Närvarande från Stadsarkivet: Christina Moberg protokollförare SAMMANFATTNING

Transkript

1 Stadsarkivet Informationsförsörjning Handläggare: Gunilla Isacson Inspektionsrapport Dnr /2016 Sida 1 (10) SSA 2016:04 Närvarande från stiftelsen: Ann Hilmersson Susanne Lundin Lisa Johansson Michelle Soliguen arkivansvarig/administrativ chef registrator, fakturahandläggare systemförvaltare administratör, handläggare Närvarande från Stadsarkivet: Gunilla Isacson inspektionsförrättare Christina Moberg protokollförare Vid inspektionen närvarade dessutom Richard Öberg från Stockholms universitets arkivutbildning, i egenskap av praktikant på Stadsarkivet. SAMMANFATTNING Stiftelsen Hotellhem i Stockholm (SHIS) inspekterades av Stadsarkivet Stiftelsens hantering av allmänna handlingar är till vissa delar god, men det finns en del brister. Man är medveten om dessa brister och arbetar nu både ambitiöst och målinriktat med att se över hela stiftelsens arkiv-och informationshantering och att få en bättre struktur och ordning. Ett omfattande arbete har påbörjats med att se över interna rutiner och arbetsprocesser. Målet är att informationshanteringen ska vara enkel och effektiv för de anställda, bl.a. genom att få en helt digital hantering. De brister som kunde konstateras gällde framför allt fastställande och uppdateringar av informationsredovisningens styrdokument samt värdering av den information som hanteras inom stiftelsen. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (10) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger SHIS Bostäder att: - Uppdatera ansvarfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar. - Fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav och ska även innehålla gallringsbara handlingar. - Upprätta rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling. - Utreda möjligheterna att gallra (allmänna handlingar/digitala allmänna handlingar) och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Dokumentera tillämpningen av 2016:01 i stiftelsens informationsredovisning, lämpligtvis i hanteringsanvisningarna. - Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex ljud- och bildupptagningar, kartor och ritningar) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge den ska finnas kvar. - Använda skrivmateriel som ger arkivbeständiga handlingar. - Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. - Upprätta en bevarandeförteckning utifrån verksamhetens processer (PIR, fr o m år 2014) så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Slutförteckna tidigare arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat (t o m år 2013) SHIS Bostäder ska senast den inkomma med en åtgärdsrapport där stiftelsen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.

3 Sida 3 (10) Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar SHIS Bostäder att: - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta hand om post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e- post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post (inkl. upprätta/implementera fullmakt för postöppning samt ge behörighet till varandras e-post)

4 Sida 4 (10) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Antagande av arkivregler Stiftelsen har antagit stadens arkivregler samt tillhörande riktlinjer i ett styrelsebeslut, daterat Arkivinstruktionen behöver uppdateras SHIS Bostäder har fastställt arkivansvaret i en arkivinstruktion daterad Då en del organisationsförändringar ägt rum sedan dess behöver stiftelsen uppdatera ansvarsfördelningen. Arkivansvarig är administrativ chef Ann Hilmersson. I arkivinstruktionen bör också framgå stiftelsens fördelning av ansvar och arbetsuppgifter för rollen personuppgiftsombud, registrator och systemförvaltare, men även för arkivhandläggare och arkivombud ute i organisationen, då organisationen är utspridd geografiskt sett. Fördelningen av ansvar och arbete är känd på stiftelsens huvudkontor, men är inte tillräckligt förankrad ute i organisationen i övrigt. Bevaka arkivfrågor vid verksamhetsförändringar Stiftelsen förväntar sig i nuläget inga verksamhetsförändringar som kan komma att påverka arkivfrågorna. Uppdatera ansvarfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Stiftelsen uppger att kunskapsnivån hos de anställda på huvudkontoret är relativt god och att man vet till vem man ska vända sig i frågor om handlingars hantering. Det förekommer dock brister i kunskapsnivån ute på utförarenheterna/boenden. Stiftelsen genomför just nu ett övergripande arbete med att förbättra hanteringen av sina allmänna handlingar. Med hjälp av arkivkonsulten ArkivIT arbetar man också med att förbättra kunskapen kring allmänna handlingar både på huvudkontoret och ute i verksamheten. Hela arbetet syftar till att få en bättre styrning och kontroll i sin informationshantering och ta fram fungerande arbetsprocesser som förenklar arbetet för de anställda. En stor hjälp i arbetet med kvalitetssäkring är IT-stödet Public 360. Stiftelsen har kontinuerligt (ca. en gång per år) en utbildning i offentlighet och sekretess för arbetsledare och platsansvariga med personalansvar, med uppdraget att ansvara lokalt för dessa frågor. Utbildningen hölls nyligen under ledning av två jurister från

