Hantering av allmänna handlingar hos Stockholm Globe Arena Fastigheter AB

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Ylva Taubert Lindberg Inspektionsrapport 2018:04 DNR /2017 Sida 1 (10) Hantering av allmänna handlingar hos Stockholm Globe Arena Fastigheter AB Närvarande från bolaget: Ingrid Elfver Lindblom Anders Ranefall Mats Carlson redovisningsansvarig, arkivansvarig ekonomichef IT-ansvarig (deltog delvis) Närvarande från Stadsarkivet: Ylva Taubert Lindberg inspektionsförrättare Christina Moberg protokollförare Tina Hedh Gallant praktikant (åhörare) SAMMANFATTNING Stockholm Globe Arena Fastigheter AB (nedan SGA Fastigheter) inspekterades av Stadsarkivet Hanteringen av allmänna handlingar hos bolaget är i flera delar god, men i övrigt relativt eftersatt. Inspektionen uppvisade brister inom flera områden. Informationsredovisningen behöver kompletteras och uppdateras och man ligger även efter i gallringen. Bolaget behöver värdera sin digitala information och uppdatera strategin för det långsiktiga bevarandet. Bolaget behöver också arbeta med att höja kunskapen om arkiv- och informationshanteringen bland de anställda. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (10) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger SGA Fastigheter att: - Uppdatera sin ansvarsfördelning för hanteringen av allmänna handlingar. - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar ska hanteras. - Utreda möjligheterna att gallra både analoga och digitala handlingar och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Verkställa gallring. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar med två års gallringsfrist eller kortare. Bolaget ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. - Försäkra sig om att den digitala informationen (fastighetsritningar, digitala bilder, handlingar på projektplattformar samt andra bevarandehandlingar ur egna IT-stöd) förvaras på ett sätt som möjliggör att de kan återsökas, läsas och skyddas så länge de ska finnas kvar. Bolaget ska även uppdatera sin strategi för bevarande av elektroniska handlingar. - Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. - Uppdatera bevarandeförteckningen (enligt PIR) från 2012 och framåt så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. SGA Fastigheter ska senast inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.

3 Sida 3 (10) Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar SGA Fastigheter att: - Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. - Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningarna. - Fastställa rutiner för att löpande ställa av och arkivera bevarandehandlingar.

4 Sida 4 (10) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivregler har antagits Kommunfullmäktige har genom ett ägardirektiv fattat beslut om att de kommunala bolagen ska följa stadens arkivregler. SGA Fastigheter har antagit stadens arkivregler i samband med ett styrelsesammanträde Arkivansvaret har fastställts, men framgår inte av styrdokument SGA Fastigheter har utsett redovisningsansvarig Ingrid Elfver Lindblom till arkivansvarig och denna roll och ansvar uppges vara förankrad inom bolaget. Däremot stämmer det inte med vad som står om arkivorganisationen i arkivbeskrivningen och detta behöver uppdateras. Ingrid är också den som huvudsakligen arbetar praktiskt med arkiv- och informationshanteringen, dock uppges detta område vara eftersatt med anledning av bristande resurser och att personal som tidigare arbetat med detta har slutat. Alla medarbetare har ett uttalat ansvar för att arkivera och diarieföra sina handlingar och man arbetar efter tidigare framtagna rutiner. Bolaget har inte utsett några arkivsamordnare, då organisationen är mycket liten med för närvarande 12 anställda och det inte finns behov av detta. Bevakning av kommande verksamhetsförändringar SGA Fastigheter står inför ett par förändringar framöver som kommer att påverka arkiv- och informationshanteringen. Det gäller dels införandet av stadens gemensamma ärendehanteringssystem edok där arbetet påbörjas senare under 2018, dels att bolagets lönehantering från 1 januari 2019 sannolikt kommer att hanteras av Svenska Bostäder istället för den idag externa leverantören IT-Nor. Denna förändring innebär att lönesystemet byts ut från nuvarande Agresso Lön till systemet Agda som Svenska Bostäder använder. Bytet kommer även att omfatta andra mindre bolag i staden, däribland koncernledningen Stadshus AB, och förberedelserna är igång. Stadsarkivet påminner om vikten av att avtala villkor kring lönehanteringen, exempelvis avseende vem som äger informationen och hur en kommande arkivering av bevarandeinformationen (t ex pensionsgrundande uppgifter) ska ske. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Bolaget uppger att kunskapsnivån hos de anställda om hur allmänna handlingar ska hanteras är tillfredsställande, men att det råder en del osäkerhet. Det underlättar att sitta tillsammans i kontorslandskap med möjlighet att rådfråga varandra.

