För sakgranskning - Hantering av allmänna handlingar hos Stadsbyggnadskontoret

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Anna Ruthström Inspektionsrapport 2018:09 DNR /2018 Sida 1 (10) För sakgranskning - Hantering av allmänna handlingar hos Stadsbyggnadskontoret Närvarande från förvaltningen: Mikael Pedersen arkivansvarig och arkivarie Birgitta Stenbäck chef registratur och arkiv Närvarande från Stadsarkivet: Anna Ruthström inspektionsförrättare Christina Moberg protokollförare SAMMANFATTNING Stadsbyggnadskontoret inspekterades av Stadsarkivet Hanteringen av allmänna handlingar hos Stadsbyggnadskontoret är överlag mycket god. Förvaltningen behöver dock kontrollera och åtgärda brister i några av sina arkivlokaler. Förvaltningen ska även avsluta sin tidigare arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat, vilket i praktiken kommer att innebära en övergång till en digital för samtliga handlingstyper. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (10) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Stadsbyggnadskontoret att: - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar ska hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. - Utreda möjligheterna att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Tydliggöra gallringsfristen i hanteringsanvisningarna avseende tillämpningen av beslut SSA 2016:01. - Rätta till påtalade brister i förvaltningens arkivlokaler. - Försäkra sig om att den digitala informationen som lagras utanför verksamhetssystem förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge som den ska finnas kvar. - Slutförteckna tidigare arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat och därmed övergå till en digital hantering för samtliga handlingstyper. Stadsbyggnadskontoret ska senast den inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Stadsbyggnadskontoret att: - Fastställa rutiner och ansvar för att öppna och ta hand om post samma dag som den kommer in, inklusive upprätta och implementera fullmakt för postöppning.

3 Sida 3 (10) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Stadsbyggnadskontoret har fastställt arkivansvaret i en skriftlig instruktion. Förvaltningens arkivarie Mikael Pedersen är arkivansvarig. I frågor gällande digital hantering av allmänna handlingar delas arkivansvaret med samordnaren för digital ärendekedja Birgitta Stenbäck. Frågor som kräver hantering eller beslut på chefsnivå tas omhand av den avdelningschef där arkivarien finns placerad i organisationen. Denna uppdelning av roller och ansvar inom arkivområdet fungerar enligt förvaltningen mycket bra. Sedan den senaste omorganisationen är arkiv och registratur placerade inom staben, vilket innebär att arkivfrågorna fångas upp på ett bra sätt och görs mer synliga i organisationen än tidigare. Instruktionen tar även upp att varje avdelningschef har ett ansvar för hanteringen av allmänna handlingar inom sin respektive avdelning. Vid inspektionen framkom att chefernas ansvar även inkluderar medarbetares roller i fler led utåt i organisationen i relation till användningen av förvaltningens ärendehanteringssystem, som används av i stort sett alla medarbetare på förvaltningen. Stadsarkivet påpekade att det utökade ansvaret som ligger hos avdelningscheferna bör inkluderas i arkivinstruktionen för att tydligare förankra detta i organisationen. Bevakning av arkivfrågor vid verksamhetsförändringar Stadsbyggnadskontoret kommer att flytta både sina kontorslokaler och sina arkivlokaler inom ett par år och förberedande arbete för detta är igång. Bland annat arbetar man med en behovsanalys och kravspecifikation för nya arkivlokaler. Förvaltningen blir kvar i Tekniska nämndhuset, men i nya lokaler. Arbetet med renovering och flytt kommer att påverka alla verksamheter som sitter i huset. Både arkivansvarig och samordnaren för digital ärendekedja sitter med i förvaltningsgruppen för ärendehanteringssystemet (Public 360) och förvaltningens e-arkiv (iipax Archive), vilket gör att man har bra koll på kommande förändringar som kan påverka informationshanteringen. Birgitta är även delaktig i organisationsfrågor och frågor rörande förvaltningens kontorsutrustning. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR De anställdas kunskapsnivå kring hur allmänna handlingar ska hanteras är överlag hög. Det finns ett stort allmänt intresse för dessa

