Hantering av allmänna handlingar hos Hässelby Villastads skola

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR /2015 Sida 1 (8) SSA 2015:14 Hantering av allmänna handlingar hos Hässelby Villastads skola Närvarande från skolan: Anna Goliath Staffan Södergren Lena Loverfelt Guido Pillola intendent administratör, arkivhandläggare administratör, arkivhandläggare rektor Närvarande från Stadsarkivet: Christina Moberg inspektionsförrättare Matilda Ekström protokollförare Från Utbildningsförvaltningen deltog arkivarie Camilla Asp och enhetschef Annika Havås som ersatte arkivansvarig på Utbildningsförvaltningen på delegation. SAMMANFATTNING Hässelby Villastads skola inspekterades av Organisationen kring hanteringen av allmänna handlingar på skolan är under uppbyggnad och skolan arbetar för att ta fram fungerande rutiner. Det finns till viss del styrdokument och rutiner för arkiv- och informationshanteringen, men det finns brister främst vad gäller informationsredovisning samt registrering och förvaring av allmänna handlingar. Utbildningsförvaltningen fungerar som stöd för skolorna och tar fram mallar och styrdokument som publiceras på stadens intranät. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (8) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Hässelby Villastads skola att: - Fastsälla ansvarsfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. - Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex bildupptagningar) kan bevaras så länge den ska finnas kvar. - Uppdatera arkivbeskrivningen för perioden t.o.m. år Upprätta en arkivbeskrivning som gäller från år 2014 enligt anvisningar i riktlinjerna. - Avsluta arkivförteckningen enligt allmänna arkivschemat för perioden t.o.m. år 2013 så att den kan användas för att söka handlingar, både analoga och digitala, som ska bevaras. - Upprätta en bevarandeförteckning från år 2014 och som utgår från verksamhetens processer. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Hässelby Villastads skola ska senast den inkomma med en åtgärdsrapport där skolan skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Hässelby Villastads skola att: - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hanteringen av allmänna handlingar enligt regelverket. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post avseende upprättande och implementering av fullmakter för postöppning. Detta gäller både e-post och vanlig post. - Registrera e-post i högre grad. - Kontrollera att hanteringsanvisningarna tillämpas.

3 Sida 3 (8) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivorganisationen behöver förtydligas Arkivansvaret för de allmänna handlingarna ligger centralt på Utbildningsförvaltningen. Arkivansvaret omfattar alla arkivbildare inom förvaltningen, dvs. även alla skolor. Vid Stadsarkivets inspektioner har detta arkivansvar delegerats till utbildningsförvaltningens arkivfunktion som därför deltog vid inspektionen. Utbildningsförvaltningen har tagit fram en arkivinstruktion som gäller all verksamhet inom förvaltningen och där ansvarsfördelningen mellan den centrala förvaltningen och den enskilda skolan är reglerad. I arkivinstruktionen framgår vad respektive funktion inom arkivorganisationen har som uppgift. Rektor Guido Pillola har verksamhetsansvar för skolans hantering av allmänna handlingar, arkivhandläggare är Staffan Södergren och Lena Loverfelt som kommer arbeta under ledning av Anna Goliath. Skolan har alltså utsett personer som ska ingå i arkivorganisationen, men organisationen behöver fastställas och tydligare dokumenteras, förslagsvis som en bilaga till arkivinstruktionen över vem som innehar resp. funktion. Eftersom personerna som ingår är nya i sina roller behöver skolan även arbeta med att förankra arkivorganisationen på skolan. Fastställa ansvarfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Personalen på skolan har generellt sett kunskaper om vad det innebär att arbeta inom offentlig förvaltning och i stort hur allmänna handlingar ska hanteras. Vid oklarheter vet personalen vart de ska vända sig. Vid nyanställning ges personalen en introduktion, men det ingår inte något särskilt avsnitt om offentlighet och sekretess. Utbildningsförvaltningen informerade om att de tagit fram en informationsfolder Allmänna handlingar och sekretess, en kort introduktion som kan användas som del i introduktion till nyanställda. Utbildningsförvaltningens arkivarier anordnar gemensamma utbildningar för stadens skolor i arkiv- och informationshanterings-

