Hantering av allmänna handlingar hos Mässfastigheter i Stockholm AB

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport 2017:09 DNR /2017 Sida 1 (9) Hantering av allmänna handlingar hos Mässfastigheter i Stockholm AB Närvarande från bolaget: Mathias Lindroth Andreas Holmgren Carina Brandt ekonomi- och finanschef IT-chef redovisningschef/arkivansvarig Närvarande från Stadsarkivet: Christina Moberg inspektionsförrättare Ylva Taubert Lindberg protokollförare SAMMANFATTNING Mässfastigheter i Stockholm AB, nedan kallat Mässfastigheter, inspekterades av Stadsarkivet Hanteringen av allmänna handlingar hos bolaget är generellt sett god, men det finns en del brister. Bolagets dokumenthantering är i stora delar digital, men det saknas en strategi för hur informationen ska bevaras på lång sikt. En stor del av arkivet är ordnat och förtecknat men en äldre arkivförteckning behöver slutförtecknas och en ny förteckning från 2015 och framåt behöver upprättas. Förvaringen av de allmänna handlingarna i arkivlokalen uppvisar vissa brister och närarkivet behöver förses med brandsäkra dokumentskåp. Därtill uppmanas Mässfastigheter att se över gallringsfristerna i gallringsbeslut SSA 2015:19 och vid behov inkomma med en ny gallringsframställan till Stadsarkivet. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (9) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Mässfastigheter att: - Bolaget ska anta stadens arkivregler vid styrelsemöte. - Utreda möjligheterna till att ompröva gallringsfristerna i gallringbeslut SSA 2015:19 och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Rätta till brister i arkivlokalen enligt följande: byta ut den yttre arkivlokalsdörren, sätta på kåpa på de takarmaturer som saknar kåpor, montera in brandsläckare. Kontrollera även att armaturens kapslingsklass är lägst IP 43, att brandlarmet vidarebefordrar larm till en bemannad plats samt att ventilerna är försedda med brandspjäll. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla allmänna handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Bolaget ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. - Försäkra sig om att den digitala informationen (dokument på filserver, men också ljud- och bildupptagningar, kartor och ritningar) förvaras på ett sätt som möjliggör att de kan återsökas, läsas och skyddas så länge de ska finnas kvar. - Använda skrivmateriel som ger arkivbeständiga handlingar. - Komplettera arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. - Upprätta en bevarandeförteckning (enligt PIR) från 2015 och framåt så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Slutförteckna tidigare arkivförteckning ( ) enligt allmänna arkivschemat.

3 Sida 3 (9) Mässfastigheter ska senast inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Senast ska bolaget inkomma med en handlingsplan som beskriver hur bolaget avser att utföra arbetet med att åtgärda föreläggandena. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Mässfastigheter att: - Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. - Registrera allmänna handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter.

4 Sida 4 (9) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivregler ska antas av styrelsen Kommunfullmäktige har fattat beslut om att bolagen ska följa stadens arkivregler. Mässfastigheter har inte antagit stadens arkivregler och ges därför ett föreläggande att göra detta. Styrelsebeslutet bör formuleras utan hänvisning till Kfs-nummer, eftersom det då inte behöver antas på nytt om uppdateringar i arkivreglerna görs. Arkivansvaret har fastställts Mässfastigheter har fastställt arkivansvaret i en skriftlig instruktion och har utsett redovisningschefen till arkivansvarig. Arkivhandläggare på respektive avdelning har utsetts. Dessa är ansvariga för att arkivfrågorna omhändertas på respektive avdelning men någon annan kan utses att göra det praktiska arbetet. Arkivinstruktionen är inte helt förankrad inom organisationen ännu eftersom en planerad internutbildning i dessa frågor skjutits upp på grund av en omorganisation. Bevaka arkivfrågor vid verksamhetsförändringar Mässfastigheter meddelade att inga verksamhetsförändringar som påverkar arkiv- och informationshanteringen väntas. Bolaget ska anta stadens arkivregler vid styrelsemöte. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR I samband med att hanteringsanvisningarna blev klara 2015 hölls en övergripande genomgång för bolagets alla chefer. Däremot uppges att den generella kunskapen hos medarbetarna är begränsad och att någon större utbildningsinsats för samtliga inte har skett. Stadsarkivet påtalade vikten av att regelbundet påminna och informera medarbetarna om regelverket för kommunala bolag. Rekommendationer Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket.