4 Sida 4 (10) frågor och man hanterar också extremt mycket förfrågningar från allmänheten. Hantering av allmänna handlingar är en stor del av myndighetens huvudsakliga verksamhet och utövning. Detta gör att frågorna är väletablerade i organisationen och att alla har en god grundläggande kunskap. Man har också ett väl fungerande samarbete mellan arkivfunktionen och förvaltningens forskarexpedition, som tar emot tiotusentals besökare och frågor varje år. Sekretessärenden och sekretessbedömningar är vanligt förekommande. Arkivfunktionen har en central roll i sekretessfrågor och kan på delegation fatta beslut om utlämnande. Man har tagit fram flera skriftliga rutiner för hantering av sekretess och personuppgifter samt om informationssäkerhet. Det finns etablerade kanaler och forum för dessa frågor och allt går via kontorsledningen och staben. Arkivfunktionen bjuds fortlöpande in till avdelningsmöten för att informera om förvaltningens hanteringsrutiner. För nyanställda ges en obligatorisk kurs om arkiv, offentlighet och sekretess samt informationssäkerhet, detta är ett eget pass i introduktionsprogrammet. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fullmakter postöppning saknas All inkommande post går till det centrala registraturet och öppnas där. Man uppger att man inte använder sig av fullmakter för postöppning, men att det fungerar bra ändå. Stadsarkivet påpekade att fullmakter är en trygghet för registratorsfunktionen och även om det är ovanligt med personadresserad post är det lämpligt att använda sig av fullmakter. Fastställda rutiner för diarieföring finns Förvaltningen använder systemet Public 360 för sin ärendehantering och diarieföring och i stort sett alla sakfrågor hanteras i systemet. Varje år registreras ärenden och ca dokument. Nya ärenden skapas hos registraturet, medan varje handläggare fortlöpande lägger in handlingar i sina ärenden och även avslutar dem. Innan ett ärende kan avslutas behöver man ta ställning till vad som är arbetsmaterial och kan rensas och vad som ska tillföras ärendet. Det finns en stor mängd bygglovsärenden som däremot inte kan avslutas, då förvaltningen ännu inte har fått in någon ansökan om slutbesked. Man uppger att man har bevakning på dessa ärenden.

5 Sida 5 (10) Man arbetar både med digitalt skapade dokument och med ersättningsskanning av dokument som skickas in analogt. Bygglovsprocessen är sedan 1 mars 2015 helt digital. Alla medarbetare arbetar i Public 360 och i stort sett all hantering är idag helt digital, med några få undantagna handlingstyper, såsom t ex MBL-protokoll och vissa mötesanteckningar då dessa inte registreras därför saknar en ärendekod. Några handlingstyper hanteras endast på papper av säkerhetsskäl, t ex säkerhetsklassade ritningar (rikets säkerhet). Alla sektioner inom respektive verksamhetsområde har en samordnande koordinator som styr och kontrollerar hanteringen i Public 360. Förvaltningen uppger att ärendehanteringen fungerar mycket bra. Hanteringsrutiner inom personalområdet ses över Verksamhetsområdena personal och ekonomi hanteras ofta inte i Public 360 och man uppger att man där har något sämre fungerande rutiner. Just nu pågår ett arbete med att styra upp hanteringsrutinerna inom personalområdet, bl a med anledning av ändringar i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) med utökad sekretess för vissa personalhandlingar. Stadsarkivet påminde om att sekretessbelagda handlingar måste registreras enligt OSL. Fastställda hanteringsanvisningar finns Stadsbyggnadskontoret arbetar fortlöpande med att uppdatera och anpassa sina hanteringsanvisningar efter verksamhetens behov. Hanteringsanvisningarna och även andra rutinbeskrivningar är publicerade på intranätet och kommuniceras ut på ett mycket bra sätt. Hanteringsanvisningarna är överlag mycket bra och ändamålsenliga och inkluderar all relevant information för handlingarnas hantering. De omfattar förvaltningens hela verksamhet och utgår ifrån klassificeringsstrukturen. Förvaltningen behöver dock uppdatera och förtydliga anvisningarna enligt följande: - Ett fåtal ställen hänvisar till de upphävda gallringsbeslutnt SSA 2006:34 och 2006:35 samt den upphävda föreskriften RA-FS 1995:2 - Gallringsfristen vid inaktualitet behöver förtydligas och specificeras för att undvika godtycklig bedömning och gallring, t ex genom ett resonemang om vad som menas med vid inaktualitet i olika sammanhang. (se även nästa avsnitt) Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar ska hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras.

