Hantering av allmänna handlingar hos Stockholms stads Parkerings AB

Transkript

1 Handläggare: Harald Löfgren Inspektionsrapport DNR /15 Sida 1 (7) SSA 2015:4 Hantering av allmänna handlingar hos Stockholms stads Parkerings AB Närvarande från bolaget: Boris Amsköld Jessica Lindau Johan Köhler Administrativ chef/arkivansvarig Ekonomicontroller/kontakperson Redovisningsassistent / tf registrator Närvarande från stadsarkivet: Harald Löfgren Inspektionsförrättare Matilda Ekström Protokollförare SAMMANFATTNING Stockholms Stads Parkerings AB inspekterades den 24 mars Inspektionen avsåg bolagets hantering av allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Bolaget inspekterades senast den 18 september Hanteringen av allmänna handlingar hos Stockholm Parkering är generellt god. Stadsarkivet konstaterade att bolaget har arbetat aktivt med arkivfrågorna och tagit fram rutiner för stora delar av sin arkiv- och dokumenthantering. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (7) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Förelägganden Stadsarkivet förelägger Stockholms Stads Parkerings AB att: - Verkställa gallring. - Uppdatera arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Bolaget ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar inom kärnverksamheten ska prioriteras. Rekommendationer: Stadsarkivet rekommenderar Stockholms Stads Parkerings AB att: - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. - Registrera allmänna sekretess belagda handlingar. - Fastställa ansvar och rutiner för att e-post tas om hand samma dag den kommer in. Stockholm Parkering ska senast den 30 september 2015 inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.

3 Sida 3 (7) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Stockholm Parkering har fastställt arkivansvaret i en skriftlig instruktion som är en del av arkivbeskrivningen. Arkivansvarig är bolagets administrative chef Boris Amsköld. Jessica Lindau är arkivsamordnare och Sif Jobe och Johan Köhler ansvarar för diariet. Inom varje affärsområde finns även ansvariga utsedda som bevakar arkivfrågorna. Bolaget har även abonnemang på en arkivarie från stadsarkivets uppdragsverksamhet. Bolagets arkivorganisation är ny och ett par av redogörarna inte haft uppgifterna innan är det svårt att veta om organisationen fungera i praktiken. ANTAGANDE AV ARKIVREGLER Stockholm Parkering har antagit stadens arkivregler vid ett styrelsemöte den 10 november KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån bedöms som generellt god inom bolaget och personalen är enligt uppgift väl medveten om att man arbetar inom en offentlig verksamhet som hanterar allmänna handlingar. Inför övergången till processorienterad informationsredovisning har informationstillfällen genomförts och frågorna diskuteras regelbundet. Bolaget upplever att kunskapsnivån hos de som hanterar största delen av dokumentationen har bra kunskaper och att övriga vet vem de ska fråga om det råder oklarheter kring hanteringen. Bolaget håller på att se över sitt introduktionsprogram och stadsarkivet rekommenderar att man då tar med ett avsnitt om hantering av allmänna handlingar. Rekommendationer Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Rutiner för postöppning och diarieföring finns till stor del Stockholm Parkering har goda rutinerna för att öppna och ta om hand post och e-post som inkommer till centrala funktionsbrevlågorna. All analog post öppnas och det finns backup för öppning och diarieföring av post. Rutiner för att bevaka e-post

4 Sida 4 (7) vid semester eller annan frånvaro är inte helt fastställd. Antingen kan till den egna e-postlådan behörighet ges till en kollega i Outlook eller att man själv läser sin e-post via telefonen. Det är bra att påminna om vilka rutiner som gäller e-posten inför semestertider. Diarieföring sker i Diabas och inkomna handlingar skannas. Bolaget har inte helt gått över till en digital hantering och därför finns även pappersakter med de diarieförda handlingarna. Handlingarna registreras utifrån bolagets klassificeringsstruktur. Sekretesshandlingar förekommer inom verksamheten men de diarieförs inte alltid. Särskilt när det gäller personalhandlingar är rutinerna oklara. Det går att göra en sekretessmarkering i Diabas samt på akten (markeringen ska då hänvisa till tillämpbar sekretessparagraf) men det är möjligt att ha ett separat register för sekretessbelagda personalhandlingar. Registret ska då uppfylla kraven i Offentlighet- och sekretesslagen 5 kap 2. Registrering av handlingar sker idag även i andra system, främst CRM. Vissa handlingstyper registreras både i Diabas och i CRM och bolaget ska se över rutinerna för att undvika dubbelregistrering. Ordna handlingar enligt fastställda anvisningar Bolaget har mycket detaljerade och ambitiösa hanteringsanvisningar. I hanteringsanvisningarna finns hänvisningar till det kommande gallringsbeslutet kring information i bygg- och anläggningsprojekt. Rutinerna för hanteringen är kända inom organisationen och har kommunicerats på informationsträffar. Anvisningarna ska även publiceras på intranätet. Rekommendationer Registrera allmänna sekretess belagda handlingar. Fastställa ansvar och rutiner för att e-post tas om hand samma dag den kommer in. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas på bolaget. De generella gallringsbesluten reglerar framför allt information som