5 Sida 5 (10) Stadsledningskontorets juridiska avdelning och togs mycket väl emot. Man har i dagsläget inga andra fasta rutiner kring att informera och utbilda de anställa, vilket dock är något som man planerar att införa när det nu pågående förbättringsarbetet är slutfört och redo att implementeras i organisationen. En av juristerna från juridiska avdelningen är på halvtid detacherad till SHIS. Stiftelsen saknar idag tillräckliga rutiner för att informera nyanställd personal kring frågor om offentlighet och sekretess. Stadsarkivet påpekade vikten av att inkludera dessa frågor i den ordinarie introduktionen och gärna låta den nyanställde ha en sittning med arkivhandläggare/registrator. Rekommendationer Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering om allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda rutiner för postöppning och diarieföring finns Posten öppnas av receptionist och vidarebefordras till rätt mottagare inom stiftelsen. Registrator hanterar den centrala diarieföringen och back-up finns vid frånvaro. Stiftelsen uppger att den inkommande posten till stor del är digital och vanligen kommer in via digitala funktionsbrevlådor. Varje enhet/boende har en egen funktionsbrevlåda som bevakas av flera handläggare. Enheterna registerar sina egna ärenden. Uppdaterade fullmakter för postöppning saknas dock, både för den digitala och för den analoga posten. Även en fungerande rutin för att ge behörighet till varandras e-post saknas, men stiftelsen uppger att man använder sig av autosvar vid frånvaro. En stor del av SHIS Bostäders verksamhet hanteras i IT-stödet Public 360, med tillhörande digitala akter. Stiftelsen har även fortfarande alla ärenden och akter i pappersform, men planerar att fasa ut dessa under de kommande åren och få en helt digital hantering. Sekretessbelagda personalhandlingar registreras också i Public 360. Detta görs av ett begränsat antal HR-handläggare som har särskild behörighet. Likaså hanteras personakter som upprättas utifrån socialtjänstlagen (stark sekretess) och hyreslagen (svag sekretess) i Public 360. Stiftelsen diarieför sina ärenden enligt sin processbaserade klassificeringsstruktur som använts från Denna ses nu emellertid över och kommer troligen att revideras inom kort. Stiftelsen har som ambition att bättre styra och kontrollera informationsflödet genom att ta fram och förankra arbetsprocesser

6 Sida 6 (10) för sin kärnverksamhet. Detta, tillsammans med en utveckling av IT-stödet Public 360, ska åstadkomma en effektiv och kvalitetssäkrad hantering. Fastställda hanteringsanvisningar saknas Stiftelsen tog fram en början till hanteringsanvisningar år 2013, men dessa är inte heltäckande och inte heller förankrade i verksamheten. Stiftelsen har för avsikt att vidareutveckla hanteringsvisningarna utifrån den arbetsprocess som finns inlagd i Public 360 och målet är att bli färdig med detta arbete under För att hanteringsanvisningarna ska fylla sin funktion är det viktigt att implementera dem i verksamheten och utbilda personalen i hur de ska användas. Stadsarkivet påtalade också vikten av att uppdatera hanteringsanvisningarna kontinuerligt och införa en årlig översyn. Stiftelsen hanterar en hel del sekretessbelagd information i sin kärnverksamhet och ska se över behörigheterna i Public 360 för att säkerställa en begränsad åtkomst av känsliga uppgifter för de anställda. Rutiner för att rensa ut handlingar saknas Stiftelsen uppger att det kan förekomma vissa interna anteckningar i personakterna, som behöver rensas ut innan akterna arkiveras för att undvika att de blir allmän handling. Detta gäller både de digitala och de analoga akterna. Fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav och ska även innehålla gallringsbara handlingar. Upprätta rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling. Rekommendationer Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta hand om post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post (inkl. upprätta/implementera fullmakt för postöppning samt ge behörighet till varandras e-post)

