Hantering av allmänna handlingar hos Bromma stadsdelsförvaltning

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Ylva Taubert Lindberg Inspektionsrapport 2017:07 DNR /2017 Sida 1 (9) Hantering av allmänna handlingar hos Bromma stadsdelsförvaltning Närvarande från förvaltningen: Anton Berg arkivarie/arkivansvarig Peter Dacke avd.chef administration Sara Stenbaek nämndsekreterare och registrator Jonas Markgren intern service Mattias Pettersson IT-strateg Närvarande från Stadsarkivet: Ylva Taubert Lindberg inspektionsförrättare Christina Moberg protokollförare Närvarade gjorde också Radha Hillarp Katz, stadsdelsarkivarie. SAMMANFATTNING Bromma stadsdelsförvaltning inspekterades av den 4 maj Hanteringen av allmänna handlingar hos förvaltningen är generellt god eller mycket god. De områden där Stadsarkivet kunde konstatera vissa brister var informationsredovisningen och arkivförvaringen. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (10) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Förelägganden Stadsarkivet förelägger Bromma stadsdelsförvaltning att: - Bevaka vilka konsekvenser införande av edok och avveckling av Ciceron/Diabas samt återtagandet av verksamheten inom särskilda boenden under hösten 2017 kan innebära för hanteringen av de allmänna handlingarna. - Rätta till brister i arkivlokalen enligt följande: se till att brandsläckare finns inom max 25 m från både närarkivet och slutarkivet. Tidigare genomförda åtgärder i slutarkivet behöver besiktigas och kvalitetssäkras. - Inkomma med en dispensansökan för dokumentskåp som motstår brand kortare tid än två timmar. Dispensansökan ska ange kompenserande åtgärder för det lägre brandskyddet. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. - Förvara allmänna handlingar skyddade och i låsta skåp när handläggare lämnar rummet. Detta är särskilt viktigt för handlingar som är sekretessklassade. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. - Revidera bevarandeförteckningen (enligt PIR) så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Slutförteckna tidigare arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat. - Förteckna egen arkivbildare som kommer att flyttas till och förvaras hos förvaltningen (Mälarbackens vård och omsorgsboende). Bromma stadsdelsförvaltning ska senast den inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists

3 Sida 3 (10) utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.

4 Sida 4 (10) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts och arbetsuppgifter har fördelats Bromma stadsdelsförvaltning har fastställt arkivansvaret i en skriftlig instruktion. I arkivinstruktionen framgår förvaltningens ansvarsfördelning och roller inom arkivhanteringen på ett tydligt och överskådligt sätt. Arkivarie Anton Berg, med position i stadsdelsförvaltningens stab, är arkivansvarig och arkivhandläggare. Utöver det har man även utsett arkivredogörare inom de olika verksamhetsområdena, minst en per enhet. Stadsdelsförvaltningen uppger att arkivorganisationen fungerar mycket bra. Utsedda roller och ansvar är väl kända ute i verksamheten. Arkivarie Anton Berg är relativt ny på förvaltningen och har lagt stor del av sin tid hittills på att komma ut och presentera sig för medarbetarna. Arkivinstruktionen beslutas på ledningsnivå en gång per år och anmäls till nämnden. Bevakning av arkivfrågor vid verksamhetsförändringar Bromma stadsdelsförvaltning kommer att avveckla Diabas/Ciceron i slutet av år 2017 för att istället införa det stadsgemensamma ärende- och dokumenthanteringssystemet edok. Övergången innebär en hel del arbete med att anpassa diarieföringen och ärendehanteringen till det nya systemstödet, men också att införa nya gemensamma arbetssätt och standardiseringar. Förberedelser inför edok pågår redan och Stadsarkivet uppmanar förvaltningen att fortsätta bevaka vilka konsekvenser införandet av edok får för informationshanteringen. Senare under år 2017 kommer stadsdelsförvaltningen att återta verksamheten inom särskilda boenden från extern part och ett arbete för att förbereda detta pågår. Förändringen kommer att påverka förvaltningens arkivbildning och detta behöver därför bevakas. Förelägganden Bevaka vilka konsekvenser införande av edok och avveckling av Ciceron/Diabas samt återtagandet av verksamheten inom särskilda boenden under hösten 2017 kan innebära för hanteringen av de allmänna handlingarna.