4 Sida 4 (8) frågor och skolan är intresserade av vad som erbjuds under nästa år. Skolan har även gått externa kurser för att kompetensutveckla sig. Rekommendation Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hanteringen av allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda rutiner för postöppning och diarieföring finns delvis Hässelby Villastads skola uppger att de får väldigt lite analog post, men den som kommer tas omhand och öppnas samt lämnas till diarieföring. Diarieföring sker av Anna och Lena i Diabas. Skolan är intresserad av att få en mer digital hantering generellt, där även hanteringen av handlingar i diariet ingår. Utbildningsförvaltningen tar med sig frågan för att fundera på hur det passar in i förvaltningens övriga planering. Skolan har en gemensam e-postlåda som bevakas av flera personer, även under skollov etc. De flesta mail går dock direkt till personalen vilket betyder att det är av stor vikt att personalen har kunskap om hur handlingarna ska hanteras och vad som ska diarieföras. Eftersom förhållandevis få handlingar når registrator finns det skäl att tro att det finns ytterligare handlingar som borde diarieföras. Skolan har inte som rutin att kollegor ger varandra tillgång till den personliga e-postlådan. Personalen använder dock alltid ett automatiskt frånvaromeddelande. Stadsarkivet informerade om att detta inte är en tillräcklig åtgärd för att tillgodose lagstiftningens krav och stadens e-postregler. Istället kan man se till att inkommen e-post automatiskt vidarebefordras till en kollega i tjänst eller till den gemensamma e-postlådan. Inkommen post som rör elevhälsan lämnas till berörd person inom elevhälsan. Där sker registrering av handlingar och journalföring i systemstödet PMO. Elevhälsan tillhör en central funktion i staden som även ansvarar för back-up-rutiner. Övriga rutinbeskrivningar Skolan har inte sett något behov av att ta fram egna rutinbeskrivningar inom dokumenthanteringen. Skolan har ytterst få ärenden som rör sekretess eller utlämnande (som inte rör utlämnande av handling om det egna barnet), men i förekommande fall har de diskuterat frågan med Utbildningsförvaltningen. Om behovet uppstår finns redan framtagna dokument och rutinbeskrivningar att ta del av på Utbildningsförvaltningens samarbetsyta.

5 Sida 5 (8) Hanteringsanvisningarna är uppdaterade Skolan använder de hanteringsanvisningar som är utarbetade av Utbildningsförvaltningens arkivarier och som gäller för samtliga grundskolor. Hanteringsanvisningarna är uppställda utifrån skolans klassificeringsstruktur och innehåller både analog och digital information. Enligt uppgift arbetar personalen i skolans ledningsgrupp med att sätta sig in i hanteringsanvisningarna och dess funktion och ska sedan sprida dem vidare inom organisationen. Vid ändringar uppdateras hanteringsanvisningarna av Utbildningsförvaltningens arkivarier. Anvisningarna uppdaterades senast under sommaren 2015 efter att Stadsarkivet fattat ett nytt gallringsbeslut i början av året för skolornas verksamhet (SSA 2015:02). Hanteringsanvisningarna finns publicerade på samarbetsytan på intranätet. Kontrollera att hanteringsanvisningarna tillämpas. Rekommendationer Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post avseende upprättande och implementering av fullmakter för postöppning. Detta gäller både e-post och vanlig post. Registrera e-post i högre grad. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas av skolan. De generella gallringsbesluten reglerar information inom styr- och stödverksamheten samt information av tillfällig eller ringa betydelse. Skolan tillämpar det myndighetsspecifika gallringsbeslutet SSA 2015:02 som gäller för information inom skolverksamheten. Inget behov av nytt gallringsbeslut finns i dagsläget. Gallringsbeslut tillämpas Förvaltningen har under senaste året gått igenom den arkiverade informationen och verkställt gallring retroaktivt. Nu uppger skolan att de i huvudsak ligger i fas med gallringen. Gallring av sekretessreglerad information genomförs enligt uppgift under kontroll.