5 Sida 5 (9) HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Postöppning och registrering av handlingar Mässfastigheter diarieför inte sina handlingar. En stor del av informationen finns i olika IT-system och resten lagras på en gemensam serveryta. Stadsarkivet informerade om att offentlighetsoch sekretesslagen (OSL 2009:400) föreskriver att sekretessklassade handlingar ska registreras. Bolaget hanterar flera handlingstyper som kan omfattas av sekretess, exempelvis inom personalområdet, upphandling och planering av event. Ett eller flera register för dessa handlingar bör därför upprättas. Registren ska göras åtkomliga och sökbara. Mässfastigheter har inte någon central postöppning och det är mycket lite post som inkommer i analog form. Tjänsten att sortera och dela ut posten i personliga postfack har köpts in av Posten. Den post som inte är personadresserad läggs i ekonomiavdelningens fack. Postfacken kollas varje dag och om någon är ledig så bevakar kollegorna om det finns post. Större delen av posten inkommer digitalt. Mässfastigheter har ett antal funktionsbrevlådor som vittjas av flera personer. Det mesta kommer direkt till de anställdas personliga e-postbrevlådor och man förväntas läsa posten i e-postlådorna minst en gång per dag. Vid ledighet lägger man in ett automatiskt meddelande som hänvisar till en kollega eller en funktionsbrevlåda. De flesta läser sin e-post även då de är lediga. Stadsarkivet informerade om att man enligt stadens e-postregler ska omhänderta inkommande post även vid ledighet och att man bör upprätta rutiner för att antingen automatiskt vidarebefordra inkommande e-post eller ge en kollega tillgång till den personliga e-brevlådan under sin egen frånvaro. På så sätt minskar risken för att inkommande e-post blir liggande och inte tas omhand. Hantering av handlingar enligt fastställda anvisningar Hanteringsanvisningarna togs fram av en arkivkonsult under med hjälp av bolagets arkivhandläggare och processägare som var delaktiga i arbetet. Hanteringsanvisningarna omfattar bolagets alla verksamhetsområden och den digitala informationen finns med. Vissa fält för förvaring är inte ifyllda och Stadsarkivet rekommenderar att dessa kompletteras. Det finns en rutin som hänvisar till att alla utlämnandefrågor hanteras av ekonomi- och finanschefen. Det inkommer dock mycket få förfrågningar om utlämnande av allmän handling.

6 Sida 6 (9) Rekommendationer Registrera allmänna handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Mässfastigheter har både ett specifikt gallringsbeslut (SSA 2015:19) och tillämpar dessutom stadens generella gallringsbeslut för exempelvis personal/löner och ekonomiinformation. Tillämpningen av det generella gallringsbeslutet för handlingar av tillfälligt eller ringa värde (SSA 2016:01) redovisas i hanteringsanvisningarna. Gallringsbeslut tillämpas delvis Mässfastigheter har inte genomfört gallring i enlighet med beslut SSA 2015:19 på grund av att man anser att gallringsfristerna är för korta. Stadsarkivet uppmanar bolaget därför att se över gallringsfristerna igen och vid behov inkomma med en ny gallringsframställan. Gallring i enlighet med de generella gallringsbesluten genomförs årligen. Utreda möjligheterna till att ompröva gallringsfristerna i gallringsbeslut SSA 2015:19 och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokalen Mässfastigheter har en arkivlokal som ska stå emot brand i 120 minuter (brandklass EI 120), detta enligt Riksarkivets föreskrifter för arkivlokaler, RA-FS 2013:4. I lokalen förvarar bolaget arkivhandlingar från mässans bildande, det vill säga från både nuvarande och föregångares arkivbildning. Vid inspektionen framkom att den yttre dörren in till arkivlokalen har rostskador och hål och därför inte stänger tätt. Detta göra att brandskyddet inte längre uppgår till 120 minuter.