5 Sida 5 (10) KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Förvaltningen anser att kunskapen hos medarbetarna om hur allmänna handlingar ska hanteras är generellt god. Förvaltningen utför ett pågående arbete med att sprida kunskapen inom organisationen, bland annat i form av regelbunden information på arbetsplatsträffar (APT) och via intranätet, men också genom de olika arkivredogörarna med vilka arkivarien har regelbundna informationsträffar. Arkivarien har också haft en särskild genomgång med handläggare inom socialtjänsten. Nya medarbetare erbjuds introduktion under en dag och får då bland annat information om allmänna handlingar, offentlighet, sekretess och andra frågor rörande informationshanteringen. Förvaltningen uppger att man upplever ett engagemang och intresse hos medarbetarna för de här frågorna. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda rutiner för postöppning och diarieföring finns och fungerar väl Bromma stadsdelsförvaltning har goda rutiner vad gäller postöppning och diarieföring. Inkommen post inkommer centralt till förvaltningen och öppnas och sorteras av intern service för att fördelas vidare till registrator för diarieföring. Registrator sköter all diarieföring och delar ut ärenden till berörda handläggare. Det finns två registratorer och arkivarien fungerar som back-up vid eventuell frånvaro. Förvaltningen hanterar idag så kallade dubbla akter, vilket innebär att de skannar diariehandlingarna och kopplar digitala filer till diariet, men förvarar de också i pappersakter. Förvaltningen upplever att allt som ska diarieföras lämnas till registrator, även utgående handlingar. Fullmakt för postöppning upprättas för varje medarbetare. Denna inkluderar även e-posten. Inför semestertider påminner man förvaltningens medarbetare om att fördela ansvar och att skapa autosvar med hänvisning samt att bevaka varandras e-post i Outlook. Förvaltningen har tagit fram flera skriftliga rutinbeskrivningar som delas ut till medarbetarna. Dessa tar bland annat upp rutiner för posthantering, utlämnandefrågor och handlingars offentlighet och sekretess.

6 Sida 6 (10) Registrator bevakar att diarieförda ärenden avslutas och arkivläggs regelbundet samt stämmer av med handläggare att ärendena är kompletta. Akter från innevarande och föregående år förvaras hos registraturet och man uppger att det finns bra rutiner för att avsluta ärenden i tid. Arkivarien ser till att akterna rensas på handlingar som inte hör till ärendet innan arkivläggning. Hanteringsanvisningar används i en anpassad version Hanteringsanvisningarna är uppställda utifrån stadsdelsförvaltningarnas klassificeringsstruktur och innehåller både analog och digital information. Stadsarkivet anser att hanteringsanvisningarna är väl genomarbetade och det är tydligt att de uppdateras löpande efter behov. Förvaltningen använder de hanteringsanvisningar som är utarbetade av stadsdelsarkivarierna och som gäller för samtliga stadsdelsförvaltningar, men har anpassat dem genom att använda avgränsade utsnitt ett för varje verksamhetsområde/enhet för att underlätta användandet för den enskilde medarbetaren. Stadsarkivet påpekade att utsnitten saknar hänvisningar till aktuell processbeteckning och processnamn, men förvaltningen menar att detta är ett medvetet val, då handläggarna inte registrerar sina ärenden själva och denna information inte behövs för den enskilde. Man uppger att medarbetarna har god kännedom om hanteringsanvisningarna och dess funktion och att de fungerar väldigt bra. De kompletta hanteringsanvisningarna finns tillgängliga på intranätet. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas av förvaltningen. De generella gallringsbesluten reglerar information inom framför allt stödverksamheten (t ex personal och löner) samt information av tillfällig och ringa betydelse. Förvaltningen tillämpar även ett antal gallringsbeslut som gäller för samtliga stadsdelsförvaltningar, exempelvis beslut SSA 2015:23. Förvaltningen uppger att man i nuläget inte har något behov av ytterligare gallringsbeslut. Gallringsbeslut tillämpas Förvaltningen verkställer den gallring som skall genomföras och uppger att man ligger i fas med gallringen. Gallringen sker på ett

