Hantering av allmänna handlingar hos Snösätraskolan

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Anna Ruthström Inspektionsrapport 2017:13 DNR /2017 Sida 1 (14) Hantering av allmänna handlingar hos Snösätraskolan Närvarande från skolan: Anki Prenke Annica Forsberg tf rektor skolsekreterare Närvarande från Stadsarkivet: Anna Ruthström inspektionsförrättare Christina Moberg protokollförare Från Utbildningsförvaltningen deltog arkivarierna Elisabeth Winqvist och Fredrik Pihl. SAMMANFATTNING Snösätraskolan inspekterades av Stadsarkivet Hanteringen av allmänna handlingar hos skolan är över lag inte tillfredsställande och det finns en hel del brister som behöver åtgärdas. Skolans ledning är medveten om att man saknar kunskap om och rutiner för sin arkiv- och informationshantering och har en stark ambition om att komma tillrätta med bristerna. Skolan behöver arbeta med att ta fram och implementera rutiner för hur hanteringen ska gå till, men också höja kunskapen i dessa frågor hos samtliga anställda. Till sin hjälp har skolan arkivfunktionen på Utbildningsförvaltningen, som arbetar med att samordna och stödja informationshanteringen i stadens skolor. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (14) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Förelägganden Stadsarkivet förelägger Snösätraskolan att: - Fastställa en ansvarsfördelning för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv på skolan. - Bevaka vilka konsekvenser kommande flytt/byte av lokaler kan komma att innebära för hanteringen av de allmänna handlingarna. - Upprätta rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling. - Upprätta rutiner för arkivering av minnesanteckningar, utkast och koncept av betydelse och som tillför ärendet sakuppgifter. - Gallra handlingar under kontrollerade former (ta fram rutiner). - Omedelbart upphöra med oreglerad gallring (om sådan förekommer). - Verkställa gallring. - Rätta till brister i arkivlokalen enligt följande: takbelysning, brandspjäll, sprickor i vägg nära tak samt rensa ut all som inte är arkivhandlingar. - Förvara allmänna handlingar skyddade (gäller dokumentskåp). Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. - Försäkra sig om att den digitala informationen (bilder) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge den ska finnas kvar. - Använda skrivmaterial som ger arkivbeständiga handlingar. - Upprätta en arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. - Upprätta en bevarandeförteckning för perioden 2014 och framåt (PIR) så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge

3 Sida 3 (14) information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Upprätta en arkivförteckning för perioden till och med år 2013 enligt allmänna arkivschemat. Snösätraskolan ska, inom tre månader från det datum när denna rapport fastställs och expedieras, inkomma med en handlingsrapport med en kortfattad beskrivning av planerade åtgärder och tidsplan för att arbeta med föreläggandena. Snösätrakolan ska senast inkomma med en åtgärdsrapport där skolan skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.

4 Sida 4 (14) Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Snösätraskolan att: - Utse arkivombud som kan bevaka hanteringen av allmänna handlingar och sköta praktisk arkivhantering på olika enheter/arbetsställen. - Fastställa rektors ansvar. - Fastställa ansvarsfördelningen mellan central förvaltning och lokala enheter. - Ge all personal tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hanteringen av allmänna handlingar enligt regelverket. - Registrera allmänna handlingar i större utsträckning med hänsyn till rätten till insyn och även registrera på ärendenivå. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta hand om post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e- post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post (fullmakt för postöppning analog och e-post). - Se till att det finns back-up för registratorsfunktionen så att allmänna handlingar kan registreras i diariet samma dag som de inkommer/upprättas (t ex sekretessbelagda handlingar i elevakter). - Kontrollera att hanteringsanvisningarna tillämpas. - Ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling/inhyrning/inköp av maskinell utrustning. - Fastställa rutiner för att löpande ställa av och arkivera bevarandehandlingar. - Upprätta en arkivbeskrivning för perioden före övergång till processorienterad informationsredovisning, PIR.