7 Sida 7 (9) Det framkom också att två takarmaturer saknar skyddskåpa samt att det inte finns någon brandsläckare i lokalen eller i direkt anslutning till den. Följande kunde inte fastställas vid inspektionen och bolaget uppmanas därför att kontrollera följande och vid behov åtgärda eventuella brister: - att takarmaturen har en kapslinsklass på lägst IP 43, - att ventilerna är försedda med brandspjäll samt - att brandlarmet är vidarebefordrat till en bemannad plats. Dokumentskåp utan brandskydd används Mässfastigheter förvarar sina personalakter och löneunderlag i dokumentskåp i anslutning till kontorsutrymmena. Skåpen är låsta, vilket är bra, men de har ingen som helst brandklass och skyddar därmed inte mot brand. Dessutom förvaras räkenskapshandlingar helt oskyddade i närarkivet. Lokalen saknar helt brandskydd och lever inte upp till kraven på arkivförvaring. Allmänna handlingar med en gallringsfrist som överstiger två år ska förvaras skyddade och bolaget behöver därför skaffa godkända dokumentskåp där närarkivet kan förvaras. Kraven på arkivförvaring är två timmars brandskydd (brandklass EI 120), men Stadsarkivet kan ge dispens för skåp med lägre brandklass (en timmes skydd, EI 60) om bolaget ansöker om detta och kan presentera kompenserande åtgärder. Rätta till brister i arkivlokalen enligt följande: - byta ut den yttre arkivlokalsdörren, - sätt på kåpa på de takarmaturer som saknar kåpor, - montera in brandsläckare. Kontrollera även att armaturens kapslingsklass är lägst IP 43, att brandlarmet vidarebefordrar larm till en bemannad plats samt att ventilerna är försedda med brandspjäll. Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla allmänna handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Bolaget ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras.

8 Sida 8 (9) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Rutiner för att långsiktigt bevara handlingar i digital form saknas Mässfastigheter lagrar digital information i olika IT-system samt på gemensam filserver. Även webbplatser och sociala medier används. Det finns inte någon plan för hur dessa handlingar ska arkiveras. Bolaget behöver därför se över sina lagringsplatser och ta fram en plan för hur den information som ska bevaras ska kunna säkerställas på lång sikt. Digital information ska arkiveras i stadens gemensamma e-arkiv som Stadsarkivet förvaltar. Stadsarkivet upplyser om att lagring i IT-system, på filserver samt i sociala medier inte uppfyller de krav som gäller för långtidslagring av information. Vidare upplyser Stadsarkivet om en vägledning för att arkivera webbplatser och sociala medier som Stadsarkivet kommer att ge ut denna månad. Rutiner för att kontrollera skrivmateriel finns inte Mässfastigheter uppger att de inte kontrollerar om styrelseprotokoll och andra bevarandehandlingar skrivs under med pennor som är arkivgodkända. Försäkra sig om att den digitala informationen (dokument på filserver, men också ljud- och bildupptagningar, kartor och ritningar) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge som den ska finnas kvar. Använda skrivmateriel som ger arkivbeständiga handlingar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver kompletteras Mässfastigheter har en arkivbeskrivning som nyligen är uppdaterad. Arkivbeskrivningen är bra men behöver kompletteras med en förteckning över vilka systemstöd som används i verksamheten och vilken typ av information de hanterar, för att underlätta sökbarheten. Äldre arkivförteckningar finns Mässfastigheter har två stycken äldre arkivförteckningar från sina föregångare som är avslutade: S:t Eriksmässan och Stockholmsmässan Därefter finns en förteckning för den nuvarande arkivbildaren Mässfastigheter i Stockholm AB för perioden som följer

9 Sida 9 (9) allmänna arkivschemat. Denna förteckning omfattar endast de handlingar som förvaras i arkivlokalen. Förteckningen behöver därför kompletteras med information som förvaras ute i verksamheten (dessa ska samlas in och arkiveras) samt som lagras i olika IT-system. Om vissa handlingstyper och arkivserier inte sträcker sig fram till år 2014 ska detta anges i förteckningen med att serien är avslutad för att tydliggöra att förteckningen ändå är komplett. Bolaget gick över till processorienterad informationsredovisning (PIR) den 1 januari 2015, men en bevarandeförteckning för denna period är ännu inte påbörjad. En sådan förteckning behöver tas fram och därefter uppdateras löpande. Bevarandeförteckningen ska utgå från bolagets klassificeringsstruktur och även omfatta information som lagras i olika IT-system som ska bevaras. Komplettera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. Upprätta en bevarandeförteckning (enligt PIR) från 2015 och framåt så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Slutförteckna tidigare arkivredovisning ( ) enligt allmänna arkivschemat Christina Moberg Inspektionsförrättare