5 Sida 5 (7) uppkommer inom stödverksamheten. Utöver ovan generella gallringsbeslut har bolaget nyligen tagit fram ett myndighetsspecifikt gallringsbeslut, beslut 2014:28. Stadsarkivet håller tillsammans med berörda verksamheter på att ta fram ett gallringsbeslut för information i bygg- och anläggningsprojekt som kommer påverka bolagets hantering. Tillämpning av gallringsbeslut Stockholm Parkering har väl fungerande rutiner för att genomföra föreskriven gallring. Bolaget har sitt slutarkiv hos extern leverantör som årligen genomför gallring. Tillämpningen av gallringsbeslut 2007:12, avseende information av tillfällig och ringa betydelse, är dokumenterad i bolagets hanteringsanvisningar. Stockholm Parkering behöver dock se över det äldre materialet och säkerställa att gallring skett även där. Arbetet är påbörjat vad gäller upphandlingsärenden men det kan vara aktuellt även inom andra områden (t.ex. inom personalhandlingar). Föreläggande Verkställa gallring. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digitala handlingar Bolaget använder ett flertal system för sin hantering av digital information, t ex CRM, Hogia, Trix, NAV och Diabas. Inom den närmsta tiden ska bolaget övergå till att använda det stadsgemensamma ekonomisystemet Agresso. Bolaget använder även Cognos där arkivansvaret ligger hos stadsledningskontoret. För de system bolaget har systemansvar ansvara de även för arkivering av den information som ska bevaras. Stadsarkivet tar årligen fram en plan för anslutning till e-arkiv Stockholm där flera av bolagets system finns med för de kommande åren. Närmast i tid ligger arkivering av bolagets webbplats (anslutning påbörjas under 2015). Bolaget ansvara för att informationen i systemen bevaras på lång sikt inför leverans till stadens e-arkiv. Skrivmateriel Stockholm Parkering använder godkända pennor, papper, aktomslag och arkivkartonger. Skrivare och kopiatorer är levererade av Volvo IT och ska enligt leverantör vara arkivgodkända.

6 Sida 6 (7) DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver uppdateras Bolaget har en nyligen framtagen arkivbeskrivning som ger en bra överblick. Beskrivningen är dock gemensam för den nuvarande informationsredovisningen och den tidigare (Stockholm Parkering ). Varje redovisning behöver ha en egen arkivbeskrivning så den nuvarande arkivbeskrivningen behöver delas upp i två. Arkivförteckning och bevarandeförteckning Bolaget har arbetat med att slutföra sin arkivförteckning tom 2013 och är i princip klar. Den nya bevarandeförteckningen är påbörjad och förs enligt processorienterad struktur. Förelägganden Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. BEVAKNING AV ARKIVFRÅGOR VID FÖRÄNDRINGAR Stockholm Parkering uppger att de inte väntar sig några större förändringar av verksamheten som skulle kunna komma att påverka arkivbildningen. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Arkivlokaler och arkivskåp Stockholm Parkering har sitt slutarkiv hos Recall, lokalen ska enligt uppgift uppfylla kraven på förvaring av allmänna handlingar. Bolaget har även ett närarkiv i källarplan på Palmfeltsvägen 5. Lokalen är inte godkänd ur arkivsynpunkt och lever inte upp till kraven i Riksarkivets föreskrift om arkivförvaring, RA-FS 2013:4 och bolaget planerar därför att köpa in arkivskåp och ställa i lokalen. Stadsarkivet informerade om att det finns möjlighet att ansöka om dispens från kraven på brandklass EI 120 (dvs att det står emot brand i två timmar) om bolaget kan ange på kompenserande åtgärder. I kontorslokalerna har bolaget ett stort antal skåp som innehar brandklass EI 120. Förelägganden Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års

7 Sida 7 (7) gallringsfrist eller kortare. Bolaget ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar inom kärnverksamheten ska prioriteras Harald Löfgren Inspektionsförrättare