6 Sida 6 (10) TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stadsbyggnadskontoret har ett antal myndighetsspecifika gallringsbeslut som rör information inom kärnverksamheten: - SSA 2011:22 rörande bostödsakter från perioden SSA 2012:08 rörande upphävande av urvalsbevarande samt gallring av bygglovsärenden på papper från perioden SSA 2015:22 rörande databasen Entré Stockholm med tillhörande portal. Denna lades ner år Samtliga dessa beslut reglerar gallring av handlingar som idag inte längre skapas och gallringen har verkställts i samband med att gallringsbesluten fattades. Gallringsbesluten tillämpas därför inte löpande. Förvaltningen tillämpar stadens generella gallringsbeslut för den information som skapas inom verksamheten idag. Verkställande av gallring sker årligen. En mycket stor del av den dokumentation som uppstår inom kärnverksamheten bevaras. Förvaltningen uppger att man inte ser något behov av ytterligare gallringsbeslut för den information som skapas idag. Gallringsutredning pågår I samband med förberedelser inför kommande flytt av arkivmaterial och en planerad leverans till Stadsarkivet under nästa år pågår just nu ett arbete med att ordna och förteckna äldre arkivhandlingar, bland annat stadsmätningens handlingar. I arbetet ingår att göra en informationsvärdering och utreda vad som ska bevaras och vad som kan gallras bort före leverans. Här blir det sannolikt ett behov av att ansöka om gallring hos Stadsarkivet framöver. Gallringsfrist behöver förtydligas Tillämpningen av gällande gallringsbeslut är dokumenterad i hanteringsanvisningarna, vilket är bra. Vad gäller beslutet för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (beslut SSA 2016:01) behöver förvaltningen dock förtydliga och specificera den angivna gallringsfristen vid inaktualitet, för att undvika godtyckliga bedömningar av när fristen anses ha gått ut och gallring ska verkställas.

7 Sida 7 (10) Utreda möjligheterna att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. Tydliggöra gallringsfristen i hanteringsanvisningarna avseende tillämpningen av beslut SSA 2016:01. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna förvaras i flera arkivlokaler Stadsbyggnadskontoret använder flera arkivlokaler i Tekniska nämndhuset för sin arkivförvaring. Av dessa lokaler är fyra stycken helt utan anmärkning, två stycken uppvisar brister och för ytterligare en lokal gäller att förvaltningen själv behöver kontrollera huruvida åtgärder behöver vidtas, eftersom dörren var låst och Stadsarkivet inte kunde kontrollera lokalen vid inspektionstillfället. Godkända lokaler: - 5:042 (huvudarkivet, stadsbyggnadsexpeditionen) - 5:946A (-1 tr från stadsbyggnadsexpeditionen) - 9:910 (koloniarkivet) Dispens finns för brandklass EI :006 (lantmäterimyndigheten) Lokaler med brister: - 9:920 (produktionsarkivet) Takarmaturen saknar skyddande kåpor, behöver åtgärdas. - 9:538 (bostadsanpassningsavd. närarkiv) Lokalens dörr håller endast brandklass 30 minuter. Det finns även en annan igensatt dörr längre in i lokalen som inte håller godkänd brandklass. Därmed är rummet inte en skyddad brandcell. Brandskyddet ska vara 120 minuter, men Stadsarkivet kan ge dispens för 60 minuter. Lokal som ska kontrolleras av förvaltningen: - 5:045 (personalenhetens närarkiv) Rummet var låst vid inspektionen och kunde inte kontrolleras av Stadsarkivet. Förvaltningen använder sig inte av några dokumentskåp. Förvaltningen står inför en ombyggnad och flytt under de närmaste åren, vilket kommer att påverka samtliga arkivlokaler. Nya arkivlokaler ska byggas och kravställning för dessa pågår. Rätta till påtalade brister i förvaltningens arkivlokaler.

