Hantering ng av allmänna handlingar hos stadsbyggnadskontoret

Transkript

1 Inspektionsrapport DNR /13 Sida 1 (8) SSA 2013:08 Hantering ng av allmänna handlingar hos stadsbyggnadskontoret Närvarande från stadsbyggnadskontoret: Mikael Pedersen Arkivarie och arkivansvarig Birgitta Stenbäck Samordnare, stab/stadsmätning Greger Petersson Systemförvaltare Public 360/eArkiv Annette Ejermark Avdelningschef/registratur Annika Sjölander Sektionschef (deltog ej under hela inspektionen) Närvarande från stadsarkivet: Christina Moberg, inspektionsförrättare Thérèse Steen, protokollförare SAMMANFATTNING Stadsbyggnadskontoret inspekterades , inspektionen var föraviserad. Förvaltningen inspekterades senast Hanteringen av allmänna handlingar hos förvaltningen är till största delen god. En stor del av förvaltningens kärnverksamhet dokumenteras digitalt och dokumenthanteringsplanen omfattar både analog och digital informationen. Stadsbyggnadskontoret är i fas med förtecknandet av arkivet, men saknar tillräckliga arkivlokaler. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (8) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN EN OCH REKOMMENDATIONER Förelägganden Stadsarkivet förelägger stadsbyggnadskontoret att: - Utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till stadsarkivet. - Inkomma med dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för förvaring av allmänna handlingar. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla allmänna handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Stadsbyggnadskontoret ska senast den 31 oktober 2014 skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar stadsbyggnadskontoret att: - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta hand om post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post.

3 Sida 3 (8) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Stadsbyggnadskontoret har fastställt ansvaret i en skriftlig instruktion. Förvaltningen har nyligen utsett arkivarien Mikael Pedersen till arkivansvarig. I frågor gällande digital hantering av allmänna handlingar delas arkivansvaret med samordnaren för digital ärendekedja, Birgitta Stenbäck. Man har inte utsett några arkivombud, men avdelningschefernas ansvar står fastställt i arkivinstruktionen. Arkivarien har ett samordningsansvar och fördelningen av arbetsuppgifter och befogenheter anses vara väl förankrat i organisationen. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivarien kommunicerar information om hantering av allmänna handlingar via flera kanaler: introduktionskurser för nyanställda, rullande repetitionskurser för personal, avdelningsmöten och information på intranätet (bl.a. dokumenthanteringsplan). En så kallad kontorsakademi är också planerad, där kurser ska erbjudas, bl.a. en kurs om arkivfrågor och personuppgiftslagen. Då en stor del av förvaltningens anställda arbetar med ärendehandläggning i ärendehanteringssystemet, får frågor kring hantering av allmänna handlingar kontinuerlig uppmärksamhet. Kunskap om att det är till arkivarien man vänder sig med eventuella frågor är god hos förvaltningens personal. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns Stadsbyggnadskontoret har både central och decentraliserad diarieföring. På det centrala registraturet arbetar sex stycken registratorer som tar hand om postöppning och funktionsbrevlådor. Diarieföring sköts också av enskilda handläggare på respektive avdelning och vissa av dem har även behörighet att skapa nya ärenden. Praktiskt taget all personal har behörighet att diarieföra information i befintliga ärenden.

4 Sida 4 (8) Rutiner för postöppning Stadsbyggnadskontoret har inte upprättat fullmakter för öppnande av inkommande post. Inför semestertider kommuniceras instruktioner för hanteringen av inkommande post gällande automatiserade svar med hänvisning till funktionsbrevlåda. Detta kompletteras med muntliga överenskommelser om tillgång till den personliga e-brevlådan. Det är vanligt att personalen kontrollerar sin egen e-post under semestern. Även om dessa rutiner fungerar tillfredsställande, upplever man att det finns en del oklarheter om vad som gäller. Stadsarkivet rekommenderar därför att man förtydligar rutinerna kring posthanteringen vid frånvaro. Det är viktigt att post inte blir liggande oöppnad. Uppdaterade hanteringsanvisningar finns Förvaltningens dokumenthanteringsplan omfattar både analog och digital information. Den anses vara väl förankrad i organisationen och finns även publicerad på intranätet. Om frågor uppstår kring hanteringen, vänder man sig till arkivarien. En stor del av förvaltningens ärendehandläggning är helt digitaliserad. Man arbetar mycket med att skanna in analogt material och alla ärenden hanteras i ärendehanteringssystemet Public 360, som i sin tur är integrerat med det digitala arkivet earkiv. Bygglovsakterna skannas in i earkiv efter avslutad handläggning. Man har också arbetat med att skanna in äldre ritningar och strävar efter en fullständig digital hantering. Rekommendationer Stadsbyggnadskontoret ska fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta hand om post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns och tillämpas Stadsbyggnadskontoret har flera myndighetsspecifika gallringsbeslut, däribland ett lokalt gallringsbeslut, som de tillämpar. Många av besluten är dock framtagna för längesedan och därför planerar förvaltningen att göra en översyn över alla sina befintliga gallringsbeslut, för att se vilka som skulle behöva