7 Sida 7 (10) TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut tillämpas delvis Stadsarkivet fattar generella gallringsbeslut som gäller för alla stadens verksamheter. Det rör sig främst om information inom stödprocesserna ekonomi, personaladministration och upphandling samt information av tillfällig eller ringa betydelse. Utöver det fattar Stadsarkivet också myndighetsspecifika gallringsbeslut som rör en eller några verksamheter. SHIS Bostäder har ett eget gallringsbeslut för sin kärnverksamhet, beslut SSA 2008:05, som rör avskrivna intresseanmälningar till stiftelsens bostäder. Då stiftelsen uppger att man inte tillämpar detta beslut och ej heller har ett behov av att följa beslutet, beslutades att häva beslutet. SHIS Bostäder skickar en skriftlig begäran om detta till Stadsarkivet. Samtlig information i hyresakterna bevaras. Gallring verkställs utifrån gällande gallringsbeslut och utförs på årlig basis. Stiftelsen uppger sig vara i fas med sin gallring och använder sig av sekretesskärl vid behov. Eftersom den digitala hanteringen av socialtjänstakter endast pågått sedan 2014 är det ännu inte aktuellt med gallring av dessa i Public 360. Behov av nytt gallringsbeslut finns eventuellt Utöver den gallring som sker via stadens generella beslut och den lagreglerande gallringen utifrån socialtjänstlagen, ser stiftelsen inget behov av ytterligare gallringsbeslut. Det framkom dock att vissa handlingar i personakterna sannolikt inte kan gallras med hjälp av socialtjänstlagen, varför stiftelsen behöver se över värderingen av dessa. Stadsarkivet rekommenderade att man använder stadsdelsnämndernas gallringsbeslut 2015:23 som vägledning. Inom verksamheten upprättas en stor mängd digitala bilder som idag förvaras på filserver, t ex i samband med invigningar och i marknadsföringssyfte. Även dessa behöver värderas ur ett bevarande- och gallringshänseende. Stadsarkivet påtalade också vikten av att redovisa tillämpningen av beslut 2016:01, gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse, i de kommande hanteringsanvisningarna. Utreda möjligheterna att gallra (allmänna handlingar/digitala allmänna handlingar) och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. Dokumentera tillämpningen av 2016:01 i stiftelsens informationsredovisning, lämpligtvis i hanteringsanvisningarna.