5 Sida 5 (14) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret behöver förtydligas Arkivansvaret för de allmänna handlingarna ligger centralt på Utbildningsförvaltningen. Utbildningsförvaltningen har tagit fram en arkivinstruktion som gäller all verksamhet inom nämndens verksamhet och där ansvarsfördelningen mellan Utbildningsförvaltningen och den enskilda skolan är reglerad. Snösätraskolans nytillträdde och tillförordnade rektor Anki Prenke har verksamhetsansvar för skolans hantering av allmänna handlingar och skolsekreterare Annica Forsberg är skolans registrator och arkivhandläggare, men man meddelar att det i praktiken inte finns någon egentlig arkivorganisation på skolan idag. Vid inspektionstillfället kände inte skolans representanter till att det finns en centralt framtagen arkivinstruktion i vilken ansvarsfördelning framgår. Skolan har inte formellt fastställt ansvarsfördelningen på skolan och inte heller implementerat och förankrat den i sin organisation. Diskussioner fördes att skolan utifrån den beskrivna rollfördelningen och ansvarsförhållandena i arkivinstruktionen behöver fastställa ansvarsfördelningen på skolan, samt implementera och förankra detta. Skolan behöver alltså förtydliga sin roll i relation till Utbildningsförvaltningen och anpassa sin arkivorganisation till den ansvarsfördelning som beskrivs i den övergripande arkivinstruktionen. Bevaka arkivfrågor vid verksamhetsförändringar Skolan uppger att man står inför en ombyggnation de närmaste åren och planeringen för detta är redan igång hos SISAB (fastighetsvärden Skolfastigheter i Stockholm AB). Ombyggnationen kommer att innebära att både expedition och arkivlokal ska flyttas, vilket får stora konsekvenser för hanteringen av arkivhandlingarna. Skolan behöver därför bevaka frågan och så fort som möjligt bli involverad i flyttplanerna för att säkerställa att en ny lösning för arkivförvaringen lever upp till de krav och behov som finns. Förelägganden Fastställa en ansvarsfördelning för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv lokalt på skolan. Bevaka vilka konsekvenser kommande flytt/byte av lokaler kan komma att innebära för hanteringen av de allmänna handlingarna.

6 Sida 6 (14) Rekommendationer Utse arkivombud som kan bevaka hanteringen av allmänna handlingar och sköta praktisk arkivhantering på olika enheter/arbetsställen. Fastställa rektors ansvar. Fastställa ansvarsfördelningen mellan central förvaltning och lokala enheter. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Snösätraskolan är en F-6 skola och har ca 300 elever. Skolan uppger att kunskapsnivån vad gäller hanteringen av allmänna handlingar generellt är ganska låg och skulle behöva förbättras. Detta gäller såväl skolledningen som pedagoger/lärare. Inom skolhälsovården uppges kunskapsnivån vara högre. Man arbetar idag inte alls med informationsträffar eller utbildningstillfällen rörande offentlighet, sekretess och hanteringen av allmänna handlingar. Man saknar också skriftliga rutiner för hur hanteringen ska gå till. Stadsarkivet rekommenderar att skolan genomför en utbildningsinsats som inkluderar hela personalstyrkan. Stadsarkivet lyfte också vikten av att regelbundet informera personalen i dessa frågor och av att ta fram och förankra rutiner för informationshanteringen. Utbildningsförvaltningen har tagit fram en informationsfolder om hanteringen av allmänna handlingar som kan vara till god hjälp. Rekommendationer Ge all personal tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hanteringen av allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Skolan ska fortlöpande planera och styra arkivbildningen samt organisera arkivet så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Allmänna handlingar ska antingen registreras eller hållas ordnade på ett systematiskt sätt i en känd och dokumenterad ordning. Handlingar som omfattas av sekretess ska alltid registreras.

