HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS HAMN AB

Transkript

1 STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) DNR /13 SSA 2013:3 Stockholms Hamn AB Att: Gun Rudeberg HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS HAMN AB Närvarande från Stockholms hamn: Gun Rudeberg Bolagsjurist/arkivansvarig Alexandra Meija Registrator/arkivarie Karin Brofeldt Fastighetschef Björn Hellerström IT-chef Närvarande från stadsarkivet: Ellen Malm Inspektionsförrättare Matilda Ekström Protokollförare SAMMANFATTNING Stockholms Hamn AB inspekterades av Stockholms stadsarkiv den 24 april Inspektionen avsåg bolagets hantering av allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Stockholms Hamn inspekterades senast Stadsarkivet bedömer att Stockholms Hamn sedan förra inspektionen arbetat med att ta fram styrdokument och rutiner men att de nu till viss del behöver uppdateras. Bolaget behöver även slutföra arbetet med att redovisa arkivet inför övergången till processbaserad informationsredovisning Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad. Box 22063, Stockholm. Telefon Fax Besöksadress Kungsklippan 6

2 SID 2 (8) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER FÖRELÄGGANDEN Stadsarkivet förelägger Stockholms Hamn att: - Uppdatera en ansvarsfördelning för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. - Anta stadens arkivregler vid styrelsemöte. - Uppdatera sina hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav. -Utreda möjligheterna att gallra och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. -Försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finans kvar. - Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. Observera att föreläggandet också gäller avslutade arkiv, t.ex. en föregångares arkiv som förvaras hos förvaltningen. Arkivbeskrivningen ska då fungera som en sorts historik. - Uppdatera arkivförteckningen så att den kan används för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningens ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. OBS! Om ny arkivförteckning (bevarandeförteckning) ska upprättas ska denna utgå från verksamhetens processer. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Bolaget ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. -Inkomma med en dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för förvaring av allmänna handlingar. Bolaget ska själva göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Stockholms Hamn ska senast den 31 januari 2014 inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats.

3 SID 3 (8) REKOMMENDATIONER Stadsarkivet rekommenderar Stockholms Hamn att: -Förutom de krav som finns i arkivreglerna bör hanteringsanvisningarna omfatta: - sekretess - hur handlingarna ska lagras under olika faser

4 SID 4 (8) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Bolaget har utsett bolagsjurist Gun Rudeberg till arkivansvarig och registrator/arkivarie är arkivsamordnare. I den ansvarsfördelning som bolaget tagit fram framgår att varje avdelning ska ha ett arkivombud men listan behöver dels kompletteras med vilka uppgifter respektive roll har samt vilka personer som innehar rollen, detta kan t.ex. göras i en bilaga. Stockholms Hamn ska uppdatera sin ansvarsfördelning för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. ARKIVREGLER Fullmäktige har fattat beslut om att stadens bolag ska följa stadens arkivregler på följande sätt: 4 december beslutade kommunfullmäktige att de kommunala bolagen ska anta stadens arkivregler vid bolagsstämma. Enligt överenskommelse mellan Stockholms Stadshus AB och SSA 2004 räcker det om ärendet behandlas på styrelsemöte. Detta framgår även av riktlinjerna (RL kap 1) Nya arkivregler är antagna, gäller från 1/ Med anledning av detta bör bolagsbeslutet formuleras: Bolaget ska följa Stockholms stads arkivregler och de riktlinjer som utfärdats med stöd av reglerna. Stockholms Hamn ska anta stadens arkivregler vid styrelsemöte. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Stockholms Hamn har sedan de anställde en arkivarie arbetat med att höja medvetenheten kring frågor om hantering av allmänna handlingar. Många medarbetare har arbetat länge inom bolaget och har god kännedom om områdets regelverk och rutiner. Arkivarien genomför utbildningar hos avdelningarna och informerar nyanställda om hanteringen av allmänna handlingar. Bolaget bedömer därför att kunskapen om hantering av allmänna handlingar är generellt sett god bland medarbetarna.

