Hantering av allmänna handlingar hos Valnämnden

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Ylva Taubert Lindberg Inspektionsrapport 2018:12 DNR /2018 Sida 1 (9) Hantering av allmänna handlingar hos Valnämnden Närvarande från Valnämndens kansli: Eva Debels kanslichef och arkivansvarig Roger Wihlborg handläggare Närvarande från Stadsarkivet: Ylva Taubert Lindberg inspektionsförrättare Christina Moberg protokollförare SAMMANFATTNING Valnämndens kansli inspekterades av Stadsarkivet Inspektionen avsåg kansliets hantering av allmänna handlingar, både pappersbaserade och digitala. Valnämnden inspekterades senast Hanteringen av allmänna handlingar hos Valnämndens kansli är överlag god och arbetsrutiner är kända och förankrade inom kansliet. I början av året införde man stadens gemensamma ärendeoch dokumenthanteringssystem edok i verksamheten och den dagliga ärendehanteringen har därefter blivit helt digital. Man har under året tagit hjälp av en arkivkonsult för att uppdatera nämndens informationsredovisning samt göra en gallringsframställan. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (9) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Valnämnden att: - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar ska hanteras och se till att de följer den aktuella klassificeringsstrukturen. Hanteringsanvisningarna ska regelbundet uppdateras. - Rätta till brister i arkivlokalen Valvet enligt följande: säkerställa att lokalens temperatur hålls inom gränsvärdet samt kontrollera att brandspjäll finns installerade vid lokalens ventiler. - Försäkra sig om att den digitala informationen som lagras på nämndens två egna webbplatser förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge som den ska finnas kvar. - Upprätta en bevarandeförteckning (fr.o.m. år 2018) så att den kan användas för att söka handlingar, både analoga och digitala, som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur de kan göras tillgängliga. Förteckningen ska utgå ifrån aktuell klassificeringsstruktur. - Slutförteckna och avsluta tidigare arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat (t.o.m. år 2017). Valnämnden ska senast den inkomma med en åtgärdsrapport där nämnden skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Valnämnden att: - Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningarna.

3 Sida 3 (9) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Valnämnden har fastställt arkivansvaret i en skriftlig instruktion. Kanslichef Eva Debels är utsedd till arkivansvarig. Valnämndens kansli är en mycket liten organisation och har endast två fast anställda, kanslichef Eva Debels och handläggare Roger Wihlborg. En tredje fast anställd kommer att anställas inom kort. Under perioder kring allmänna val och val till Europaparlamentet tar man in visstidsanställda medarbetare och i dagsläget är man totalt sex personer som arbetar på kansliet. Utöver det arbetar också många röstmottagare samt övrig personal under valperioden, men dessa är timanställda av nämnden eller arvoderade. Sedan 2018 är Eva och Roger anställda av nämnden istället för av Stadsledningskontoret. Arkivorganisationen upplevs fungera mycket bra. Den speciella verksamheten med så få anställda gör att den interna kommunikationen fungerar smidigt och att utpekade roller och ansvar känns tydliga. Bevakning av arkivfrågor vid verksamhetsförändringar Valnämnden uppger att man inte känner till några kommande förändringar som kan komma att påverka arkiv- och informationshanteringen. En stor förändring har nyligen skett, då man i början av året införde nytt system och nya arbetssätt i samband med att edok togs i bruk. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån för hur allmänna handlingar ska hanteras är överlag bra hos de anställda och särskilt hög hos arkivansvarig kanslichef. Det är till kanslichefen man vänder sig om man har några frågor. Då man sitter nära varandra är det lätt att utbyta kunskaper och informera varandra. Nyanställd personal introduceras genom en muntlig genomgång av kansliets hanteringsrutiner. Nu i samband med kommunalvalet 2018 har Valnämnden fått in en hel del förfrågningar om utlämnande av allmän handling. Dessa förfrågningar har löpande omhändertagits och sekretessbedömning har gjorts i varje enskilt fall. Kansliet uppger att man har god kännedom om vad som gäller i dessa frågor.