5 Sida 5 (10) Det finns ett generellt behov av att informera och utbilda personalen i frågor om offentlighet, sekretess och informationshantering och även att ta fram aktuella rutiner. Detta kommer framför allt att behövas i samband med införandet av edok, då det innebär nya arbetsrutiner för alla. Under våren kommer det in flera nyanställda och då finns det behov av att ge dessa en introduktion och en genomgång av bolagets informationshantering. Stadsarkivet rekommenderar bolaget att upprätta skriftliga rutiner för sin arkiv- och informationshantering. Det vore också bra att genomföra en utbildning som utgår ifrån bolagets olika styrdokument inom området, såsom hanteringsanvisningarna. Detta skulle kunna ske med hjälp av en extern utbildare. Rekommendationer Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Postöppning och diarieföring Den post som skickas till bolagets officiella adress öppnas av Ingrid (arkivansvarig, redovisningsansvarig) och Anders (ekonomichef). Man använder funktionsbrevlådor för t ex inkommande remisser och ekonomiärenden och det finns fullmakter för postöppning. I övrigt ansvarar var och en för att ta hand om sin egen post, vilket fungerar bra. Vid längre frånvaro lägger man vid behov över ansvaret på en kollega. Ingrid diarieför vissa övergripande ärenden, i övrigt är diarieföringen decentraliserad och alla har ett ansvar att diarieföra sina egna handlingar. Diarieföringen sker på intranätet, via inloggning på en samarbetsyta i form av en skräddarsydd Share Point-lösning. Här finns både själva registret och de diarieförda handlingarna uppladdade. Man använder sig inte av några pappersakter i diariet. Eventuell aktrensning i diariet sker av respektive handläggare. Bolaget uppger att man inte hanterar några sekretessuppgifter, annat än i pågående upphandlingsärenden. Bolagets avtal hanteras i den egna avtalsdatabasen som också finns på intranätet.

6 Sida 6 (10) Hanteringsanvisningarna behöver uppdateras och kompletteras SGA Fastigheters hanteringsanvisningar togs fram år 2014 med hjälp av en arkivkonsult. Hanteringsanvisningarna är mycket bra och omfattar bolagets alla verksamhetsområden och även den digitala informationen finns redovisad. Information om diarieföring, gallring och förvaring finns med, vilket är bra. Det är oklart hur pass kända anvisningarna är i organisationen, men varje verksamhetsområde känner till och kan sin del i dokumentet. Hanteringsanvisningarna har inte uppdaterats sedan de togs fram 2014 och behöver därför ses över. Stadsarkivet påpekade vikten av att ha en rutin för att regelbundet se över hanteringsanvisningarna för att hålla de aktuella. Följande behöver justeras: - Gallringsbeslut som tillämpas behöver uppdateras: beslut 2011:15 har ersatts av 2016:13 (räkenskaper), beslut 2007:12 har ersatts av 2016:01 (tillfällig/ringa betydelse), beslut 2007:13 (som gäller för Fastighetsnämnden och inte SGA Fastigheter) har ersatts av 2015:10 (bygg- och anläggningsprojekt samt förvaltning) - Vissa handlingstyper saknar en hänvisning till gällande gallringsbeslut och det står endast förslag. Dessa behöver ses över och ingå i en eventuell gallringsframställan till Stadsarkivet. Några av dessa kan också omfattas av befintliga beslut, t ex el- och vvs-ritningar som kan gallras med hjälp av beslut 2015:10. - Förekomst av sekretessbelagda uppgifter ska redovisas i hanteringsanvisningarna, men finns idag endast med i fliken för upphandlingsärenden. Om det inte förekommer sekretess för övriga handlingar ska det tydligt framgå, t ex i en övergripande kommentar. - Redovisning av processerna 1.5 Hantera extern revision och kontroll, 1.6 Svara på externa remisser samt 2.1 Hantera interna möten saknas helt. Bolaget behöver säkerställa att alla handlingstyper som hanteras inom verksamheten är redovisade i hanteringsanvisningarna. - Diarieanvisningar för anbud/offerter inom process anges med tips, vilket behöver förtydligas. Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar ska hanteras.