8 Sida 8 (10) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digital information Stadsbyggnadskontoret använder stadsgemensamma systemstöd såsom t ex LISA och Agresso och när det gäller dessa är det Stadsledningskontoret (SLK) som ansvarar för arkiveringen av bevarandeuppgifter. Stadsbyggnadskontorets webbplats ingår i den centrala arkiveringen av stockholm.se som SLK ansvarar för. Stadsbyggnadskontoret använder sedan 2008 ärendehanteringssystemet Public 360 och här sker den övervägande delen av hela förvaltningens dokumenthantering. Förvaltningen har en egen lösning för digital långtidslagring (earkiv, produkt iipax), dvs en egen installation vid sidan av stadens gemensamma e-arkiv, och detta har varit i drift sedan Enligt förvaltningens arkivhandbok säkerställs långtidsbevarandet av digitala handlingar inom förvaltningen av dessa både system, där utförs bl a kontroll av filformat, planering för konvertering/migrering, lagringsmiljöer och back-up. I nuläget finns ingen funktion för att automatiskt överföra filer och uppgifter från Public 360 till earkiv, men en sådan applikation är enligt förvaltningen på gång. I samband med att denna börjar användas kommer man att ta fram en strategi för när och hur ofta överföring ska ske. earkiv lagrar endast bevarandeinformation och eventuell gallring kommer att ske innan leverans dit. Digitala handlingar lagras utanför verksamhetssystem Förvaltningen lagrar vissa digitala handlingar utanför verksamhetssystemen, hit hör exempelvis flygfoton och olika typer av digitala kartor (Tunnelkartan och Baskartan där årliga uttag görs i PDF-format som idag lagras på gruppdisk och CD-skivor samt Registerkartan som lagras i systemstödet DpMap). Förvaltningen har god kontroll över dessa handlingar, men uppger att man i nuläget inte tagit fram en lösning för hur och när överföring till earkiv ska ske för att säkerställa det långsiktiga bevarandet. Vidare har förvaltningen en egen Facebook-sida, Stadsutveckling Stockholm. Stadsarkivet påpekar att denna sida arkiveras åtminstone vid ett tillfälle för att dokumentera att den använts. I övrigt använder inte förvaltningen några egna konton på sociala medier. Arkivbeständiga produkter används Skrivare och kopiatorer är centralt upphandlade och uppfyller därmed arkivkraven. För underskrifter på bevarandehandlingar används arkivgodkända bläckpennor.

9 Sida 9 (10) I arkivet används aktomslag, etiketter och kartonger som är godkända för arkivförvaring. Försäkra sig om att den digitala informationen som lagras utanför verksamhetssystem förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge som den ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivning finns Stadsbyggnadskontoret beskriver sin verksamhet och informationsredovisning i en arkivhandbok, i vilken arkivbeskrivningen utgör en del. Denna ger en tydlig och bra bild av arkivbildningens framväxt och har nyligen uppdaterats. Arkivbeskrivningen tar upp historik, organisation och verksamhet från 1600-talet och fram till idag samt beskriver på ett detaljerat sätt vilka handlingstyper som ingår i arkivet och olika sökingångar. Bevarandeförteckning enligt PIR är påbörjad Samtliga handlingar som arkiverats i earkiv är redovisade enligt den processbaserade klassificeringsstrukturen (processorienterad informationsredovisning, PIR). Bevarandeförteckningen förs i samma systemstöd som används till earkiv, iipax. Förteckningen omfattar dock endast de digitala handlingar som har levererats till earkiv. Handlingar som ännu ej levererats till förvaltningens earkiv eller som arkiveras analogt är förtecknade i Klara förteckningsstöd enligt redovisningsmodellen allmänna arkivschemat. Arkivförteckningen enligt allmänna arkivschemat behöver avslutas Förvaltningen har ännu inte avslutat den tidigare arkivförteckningen enligt allmänna arkivschemat. Anledningen är att det fortfarande förekommer ett fåtal handlingstyper, t ex MBL-protokoll som arkiveras på papper och som därmed inte läses in i earkiv och förtecknas i iipax. Detta gäller även för digitala handlingar som inte ännu arkiverats och levererats till earkiv och då är de heller inte förtecknade där. I nuläget har man alltså två parallella förteckningar som löper över samma tidsperiod, en för de digitala arkiverade handlingarna och en för pappersarkivet. Förvaltningen behöver avsluta den tidigare arkivförteckningen så fort som möjligt och endast ha en aktiv förteckning för sina bevarandehandlingar. Under rådande förutsättningar krävs därför att

10 Sida 10 (10) förvaltningen övergår till en helt igenom digital arkivering och levererar alla sina arkivhandlingar till earkiv. Slutförteckna tidigare arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat och därmed övergå till en digital hantering för samtliga handlingstyper Anna Ruthström Inspektionsförrättare