den 31 december 2007.

8 SID 8 (9) Stokab bör redovisa den gallringsbara informationen översiktligt. Dessa bör redovisas i arkivbeskrivningen och i gallringsbeslut som biläggs arkivredovisningen. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Stokab har en arkivlokal i anslutning till kontorsrummen. Lokalen är underdimensionerad, men skulle med relativt begränsade medel kunna användas på ett mer yteffektivt sätt. Arkivhandlingar förvaras även i ett förråd nära arkivlokalen. Handlingarna skyddas inte i arkivlokalen Arkivlokalen har fönster mot gården. Detta medför dels att klimatet blir instabilt, dels att brandskyddet är försämrat. Lokalens dörr är i brandklass EI 60. Stokab har inte fått dispens för att använda denna lägre brandklass. Dokumentskåp används Det finns dokumentskåp för avtal. Dessa står för närvarande i arkivlokalen. Allmänna handlingar förvaras oskyddade Projektakter som löper över flera år förvaras oskyddade. Bolaget ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Av praktiska skäl medger vi att de handlingar som är under handläggning förvaras oskyddade, dock inte handlingar som är äldre än ett år. De måste förvaras i arkivlokal eller dokumentskåp. Bolaget ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Bolaget ska senast den 31 december 2007 åtgärda arkivlokalens fönster. Beträffande dörren ska Stokab antingen byta ut denna mot en av högre brandklass eller söka dispens. Bolaget bör överväga att nyttja arkivlokalen på ett mer effektivt sätt. Detta kan exempelvis ske genom att flytta arkivskåpen till förrådslokalen och därmed bereda plats för oskyddade arkivhandlingar.

9 SID 9 (9) LEVERANSBEHOV Stokab har i dagsläget inget behov av att leverera handlingar till stadsarkivet. Stockholms stadsarkiv Karin Arvidsson