7 Sida 7 (10) Rekommendationer Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningarna. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns SGA Fastigheter tillämpar stadens generella gallringsbeslut för exempelvis personal/löner och ekonomiinformation samt upphandlingar. Vilka handlingar som gallras enligt det generella beslutet för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (SSA 2016:01) redovisas i hanteringsanvisningarna. Gallringsbeslut tillämpas inte Bolaget uppger att man inte är i fas med att verkställa gallring i enlighet med gällande gallringsbeslut. Detta gäller både analoga handlingar och digital information som hanteras i egna verksamhetssystem. Information som hanteras i stadsgemensamma system gallras centralt av staden. Det finns eventuellt behov av nytt gallringsbeslut Bolaget har i nuläget inget myndighetsspecifikt gallringsbeslut för den egna kärnverksamheten, men kan tillämpa det generella beslutet SSA 2015:10 rörande information i bygg- och anläggningsprojekt och förvaltning. Bolaget behöver utreda om det finns behov av ett eget beslut för handlingstyper som inte omfattas av de generella gallringsbesluten. Av hanteringsanvisningarna framgår att det kan finnas ett sådant behov. Exempelvis saknas gallringsbeslut för information som hanteras i det egna (dvs icke stadsgemensamma) systemstödet CWorks. Bolaget behöver här göra en värdering av informationen i en gallringsutredning och vid behov skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. Utreda möjligheterna att gallra både analoga och digitala handlingar och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. Verkställa gallring.

8 Sida 8 (10) ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna förvaras i godkänd arkivlokal I Stockholms stad gäller Riksarkivets föreskrifter för arkivförvaring, RA-FS 2013:4. Dessa anger att allmänna handlingar som ska bevaras eller som har en gallringsfrist längre än 2 år, ska förvaras skyddat i lokal eller dokumentskåp som står emot brand i två timmar (brandklass EI120). SGA Fastigheter har en arkivlokal som är godkänd av Stadsarkivet enligt beslut SSA 2011:06. Lokalen ligger i anslutning till Globenarenan på plan E2, rumsbeteckning Lokalen i sig är i gott skick och motsvarar kraven i Riksarkivets föreskrift. Däremot står det en skrivare (dock ej vid tillfället ansluten i något vägguttag) i lokalen som behöver tas bort, då ingen elektronisk utrustning av denna sort får förvaras i arkivlokalen. Vidare är förvaringen av bolagets ritningar undermålig då en stor mängd ritningar förvaras i rullar i flyttkartonger och ovanpå skåp på ett sätt som kan medföra långsiktiga skador på materialet. Den dåliga förvaringen medför också att ritningarna inte är sökbara och tillgängliga på ett tillfredsställande sätt. Det var vid inspektionstillfället dock oklart huruvida det rör sig om originalritningar och om de ska bevaras. Bolaget behöver därför gå igenom ritningarna för att fastställa om det rör sig om original i så fall försäkra sig om att de ordnas och förtecknas samt förvaras skyddat i aktomslag i ritningsskåp. I arkivlokalen förvaras också en stor mängd pärmar som till synes är oordnade och oförtecknade. I det fall det rör sig om handlingar som ska bevaras ska de kartongläggas, arkiveras och förtecknas så snart som de inte längre behövs i den dagliga verksamheten. Handlingar förvaras oskyddade i skåp I kontorslandskapet förvaras personalhandlingar i ett skåp som förvisso hålls låst, men som inte är brandklassat. Handlingarna måste flyttas till en brandsäker förvaring. Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar med två års gallringsfrist eller kortare. Bolaget ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs.

