Hantering av allmänna handlingar hos Idrottsförvaltningen

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Petter Sävström Inspektionsrapport 2019:06 DNR /2019 Sida 1 (10) Hantering av allmänna handlingar hos Idrottsförvaltningen Närvarande från förvaltningen: Carina Braun chef adm avd./arkivansvarig Marie Norrberg nämndsekreterare Mats Lidström registrator Ingemar Staaf arkivarie (konsult) Christoffer Carlsson dataskyddsombud Omar Farjani informationssäkerhetssamordnare Närvarande från Stadsarkivet: Petter Sävström inspektionsförrättare Christina Moberg protokollförare SAMMANFATTNING Idrottsförvaltningen inspekterades av Stadsarkivet Hanteringen av allmänna handlingar hos förvaltningen är generellt sett god. Förvaltningen har de senaste åren arbetat målinriktat med att ta fram och implementera rutiner och anvisningar för arkiv- och informationshanteringen, ett arbete som har gett tydliga resultat. Stadsarkivet kan dock konstatera att det fortfarande föreligger mindre brister inom vissa områden, exempelvis inom redovisningen. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (10) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Förelägganden Stadsarkivet förelägger Idrottsförvaltningen att: - Uppdatera och komplettera hanteringsanvisningarna enligt anvisningar i riktlinjerna. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. - Upprätta (skriftliga) rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling. - Rätta till brister i arkivlokalen enligt följande: Ta bort elektrisk arbetsplatsutrustning som inte är nödvändig för lokalens drift (dator och skrivare anslutna till elnätet). - Försäkra sig om att det finns en strategi/plan för hur den digitala informationen ska hanteras på lång sikt och att den är dokumenterad och förankrad i organisationen. - Uppdatera och komplettera bevarandeförteckningen enligt anvisningarna i riktlinjerna till stadens arkivregler. - Avsluta tidigare arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat. Idrottsförvaltningen ska senast inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Idrottsförvaltningen att: - Utse arkivombud som kan bevaka hanteringen av allmänna handlingar och sköta praktisk arkivhantering på olika enheter/arbetsställen. - Upprätta rutiner för att regelbundet utbilda och/eller informera personalen om hanteringen av allmänna handlingar. - Följa de allmänna råd för arkivförvaringen som anges i RA-FS 2013:4 (t ex riktvärden för lufttemperatur och luftfuktighet).

3 Sida 3 (10) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts och arbetsuppgifter har fördelats Idrottsförvaltningen har fastställt ansvar och arbetsuppgifter inom arkivorganisationen i en skriftlig instruktion. Chefen för administrativa avdelningen är utsedd till arkivansvarig, förvaltningens nämndsekreterare är utsedd till arkivredogörare och förvaltningens jurist är dataskyddsombud. Förvaltningen har sedan flera år en arkivkonsult som arbetar deltid (16 timmar/månad) genom ett abonnemang hos Stadsarkivets uppdragsverksamhet. Man har en nytillträdd registrator, denne känner dock verksamheten väl efter att ha arbetat många år på förvaltningen. Den skriftliga arkivinstruktionen är mycket bra och tydlig och uppges även fungera bra i praktiken. Arkivfrågorna hanteras i regel centralt på upphandlings- och kanslienheten, där de är organisatoriskt placerade. Stadsarkivet påpekade vikten av att frågorna når ut och hanteras i hela verksamheten och rekommenderar därför att förvaltningen utser en arkivredogörare per avdelning eller enhet. Förvaltningen meddelade att man redan har tänkt på detta och att man planerar en utvidgning av arkivorganisationen under nästa år. Bevaka konsekvenser för arkiv- och informationshanteringen vid verksamhetsförändringar Idrottsförvaltningen kommer att flytta till nya lokaler vid Globen, Palmfelt Center, under hösten Enligt uppgift har man i ett tidigt skede i flyttprojektet planerat för arkivförvaringen i de nya lokalerna. Förvaltningen kommer att leverera den äldre arkivbildningen till Stadsarkivet och tar endast med sig de yngre arkivhandlingarna från år 2015 och framåt. Detta innebär att man kommer att klara sig med förvaring i dokumentskåp och förvaltningen bygger således ingen ny arkivlokal i Palmfelt Center. I övrigt uppger förvaltningen att man inte planerar för några andra stora förändringar inom överskådlig tid. Villkor för användande av gemensamma IT-stöd är reglerat Idrottsförvaltningen använder stadens centrala systemstöd, där i första hand Stadsledningskontoret har ett centralt arkivansvar. I övrigt använder förvaltningen egna systemstöd som de har ett eget arkivansvarig för.

