Närvarande från bolaget:

Transkript

1 Stadsarkivet Informationsförsörjning Handläggare: Gunilla Isacson Inspektionsrapport Dnr /2016 Sida 1 (7) SSA 2016:03 Närvarande från bolaget: Kristin Norrbom Thérèse Steen Marie Christiansen Jannike Siljan arkivansvarig/jurist arkivarie (konsult) registrator stabschef Närvarande del av inspektionen (kl ): Kenneth Rode-Kemlo gruppchef, Förmedlingsavdelningen Lisa Brenner gruppchef, Kundservice Närvarande del av inspektionen (kl ): David Mancilla IT-chef Närvarande från Stadsarkivet: Gunilla Isacson Inspektionsförrättare Christina Moberg Protokollförare SAMMANFATTNING Bostadsförmedlingen i Stockholm AB inspekterades av Stadsarkivet Hanteringen av allmänna handlingar hos bolaget är mycket god och man arbetar målinriktat med att upprätthålla en enkel och effektiv informationshantering för de anställda. Man har väl fungerande arbetsrutiner och god kontroll över bolagets informationsflöde. Bolagets kärnverksamhet har i stor utsträckning en helt digital hantering. De få brister som Stadsarkivet noterade återfinns i bolagets styrdokument inom området arkiv- och informationshantering. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (7) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Förelägganden Stadsarkivet förelägger Bostadsförmedlingen att: - Uppdatera sitt beslut att anta stadens arkivregler vid styrelsemöte. - Uppdatera ansvarfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar. - Uppdatera båda arkivbeskrivningarna (för perioden samt för perioden från 2013-) enligt anvisningar i riktlinjerna. Bostadsförmedlingen ska senast den inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.

3 Sida 3 (7) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Antagande av arkivregler Bolaget har antagit stadens tidigare gällande arkivregler samt tillhörande riktlinjer, med hänvisning till dess Kfs-nummer (2007:26). Eftersom kommunfullmäktige nyligen har beslutat om reviderade arkivregler (Kfs 2015:27) behöver bolaget anta dessa i ett nytt beslut. Detta kommer enligt uppgift att ske efter det att Stadshus AB har beslutat om kompletterande ägardirektiv i sitt styrelsemöte i mars 2016, då stadens bolag kommer att uppmanas att anta de nya arkivreglerna. Stadsarkivet rekommenderade att Bostadsförmedlingen formulerar beslutet utan hänvisning till Kfs-nummer: Bolaget ska följa Stockholms stads arkivregler och de riktlinjer som utfärdas med stöd av reglerna. Arkivinstruktionen behöver kompletteras Bostadsförmedlingen har fastställt arkivansvaret i en arkivinstruktion. Arkivansvarig är jurist Kristin Norrbom. I arkivinstruktionen framgår också bolagets fördelning av ansvar och arbetsuppgifter för rollen arkivarie och personuppgiftsombud. Däremot saknas en ansvarsfördelning för bolagets digitala information samt rollbeskrivning för bolagets registrator, vilket arkivinstruktionen behöver kompletteras med. Fördelningen av ansvar och arbete är väl förankrad och upplevs fungera bra. Bolaget ser i dagsläget inget behov av att fördela ansvar och roller ytterligare i organisationen, t ex genom att utse arkivredogörare. Bevaka arkivfrågor vid verksamhetsförändringar Bolaget uppger att man planerar att byta sina system för ekonomihantering och personaladministration inom kort (mer om detta under avsnittet Bevara allmänna handlingar på lång sikt). I övrigt väntar sig bolaget inga verksamhetsförändringar som kan komma att påverka arkivfrågorna. Förelägganden Uppdatera sitt beslut att anta stadens arkivregler vid styrelsemöte. Uppdatera ansvarfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar.