7 Sida 7 (10) säkert och kontrollerat sätt. Den digitala gallringen i de stadsgemensamma systemstöden, t ex Paraplyet och Agresso, sker centralt och sköts av Stadsledningskontoret. För att underlätta verkställandet av gallring förvaras det gallringsbara materialet åtskilt från bevarandematerialet i arkivet. Förvaltningens utförarenheter har informerats om att gallring ska verkställas enligt fastställda beslut, men arkivarien har ännu inte hunnit besöka alla utförarenheter för att kontrollera att gallring har skett. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingar förvaras i arkivlokaler Stadsdelsförvaltningen förvarar sina arkivhandlingar i två olika arkivlokaler, ett närarkiv och ett slutarkiv. Båda lokalerna finns belägna i nära anslutning till förvaltningens kontorslokaler på Gustavslundsvägen 151 G (plan 4, vilket är entréplanet) och båda granskades vid inspektionen. Slutarkiv: Förvaltningens slutarkiv innehåller bevarandehandlingar från år 1999 och framåt. Här förvaras också två tidigare arkivbildare från (Bromma stadsdelsnämnd och Västerleds stadsdelsnämnd innan hopslagningen Slutarkivet innehåller även gallringsbara handlingar. - Efter Stadsarkivets inspektion år 2011 förelades förvaltningen att åtgärda ett flertal brister i lokalen och man uppger att dessa har gjorts. Dock saknas det dokumentation över genomförda åtgärder, varför en oberoende besiktning av lokalen och dess nuvarande status avseende brandsäkerhet och skydd behöver fastställas. Bland annat var det oklart om tätningen vid den borttagna trappan var tillräcklig samt om väggen runt lokalens dörr håller för brand i två timmar. - I lokalen finns ett elektriskt element. Detta ska vara slutet eller försett med överhettningsskydd och dess yttemperatur får inte överstiga 60 grader. - Dessutom befinner sig lokalen i angränsning till ett garage, vilket skulle kunna föranleda att den anslutande väggen behöver tätas och förstärkas för att kunna leva upp till kraven i Riksarkivets föreskrifter för arkivlokaler, RA-FS 2013:4.

8 Sida 8 (10) - Slutligen ska det finnas en brandsläckare inom max 25 meters avstånd från lokalen. Detta saknas och behöver åtgärdas. Närarkiv: I förvaltningens närarkiv förvaras avslutade socialtjänstakter som senare ska gallras och levereras till Stadsarkivet. Dispens för den lägre brandklassen EI 60 (en timmes brandskydd) finns för denna lokal. Även denna lokal saknar brandsläckare. Dokumentskåp håller lägre brandklass än EI 120 Förvaltningen använder sig av ett stort antal dokumentskåp på flera kontorsvåningar på Gustavslundsvägen 151. Man har nyligen gjort en inventering av skåpen för att fastställa deras brandklass. Inventeringen visade att flera skåp innehar brandklass EI 60 och förvaltningen behöver därför ansöka om dispens för detta. Inga av förvaltningens dokumentskåp har lägre brandklass än EI 60. Känsliga handlingar förvaras olåst Förvaltningen uppgav att flera skåp innehållandes sekretessbelagda uppgifter (t ex inom socialtjänsten) står olåsta på arbetsrummen när handläggare inte är på plats. Detta utgör en säkerhetsrisk som ska undvikas och rutinerna för detta behöver ses över. Förvaring hos utförarenheter Vad gäller stadsdelsförvaltningens utförarenheter inom äldreomsorg, förskola, personer med funktionsnedsättning samt individ och familj förvaras idag en del handlingar lokalt ute hos enheterna. Stadsarkivet påminde om att handlingar som har en längre gallringsfrist än två år ska de förvaras skyddat enligt RA-FS 2013:4. Förelägganden Rätta till brister i arkivlokalen enligt följande: se till att brandsläckare finns inom max 25 m från både närarkivet och slutarkivet. Tidigare genomförda åtgärder i slutarkivet behöver besiktigas och kvalitetssäkras. Inkomma med en dispensansökan för dokumentskåp som motstår brand kortare tid än två timmar. Dispensansökan ska ange kompenserande åtgärder för det lägre brandskyddet. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Förvara allmänna handlingar skyddade och i låsta skåp när handläggare lämnar rummet. Detta är särskilt viktigt för handlingar som är sekretessklassade. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras.

