Hantering av allmänna handlingar hos Micasa Fastigheter AB

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport 2019:04 DNR /2019 Sida 1 (9) Hantering av allmänna handlingar hos Micasa Fastigheter AB Närvarande från bolaget: Monica Slama Eva Westling Kerstin Bjelfvenstam Marie Eriksson Joakim Celius Marcus Wistrand administrativ chef HR-ansvarig utredare utredare it-säkerhetssamordnare (deltog delvis) miljöansvarig (deltog delvis) Närvarande från Stadsarkivet: Christina Moberg inspektionsförrättare Ylva Taubert Lindberg protokollförare Petter Sävström åhörare SAMMANFATTNING Micasa Fastigheter AB inspekterades Hanteringen av allmänna handlingar hos bolaget är i stora delar god även om vissa brister kunde konstateras. Bland annat finns det ett behov av att planera för att den digitala informationen hanteras på ett säkert sätt på lång sikt samt att se över gallringsbesluten. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (9) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Micasa Fastigheter AB att: - Fastställa och förtydliga en ansvarsfördelning för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. - Komplettera hanteringsanvisningarna enligt anvisningar i riktlinjerna. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. - Inkomma med dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för dokumentskåp som motstår brand kortare tid än två timmar. Förvaltningen ska dock själva göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. - Försäkra sig om att den digitala informationen (bland annat information som lagras i systemen Hogia och Business Visma samt på gruppdiskar) förvaras och hanteras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge som den ska finnas kvar. - Försäkra sig om att det finns en strategi/plan för hur den digitala informationen ska hanteras på lång sikt och att den är dokumenterad och förankrad i organisationen. - Utreda möjligheterna att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Verkställa gallring. Micasa Fastigheter AB ska senast inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.

3 Sida 3 (9) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivregler är antagna av styrelsen Kommunfullmäktige har genom ett ägardirektiv fattat beslut om att de kommunala bolagen ska följa stadens arkivregler. Micasa har antagit stadens arkivregler i samband med ett styrelsemöte den 16 februari Arkivansvar och fördelning av arbetsuppgifter I bolagets arkivpolicy anges att den administrativa chefen är arkivansvarig men i arkivbeskrivningen anges att Marie Eriksson, utredare, är arkivansvarig. Vid inspektionstillfället rådde osäkerhet kring vem det egentligen är som har denna roll och detta behöver redas ut och fastställas. På varje avdelning är respektive avdelningschef arkivombud. Bolaget uppger att alla arkivombud är medvetna om vilket ansvar som följer med rollen men att det kan variera hur insatt man är i frågorna. Vid osäkerhet så vet man vem man ska fråga. Bevakning av konsekvenser för arkiv- och informationshanteringen vid verksamhetsförändringar I december 2019 kommer bolaget att börja använda ett nytt fastighetssystem, FAST2. En utredare har fått i uppdrag att titta på hur detta kommer att påverka informationshanteringen. I övrigt uppger bolaget att man inte genomgått eller planerar att genomgå några stora verksamhetsförändringar som påverkar arkivoch informationshanteringen. Vid osäkerhet så rådgör man med den arkivkonsult som bolaget anlitar av Stadsarkivets uppdragsverksamhet. Villkor för extern lagring av information är reglerad En del av IT-stöden som bolaget använder lagrar informationen externt hos leverantör och/eller i molntjänst. Detta gäller för exempelvis löne- och personalhandlingar i systemet Hogia och ritningar i systemet HYPERDOC. Micasa uppger att lagringen regleras av avtal som tydliggör att informationen ägs av bolaget, vilket säkrar tillgången till informationen även vid eventuella leverantörsbyten och liknande. Fastställa och förtydliga en ansvarsfördelning för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv.

4 Sida 4 (9) HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskap om allmänna handlingar Bolaget uppger att den generella kunskapen kring hur allmänna handlingar ska hanteras är tämligen god, om än lite varierande. En introduktionsutbildning för nyanställda hålls tre gånger varje år och där ingår frågor om offentlighet och sekretess. Man har också pratat om frågorna vid ett frukostmöte och arkivkonsulten har varit runt och pratat i organisationen. Arkivombuden har fått en introduktion i vad den rollen innebär och vid osäkerhet så vet man vem man ska fråga. Fastställda rutiner för postöppning och diarieföringsrutiner finns Micasas inkommande post är till stor del digital, men det förekommer fortfarande viss analog hantering i postgången, framförallt rörande bygglov och hyresgästbrev. Postöppning, stämpling, skanning och diarieföring sker centralt. Det nuvarande diarieföringssystemet upplevs som svåranvänt och man ser mycket fram emot att få börja använda stadens gemensamma systemstöd edok framöver. Den digitala posten har endast en väg in via bolagets funktionsbrevlåda. Den inkommande e-posten diarieförs och skickas därefter vidare till respektive avdelnings funktionsbrevlåda. Klassificeringsstruktur finns Micasa har en klassificeringsstruktur som fastställdes av Stadsarkivet Denna gäller retroaktivt från bolagets bildande Arbetet pågår med att ta fram en ny klassificeringsstruktur som ska följa den stadsgemensamma strukturen för verksamhetsområde 1 och 2 (styrande och stödjande processer). Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Miacsa har hanteringsanvisningar som är mycket bra och innehåller alla uppgifter som enligt arkivreglerna ska finnas. Stadsarkivet tipsar om att man även kan lägga till upplysningar om det förekommer personuppgifter. Endast några smärre uppdateringar och kompletteringar behöver göras i hanteringsanvisningarna: - Hänvisningar till upphävda gallringsbeslut behöver korrigeras (SSA 2007:12 har ersatts av SSA 2016:01, SSA 2011:15 har ersatts av 2016:13). - Hänvisningar till system som inte används (Business) behöver uppdateras.