4 Sida 4 (7) KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Bolaget uppger att kunskapsnivån hos de anställda generellt sett är god och att man vet vem man ska vända sig till i frågor om handlingars hantering. Bolaget har informerat personalen på olika sätt, både i samband med stormöten och i mindre konstellationer såsom ledningsgruppen. Man arbetar för närvarande med att ta fram en light-version av bolagets och stadens samtliga styrdokument inom området, för att underlätta för personalen att hålla sig informerad och uppdaterad om vad som gäller. När ny personal rekryteras går de ett introduktionsprogram som inkluderar information om offentlighet och sekretess. Alla nyanställda kvitterar också ut ett antal styrdokument, däribland dokumentet kring utlämnande av allmän handling samt regler för elektronisk post. De signerar ett papper att de har läst och förstått de kvitterade dokumenten HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda rutiner för postöppning och diarieföring finns Posten öppnas och diarieförs av registrator, back-up finns vid frånvaro. Bolaget uppger att den inkommande posten till stor del är digital och kommer in via e-postbrevlådor eller via bolagets e- tjänster. Varje process/verksamhetsområde har en egen funktionsbrevlåda som bevakas av flera handläggare. Fullmakt för postöppning finns och man har en fungerande rutin för att ge behörighet till varandras e-post. Bostadsförmedlingens huvuddiarium finns i Diabas, med tillhörande pappersakter. Här registreras handlingar inom styrande och stödjande processer, t ex upphandlingsärenden och avtal. Sekretessbelagda personalhandlingar registreras i ett särskilt HRregister. Den största ärendehanteringen sker inom kärnverksamheten och hanteras i det egenbyggda systemstödet Bostoc. Här har bolaget en näst intill helt digital hanteringskedja och alla handlingar skannas och kopplas till ärenden i systemet. Flera ärendetyper innehåller sekretessbelagda uppgifter och för dessa har man särskilda sekretesshandläggare, för att begränsa åtkomsten av känslig information. Bolaget har kända och förankrade arbetsprocesser för sin kärnverksamhet och detta, tillsammans med ett väl utvecklat hanteringsstöd i Bostoc, gör att handläggningsprocessen är effektiv och lätt att arbeta efter.

5 Sida 5 (7) Fastställda hanteringsanvisningar finns Bolagets hanteringsanvisningar ger en mycket god bild av verksamhetens information och hur den ska hanteras. Hanteringsanvisningarna uppdateras kontinuerligt. De är inte kända av alla anställda, men man uppger att det fungerar bra ändå, mycket tack vare de arbetsprocesser som bolaget implementerat. Utöver hanteringsansvisningarna finns även andra skriftliga rutiner, t ex avseende postöppning och diarieföring. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns och tillämpas Stadsarkivet fattar generella gallringsbeslut som gäller för alla stadens verksamheter. Det rör sig främst om information inom stödprocesserna ekonomi, personaladministration och upphandling samt information av tillfällig eller ringa betydelse. Utöver det fattar Stadsarkivet också myndighetsspecifika gallringsbeslut som rör en eller några verksamheter. Bostadsförmedlingen har ett eget gallringsbeslut för sin kärnverksamhet, beslut SSA 2013:32, som omfattar både analog och digital information. Man ser idag inget behov av ytterligare gallringsbeslut, men bolaget har för avsikt att se över värderingen i samband med att nya IT-stöd för ekonomi- och personalinformation införs. Tillämpningen av beslut 2016:01, gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse, framgår av hanteringsanvisningarna. Gallring verkställs utifrån gällande gallringsbeslut och utförs på årlig basis. Bolaget uppger sig vara i fas med sin gallring och använder sig av sekretesskärl vid behov. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Leveranser till e-arkivet Bostadsförmedlingen har en utbredd digital hantering och Bostoc är det viktigaste verksamhetssystemet. En anslutning till e-arkivet har genomförts och leveranser sker nu på årlig basis. Då inkluderas även digitala filer som förvaras utanför systemet på en serveryta, men som har en ärendekoppling till Bostoc. IT-stöd ska bytas ut Inom den stödjande verksamheten används för närvarande Raindance för ekonomihantering, men man kommer inom kort att gå över till Agresso. Även bolagets HR-system ska bytas ut. Sannolikt kommer man inte att migrera så mycket information till de nya systemen, så det är av vikt att bevarandeinformationen tas