4 Sida 4 (10) Rekommendationer Utse arkivombud (arkivredogörare) som kan bevaka hanteringen av allmänna handlingar och praktiskt sköta arkivhanteringen på olika enheter/arbetsställen. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskap om allmänna handlingar Idrottsförvaltningen uppger att personalen generellt sett har god kännedom om hur allmänna handlingar ska hanteras, men att det är lite varierande beroende på vilken yrkesroll man har. Inom de mer administrativa verksamhetsområdena har man exempelvis informerat på APT vad som gäller och vilka rutiner som förvaltningen har. Flera funktioner inom organisationen arbetar mindre administrativt och kommer därför mer sällan i kontakt med allmänna handlingar. Stadsarkivet påpekade dock att det är viktigt att samtliga medarbetare har en grundläggande kännedom om vad det innebär att arbete i en offentlig förvaltning och rekommenderar att förvaltningen genomför informationsinsatser som riktar sig till alla. Förvaltningen berättade att man publicerar sina styrdokument på intranätet och att man just nu arbetar med att ta fram underlag till kommande utbildningsinsatser. HR-funktionen tar fram ett introduktionsprogram för nyanställda och administrativa chefen tar fram underlag för en kommande chefsutbildning inom förvaltningen. Förvaltningen uppger även att man avser att förtydliga och styra upp rutinerna kring utlämnande av allmän handling. Fastställda diarieföringsrutiner finns Förvaltningen har flera olika funktionsbrevlådor och det finns fastställda rutiner för posthantering och diarieföring. Registrator diarieför inkommande post, denna kommer mestadels via e-post. Diarieföringen sker centralt hos förvaltningens registrator och man använder systemstödet Winess. Back-up finns för att täcka upp vid frånvaro. Förvaltningen uppger att sekretesshandlingar inte är så vanligt förekommande inom verksamheten. De handlingar som finns hanteras framför allt inom personalområdet och inom upphandlingsområdet.

5 Sida 5 (10) Byte av klassificeringsstruktur planeras framöver Idrottsförvaltningen använder sin fastställda klassificeringsstruktur (SSA 2014:08) för registrering i diariet, men planerar att anpassa sig till den stadsgemensamma klassificeringsstrukturen senare under Man kommer då sannolikt att lägga in den nya strukturen i en uppgraderad version av Winess. Detta blir ett förberedande arbete inför edoks (stadens gemensamma ärendehanteringssystem) införande längre fram. I samband med arbetet med en ny klassificeringsstruktur kommer förvaltningen även att se över sina kärnprocesser för att se om de behöver justeras. Stadsarkivet påminde om att den nya klassificeringsstrukturen ska fastställas av arkivmyndigheten innan den tas i bruk. Hanteringsanvisningar behöver uppdateras Idrottsförvaltningens hanteringsanvisningar omfattar hela verksamheten, dess processer och handlingstyper både analoga och digitala. Hanteringsanvisningarna följer aktuell klassificeringsstruktur och innehåller de uppgifter som krävs enligt riktlinjerna. Stadsarkivet anser att hanteringsanvisningarna är mycket tydliga och bra, men anmärkte på några saker som behöver rättas till: - Hänvisningar till inaktuella och/eller felaktiga gallringsbeslut behöver korrigeras. - Uppgifter om bevarande/gallring saknas (processer 1.7, 8.2.1, 8.2.2). - Förekomst av sekretess anges i kommentarskolumnen istället för i sekretesskolumnen. - Process och heter respektive (skrivfel). - VO 8 och 9 saknar hänvisningar om att handlingarna hanteras hos Fastighetskontoret eller som nämndhandlingar. Arkivläggning och ärendeavslut Förvaltningen uppger att man har fungerande rutiner för avslutning av ärenden i diariet, men att rutinerna inte är skriftliga. För att undvika sårbarhet och personberoende inom denna viktiga funktion och med tanke på att förvaltningens registrator är nytillträdd, anser Stadsarkivet att en skriftlig rutin behövs för att säkerställa att hanteringen kan ske på ett korrekt sätt.