8 Sida 8 (10) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Digital information hanteras i system Inom den stödjande verksamheten används Agresso (egen installation) för ekonomihantering och Flex för lönehantering. Stiftelsen köper lönehanteringstjänster av fastighetsbolaget Stockholmshem. Anslutning av bolagens och stiftelsernas ekonomi- och personaladministrativa information finns med på Stadsarkivets anslutningsplan för leveranser till e-arkivet under de kommande åren. En anslutning av stiftelsens webbplats till e-arkivet är redan påbörjad med hjälp av arkivkonsulten ArkivIT. Stiftelsen har som mål att samla så mycket av sin information som möjligt i ett och samma systemstöd och arbetar aktivt med detta i Public 360, som ses som det viktigaste systemet. IT-stöd ska bytas ut Stiftelsen använder idag systemet Dina Fastigheter för den fastighetsadministrativa verksamheten, men har för avsikt att byta ut det inom kort. Hur migrering och arkivering av informationen ska ske är ännu inte fastställt. Digital information förvaras på filserver De digitala bilderna som stiftelsen upprättar (se föregående avsnitt) förvaras idag på filserver utan tillhörande förteckning. Stiftelsen behöver försäkra sig om att de förvaras på ett säkert och åtkomligt sätt. Godkända skrivmateriel används delvis Stiftelsen uppger att man använder sig av godkända förvaringsmedel, såsom arkivkartonger och aktomslag, men att man inte vet huruvida bläckpennor och maskinell utrustning lever upp till kraven på arkivbeständighet. Detta behöver stiftelsen kontrollera. Då man inte använder kopiatorer och skrivare från Volvo IT, behöver stiftelsens begära in en leverantörsförsäkran som anger att produkterna är arkivgodkända. De produkter som används kan också kontrolleras mot SP s (Sveriges Tekniska Forskningsinstitut, lista över arkivgodkända produkter. Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex ljud- och bildupptagningar, kartor och ritningar) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge den ska finnas kvar. Använda skrivmateriel som ger arkivbeständiga handlingar.

9 Sida 9 (10) DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningar behöver uppdateras Stiftelsens arkivbildning påbörjades 1963 och har därmed en lång historik. Den befintliga arkivbeskrivningen upprättades år 2010 och behöver uppdateras för att ge en korrekt bild av aktuell beskrivning av arkivbildningen. Arkivbeskrivningen behöver även kompletteras med en lista över de IT-stöd som används i verksamheten och som fungerar som sökingångar. Föregångares arkiv är slutförtecknade och arkivbeskrivning finns för dessa. Bevarandeförteckning saknas Stiftelsen gick över till att redovisa sin information enligt processorienterad informationsredovisning år En bevarandeförteckning som redovisar både analog och digital information har ännu inte upprättats. Bevarandeförteckningen ska hållas uppdaterad. Arkivet för perioden fram t.o.m är förtecknat enligt allmänna arkivschemat. Arbetet är i stort sett slutfört, med några få undantag. Bland annat så redovisas två föregångare under Ö-serier. Dessa ska plockas ut och ingå i en egen förteckning under eget namn. Vidare innehåller arkivförteckningen ett fåtal serier med gallringsbar information. Då arkivförteckningen ska redovisa information som ska bevaras bör dessa ses över och eventuellt tas bort (se även inspektionsrapport SSA ). Vissa övriga serier behöver också kompletteras och eventuellt slås ihop innan arkivet är slutförtecknat. Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. Upprätta en bevarandeförteckning utifrån verksamhetens processer (PIR, fr o m år 2014) så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Slutförteckna tidigare arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat (t o m år 2013).

10 Sida 10 (10) ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokal SHIS Bostäder har en arkivlokal i på bottenvåningen i samma hus, i nära anslutning till sina kontorslokaler. Lokalen uppvisar att samtliga krav enligt Riksarkivets föreskrift RA-FS 2013:04 är tillgodosedda. Stiftelsen har för avsikt att leverera en stor del av sitt arkivmaterial, framför allt föregångares arkiv, till Stadsarkivet och diskussion kring det har påbörjats med arkivmyndigheten. Vid inspektionen gick det inte att avgöra om det fanns installerade brandspjäll vid lokalens två väggventiler eftersom det saknades skyltar om detta, men stiftelsen har i efterhand kontrollerat att det finns. Godkända dokumentskåp används Regelverket för arkivförvaring ställer krav på brandskydd i 120 minuter (klass EI 120). Stiftelsen använder ett stort antal dokumentskåp i sina kontorslokaler på plan 2 för sina hyresakter, personakter, diariehandlingar och personalakter. Alla skåp innehar brandklass EI 120. En tidigare dispens för förvaring i lägre brandklass finns (beslut SSA 2007:14), men i dagsläget finns inget behov av den Gunilla Isacson Inspektionsförrättare