6 Sida 6 (7) omhand ur de tidigare systemen. Det är i nuläget oklart hur detta ska gå till, om den ska arkiveras digitalt eller skrivas ut på papper. Övriga digitala handlingar Det finns digitala styrdokument som förvaras i mappstruktur på filserver i handläggningssyfte. Originalhandlingarna förvaras på papper i protokollserien. Stadsarkivet rekommenderade att man istället diarieför styrdokumenten, så att de blir sökbara som egna dokument i ett längre perspektiv. Bostadsförmedlingens marknadsavdelning använder sig av en digital bildbank, Exigus. En värdering av denna har tidigare gjorts och de bilder som ska bevaras arkiveras i form av trycksaker som skrivs ut. Utöver detta hanterar bolaget inga bilder eller fotografier. Godkända skrivmateriel används Bolaget uppger att man använder sig av godkända skrivmateriel vad gäller papper och pennor samt godkända förvaringsmedel, såsom arkivkartonger och aktomslag. Bolaget använder kopiatorer och skrivare från Volvo IT, som försäkrar att deras produkter är arkivbeständiga. Bostadsförmedlingen binder in styrelsens protokoll och använder då arkivpapper för detta. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningar behöver förtydligas Bolaget har två arkivbeskrivningar för nuvarande arkivbildare, en som är kopplad till redovisning enligt allmänna arkivschemat ( ) och en som följer den processbaserade klassificeringsstrukturen från 2013 och framåt. Båda arkivbeskrivningar ger en bra och heltäckande sökingång till bolagets arkivbildning och dess handlingar. Arkivbeskrivningarna behöver dock förtydligas avseende vilken information som rör perioden , vad som rör perioden från 2013 när man gick över till att processredovisa informationen samt vilken information som beskriver bolagets föregångare (före 1999). Arkivbeskrivningen behöver även kompletteras med en lista över de IT-stöd som används i verksamheten och som fungerar som sökingångar. Uppdaterad bevarandeförteckning finns Bolaget har en bevarandeförteckning från år 2013 som följer den processorienterade klassificeringsstrukturen. Förteckningen hålls uppdaterad och redovisar både analog och digital information.

7 Sida 7 (7) Arkivet för perioden är färdigförtecknat enligt allmänna arkivschemat. Det finns i dagsläget inget behov av att leverera detta material till Stadarkivet. Föregångares arkiv är levererat. Förelägganden Uppdatera båda arkivbeskrivningarna (för perioden samt för perioden från 2013-) enligt anvisningar i riktlinjerna. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokalen Bostadsförmedlingen har en arkivlokal i hus 9 i Tekniska nämndhuset, i relativt nära anslutning till sina kontorslokaler. Lokalen är inte godkänd av Stadsarkivet sedan tidigare. Arkivlokalen rymmer ännu mycket arkivmaterial och bolaget ser inga ytterligare behov av arkivlokaler för närvarande. Oklart skydd ska kontrolleras Vid inspektionen går det inte att avgöra om det finns ett installerat brandspjäll vid lokalens väggventil, vilket bolaget får i uppgift att kontrollera med hjälp av sin fastighetsvärd. Likaså ska bolaget kontrollera att takarmaturen håller godkänd IP klass, lägst 43. I efterhand meddelar bolaget att takarmaturen är kontrollerad och håller godkänd IP-klass. Dispens för dokumentskåp finns Regelverket för arkivförvaring ställer krav på brandskydd i 120 minuter (klass EI 120). Bolaget använder två stycken dokumentskåp för ekonomi- och personhandlingar som står emot brand i 90 minuter respektive 60 minuter. Dispens för den lägre brandklassen finns enligt nyligen fattade beslut SSA 2016:05. Detta beslut häver de tidigare dispenserna från år 2006 och 2013, eftersom den förvaring som de gällde inte längre används Gunilla Isacson Inspektionsförrättare