6 Sida 6 (10) Förelägganden Uppdatera och komplettera hanteringsanvisningarna enligt anvisningar i riktlinjerna. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. Upprätta (skriftliga) rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling. Rekommendationer Upprätta rutiner för att regelbundet utbilda och/eller informera personalen om hanteringen av allmänna handlingar. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Arkivlokalen uppvisade vissa brister Idrottsförvaltningen har en arkivlokal i källarplan i samma byggnad där kontoret är beläget, adress Glasfibergatan 6 i Älvsjö. Stadsarkivet har tidigare godkänt lokalen efter den då genomförda ombyggnationen (beslut SSA 2013:11, då med annan gatuadress, men det rör sig om samma lokal). Arkivlokalen är fortfarande i gott skick. Dock visade en mätning av lokalens luftfuktighet och lufttemperatur avvikelser från riktvärdena i Riksarkivets föreskrift RA-FS 2013:4, som är det regelverk staden följer. Framför allt luftfuktigheten uppvisade brister, då den var så hög som 50 %. I arkivlokalen förvaras elektrisk kontorsutrustning i form av elansluten dator och skrivare, vilket inte är tillåtet enligt regelverket. Förvaltningen ska därför se till att dessa flyttas från lokalen. Handlingar förvaras i dokumentskåp Idrottsförvaltningen använder sig av flertalet dokumentskåp som står utplacerade i förvaltningens kontorsutrymmen. Samtliga skåp inspekterades. Skåpen uppvisade ett brandskydd på mellan 60 och 120 minuter. Stadsarkivet har tidigare gett förvaltningen dispens från regelverkets krav på 120 minuter enligt beslut SSA 2015:26 och förvaringen är därmed godkänd.

7 Sida 7 (10) Förelägganden Rätta till brister i arkivlokalen enligt följande: Ta bort elektrisk arbetsplatsutrustning som inte är nödvändig för lokalens drift (dator och skrivare anslutna till elnätet). Rekommendationer Följa de allmänna råd för arkivförvaringen som anges i RA-FS 2013:4 (t ex riktvärden för lufttemperatur och luftfuktighet). BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Digital information i IT-system Idrottsförvaltningen har ett antal egna IT-stöd, till de viktigaste hör: - Booking används för bokning av anläggningar, bryggplatser och hamnar. Till systemet finns en e-tjänst kopplad, Aktivitetsbokningen. All information i systemet gallras, med undantag av statistiska uttag som hanteras som nämndärende och biläggs verksamhetsberättelsen. - L.E.B används för avtalshantering (hyres- och leverantörsavtal) och fastighetsdatabas. Originalavtalen förvaras även på papper. - Winess används till diarieföring och innehåller ett digitalt diarieregister. De diarieförda handlingarna hanteras på papper i pappersakter. - Passage används som passagesystem för idrottsanläggningarna. All information i systemet gallras. - Winna används för handläggning av lotteritillstånd. All information i systemet gallras. Idrottsförvaltningen lagrar också digital information i stadens centrala IT-stöd (exempelvis Agresso, LISA, ILS, Jobba i stan) där ansvaret för arkivering ligger på andra myndigheter i staden, främst Stadsledningskontoret. Digital information utanför verksamhetssystemen Enligt förvaltningens hanteringsanvisningar lagras gallringsbar digital information inom upphandlingsområdet på CD-skivor under hela gallringsfristen. Då fristen kan vara så lång som 10 år anser Stadsarkivet att CD-skivor inte är ett tillräckligt säkert lagringsmedium. Det kan bli ett problem att kunna läsa skivorna under hela gallringsfristen, då dagens datorer ofta saknar sådana