6 Sida 6 (8) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digital information För sin digitala hantering använder Hässelby Villastads skola enbart centrala system där arkivansvaret antingen ligger hos Utbildningsförvaltningen eller hos Stadsledningskontoret. Ett arbete med att arkivera skolornas webbplatser i e-arkiv Stockholm kommer påbörjas under 2016 och hanteras från Utbildningsförvaltningen centralt. Bevara digitala bilder Skolan har digitala bilder/fotografier som förvaras i kataloger på nätverkets server, t ex bilder som används till webbpublicering och för att dokumentera verksamheten. Enligt hanteringsanvisningarna ska fotografier bevaras i urval. Det är viktigt att fotografierna beskrivs ordentligt och åtföljs av nödvändig metadata. Skolan behöver bestämma om arkivering ska ske digitalt eller om urvalet skrivs ut på fotopapper och arkivläggs i arkivbox. Om en digital arkivering ska ske innebär det i förlängningen en leverans till e-arkiv Stockholm. Arkivbeständiga produkter används Skolan använder arkivbeständiga produkter vad gäller pennor, papper, aktomslag, arkivkartonger, skrivare och kopiatorer. Samtlig maskinell utrustning kommer från Volvo IT, med undantag av en enskild skrivare hos rektorn samt hos skolhälsan. Dessa skrivare används endast för kopior. Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex bildupptagningar) kan bevaras så länge den ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivning behöver upprättas Hässelby Villastads skola saknar arkivbeskrivning och behöver därför ta fram en beskrivning som ger en överblick och som beskriver verksamheten och arkivbildningen för perioden t.o.m. år Arkivförteckning behöver upprättas Skolan har inte hittat någon arkivförteckning men i arkivet är kartongerna ordnade och i vissa fall märkta med seriehänvisningar. En arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat som avser perioden t.o.m. år 2013 behöver upprättas. Stadsarkivet påminde om

7 Sida 7 (8) att även den digitala informationen ska redovisas även om den finns i stadsgemensamma system. Ny arkivbeskrivning och bevarandeförteckning ska upprättas Fr.o.m. år 2014 ska Hässelby Villastads redovisa sin information enligt stadens PIR-modell, processorienterad informationsredovisning. Skolan behöver därför upprätta en ny arkivbeskrivning och en bevarandeförteckning enligt den nya modellen från 2014 och framåt. Upprätta en arkivbeskrivning för perioden t.o.m. år Upprätta en arkivbeskrivning som gäller från år 2014 enligt anvisningar i riktlinjerna. Upprätta en arkivförteckningen enligt allmänna arkivschemat för perioden t.o.m. år 2013 så att den kan användas för att söka handlingar, både analoga och digitala, som ska bevaras. Upprätta en bevarandeförteckning från år 2014 och som utgår från verksamhetens processer. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Skolan meddelar att man inte väntar sig några större förändringar inom verksamheten som kan komma att påverka arkivfrågorna. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna förvaras i arkivlokal Skolan förvarar sina arkivhandlingar i två arkivlokaler. Skolan behöver försäkra sig om att lokalen lever upp till kraven om förvaring i Riksarkivets föreskrift RA-FS 2013:4. För lokal A1065 behöver följande kontrolleras: att brandspjäll finns vid ventiler För lokal A1067 behöver följande kontrolleras: att brandspjäll finns vid ventiler att takbelysningen har godkänd IP-klass Dokumentskåp används Enligt gällande föreskrifter och regler ska skolans allmänna handlingar som ska bevaras eller har en gallringsfrist på mer än två

8 Sida 8 (8) år förvaras skyddat. Detta innebär t ex att dokumentskåp ska ha brandklass EI 120, dvs. två timmars brandskydd. Inspektionen visade att skolan använder flera dokumentskåp som inte lever upp till dessa krav och dessa behöver följaktligen bytas ut mot godkända skåp. Följande skåp kontrollerades: hos skolsköterskan och skolkurator finns låsbara plåtskåp helt utan brandklass, hos skolpsykologen används skåp med brandklass EI 60 låsbara plåtskåp helt utan brandklass används till elevdokumentation på expeditionen Vid inspektionen hittades inte nyckeln till skåpet med de diarieförda handlingarna, men skolan har i efterhand meddelat att skåpets brandklass understiger två timmars skydd och att det kommer att bytas ut mot ett godkänt skåp. Skolan behöver säkerställa att ev. andra skåp som används för bevarandehandlingar eller handlingar med en gallringfrist på mer än två år uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrift RA-FS 2013:4. Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras Christina Moberg Inspektionsförrättare