5 Sida 5 (8) omprövas samt för att samla besluten i ett nytt gemensamt. Stadsarkivet ser positivt på detta. Man får en bättre överblick över sin gallringsbara information om allt samlas i ett och samma beslut. Inom ärendehandläggningen, t ex av bygglovsärenden, inkommer en stor mängd digitala bilder, som många gånger handlar om flera bilder av samma motiv eller som på andra sätt är väldigt lika varandra. Förvaltningen ser ett behov av att utreda om dessa skulle kunna gallras för att minska mängden handlingar i ärendena. Frågan uppstod också om när i ärendets gång och av vem denna värdering och gallring bör göras. Stadsbyggnadskontoret tar frågan vidare i sitt interna arbete. Förvaltningen äger också stadens Tillgänglighetsguide, som registrerar hur tillgängligheten ser ut i stadens offentliga lokaler, restauranger och liknande inrättningar. Då man inte längre arbetar med att uppdatera guiden och informationen snabbt blir inaktuell, finns planer på att stänga ner Tillgänglighetsguiden. I så fall behöver förvaltningen först värdera informationen ur ett bevarande- och gallringshänseende. Förelägganden Stadsbyggnadskontoret ska utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till stadsarkivet. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Strategi för att bevara handlingar i digital form finns Stadsbyggnadskontoret har en till stor del digital hantering i sin verksamhet. Ärendena hanteras i Public 360, skannas vid behov och därefter arkiveras dem i förvaltningens eget e-arkiv. Strategin är att all bevarandeinformation från samtliga verksamhetsprocesser på sikt ska arkiveras i e-arkivet. Skrivmateriel Förvaltningen använder sig av godkänt papper samt av godkända aktomslag och arkivkartonger. Vad gäller arkivpennor har man kontrollerat att nämndsekretariatet justerar nämndens protokoll med godkända pennor. Förvaltningen binder in sina protokoll och använder sig då av arkivbeständigt papper. Skrivare och kopiatorer beställs från Volvo IT, som enligt egen uppgift endast har arkivbeständiga produkter i sitt sortiment.

6 Sida 6 (8) DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Uppdaterad arkivbeskrivning finns Förvaltningen har en gedigen och omfattande arkivbeskrivning, som nyligen uppdaterats. Det har även tagits fram en arkivbeskrivning i ett mer lättillgängligt format, i broschyrform. Uppdaterad arkivförteckning finns Stadsbyggnadskontoret har en arkivförteckning över analogt material, ordnat efter allmänna arkivschemat (äldre material fram till och med år 2012) samt en förteckning i e-arkivet över digitalt material (ordnat efter en processbaserad struktur, med hänvisningar till tidigare beteckningar). Det finns korshänvisningar mellan dessa två förteckningar, där serier övergår från att vara analoga till att bli digitala. På sikt avser förvaltningen att övergå till en helt digital hantering. Man kommer då att avsluta förteckningen över analogt material och bara förteckna enligt verksamhetens processer. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Stadsbyggnadskontoret meddelade att befintliga IT-stöd i form av ärendehanteringssystemet och e-arkivet kommer att uppgraderas till nya versioner inom kort. Strategier för att hantera detta har utarbetats. Förvaltningen kommer också att flytta från Tekniska nämndhuset (beräknad flytt 2018). En utredning för att planera och förbereda arkivhanteringen inför flytten har påbörjats och arkivarien ingår i planeringsgruppen. Eventuellt finns önskan om att leverera in äldre arkivmaterial till stadsarkivet innan förvaltningen ska flytta. Stadsbyggnadskontoret meddelade vidare att de förvarar digitala tunnelkartor hos sig, men att det för närvarande utreds vem som egentligen äger informationen på dem. Informationen knyter enligt förvaltningen också an till trafikkontorets verksamhet. Det bör därför utredas vidare vem som bör äga informationen och därmed också ansvara för arkiveringen av kartorna. Eftersom kartorna är sekretessklassade är det av vikt att hanteringen sker på ett korrekt sätt.

7 Sida 7 (8) ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Allmänna handlingar förvaras delvis oskyddade Stadsbyggnadskontoret förvarar en stor mängd allmänna handlingar oskyddade i anslutning till kontorsrummen. Detta gäller bygglovsärenden, som förvaras i pappersakter i vanliga bokhyllor under mycket lång tid, inte sällan längre än fem år. Förvaltningen menar att ärendena är pågående under så lång tid. De akter som påbörjades före 2010/2011 finns inte i digital form, utan är helt unika och kan inte återskapas om något skulle inträffa. Nyare ärenden finns både analogt och digitalt. Allmänna handlingar ska förvaras skyddade under hela bevarandetiden. Om man behöver fysisk närhet till handlingarna kan man använda en godkänd närarkivslokal eller brandklassade arkivskåp i nära anslutning till arbetsplatsen för att hanteringen ska bli praktisk. Alternativet är att förvaltningen får ställa ner akterna i slutarkivet. Förutom bygglovsakterna fanns också andra exempel där förvaringen inte är i enlighet med Riksarkivets krav: - Pågående personalakter och OVK-protokoll förvaras i låsta utrymmen, men dessa är inte brandklassade och därmed inte godkända ur arkivsynpunkt. - Två av förvaltningens arkivlokaler är utrustade med dörrar som endast håller brandklass EI 60, dvs att de står emot brand i en timme. - En av ovanstående arkivlokaler har dessutom ett litet hål i en väggspringa, vilket innebär att lokalen inte utgör en tät brandcell. Stadsbyggnadskontoret behöver åtgärda dessa brister omgående. Bygglovsakterna, personalakterna och OVK-protokollen måste flyttas till en godkänd förvaringsplats. Förvaltningen behöver även söka dispens för de arkivdörrar som håller lägre brandklass än EI 120 (två timmar) samt täta väggen med hål. Dessutom råder en viss osäkerhet kring hur nämndprotokollen förvaras hos trafikkontorets nämndsekretariat under innevarande år, vilket förvaltningen ombads kontrollera. I övrigt lever förvaltningens arkivförvaring upp till Riksarkivets krav.

8 Sida 8 (8) Förelägganden Stadsbyggnadskontoret ska inkomma med dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för förvaring av allmänna handlingar. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Stadsbyggnadskontoret ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla allmänna handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras Christina Moberg Inspektionsförrättare