7 Sida 7 (14) Utbildningsförvaltningen tar fram hanteringsanvisningar för stadens skolor. Dessa är en sökingång för användare, men också ett verktyg och en rutinbeskrivning för skolans medarbetare. Hanteringsanvisningarna redovisar alla de handlingar som skolan hanterar, både gallringsbara och de som ska bevaras. Postöppning och diarieföring Den analoga posten öppnas och delas ut av skolsekreteraren som också är registrator, med undantag för den post som går till skolhälsovården. En fullmaktsblankett för postöppning (både analog post och e-post) har delats ut, men ännu inte implementerats i verksamheten. Skolan använder sig av funktionsbrevlådor och har en info-mail som bevakas av registrator. Enligt registrator diarieförs väldigt lite handlingar på skolan. Det saknas också back-up när registrator är frånvarande och vid en längre tids sjukskrivning nyligen blev posten liggande utan att diarieföras i flera månader. Man lagrar inga digitala handlingar i diariet utan har endast pappersakter. Inför semestertider informerar man personalen om att e-posten ska tas omhand. Stadsarkivet påpekade att det inte är tillräckligt med ett autosvar i sin e-postlåda, man måste också se till att inkorgen bevakas så inget blir liggande. Ett sätt att göra det är att använda en automatisk vidarebefordran till skolans info-mail under sin frånvaro. Under ledigheter då större delen av personalen inte är i tjänst är en person utsett som jourhavande och den personen bör också omhänderta korrespondens i Skolans info-mail. De handlingar som diarieförs registreras enligt skolans processorienterade klassificeringsstruktur i Diabas/Ciceron. Däremot får varje handling ett unikt diarienummer, istället för att sammanföras till ett ärende/diarienummer tillsammans med övriga handlingar som hör till samma ärende. Att ha ett handlingsdiarium försvårar återsökningen och förståelsen för hur ett ärende har vuxit fram och rekommenderas därför inte. Inkommen post till skolhälsovården öppnas av behörig person och registreras i systemstödet PMO, som är ett centralt system inom staden. Hanteringsanvisningar och andra rutinbeskrivningar Skolan har nyligen fått vetskap om de hanteringsanvisningar som Utbildningsförvaltningens arkivarier har tagit fram och som gäller för samtliga grundskolor inom staden. Hanteringsanvisningarna är uppställda utifrån skolans klassificeringsstruktur och innehåller både analog och digital information. Hanteringsanvisningar är inte kända hos skolans personal och tillämpas inte i nuläget.

8 Sida 8 (14) Hanteringsanvisningarna är pedagogiska och informativa, och utgör därför ett bra stöd för hanteringen av allmänna handlingar. Utbildningsförvaltningen ska se över dem under år 2018 för att anpassa dem till införandet av edok som sker hos skolorna framöver. edok kommer att innebära en mer digital hantering för flera handlingstyper. Utöver hanteringsanvisningarna har Utbildningsförvaltningen även tagit fram en folder om hantering, offentlighet,och sekretess. Denna ska kompletteras med ett mer detaljerat avsnitt om utlämnandefrågor. Skolan uppger att man inte har några bra rutiner för att se till att rätt handlingar arkiveras vad gäller akthanteringen, t ex för elevakter. Även här kan Utbildningsförvaltningen vara ett stöd i att ta fram och implementera bra arbetsrutiner. Föreläggande Upprätta rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling. Upprätta rutiner för arkivering av minnesanteckningar, utkast och koncept av betydelse och som tillför ärendet sakuppgifter. Rekommendationer Registrera allmänna handlingar i större utsträckning med hänsyn till rätten till insyn och även registrera på ärendenivå. Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta hand om post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post (fullmakt för postöppning analog och e-post). Se till att det finns back-up för registratorsfunktionen så att allmänna handlingar kan registreras i diariet samma dag som de inkommer/upprättas (t ex sekretessbelagda handlingar i elevakter). Kontrollera att hanteringsanvisningarna tillämpas. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Att gallra är detsamma som att förstöra uppgifter och handlingar eller att ta bort sammanställningsmöjligheter eller sökbarhet. För allmänna handlingar är bevarande huvudregel och gallring får endast ske om det är reglerat i lag eller förordning eller om Stadsarkivet har fattat beslut om gallring. Beslutad gallring ska ske fortlöpande och under kontrollerade former.

9 Sida 9 (14) Gallringsbeslut finns Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i Stockholms stad. De generella gallringsbesluten reglerar information inom framför allt den stödjande verksamheten samt information av tillfällig eller ringa betydelse. Skolan har också ett myndighetsspecifikt gallringsbeslut (SSA 2015:02) som gäller för information inom skolans kärnverksamhet. Inget behov av nytt gallringsbeslut finns i dagsläget. Vilka handlingar som ska gallras och enligt vilka beslut framgår i hanteringsanvisningarna. Oklart om gallringsbeslut tillämpas Ingen gallring har skett de senaste åren enligt uppgift från skolsekreteraren. Enligt stadens arkivregler ska beslutad gallring verkställas utan dröjsmål och skolan behöver se till att så sker. Det är också av största vikt att gallringen sker under kontrollerade former, t ex när det gäller sekretessbelagd information. Gallring i de centrala skolsystemen (t ex Skolwebben) sker centralt genom en funktioin hos Utbildningsförvaltningen. Oreglerad gallring kan ha skett Skolan uppger att elevakter kan ha gallrats för några år sedan, men detta är högst oklart. Skolan behöver kontrollera om så är fallet, dokumentera detta i informationsredovisningen och dessutom se till att det inte sker igen. Ordentliga rutiner för hur och när gallring ska ske måste fastställas och implementeras. Förelägganden Gallra handlingar under kontrollerade former (ta fram rutiner). Omedelbart upphöra med oreglerad gallring (om sådan förekommer). Verkställa gallring. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Arkivlokalen uppvisar vissa brister Snösätraskolan har en arkivlokal i anslutning till expeditionen, kallat valvet, som har rumsbeteckning B219. Lokalen håller en bra temperatur och väggar och dörr lever upp till kraven om förvaring som ställs i Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2013:4, dvs två timmars brandskydd.

