Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret

Transkript

1 Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR /14 Sida 1 (8) SSA 2015:05 Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret Närvarande från stadsledningskontoret: Catharina Gyllencreutz Stadsjurist/arkivansvarig Kristina Holtzberg Arkivarie Martin Ståhl Arkivarie Malin Midby Projektledare/arkivredogörare Eva Centergren Administratör/arkivredogörare Ulrika Gunnarsson Enhetschef KF/KS-kansli Staffan Moberg Avd. chef finansavdelningen Tuula Seger Administratör finansavdelningen/ arkivredogörare Marguerite Wikberg Enhetschef verksamhetsstöd Anna-Karin Welander Administratör/arkivredogörare it-avd. Foad Abdikarim Trainee Anita Lindberg Personaldirektör Anne-Marie Tingeborn Avd. chef administrativa avdelningen Eliza Ramberg Administratör/arkivredogörare personalstrategiska avd. Närvarande från stadsarkivet: Christina Moberg Inspektionsförrättare Matilda Ekström Protokollförare Deltog gjorde även stadsarkivets praktikant Andreas Lorenius.

2 Sida 2 (8) SAMMANFATTNING Stadsledningskontoret inspekterades den 15 april Inspektionen avsåg förvaltningens hantering av allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Förvaltningen inspekterades senast den 1 december Hanteringen av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret är generellt mycket god. Stadsarkivet konstaterade att förvaltningen har arbetat aktivt med arkivfrågorna och tagit fram rutiner för stora delar av sin arkivhantering. Förvaltningen behöver dock arbeta med att ta fram hanteringsanvisningar och i samband med det se över behovet av gallringsbeslut. Dessutom ska förvaltningen slutförteckna sina arkiv och säkerställa sin arkivförvaring. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

3 Sida 3 (8) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Förelägganden Stadsarkivet förelägger stadsledningskontoret att: - Fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav och ska även innehålla gallringsbara handlingar. - Utreda möjligheterna att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till stadsarkivet. - Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. - Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Förteckna föregångares arkiv som förvaras hos förvaltningen. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar inom kärnverksamheten ska prioriteras. Stadsledningskontoret ska senast den 30 april 2016 inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Senast den 15 juli 2015 ska stadsledningskontoret skicka in en handlingsplan för hur man planerar att åtgärda ovanstående förelägganden.

4 Sida 4 (8) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Stadsledningskontoret har fastställt arkivansvaret i en skriftlig instruktion. Arkivansvarig är stadsjurist Catharina Gyllencreutz. Förvaltningen har även två arkivarier samt på avdelningarna utsedda arkivredogörare som är kontaktpersoner gentemot arkivarierna och registratorerna. I förvaltningens arkivinstruktion framgår rollerna och uppgifterna och det finns en blankett med vilka personer som innehar respektive roll. Det är avdelnings- och enhetschefernas ansvar att utse nya arkivredogörare när det sker förändringar. Arkivorganisationen upplevs fungera bra. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån bedöms som generellt god inom förvaltningen och personalen är enligt uppgift väl medveten om att man arbetar inom en offentlig förvaltning som hanterar allmänna handlingar. Arkivarierna arbetar aktivt med utbildning av personalen och anordnar regelbundna informationstillfällen, där frågor kring sekretess och arkivhantering gås igenom tillsammans med andra frågor som det finns behov av att lyfta. Ambitionen är att ha möten med arkivredogörarna två gånger per år samt tematräffar när det behövs. Vid behov går även arkivarierna och registratorerna ut och ger hjälp på plats. Samtliga anställda erbjuds en utbildning en gång per mandatperiod där det ingår både teori och praktiska övningar. Förvaltningen har rutiner för att informera nyanställda där ett avsnitt om hantering av allmänna handlingar ingår. Eftersom området är omfattande har man beslutat att istället för att inkludera frågorna i den generella introduktionen, ge de nyanställda en separat utbildning i ämnet. Man ska också använda sig av konkreta fall där men blandar teori med praktik. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Rutiner för postöppning och diarieföring finns Det finns omfattande rutinerna för att öppna och ta om hand post och e-post som förvaltningen upplever fungerar bra. Backup finns för postöppning och diarieföring av post. Förvaltningen upprättar också fullmakter för postöppning som även inkluderar e-posten.

5 Sida 5 (8) Avdelningarna ansvarar för att bevaka sina funktionsbrevlådor och det finns även rutiner för att bevaka de enskilda e-postlådorna vid semester eller annan frånvaro. Förvaltningen har fyra registratorer som skannar, diarieför och distribuerar ärendena via e-post till respektive handläggare. För varje ärende upprättas även en pappersakt. Arkivering av de diarieförda handlingarna sker på papper. Rotlarna har ett separat gemensamt diarium och registrerar sina ärenden själva. Förvaltningen använder sedan år 2015 en registreringsplan inspirerad av den processbaserade klassificeringsstrukturen. För att underlätta registreringen har en nyckel till den gamla registreringsplanen tagits fram. Sekretesshandlingar förekommer inom verksamheten och diarieförs. En sekretessmarkering görs i ärendehanteringssystemet Diabas samt på akten. Markeringen hänvisar till tillämpbar sekretessparagraf. Det finns även rutiner för att tillhandahålla sekretessbelagda handlingar vid sammanträden. Hanteringsanvisningar behöver uppdateras Stadsledningskontoret arbetar med en översyn av äldre dokumenthanteringsplaner. Nu när klassificeringsstrukturen är fastställd är nästa steg att ta fram och fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna ska hanteras. Arbetet genomförs av arkivarierna i samarbete med arkivredogörarna. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav och ska omfatta de handlingstyper som förekommer inom förvaltningen, både de som ska gallras och de som ska bevaras. Stadsarkivet påpekade vikten av att hanteringsanvisningarna kontinuerligt ses över och att de förankras i verksamheten. Föreläggande Fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav och ska även innehålla gallringsbara handlingar. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns delvis Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas på förvaltningen. De generella gallringsbesluten reglerar framför allt