5 Sida 5 (9) - Det förekommer vissa tomma fält i gallringskolumnen som behöver kompletteras. När den nya klassificeringsstrutkuren börjar gälla måste hanteringsanvisningarna anpassas efter den nya strukturen. Komplettera hanteringsanvisningarna enligt anvisningar i riktlinjerna. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokalen Micasa har en arkivlokal på källarplan (rum 1006) som används som centralarkiv. Lokalen godkändes av Stadsarkivet (beslut SSA 2015:04) under förutsättning att en brandsläckare installerades inom 25 meters avstånd. Vid inspektionen konstaterades att detta krav nu är uppfyllt. Dokumentskåp används Personalakter förvaras i dokumentskåp i kontorslokalerna. Dessa skåp har ett brandskydd på två timmar och ger därmed ett godkänt skydd. Aktuella hyresavtal förvaras i dokumentskåp i kontorslokalen. Dessa skåp har ett brandskydd på endast 60 minuter och uppfyller därmed inte kraven för brandsäkerhet. Stadsarkivet kan dock bevilja dispens för det lägre brandskyddet om det finns kompenserande åtgärder i lokalerna i form av exempelvis automatiskt brandlarm och skalskydd. Bolaget uppmanades att skicka in en dispensansökan för dessa skåp. I en förrådslokal på källarplan förvaras personalhandlingar i form av lönespecifikationer, tidrapporter och skattsedlar m.m i ett skåp med brandklass EI 60. Bolaget behöver söka dispens även för detta skåp. Stadsarkivet uppmanade också bolaget att säkerställa så att inget brandfarligt material, exempelvis elektronisk utrustning, förvaras i lokalen. Inkomma med dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för förvaring av allmänna handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras.

6 Sida 6 (9) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Digital information i IT-system Micasa lagrar en del av sin digitala information i stadens centrala IT-stöd, såsom Agresso (ekonomi) Jobba i stan (rekrytering), ILS (verksamhetsuppföljning) och IA (incidentrapportering). Arkivansvaret för dessa system ligger på andra myndigheter i staden, främst Stadsledningskontoret. För fastighetsrelaterad information används systemet FASAD, som Familjebostäder är arkivansvariga för. Det finns idag en framtagen och pågående leveranslösning av uppgifter från FASAD till stadens e-arkiv. I december 2019 kommer FASAD att ersättas av fastighetssystemet FAST2 och bolaget kommer då att ha en egen installation av systemet och blir därmed själva ansvariga för arkivering och gallring. Mycket information lagras i egna IT-stöd, bland andra RMT+ (diarieförda handlingar), Insikt (byggprojekthandlingar), Interaxo (projekthandlingar), REQS (hantering av myndighetsbesiktningar), Hyperdoc (ritningar) och Hogia (personal och lön). Bolaget lagrar också information i Business som användes innan man började använda stadens gemensamma ekonomisystem Agresso. För dessa system måste bolaget själv säkerställa ett långsiktigt bevarande, verkställa gallring när gallringsfristerna löpt ut samt på sikt leverera information som ska bevaras till e-arkivet. I Hogia finns bland annat uppgifter om personal som har slutat och dessa uppgifter behöver ställas av och arkiveras. Systemet Business används inte längre, men innehåller uppgifter som ska bevaras. Även här behöver man säkerställa att uppgifterna kan bevaras på lång sikt. Digital information lagras utanför IT-systemen Handlingar rörande pension och medarbetarundersökningar samt handlingar rörande kommunikation och marknadsföring lagras på gruppdisk på nätverket. När man byter fastighetssystem kommer man att ta ut information som inte migreras till det nya systemet i så kallade historikfiler i excel-format. Dessa filer behöver kontrolleras för att se om de innehåller information som ska bevaras men som inte har ingått i leveransen till e-arkivet. Om så är fallet behöver dessa filer konverteras till ett format som är arkivbeständigt och på sikt levereras till e-arkivet.