9 Sida 9 (10) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Strategi för att bevara handlingar i digital form behöver uppdateras SGA Fastigheter lagrar digital information i olika IT-system både via stadsgemensamma installationer och helt egna system samt på gemensam filserver. Bland de egna systemen använder man ärendehanteringssystemet CWorks för drift och förvaltning av fastigheterna, Agresso Lön för lönehantering och SharePoint på intranätet för diarieföring. Sedan något år tillbaka ingår bolaget i den centrala installationen av Agresso för ekonomihanteringen. Bolaget har en strategi för bevarande av elektroniska handlingar som togs fram Den innehåller en mycket bra översikt och beskrivning av systemstöden och information om bevarande och gallring. Dock behöver strategin ses över och uppdateras utifrån aktuell situation och vilka system som används idag. Av strategin framgår att mycket av informationen kan gallras enligt beslut SSA 2016:01 (gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse), men den anger också att det behöver göras en informationsvärdering avseende vissa system, t ex CWorks, för att fastställa vad som ska gallras och vad som ska bevaras. Bolaget har arkiverat sin egen webbplats samt Tolv Stockholms webbplats och blogg för Tele2 Arena och levererat dessa till stadens e-arkiv. Enligt uppgift har man även en Facebook-sida för Tolv Stockholm. Denna har dock ännu inte arkiverats. Bolaget förvarar även projekthandlingar, inklusive fotografier och fastighetsritningar och även eventuellt filmer, på en projektplattform hos en extern leverantör. När projekten avslutats är det därför viktigt att informationen tas om hand på ett sätt som möjliggör att bolaget själva förfogar över handlingarna och även kan arkivera dem. Flera ritningar förvaras även enligt bevarandeförteckningen på filserver som tillhandahålls av stadens leverantör HCL. Godkända skrivmaterial används SGA Fastigheter uppger att de använder papper, pennor, kartonger och aktomslag samt maskinell utrustning som är arkivgodkända. Försäkra sig om att den digitala informationen (fastighetsritningar, digitala bilder, handlingar på projektplattformar samt andra bevarandehandlingar ur egna IT-stöd) förvaras på ett sätt som möjliggör att de kan återsökas, läsas och skyddas så länge de ska finnas kvar. Bolaget ska även uppdatera sin strategi för bevarande av elektroniska handlingar.

10 Sida 10 (10) DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver kompletteras och uppdateras SGA Fastigheter har en arkivbeskrivning som på ett mycket bra sätt beskriver verksamheten och ger en överblick. Arkivbeskrivningen har dock inte uppdaterats sedan 2014 och behöver kompletteras och uppdateras med nytillkomna uppgifter, såsom aktuell arkivorganisation, aktuella gallringsbeslut som tillämpas av bolaget samt en förteckning över vilka IT-stöd som används och vilken information de hanterar. Bevarandeförteckningen behöver uppdateras och förtydligas Bolagets bevarandeförteckning gäller från år 2012 och är upprättad efter PIR-modellen, processorienterad informationsredovisning. Enligt stadens riktlinjer till arkivregler så ska förteckningen uppdateras fortlöpande, men det är än så länge endast några processer som har redovisats och då inte för de senaste åren, det gäller t ex styrelsehandlingar (handlingsslag 0.1) och bokslutshandlingar (process 1.2) samt löneuppgifter (process 2.3.1). Bevarandeförteckningen saknar således redovisade handlingar från många processer och årgångar från 2012 och framåt. Tidigare arkivförteckning är avslutad SGA Fastigheter har en tidigare arkivförteckning upprättad enligt allmänna arkivschemat. Denna gäller för perioden Förteckningen är avslutad. Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. Uppdatera bevarandeförteckningen (enligt PIR) från 2012 och framåt så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Rekommendationer Fastställa rutiner för att löpande ställa av och arkivera bevarandehandlingar Ylva Taubert Lindberg Inspektionsförrättare