4 Sida 4 (9) HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Hantering av inkommen post Idag inkommer väldigt lite analog post och det mesta kommer in per e-post. Kansliet använder sig av flera funktionsbrevlådor och försöker också dirigera all inkommande post till dessa, snarare än till de personliga brevlådorna. En hel del post som kommer in har endast tillfällig betydelse, så som frågor och svar av kortsiktigt eller ringa värde för verksamheten. Denna besvaras och gallras sedan vid inaktualitet. Diarieföring av inkomna och upprättade handlingar Kansliet använder stadens gemensamma ärende- och dokumenthanteringssystem edok sedan början av Här hanteras all diarieföring och nämndhantering. Samtliga fast anställda arbetar i edok. Kansliet uppger att antalet ärenden per år uppgår till cirka 30 stycken, således en mycket liten mängd. Vid perioder runt valen blir dock ärendena fler. Eftersom antalet anställda är så få, är det vanligt att handlingarna som kommer in åtgärdas men därefter läggs åt sidan för att diarieföras vid ett senare tillfälle. Kansliet uppger att det här är enda möjligheten att hantera de inkomna handlingarna i samband med val under rådande förutsättningar. Handlingarna ligger dock under hela den här tiden ordnade och sökbara i e- postsystemet. Bland de vanligaste handlingstyperna i diariet kan nämnas avtal, offerter, korrespondens av betydelse samt styrdokument såsom, tertialrapporter, verksamhetsplan och verksamhetsberättelse. Sedan edoks införande har man nu en helt digital ärendehantering och man har därmed upphört med att hantera pappersakter. E-post läggs direkt in i systemet och dokument som upprättats på papper (t ex avtal) ersättningsskannas, dvs att pappersavtalet gallras efter skanning och den digitala versionen läggs in i systemet. Den enda handlingstypen som fortfarande hanteras på papper är röstlängderna. Valnämnden hanterar sekretessuppgifter i mycket liten utsträckning, men det kan förekomma, framför allt inom personalområdet och inom upphandling. Hanteringsanvisningar behöver uppdateras Valnämnden har en dokumenthanteringsplan (hanteringsanvisningar) som är upprättad 2011 av dåvarande arkivarie vid Stadsledningskontoret.

5 Sida 5 (9) Dokumenthanteringsplanen är strukturerad utifrån handlingstyper i alfabetisk ordning och innehåller en del inaktuella uppgifter rörande till exempel förvaring och gallringsbeslut. Den saknar helt anvisningar för digital information, såsom uppgifter i det egna verksamhetssystemet Kaskelot och de stadsgemensamma systemstöden samt nämndens webbplatser. Dokumenthanteringsplanen tycks heller inte vara känd eller användas inom organisationen. Enligt stadens arkivregler ska varje arkivbildare upprätta hanteringsanvisningar för alla sina allmänna handlingar, både gallringsbara och de som ska bevaras. Hanteringsanvisningarna ska följa samma struktur som klassificeringsstrukturen. Valnämnden har en beslutad klassificeringsstruktur från 2014, men har sedan dess gått över till den stadsgemensamma klassificeringsstrukturen i samband med införandet av edok. Det innebär att nämnden behöver få sin nya klassificeringsstruktur fastställd och godkänd av Stadsarkivet. Det innebär också att hanteringsanvisningarna ska utgå ifrån denna nya struktur som gäller från I samband med fastställandet av den nya klassificeringsstrukturen rekommenderar Stadsarkivet att nämnden även ser över strukturens kärnprocesser. Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar ska hanteras och se till att de följer den aktuella klassificeringsstrukturen. Hanteringsanvisningarna ska regelbundet uppdateras. Rekommendationer Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningarna. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Kansliet tillämpar stadens generella gallringsbeslut för delar av den information som skapas inom verksamheten idag, exempelvis inom ekonomi, personal och upphandling samt handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Verkställande av gallring sker årligen eller löpande. Gallringsutredning har nyligen gjorts Valnämnden har ett tidigare myndighetsspecifikt gallringsbeslut, SSA 2005:14, som gäller de verksamhetsspecifika systemen VOV och VALS. Då dessa inte används längre behöver gallringsbeslutet ersättas med ett nytt som gäller det system som används idag, dvs