6 Sida 6 (8) information som uppkommer inom stödverksamheten. Utöver ovan generella gallringsbeslut har förvaltningen ett antal myndighetsspecifika gallringsbeslut. Förvaltningen uppger att man nu gör en översyn av sitt totala informationsbestånd för att se vilka områden som ännu inte värderats utifrån ett bevarande- och gallringshänseende. Eftersom stadsledningskontoret har arkivansvar för flertalet av de stadsgemensamma IT-stöden har de även i uppgift att se över behovet av gallring i dessa system. Informationen i vissa av systemen omfattas av de generella gallringsbesluten men för andra system har ingen värdering skett, t.ex. för Cognos, Jobb i stan, ILS (rådata) och LIS. Utöver den information som förvaras i IT-system finns även annan digital information som inte har värderats, t ex inspelningar (filmer) från kommunfullmäktiges sammanträden och fotografier (bl a i stadens bildbank). Förvaltningen behöver värdera denna information för att se om den ska bevaras eller gallras. I det fall värderingen visar att informationen ska bevaras behöver förvaltningen säkerställa det digitala bevarandet i form av leverans till e-arkivet se även avsnitt om bevarande nedan. Tillämpning av gallringsbeslut Förvaltningen har väl fungerande rutiner för att genomföra föreskriven gallring. Tillämpningen av gallringsbeslut 2007:12, avseende information av tillfällig och ringa betydelse, är inte dokumenterad i förvaltningens hanteringsanvisningar men i annan dokumentation. Förelägganden Utreda möjligheterna att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till stadsarkivet. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digitala handlingar Förvaltningen har arkivansvar för flertal stadsgemensamma system som t.ex. Agresso, LISA och Paraplyet. De flesta systemen finns med på stadsarkivets anslutningsplan för anslutning till e-arkiv Stockholm och flera system levererar redan information eller har påbörjat anslutningsprojekt för leverans inom kort. Stadsledningskontoret har sedan flera år tillbaka spelat in sammanträden för att kunna sända på webben. Förvaltningen är medveten om att strategin är att leverera digital information till e-

7 Sida 7 (8) arkiv Stockholm och ska komma överens med stadsarkivet om lämplig tidpunkt för när leverans kan ske, om värderingen visar att informationen ska bevaras. Detsamma gäller för eventuellt digitalt fotografiskt material som ska bevaras. Skrivmateriel Förvaltningen använder godkända pennor, papper, aktomslag och arkivkartonger. Skrivare och kopiatorer är levererade av Volvo IT och ska enligt leverantör vara arkivgodkända. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver förtydligas Förvaltningen har en arkivbeskrivning som ger en bra överblick av arkivet. Den behöver dock förtydligas, främst vad gäller vad som är levererat till stadsarkivet, vilka IT-system som används samt vilka system som förvaltningen har arkivansvar för. Arkivförteckning behöver uppdateras Stadsledningskontoret håller på att slutförteckna arkivbildaren Kommunstyrelsen/stadsledningskontoret samt föregångare som fortfarande förvaras hos förvaltningen. Leverans av föregångarnas arkiv till stadsarkivet planeras ske senast under 2015 och Förvaltningen har ännu inte påbörjat en bevarandeförteckning enligt processorienterad struktur eftersom övergången skedde Förelägganden Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Förteckna föregångares arkiv som förvaras hos förvaltningen. BEVAKNING AV ARKIVFRÅGOR VID FÖRÄNDRINGAR Stadsledningskontoret uppger att de inte väntar sig några större förändringar av verksamheten som skulle kunna komma att påverka arkivbildningen.

8 Sida 8 (8) ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingar förvaras i arkivlokal Förvaltningen har tre arkivlokaler i Stadshuset samt ett närarkiv på juridiska avdelningen på Hantverkargatan. Lokalen på Hantverkargatan besöktes inte vid inspektionstillfället. Dessutom förvarar rotlarna sina diarieförda handlingar i skåp som inte heller kunde kontrolleras vid inspektionstillfället. Förvaltningen behöver därför säkerställa att förvaringen hos rotlarna motsvarar kraven på två timmars brandskydd, dvs brandklass EI 120. De tre lokalerna Valvet, centralarkivet samt närarkivet hos registraturet iordningsställdes efter tidigare inspektioner. I centralarkivet behöver förvaltningen emellertid säkerställa att hängande sladdar i taket inte påverkar brandskyddet. Närarkivet hos registraturet uppfyller kraven enligt Riksarkivets föreskrift om arkivförvaring, RA-FS 2013:4. Dokumentskåp används Förvaltningen använder en stor mängd skåp varav ett antal kontrollerades vid besöket. Dessa innehar brandklass EI 120 minuter, dvs att det står emot brand i två timmar. Stadsarkivet upplyste om att dispens för dokumentskåp med brandklassning EI 60 kan ges, om förvaltningen kan uppvisa kompenserande åtgärder för den lägre brandklassen. Handlingar förvaras oskyddade Förvaltningen förvarar även handlingar placerade på hyllor utanför arkivlokalen. Då dessa är originalhandlingar och har en längre gallringsfrist än två år ska de förvaras skyddade. Handlingarna behöver antingen flyttas till arkivlokal eller till dokumentskåp. Förelägganden Förvaltningen ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar inom kärnverksamheten ska prioriteras Christina Moberg Inspektionsförrättare