Närvarande från förvaltningen: Kjell Sahlin, enhetschef för USK Stab och arkivansvarig Margaret Olsson, registrator Lisbeth Weibull, personalstrateg

Transkript

1 Stockholms stadsarkiv HANDLÄGGARE: MARTIN STÅHL INSPEKTIONSRAPPORT DNR /06 SID 1 (5) SSA 2007:01 Utrednings- och statistikkontoret Att: Kjell Sahlin H ANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS U TREDNINGS- OCH STATISTIKKONTORET Närvarande från förvaltningen: Kjell Sahlin, enhetschef för USK Stab och arkivansvarig Margaret Olsson, registrator Lisbeth Weibull, personalstrateg Närvarande från Stadsarkivet: Annika Rodhe, inspektionsförrättare Martin Ståhl, protokollförare Jonas Engardt, chef för tillsynsenheten SAMMANFATTNING Utrednings- och statistikkontoret inspekterades Sist en inspektion genomfördes på förvaltningen var i september Stadsarkivet bedömer att USK:s rutiner och organisation för att hantera allmänna handlingar är mycket goda. Förvaltningen har kommit en bra bit på väg när det gäller hanteringen av de digitala handlingarna. Dock återstår visst arbete inom detta område. SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Utrednings- och statistikkontoret att: - Utrednings- och statistikkontoret ska uppdatera sin arkivförteckning så att den även omfattar förvaltningens digitala information. B OX , S TOCKHOLM, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX:

2 SID 2 (5) - Gå igenom det arkivmaterial på förvaltningen som är oordnat och oförtecknat och redovisa det som ska bevaras i arkivförteckningen. - Bygga ut sin rutin för bevarande av digitala information. Vidare ska USK utreda gallring och bevarande av det digitala kartmaterialet. Utrednings- och statistikkontoret ska senast den åtgärda föreläggandena, samt skriftligen redovisa hur de har åtgärdats. Stadsarkivet återkommer under februari 2007 med förelägganden och tidsfrist för hantering av de digitala handlingarna. Stadsarkivet rekommenderar Utrednings- och statistikkontoret att: - Skapa rutiner för öppning av inkommande e-post som är personadresserad. - Överväga leveranser av digitala handlingar till Stadsarkivet. - Överväga möjligheten att övergå till ett nytt sätt att redovisa arkivet utifrån verksamhetens processer. ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Utrednings- och statistikkontoret har fastställt ansvaret för arkivhanteringen i en skriftlig instruktion. Förvaltningen har utsett enhetschefen för USK Stab, till arkivansvarig. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats Utrednings- och statistikkontoret har i sin arkivinstruktion fastslagit att det yttersta arkiveringsansvaret vilar på de fyra enhetscheferna. Praktiskt arbete utförs av den administrativa personalen. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån hos medarbetarna bedöms av förvaltningen vara god. Vid ett par tillfällen har en genomgång om offentlighetsprincipen hållits med inbjudna föreläsare från SLK:s juridiska avdelning. I introduktionen för de nyanställda ingår också information om arkivhantering.

3 SID 3 (5) HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns Stadsarkivet bedömer att förvaltningen har väl fungerande rutiner för diarieföring och postöppning, med undantag för öppning av personadresserad e-post. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Utrednings- och statistikkontoret har en nyligen upprättad dokumenthanteringsplan. Utrednings- och statistikkontoret bör skapa rutiner för öppning av personadresserad e-post. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Förvaltningen ska i god tid ta kontakt med Stadsarkivet för kontroll av arkivlokalerna inför flytt till nya lokaler i september 2007 (juridiska avdelningens nuvarande lokaler på Kaplansbacken 10). Stadsarkivet ska kontakta Stadsledningskontoret för samtal om hanteringen av FoUenhetens handlingar inför överföring av verksamheten från SLK till USK. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Utrednings- och statistikkontoret har ett gallringsbeslut (SSA 2003:08) för kärnverksamhetens handlingar. Något behov av ytterligare ett gallringsbeslut finns inte, inte heller för de administrativa handlingarna som täcks av stadens generella gallringsbeslut. Vid överföringen av FoU-enhetens verksamhet till USK bör denna enhets gallringsbeslut ses över. Gallringsbeslut tillämpas Förvaltningen gallrar i enlighet med utfärdat gallringsbeslut. Rutinerna för destruktion av känsligt material är goda, enkäter bränns. Även CD-skivor med sekretessbelagt material förstörs under betryggande former.

4 SID 4 (5) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Rutiner för att bevara handlingar i digital form finns delvis USK har utarbetat en rutin för att ta om hand och arkivera digitala handlingar från de undersökningar och utredningar som görs på beställning. Stadsarkivet ser mycket positivt på detta arbete. Det som återstår är att förvaltningen måste förvissa sig om att materialet förblir läsbart även framöver, samt utveckla en liknande rutin för arkivering av det statistikmaterial som kommer från Statistiska centralbyrån. Dessutom behöver USK värdera det digitala kartmaterialet ur bevarande- och gallringssynpunkt. Rutiner för att kontrollera skrivmateriel finns USK har kontrollerat att de skrivare, faxar, kopiatorer, pennor och papper som används är arkivbeständiga. Utrednings- och statistikkontoret ska bygga ut sin rutin för bevarande av digitala information. Vidare ska USK utreda gallring och bevarande av det digitala kartmaterialet. Stadsarkivet kommer att kontakta förvaltningen under februari 2007 med mer utförliga förelägganden och tidsfrister. Stadsarkivet rekommenderar att USK överväger att leverera digitala handlingar till Stadsarkivet för att säkerställa bevarande. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En fullständig arkivbeskrivning finns Förvaltningens har en nyligen uppdaterad arkivbeskrivning som uppfyller kraven i arkivregelverket. Arkivförteckningen behöver kompletteras Förvaltningens digitala handlingar redovisas inte i arkivförteckningen. Det förekommer en stor mängd pappershandlingar som inte redovisas i arkivförteckningen. Förvaltningen behöver ordna och redovisa dessa. Förvaltningen behöver också gå igenom de handlingar som har redovisats i arkivförteckningen och kontrollera att uppgifterna på etiketterna stämmer överens med uppgifterna i arkivförteckningarna.

5 SID 5 (5) Utrednings- och statistikkontoret ska uppdatera sin arkivförteckning så att den även omfattar förvaltningens digitala information. Förvaltningen ska gå igenom det arkivmaterial på förvaltningen som är oordnat och oförtecknat och redovisa det som ska bevaras i arkivförteckningen. USK bör överväga möjligheten att redovisa sitt arkiv utifrån verksamhetens processer. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokalen Arkivlokalen besöktes inte vid inspektionstillfället eftersom förvaltningen lämnar sina nuvarande lokaler i höst. Endast närarkivet besöktes. USK ombeds att i god tid kontakta stadsarkivet för besiktning av den kommande arkivlokalen. Dokumentskåp används Bolaget använder godkända dokumentskåp. I skåpen förvarar bolaget personalakter och akter till diariet. Stockholms stadsarkiv, Jonas Engardt Enhetschef