6 Sida 6 (9) Kaskelot. Kaskelot är ett administrativt system för hantering av vallokaler och valarbetare. Valnämnden har nyligen skickat in en gallringsframställan till Stadsarkivet för Kaskelot rörande bland annat gallring av personuppgifter. Gallringsframställan behöver kompletteras Under inspektionen framkom att Valnämnden vill gallra handlingar som idag inte omfattas av något gällande gallringsbeslut. Det handlar om: - Underkända och godkända budkuvert - Underkända förtidsröster från preliminär rösträkning - Väljarförteckningar Här hänvisar kansliet till SKL:s (Sveriges kommuner och landsting) gallringsråd nr 1 Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner, som anger att handlingarna ska sparas under hela valperioden, dvs ska kunna gallras efter mandatperiodens slut. Stadsarkivet informerade om att SKL:s gallringsråd inte gäller som en föreskriven gallringsfrist enligt beslut av arkivmyndigheten och att gallringsfristen måste fastställas av Stadsarkivet för att kunna tillämpas. Valnämnden behöver således komplettera sin inskickade gallringsframställan med dessa handlingar. Först efter beslut om gallring från Stadsarkivet får gallringen verkställas. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna förvaras i arkivlokal Valnämnden använder en av Stadsledningskontorets arkivlokaler i Stadshuset kallad Valvet. Valnämndens handlingar upptar endast en liten del av lokalens totala yta. Vid inspektionen framkom att lokalens temperatur var några grader för hög, ca 23 grader, vilket behöver åtgärdas. Gränsvärdet för arkivlokaler som förvarar pappershandlingar är 18 grader, med en dygnsvariation på +/- 2 grader, enligt Riksarkivets föreskrifter, RA- FS 2013:4. Det gick heller inte att avgöra huruvida det finns brandgasspjäll installerade vid lokalens ventiler, vilket därför måste kontrolleras. I övrigt lever lokalen upp till regelverkets krav. Handlingar förvaras i närarkiv Valnämnden förvarar en del gallringsbara handlingar i Stadsledningskontorets närarkiv i Stadshuset. En kontroll visade att lokalens dörr endast håller brandklass EI 30, vilket inte är godkänt för förvaring av handlingar som har en gallringsfrist som överstiger två år. Nämnden uppmanas därför att flytta sina handlingar till en

7 Sida 7 (9) säker förvaringsplats. Stadsarkivet kommer även att påtala denna brist för Stadsledningskontorets arkivarie. Handlingar förvaras i dokumentskåp I kansliets kontor står ett mindre dokumentskåp som har brandklass EI 120, dvs det motstår brand i två timmar, och är därmed godkänt enligt RA-FS 2013:4. Häri förvaras dock inte så mycket för tillfället. Handlingar under handläggning I anslutning till ett genomfört val förvaras röstlängderna i Valnämndens lokaler under några veckor innan de kartongläggs och arkiveras i Stadshuset. Under denna period är det nödvändigt att ha handlingarna nära och lätt tillgängliga, då man arbetar och söker i dem dagligen. I början av november kommer röstlängderna att skannas hos Länsstyrelsen detta är en ny rutin för i år och därefter skickas tillbaka till kansliet för arkivering. Rätta till brister i arkivlokalen Valvet enligt följande: säkerställa att lokalens temperatur hålls inom gränsvärdet samt kontrollera att brandspjäll finns installerade vid lokalens ventiler. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Digital information i stadsgemensamma systemstöd Valnämnden använder stadsgemensamma systemstöd såsom t ex LISA och Agresso och när det gäller dessa är det Stadsledningskontoret som ansvarar för arkiveringen av bevarandeuppgifter. Valnämndens centrala webbplats ingår i den centrala arkiveringen av stockholm.se. Ärendehanteringssystemet edok har ett centralt fastställt arkivansvar som ligger på Stadsarkivet. Digital information i verksamhetsspecifika systemstöd Valnämnden använder det verksamhetsspecifika systemet Kaskelot för att administrera uppgifter om vallokaler och förordnade röstmottagare. Tidigare uppgifter från föregångssystemen VOV/VALS har migrerats över till Kaskelot där så har behövts. Vad gäller timanställda förtidsrösträknare är de anställda av staden och hanteras därmed i personalsystemet LISA, medan övriga röstmottagare inte räknas som anställda och hanteras endast i Kaskelot. Bevarandeuppgifter i Kaskelot levereras till stadens e-arkiv. Hittills har en leverans skett, denna genomfördes efter Europaparlamentsvalet och allmänna valen 2014.