7 Sida 7 (9) Projekthandlingar lagras i Interaxo som är en molntjänst. När projekten avslutas laddas informationen ner och lagras på gruppdisk hos Micasa. Ritningar förs över till ritningssystemet (Hyperdoc). Stadsarkivet menar att det är bra att man laddar hem informationen men påpekar också att man ska vara medveten om att informationen inte är arkiverad i och med detta. Det är viktigt att man säkerställer att informationen är sökbar och läsbar på lång sikt samt att man begränsar behörigheter för att skydda informationen. Webbplats och sociala medier Micasas webbplats har arkiverats och levererats till e-arkivet 2016 och Man har även ett intranät (Enok) som inte är arkiverat. Bolaget är aktivt på sociala medier och har konton på Facebook, Twitter och LinkedIn. Stadsarkivet påpekar att man på något sätt ska dokumentera att man har använt sig av sociala medier. Om man inte vill ladda ner hela innehållet så kan man göra skärmdumpar (helst digitala) för att visa hur man har valt att presentera sin verksamhet. Även intranätet bör dokumenteras, antingen med hjälp av skärmdump eller genom att ladda ner och arkivera hela innehållet digitalt. Strategi för digital långtidslagring Stadsarkivet påpekade vikten av att ha en strategi för sin digitala långtidslagring. Strategin ska omfatta all digital information och innehålla en plan för hur den ska hanteras och lagras under hela bevarandetiden för att försäkra sig om att den är läsbar och åtkomlig ända till dess den ska gallras eller levereras till e-arkivet. Försäkra sig om att den digitala informationen (information som lagras i systemen Hogia och Business samt på gruppdiskar) förvaras och hanteras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge som den ska finnas kvar. Försäkra sig om att det finns en strategi/plan för hur den digitala informationen ska hanteras på lång sikt och att den är dokumenterad och förankrad i organisationen. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA VÄRDERAS Gallringsbeslut finns För Micasa gäller gallringsbeslut SSA 2007:37 och SSA 2009:30. Utöver dessa myndighetsspecifika beslut tillämpas även stadens generella (stadsgemensamma) gallringsbeslut.

8 Sida 8 (9) Gallringsbeslut tillämpas delvis I källaren förvaras personalhandlingar för vilka gallringsfristen löpt ut. Likaså släpar gallringen efter i personalsystemet Hogia. Det finns behov av informationsvärdering I systemet Reqs finns olika typer av myndighetsbesiktningar. Vissa typer av besiktningsprotokoll skrivs över när nya besiktningar görs, medan andra ligger kvar i systemet. De olika typerna av besiktningsprotokoll behöver kategoriseras och gallringsfrister för dessa behöver beslutas. Troligtvis kan stora delar av beslut SSA 2007:37 och SSA 2009:30 ersättas av de generella gallringsbesluten SSA 2015:10 för byggoch anläggningsinformation och SSA 2011:09 för löne- och personalinformation. Micasa behöver således se över sina specifika gallringsbeslut för att se vad som täcks in av stadens generella gallringsbesluten och i samband med detta göra en informationsvärdering av den information som i dag inte omfattas av något gallringsbeslut. Utreda möjligheterna att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. Verkställa gallring. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen är uppdaterad Micasa har en arkivbeskrivning som nyligen uppdaterades. Beskrivningen ger en mycket bra och överskådlig bild av arkivbildningen, verksamheten, dess handlingar och sökingångar. Stadsarkivet påpekade att några uppgifter behöver uppdateras/korrigeras: - På sidan 5 görs en hänvisning till de äldre arkivreglerna från Dessa reviderades Avsnittet Sekretess kan kompletteras med sekretess till skydd för enskild i personaladministrativ verksamhet enligt 39 kapitlet OSL. - På sidan 7 anges att uppgifter ur systemet Hogia bevaras i e-arkiv Stockholm. Detta stämmer inte. - På sidan 7 anges också att systemet HYPERDOC är stadsgemensamt. Detta stämmer inte.

9 Sida 9 (9) - Ansvarsfördelningen på sidan 12 måste uppdateras efter det att bolaget har rett ut och fastställt vem som är arkivansvarig. Bevarandeförteckningen är uppdaterad Bolaget har en mycket bra och uppdaterad bevarandeförteckning som sträcker sig från Både analog och digital information ingår i förteckningen samt uppgifter om placering och hänvisningar till egna system och e-arkivet. Bolaget uppmanades att förtydliga vissa processers omfattning (årtal) (gäller 3.2.1, 4.2 och 4.5.3) Christina Moberg Inspektionsförrättare