10 Sida 10 (14) Arkivlokalen ska endast innehålla arkivhandlingar och eftersom lokalen även används som förråd behöver den rensas på material som inte hör hemma där, såsom viss elektronik och annat kontorsmaterial. Arkivlokalen har en del brister som skolan behöver se över med hjälp av fastighetsvärden och kontrollera att lokalen lever upp till kraven i Riksarkivets föreskrift. Följande behöver kontrolleras: - Taklampan och dess kapslingsklass är sannolikt inte godkänd enligt RA-FS 2013:4. - Lokalens ventiler tycks sakna brandspjäll som skyddar mot att brand kan ta sig in via ventilationen. - Det finns sprickor uppe vid taket som kan dra ner brandskyddet om inte brandcellen är tät. Godkända och icke godkända dokumentskåp används Enligt gällande föreskrifter och regler ska skolans allmänna handlingar som ska bevaras eller har en gallringsfrist på mer än två år förvaras skyddat. Detta innebär till exempel att dokumentskåp ska ha brandklass på minst EI 120, det vill säga två timmars brandskydd. Under inspektionen kontrollerades följande skåp: 3 st arkivskåp vid expeditionen där elevakter förvaras. Skåpen har en brandklass på EI 120 och är därmed godkända. 1 st skåp hos skolsköterskan är helt oklassat och behöver bytas ut. 1 st skåp hos skolpsykologen är helt oklassat och behöver bytas ut 1 st skåp hos rektor har brandklass EI 60,vilket inte är godkänt. Här var det oklart vad skåpet innehöll. Om det förvarar originalhandlingar som ska finnas kvar längre än två år ska skåpet hålla brandklass EI st skåp hos skolkuratorn var låst och kunde inte kontrolleras. Vid sakgranskning återkom skolan och det kan konstateras att skåpet inte uppfyller kraven för brandsäkerhet och behöver därför bytas ut. I det fall skolan vill leverera arkivhandlingar till Stadsarkivet behöver materialet först vara genomgånget för gallring och därefter ordnat och förtecknat. Det är också viktigt att arkivbildningen är avslutad och att skolan inte längre har ett eget behov av handlingarna. Därmed skulle övergången till PIR 2013/2014 vara en lämplig avgränsning för leverans.

11 Sida 11 (14) Förelägganden Rätta till brister i arkivlokalen enligt följande: takbelysning, brandspjäll, sprickor i vägg nära tak samt rensa ut all som inte är arkivhandlingar. Förvara allmänna handlingar skyddade (gäller dokumentskåp). Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Allmänna handlingar ska hanteras, förvaras och skyddas så att den fysiska och logiska kvaliteten bibehålls under hela tiden som de ska finnas kvar. Handlingarna ska också framställas på ett sätt som möjliggör att de kan läsas, återsökas och förstås under hela bevarandetiden. Detta innebär exempelvis att rätt skrivmaterial, såsom papper, pennor och toner till skrivaren, ska användas till de handlingar som ska bevaras. För digital information krävs särskilda insatser för bevarande. Här är det viktigt att redan från början eller så tidigt som möjligt planera för den kommande arkiveringen och se till att rätt förutsättningar för detta finns. Stadens arkivregler fastställer att man ska sträva efter att bevara digitalt skapad information i digital form. Digital information upprättas och hanteras Snösätraskolan använder sig enbart av centrala IT-system där arkivansvaret antingen ligger hos Utbildningsförvaltningen eller hos Stadsledningskontoret, exempelvis Skolwebben, BER (Bosko), Agresso och LISA. Skolans webbplats levereras till e-arkiv Stockholm inom ramen för ett arkiveringsprojekt som Stadsarkivet driver i samarbete med Utbildningsförvaltningen. Under inspektionen framkom dock att det finns en utbredd användning av MAC-miljö på skolan med tillhörande externa servrar och hårddiskar. Detta är något som man har för avsikt att fasa ut, då det inte är integrerat med resten av stadens IT-miljöer. Skolan behöver kontrollera vilken information som lagras på MACservrarna och ta hand om det som eventuellt ska bevaras. Vidare upprättas digitala bilder (fotografier) i kommunikations- och informationssyfte internt inom skolan samt på webbplatsen. Bilderna lagras idag på den gemensamma serverytan. Skolan uppger också att det sannolikt förvaras bevarandehandlingar i personalens Outlook-konton (e-post).