8 Sida 8 (9) Digitala handlingar utanför verksamhetssystem Valnämnden har två webbplatser som är nämndens egna och som ligger utanför stadens centrala domän. Det handlar om webbplatserna och Här ansvarar Valnämnden själva för att webbplatserna arkiveras. Enligt uppgift är informationen på dessa webbplatser tämligen statisk och har också ett mindre omfång. Mot bakgrund av det så kan insamlingen och arkiveringen sannolikt lösas genom att man sparar ner sidorna i form av PDF:er och lägger in i edok. Valnämnden använder sig inte av några egna konton på sociala medier. Arkivbeständiga produkter används Valnämnden uppger att de använder sig av godkända produkter avseende maskinell utrustning och pappersmaterial. Skrivare, kopiatorer och skanners är centralt upphandlade och uppfyller därmed arkivkraven. I arkivet används aktomslag, etiketter och kartonger som är godkända för arkivförvaring. Försäkra sig om att den digitala informationen som lagras på nämndens två egna webbplatser förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge som den ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen är uppdaterad Valnämnden har en nyligen uppdaterad arkivbeskrivning som på ett tydligt och bra sätt beskriver verksamheten och arkivbildningens framväxt. Arkivbeskrivningen tar upp historik, organisation och verksamhet från 1954 och fram till idag samt beskriver på ett detaljerat sätt vilka handlingstyper som ingår i arkivet och dess olika sökingångar. Stadsarkivet påpekade att det vore bra om arkivbeskrivningen kompletteras med uppgifter om vilka paragrafer i offentlighetsoch sekretesslagen som vanligen tillämpas och därmed begränsar handlingsoffentligheten samt för vilken typ av information som detta gäller. Eftersom nämnden ska påbörja en ny bevarandeförteckning från 2018 (se mer under nästa rubrik) så vore det lämpligt om man då

9 Sida 9 (9) även upprättar en ny arkivbeskrivning som följer den nya arkivbildningsperioden från 2018 och framåt. På så sätt får varje förteckning en egen arkivbeskrivning som följer samma tidsperiod. Bevarandeförteckning enligt PIR behöver upprättas Valnämnden använder sedan början av 2018 en ny klassificeringsstruktur för att registrera sina handlingar i edok. Denna struktur behöver fastställas (mer om detta under avsnitt Hantering av allmänna handlingar) och implementeras i den övriga informationsredovisningen. Det innebär att en bevarandeförteckning som följer klassificeringsstrukturens processer behöver upprättas och användas från 2018 och framåt. Arkivförteckningen enligt allmänna arkivschemat behöver avslutas Valnämnden har en arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat. Vissa serier är förtecknade fram till och med 2017, andra slutar tidigare. Denna förteckning behöver slutförtecknas och avslutas. I samband med att arkivförteckningen avslutas behöver man se till att all information som ska bevaras finns med i förteckningen och det ska också framgå var den finns. Exempelvis saknas arkiverade uppgifter från Kaskelot (serie F7) i förteckningen och det framgår inte heller att bevarandeuppgifter i t ex Agresso och LISA finns i e- arkivet. Alla serier ska vara förtecknade fram till Om serier har upphört och avslutats tidigare, eller redovisas i andra serier, bör detta anges eftersom man annars kan ledas att tro att de är ofullständigt förtecknade. Upprätta en bevarandeförteckning (fr.o.m. år 2018) så att den kan användas för att söka handlingar, både analoga och digitala, som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur de kan göras tillgängliga. Förteckningen ska utgå ifrån aktuell klassificeringsstruktur. Slutförteckna och avsluta tidigare arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat (t.o.m. år 2017) Ylva Taubert Lindberg Inspektionsförrättare