Hantering av allmänna handlingar hos AB Stadsholmen

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR /14 Sida 1 (7) SSA 2014:09 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stadsholmen Närvarande från bolaget: Jennie Boman Förvaltningsassistent Stadsholmen/ arkivsamordnare Klas Heldesten Chefsjurist Svenska Bostäder/arkivansvarig Katharina Prager Konsult BRA arkiv Sara Wallin Registrator Svenska Bostäder Närvarande från stadsarkivet: Christina Moberg Inspektionsförrättare Harald Löfgren Protokollförare SAMMANFATTNING AB Stadsholmen inspekterades den 19 maj Inspektionen avsåg bolagets hantering av allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Bolaget inspekterades senast Hanteringen av allmänna handlingar hos bolaget är god, men det finns en del förbättringsområden, främst inom arkivredovisning och förvaring. Stadsarkivet konstaterade att bolaget arbetar med arkivfrågor och med att informera om dokumenthantering internt. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (7) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger AB Stadsholmen att: - Komplettera anvisningarna för hur allmänna handlingar hanteras. - Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. - Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Om en ny arkivförteckning ska upprättas ska denna utgå från verksamhetens processer. - Inkomma med en dispensansökan för dokumentskåp som motstår brand kortare än två timmar. Ansökan ska ange kompenserande åtgärder för förvaringen. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla allmänna handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Bolaget ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar AB Stadsholmen att: - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e- post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. - Ta ställning till och besluta hur arbetet med att övergå till processorienterad informationsredovisning ska bedrivas. AB Stadsholmen ska senast den inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftlige n redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.

3 Sida 3 (7) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Stadsholmen är ett dotterbolag till AB Svenska Bostäder och är del av den arkivorganisation som moderbolaget har tagit fram och förvaltar. Svenska Bostäder har tagit fram dokument som beskriver arkivorganisationen för moderbolag jämte dotterbolag. Chefsjuristen för Svenska Bostäder är arkivansvarig och har delegerats uppgiften att ansvara för arkivfrågor och arkivorganisationen. Förvaltningsassistenten på Stadsholmen är bolagets arkivsamordnare. Bolaget saknar egen arkivarie, men har ett bra stöd genom Svenska Bostäders jurister och registrator. Stadsholmen använder sig också av konsultstöd både för praktiskt arbete och för utredningar inom informationshantering. ANTAGANDE AV ARKIVREGLER Stadsholmen har antagit stadens arkivregler vid ett styrelsemöte KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån bedöms som god inom bolaget vad gäller hantering av allmänna handlingar. Stadsholmen upplever också att de har ett bra stöd av Svenska Bostäders jurister och registrator. Stadsholmen informerar regelbundet om arkiv- och dokumenthantering på bolagets arbetsplatsträffar. Vid nyanställning blir de anställda informerade om bolagets rutiner kring dokumenthantering. Två gånger per år genomför dessutom Svenska Bostäder introduktionsutbildningar där arkivfrågor berörs. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Rutiner för postöppning och diarieföring finns Förvaltningsassistenten på Stadsholmen hanterar hela kedjan från postöppning till postregistrering. Postregistrering sker i dokumentoch ärendehanteringssystemet Lime, vilket Stadsholmen delar med moderbolaget. Originalhandlingar (som registreras i Lime) skickas med internpost till Svenska Bostäder, kopia av original kvarstannar hos Stadsholmen. Diarieföringen och arkivering av

4 Sida 4 (7) bolagsövergripande ärenden sker centralt vid Svenska Bostäders registratur. Stadsholmens handlingar är emellertid separerade från moderbolagets handlingar. Bolaget hanterar enbart en mindre del av sina handlingar i Lime. Merparten av bolagets handlingar registreras i andra system, så som fastighetssystemet FASAD. Back-up finns både för postregistreringen vid Stadsholmen som för registrator vid Svenska Bostäder. Bevakning av inkommande post Bolaget använder sig inte av fullmakter för öppnande av inkommande post. Utgångspunkten för bolaget är att all post är bolagets post oavsett adresseringens utformning. I stället använder sig bolaget av ett parhästsystem, där kollegor bevakar varandras postfack vid frånvaro. E-posten bevakas däremot inte via fullmakter vid frånvaro, utan hanteras endast med ett frånvaromeddelande i Outlook som hänvisar till en central funktionsbrevlåda. Stadsarkivet rekommenderade att bolaget tar fram rutiner för att säkerställa att den inkommande e-posten tas omhand utan dröjsmål, även vid frånvaro. Kärnverksamheten använder sig av funktionsbrevlåda vid inkommande och utgående kommunikation med t ex hyresgäster. Hanteringsanvisningarna behöver kompletteras Stadsholmen har med hjälp av BRA arkivkonsult tagit fram hanteringsanvisningar för bolaget och dessa tillgängliggörs via intranätet och är kända inom organisationen. Hanteringsanvisningarna är nyligen uppdaterade och de täcker bolagets verksamhetsområden på ett bra sätt. Ett mindre antal av bolagets processer är emellertid inte beskrivna (exempelvis 2.2, 2.3). Vid inspektionen framgick det att en del processer hade varit mer komplicerade att beskriva på grund av bristande engagemang från medarbetare. Det är emellertid viktigt att hanteringsanvisningarna omfattar alla delar av bolagets verksamhet. Komplettera anvisningarna för hur allmänna handlingar hanteras. Rekommendationer Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post.