12 Sida 12 (14) Det behövs en strategi för en framtida digital arkivering Den information som hanteras utanför de stadsgemensamma systemen behöver säkras upp inför en framtida arkivering. Skolan behöver först göra en bedömning av materialet för att fastställa vad som ska bevaras samt ta fram en strategi för hur detta ska gå till. De filer som ska bevaras ska levereras till stadens e-arkiv och då kompletteras med ett register med relevanta metadata som beskriver filerna, för bilder handlar det exempelvis om motiv, innehåll, datum, fotograf etc. Bevarandefilerna ska lagras på ett strukturerat och välkänt sätt på serverytan i väntan på arkivering. Filerna behöver även vara i ett godkänt arkivformat. Skolan uppger att man inte använder sig av sociala medier såsom Facebook, bloggar eller Instagram. Arkivbeständiga produkter används Skolan använder arkivbeständiga produkter vad gäller pennor, papper, arkivkartonger och aktomslag. Betygskataloger skrivs ut och arkiveras på arkivpapper. Skrivare och kopiatorer är i regel centralt upphandlade via stadens avtal. Skolan använder dock även andra skrivare kopplade till MAC-nätet och här är det oklart huruvida dessa produkter är arkivgodkända. Detta behöver skolan kontrollera och begära in en leverantörsförsäkran om detta. Förelägganden Försäkra sig om att den digitala informationen (bilder) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge den ska finnas kvar. Använda skrivmaterial som ger arkivbeständiga handlingar. Rekommendationer Ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling/inhyrning/inköp av maskinell utrustning. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Informationsredovisningen består av framför allt två viktiga dokument: arkivbeskrivning och bevarandeförteckning. Arkivbeskrivningen ska ge en överblick över arkivbildningen och dess handlingar samt ange de viktigaste sökingångarna till arkivet.

13 Sida 13 (14) Bevarandeförteckningen är en redovisning av arkivets omfång och alla dess volymer. Förteckningen är en detaljerad sökväg till de arkiverade handlingarna och kan användas för inventering och som skydd mot skingring av handlingar. Arkivbeskrivningen och bevarandeförteckningen ska omfatta samma tidsperiod och arkivbildning. Två arkivbeskrivningar behöver upprättas Snösätraskolan saknar idag en arkivbeskrivning och behöver därför upprätta en sådan. Arkivbeskrivningen ska följa samma tidsperiod som förteckningen över arkivet och därför behöver skolan upprätta två olika arkivbeskrivningar, en för varje tidsperiod (se stycke nedan). En arkivförteckning och en bevarandeförteckning behöver upprättas Skolan saknar idag helt en förteckning över arkivet. Eftersom stadens modell för hur man redovisar arkiv har ändrats för några år sedan behöver skolan upprätta två förteckningar över två olika tidsperioder, en som sträcker sig fram till och med år 2013 och som följer allmänna arkivschemat och en som påbörjas år 2014 och följer klassificeringsstrukturen enligt den processorienterade redovisningsmodellen, PIR. Då skolan inte själv har tillräckliga kunskaper för att kunna genomföra detta arbete, rekommenderar Stadsarkivet att man tar hjälp från Utbildningsförvaltningens arkivarier eller annan extern hjälp. Det vore också bra om en person kan arbeta fokuserat med detta under en viss tid, för att få en kontinuitet i arbetsuppgifterna. Vidare behöver skolan ta fram rutiner för sitt fortsatta arbete med att löpande ställa av och förteckna sina arkivhandlingar så att man håller bevarandeförteckningen uppdaterad framöver. Förelägganden Upprätta en arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. Upprätta en bevarandeförteckning för perioden 2014 och framåt (PIR) så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Upprätta en arkivförteckning för perioden till och med år 2013 enligt allmänna arkivschemat.

14 Sida 14 (14) Rekommendationer Fastställa rutiner för att löpande ställa av och arkivera bevarandehandlingar. Upprätta en arkivbeskrivning för perioden före övergång till processorienterad informationsredovisning, PIR Anna Ruthström Inspektionsförrättare