9 Sida 9 (10) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digital information För sin digitala hantering använder stadsdelsförvaltningen centrala system såsom Paraplyet, Agresso och Lisa. Förvaltningens webbplats ingår i domänen stockholm.se. Bevarandeinformation från dessa centrala systemstöd levereras till e-arkivet via Stadsledningskontoret. Förvaltningen använder inga egna system. Digitala bilder som upprättas inom förskoleverksamheten levereras till e-arkivet löpande varje år och lösningen fungerar bra. Förvaltningen använder sig av sociala medier och har konton på Facebook, Twitter och Instagram. Information som publiceras i sociala medier ska hanteras i enlighet med den vägledning för arkivering av webb och sociala medier som Stadsarkivet kommer ge ut i juni detta år. Arkivbeständiga produkter används Förvaltningens har god kunskap om vilka produkter som får användas och köpas in. Alla verksamhetsområden använder arkivbeständiga produkter vad gäller pennor, papper, aktomslag, arkivkartonger, skrivare och kopiatorer. Samtlig manuell utrustning kommer från HCL (tidigare Volvo IT). Förvaltningen binder inte in några handlingar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivning finns och är uppdaterad Stadsdelsförvaltningen har en nyligen uppdaterad arkivbeskrivning som ger en bra översikt och på ett föredömligt sätt beskriver verksamheten och arkivbildningen, dess organisation och sökingångar. Arkivbeskrivningen täcker den period arkivbildaren funnits, dvs. från 1999 och framåt. Förvaltningen behöver endast förtydliga ett par småsaker angående förvaring av och gallringsfrister för handlingar hos utförarenheter. Bevarandeförteckningen behöver förtydligas Stadsdelsförvaltningens arkivbildning är från år 1999 och uppdelad på två olika förteckningar. Åren är förtecknade enligt allmänna arkivschemat och från år 2012 är förteckningen enligt stadens modell för processorienterad informationsredovisning, PIR. Förteckningen är uppdaterad till och med år 2016 och man har en god rutin för att hålla den aktuell.

10 Sida 10 (10) Vissa processer behöver uppdateras med redovisning på volymnivå och i flera fall saknas beteckningar för särredovisade handlingsslag (nämndprotokoll m.m.) som anges på samma sätt som en processbeteckning, vilket är missvisande. Förvaltningen använder systemstödet Visual Arkiv för att förteckna sitt arkiv och sannolikt är det som Stadsarkivet anmärker på en följd av hur systemet är utformat och hur dess utskriftsrapporter ser ut. För att göra förteckningen mer tydlig och förståelig behöver förvaltningen dock se över möjligheterna att komplettera med volymsigna och en inledande beskrivning av hur de särredovisade handlingsslagen inom en och samma process har benämnts. Förvaltningen behöver också se över processernas namn i bevarandeförteckningen, då dessa inte alltid stämmer överens med processnamnen i klassificeringsstrukturen. Tidigare arkiv behöver slutförtecknas Arkivet för perioden följer allmänna arkivschemat och är till stor del färdigförtecknat. Förvaltningen uppger dock att flera volymer behöver packas om eftersom de inte har fyllts upp helt med handlingar. Arbetet kommer att innebära en omfördelning av volymindelningen, en ny kartongläggning och en omförteckning av flera serier. Förvaltningen behöver även kontrollera att brytpunkten mellan de två förteckningarna följer årsskiftet 2011/2012 inom alla serier. Handlingar från egen arkivbildning ska förtecknas Mälarbackens vård och omsorgsboende är egen arkivbildare som kommer att flyttas till förvaltningen under året och förvaras där. Arkivbildningen inkluderar 280 äldreboenden och handlingarna behöver förtecknas. Förelägganden Revidera bevarandeförteckningen (enligt PIR) så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Slutförteckna tidigare arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat. Förteckna egen arkivbildare som kommer att flyttas till och förvaras hos förvaltningen (Mälarbackens vård och omsorgsboende) Ylva Taubert Lindberg Inspektionsförrättare