5 Sida 5 (7) TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stadsholmen hanterar nästan uteslutande bevarandehandlingar. En stor del av bolagets administration och dokumenthantering hanteras av Svenska Bostäder, vilka också genomför gallringen av bolagets gallringsbara handlingar. Bolaget har ett myndighetsspecifikt gallringsbeslut, SSA 2013:15, och det finns i dagsläget inga behov av ytterligare gallringsbeslut. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digitala handlingar Stadsholmen använder ett antal system för sin hantering av digital information. De mest centrala systemen uppges vara FASAD (fastighetssystem) och Lime (dokument- och ärendehanteringssystem). Bevarandeuppgifter ur FASAD levereras redan till stadens e-arkiv. Vad gäller Lime och bolagets webbsida, finns planer för leverans till e-arkivet de kommande åren, enligt den fastställda anslutningsplanen. Bolaget delar alla sina systemstöd med Svenska Bostäder, vilka också ansvarar för systemen. Skrivmateriel Bolaget använder godkända pennor, papper, aktomslag och arkivkartonger. Skrivare och kopiatorer är levererade av Volvo IT och ska enligt leverantör vara arkivgodkända. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver uppdateras Bolaget har en arkivbeskrivning som uppdaterades senast Arkivbeskrivningen är i behov av uppdatering, t ex saknas uppgifter om gällande gallringsbeslut. Arkivförteckningen behöver uppdateras Bolaget har en arkivförteckning som inte har uppdaterats de senaste åren. Arkivförteckningen behöver färdigställas och avslutas. Bolaget ska övergå till att redovisa sin information enligt stadens modell för processorienterade informationsredovisning och ta fram en ny bevarandeförteckning, men en fastställd tidsplan för övergång

6 Sida 6 (7) finns inte i dagsläget. Bolaget har sedan tidigare en godkänd klassificeringsstruktur. Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Om en ny arkivförteckning ska upprättas ska denna utgå från verksamhetens processer. Rekommendationer Ta ställning till och besluta hur arbetet med att övergå till processorienterad informationsredovisning ska bedrivas. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Stadsholmen meddelade att inga kända verksamhetsförändringar som påverkar arkivhanteringen är på gång. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokalen Stadsholmen har en arkivlokal som står emot brand två timmar (brandklass EI 120) och som är godkänd enligt regelverket. Arkivlokalen är i dagsläget utrymd på grund av en vattenläcka. Handlingarna förvaras temporärt av bolaget Safebox. Vid inspektion av arkivlokalen 2008 konstaterades ett antal brister som skulle åtgärdas av bolaget, bl. a gällande en temporär EI 60 (motstår brand i en timme) dörr som skulle ersättas av en EI 120 dörr, en handbrandsläckare skulle placeras inom 25 meter av lokalen, brandgasspjäll som skulle driftsättas och larmet som skulle kopplas till bolagets bevakningsbolag. Vid denna inspektion konstaterades att allt detta nu var åtgärdat, med undantag av att en handbrandsläckare inte var på plats. Dokumentskåp används Stadsholmen har ett flertal dokumentskåp som förvaras i kontorslandskapet, två skåp med brandklassning EI 120 samt sex stycken skåp som har brandklassning EI 60. Bolaget har i dagsläget ingen dispens för att få förvara handlingar i dokumentskåp brandklassade EI 60.

7 Sida 7 (7) Allmänna handlingar förvaras oskyddade Vid inspektionen konstaterades att bolaget förvarar en större mängd allmänna handlingar oskyddade i kontorslokalen. Stadsarkivet gjorde vid inspektionen bedömningen att det är bevarandehandlingar. Det rör sig om pärmar med dokumentation från en trädgårdsinventering samt unik fastighetsdokumentation med tillhörande ritningar. Då en större del av bolagets ritningar försvann vid en flytt under början av 1980-talet är det av vikt att detta återstående ritningsmaterial får en säker förvaringsplats. Bolaget behöver omgående flytta materialet till en godkänd arkivlokal/dokumentskåp. Ett annat alternativ kan vara att digitalisera handlingarna, för att på så sätt säkerställa bevarandet. Inkomma med en dispensansökan för dokumentskåp som motstår brand kortare än två timmar. Ansökan ska ange kompenserande åtgärder för förvaringen. Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla allmänna handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Bolaget ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras Christina Moberg Inspektionsförrättare