8 Sida 8 (10) läsare. Att lagra dessa handlingar på en åtkomlig filserver-yta är därför en bättre lösning. På den gemensamma filserver-ytan lagras i övrigt inga unika bevarandehandlingar, utan det handlar mest om handläggarkopior på handlingar som finns i diariet. Webbplatser och sociala medier Idrottsförvaltningens webbplats ligger inom stadens centrala domän stockholm.se som arkiveras i e-arkivet på årlig basis av Stadsledningskontoret. Idrottsförvaltningen har inte upprättat några konton på sociala medier, men uppger att det finns Facebook-sidor hos vissa simhallar och inom fiskeverksamheten. Dessa sidor har ännu inte arkiverats. Stadsarkivet upplyste om att det inte alltid är nödvändigt att samla in hela kontot för arkivering, utan att det ofta kan räcka med att bevara en visuell bild av förstasidan, för att på så sätt dokumentera hur verksamheten har valt att presentera sig på det sociala mediet. Detta kan ske genom en skärmdump, gärna i digitalt format. Om information som hör till ett ärende initieras på sociala medier så ska det lyftas därifrån och sparas som ett ärende i diariet. Idrottsförvaltningen har ännu inte levererat någon information till stadens gemensamma e-arkiv. Bevarande av analoga handlingar Idrottsförvaltningens arkivering är fortfarande till största del analog. Till exempel är förvaltningens tidigare upprättade fastighets- och anläggningsritningar, från perioden då man fortfarande förvaltade idrottsanläggningarna, arkiverade på papper. De fastighetsritningar som upprättas idag arkiveras digitalt hos Fastighetskontoret som numera är fastighetsägare, medan en pappersutskrift läggs som bilaga i hyresavtalet hos Idrottsförvaltningen. Godkänd maskinell utrustning och skrivmaterial används till den analoga arkiveringen. Förelägganden Försäkra sig om att det finns en strategi/plan för hur den digitala informationen (upphandlingshandlingar på CD-skivor, konton på sociala medier) ska hanteras på lång sikt och att den är dokumenterad och förankrad i organisationen.

9 Sida 9 (10) ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA VÄRDERAS Gallringsbeslut finns och tillämpas Idrottsförvaltningen har ett myndighetsspecifikt gallringsbeslut, SSA 2017:06, som omfattar handlingar inom kärnverksamheten. Utöver detta tillämpar förvaltningen också stadens generella gallringsbeslut. Förvaltningen uppger att gallring sker i enlighet med besluten, både vad gäller den digitala informationen i de olika systemstöden och de analoga handlingarna. Gallring av digital information i de egna systemstöden sker manuellt och sköts internt på förvaltningen. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen är uppdaterad Idrottsförvaltningen har en arkivbeskrivning som är nyligen uppdaterad. Arkivbeskrivningen är mycket tydlig och ger en bra beskrivning av verksamheten samt vägledning till den som vill söka handlingar i förvaltningens arkiv. Det enda som behöver tilläggas är information om vilka sekretessregler som vanligen förekommer och som därmed kan begränsa tillgängligheten till arkivhandlingarna vid en förfrågan om utlämnande. Bevarandeförteckningen är uppdaterad Idrottsförvaltningen har en bevarandeförteckning som följer aktuell klassificeringsstruktur och som sträcker sig från 2015 och framåt. Förteckningen innehåller de uppgifter som ska ingå enligt riktlinjer till stadens arkivregler och är delvis uppdaterad fram till och med år Dock saknar många processer information om vilka handlingar och uppgifter som är arkiverade samt i vilken omfattning (angivna årtal). I flertalet fall förekommer också felaktiga hänvisningar på processnivå, t ex hänvisningar till inkorrekta systemstöd. Vidare saknas det ibland också hänvisningar från processnivå att handlingarna är sökbara via diariet (grupp av handlingsslag 0.1 Diarieförda handlingar) eller att de arkiveras hos Fastighetskontoret. Förvaltningen behöver uppdatera och komplettera bevarandeförteckningen så att den kan användas som en sökingång till all information som ska bevaras och som hör till förvaltningens arkivbildning.

10 Sida 10 (10) Tidigare arkivförteckning behöver avslutas helt Det finns en tidigare arkivförteckning för perioden som är redovisad enligt allmänna arkivschemat. Denna förteckning är enligt förvaltningen avslutad, men Stadsarkivet anser att den behöver kompletteras och förtydligas innan handlingarna kan levereras till Stadsarkivet för slutförvaring framöver. Det handlar exempelvis om att förtydliga vilka serier som har avslutats före Vidare saknas information om digitala bevarandehandlingar, exempelvis de uppgifter som arkiverats från de stadsgemensamma systemstöden, men som hör till Idrottsförvaltningens arkiv. Här kan förvaltningen välja att göra en hänvisning till den nya bevarandeförteckningen och redovisa hela perioden där. Till denna arkivförteckning hör också ett inventarium för de äldre fastighetsritningarna. Detta är komplett och färdigförtecknat. Förelägganden Uppdatera och komplettera bevarandeförteckningen enligt anvisningarna i riktlinjerna till stadens arkivregler. Avsluta tidigare arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat Petter Sävström Inspektionsförrättare