5 SID 5 (8) HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Bolaget håller på att sammanställa hanteringsanvisningar utifrån det generella förslag som stadsarkivet tagit fram. Förslaget måste bearbetas så att det stämmer med den hantering Stockholms Hamn har och fyllas på med kärnverksamhetens handlingar. Rutiner för postöppning och diarieföring finns Registrator/arkivarie sköter postöppning och det finns fullmakter för öppnande av personadresserad post. Bolaget håller på att se över rutinerna för att läsa e-post vid anställdas frånvaro men upplever att de lösningar som finns idag står i strid med stadens övriga regelverk. Så mycket som möjligt av inkommande e-post styrs mot bolagets gruppbox. Diarieföring sker dagligen i Diabas (inte stadens centrala installation). Handlingar skannas in och bevaras digitalt. Stockholms Hamn ska uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. Rekommendationer Förutom de krav som finns i arkivreglerna bör hanteringsanvisningarna omfatta: - sekretess - hur handlingarna ska lagras under olika faser BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Stockholms Hamn står inte inför några nu kända förändringar som kan påverka hanteringen av de allmänna handlingarna.

6 SID 6 (8) TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns i stor utsträckning Bolaget använder de generella gallringsbeslut som finns för staden men har även sedan inspektionen 2006 arbetat med att ta fram gallringsbeslut för stora delar kärnverksamhetens handlingar. Det finns dock ett behov av att genomföra en informationsvärdering för handlingar som rör säkerhet, tex hamnskyddsplaner. Bolaget har rutiner för att årligen genomföra föreskriven gallring. Bolaget ska utreda möjligheterna att gallra och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Stockholms Hamn har värderat sin digitala information och av den som ska bevaras finns en plan för anslutning till e-arkiv Stockholm. Leverans av information ur Port-IT kommer påbörjas under För information ur löne/personalsystem, ekonomisystem och diarium kommer leverans att ske i enlighet med e-arkivets anslutningsplan. Bolaget håller på att bygga upp en bildbank och behöver ta fram en strategi för att säkerställa att informationen kan bevaras på lång sikt. Arkivbeständiga produkter används Stockholms Hamn uppgav att de endast använder arkivbeständiga produkter. Bolaget binder in styrelseprotokoll och använder arkivpapper för de handlingar som ska bindas in. Bolaget ska försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finans kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivning behöver uppdateras Stockholms Hamn har en arkivbeskrivning men den behöver uppdateras för att korrekt beskriva verksamheten och arkivet, t.ex. vad gäller gallringsbeslut och hur diarieförda handlingar för dotterbolagen hanteras.

7 SID 7 (8) Arkivförteckning behöver uppdateras Bolaget har tidigare fått dispens för en egen struktur i arkivförteckningen som i stor utsträckning byggde på diarieplanen. Arkivförteckningen behöver uppdateras och bolaget behöver se över strukturen. Den nuvarande strukturen tydliggör inte vilka nivåer som är rubriknivåer och vilka som faktiskt innehåller volymer (i vissa fall är handlingar felaktigt förtecknade på rubiknivåer). Förteckningen måste även kompletteras med årtal för volymer samt redovisa digital information i egna och i stadsgemensamma system. Bolaget planerar att bryta arkivbildningen och övergå till processorienterad informationsredovisning senast vid årsskiftet. I samband med det ska en bevarandeförteckning påbörjas. Stockholms Hamn ska uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. Stockholms Hamn ska uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna förvaras i arkivlokal och i skåp Stockholms Hamn har två arkivlokaler samt ett antal dokumentskåp. Stadsarkivet inspekterade den ena arkivlokalen (ritningsarkiv) samt ett antal skåp. För ritningsarkivet finns en äldre dispens som medgavs med hänvisning bl.a. till att rutiner för lokalen drift och säkerhet tas fram. Bolaget måste kontrollera att rutinen har tagits fram. I ritningsarkivet uppmärksammades att handlingar bevarades i pärmar och att ritningar hängde framme. Stadsarkivet poängterar att handlingar som ska bevaras ska förvars på ett godkänt sätt. Ett antal av de dokumentskåp som inspekterades hade brandklass EI60 istället för föreskrivna EI120. Bolaget kan ansöka om dispens för förvaring i den lägre brandklassen men behöver då påvisa kompenserande åtgärder. Stockholms Hamn ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Bolaget ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs.

8 SID 8 (8) Stockholms Hamn ska inkomma med en dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för förvaring av allmänna handlingar. Bolaget ska själva göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Stockholms stadsarkiv Ellen Malm