Hantering av allmänna handlingar hos Samordningsförbundet Stockholms stad (FINSAM)

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport 2018:02 DNR /2017 Sida 1 (9) Hantering av allmänna handlingar hos Samordningsförbundet Stockholms stad (FINSAM) Närvarande från förbundet: Eva Magnusson Förbundschef, arkivansvarig Katarina Svantesson Administratör/Ekonom Masood Khatibi Kommunikatör (deltog sista timmen) Närvarande från Stadsarkivet: Christina Moberg Inspektionsförrättare Ylva Taubert Lindberg Protokollförare SAMMANFATTNING Samordningsförbundet Stockholms stad, nedan kallat Samordningsförbundet, inspekterades Hanteringen av allmänna handlingar hos Samordningsförbundet är i stora delar mycket god. Smärre uppdateringar och justeringar behöver göras i förbundets klassificeringsstruktur, hanteringsanvisningar och bevarandeförteckning och man behöver också säkerställa att den digitala informationen kan bevaras på ett säkert sätt. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (9) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Förelägganden Stadsarkivet förelägger Samordningsförbundet att: - Uppdatera och komplettera sina anvisningar för hur allmänna handlingar ska hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. - Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex fotografier och andra filer på server) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge den ska finnas kvar. - Uppdatera arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. - Uppdatera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Upprätta en klassificeringsstruktur. Klassificeringsstrukturen ska utgå ifrån verksamhetens processer och ligga till grund för verksamhetens hela informationsredovisning, såsom hanteringsanvisningar och bevarandeförteckning. Klassificeringsstrukturen ska skickas till Stadsarkivet för godkännande. Samordningsförbundet ska senast den inkomma med en åtgärdsrapport där förbundet skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Samordningsförbundet att: - Registrera allmänna handlingar med hänsyn till rätten till insyn: - registrera på handlingsnivå, - registrera avsändare/mottagare i diariet.

3 Sida 3 (9) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivregler är antagna av styrelsen och arkivansvaret har fastställts Samordningsförbundet har antagit stadens arkivregler i samband med ett styrelsemöte den 16 juni Ansvaret för hantering av de allmänna handlingarna är fastställt i en skriftlig instruktion och förbundschefen Eva Magnusson är utsedd till arkivansvarig och arkivredogörare. Förbundet uppger att ansvarsfördelningen är känd i organisationen och fungerar bra i praktiken. Bevaka arkivfrågor vid verksamhetsförändringar Samordningsförbundet inledde sin verksamhet i mars 2016 och man arbetar mycket intensivt med att bygga upp verksamheten, då den fortfarande växer. En stor del av informationshanteringen är i dag analog men man hoppas på att kunna börja använda det stadsgemensamma systemstödet edok i samband med att Arbetsmarknadsförvaltningen går över till att använda det. Troligtvis blir detta i början av år En del av Samordningsförbundets stödfunktioner sköts av Arbetsmarknadsförvaltningen, exempelvis nämndhantering. Ekonomitjänster har upphandlats och sköts av Azets Insight AB och digitala handlingar förvaras hos dem. Stadsarkivet påpekar att det är viktigt att det i avtalet framgår att det är Samordningsförbundet som äger handlingarna och att de handlingar som ska bevaras ska arkiveras hos förbundet. Se mer om hantering av digital information under avsnitt Digitala verksamhetssystem på sidan 6. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Samordningsförbundet uppger att personalens kunskaper om hur allmänna handlingar ska hanteras är god. En utbildning hölls i början av året och detta kommer troligtvis upprepas en gång per år. Det finns en personalhandbok som bland annat innehåller instruktioner för hur handlingarna ska hanteras. Det har hittills varit få förfrågningar om utlämnande av allmän handling, men om det blir aktuellt går frågan till Eva Magnusson som har kännedom om hur utlämningsärenden ska hanteras.

4 Sida 4 (9) HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Postöppning och diarieföring Samordningsförbundet tar emot inkommande post både analogt och via e-post. Mycket post kommer till förbundschefens personliga e- postbrevlåda, men man försöker styra över så mycket som möjligt till den gemensamma funktionsbrevlådan. Posten ankomststämplas och diarieförs i ett excel-dokument. Diarieföringen sker på ärendenivå och handlingarna förvaras i pappersakter. Man planerar att upprätta ett försättsblad till varje ärendeakt där alla ingående handlingar redovisas. Stadsarkivet rekommenderar att diariet kompletteras med en handlingsförteckning så att varje diarieförd handling blir sökbar samt att även uppgifter om avsändare/mottagare ingår i diariet. På så vis uppnår man en mera transparent ärendehantering. Förbundet uppger att man inte har hanterat några sekretessklassade handlingar ännu, men att det kan bli aktuellt om det dyker upp exempelvis ett rehabiliteringsärende eller i samband med upphandlingsärenden. Stadsarkivet informerar om att offentlighetsoch sekretesslagen (OSL 2009:400) föreskriver att alla sekretessklassade handlingar ska registreras. Posten öppnas och diarieförs varje dag av förbundets administratör och när hon inte finns på plats sköter förbundschefen eller samordnaren den uppgiften. Hanteringsanvisningar Samordningsförbundet har tagit fram väl genomarbetade och bra hanteringsanvisningar. Anvisningarna täcker alla verksamhetsområden och innehåller både analog och digital information. Nedan följer exempel på några smärre justeringar som behöver göras: För handlingstyper som ska bevaras eller har en lång gallringsfrist bör förvaringsplats anges i större utsträckning. Förvaringsplats för rekryteringshandlingar behöver ändras eftersom förbundet inte använder IT-systemet Jobb i stan. För vissa handlingstyper som ska gallras saknas hänvisning till gallringsbeslut. Säkerställ att digital information som ska bevaras och som hanteras i ett externt IT-system, exempelvis Azets, ingår i anvisningarna.

5 Sida 5 (9) Hänvisning till cirkulär 2:2007 (SLK) i process ska ersättas av den nya promemorian SLK dnr /2017 Hantering och förvaring av personalhandlingar i Stockholms stad. Information som inte ingår i Samordningsförbundets arkivbildning (exempelvis externa webbplatser som används i vissa projekt) ska tas bort från anvisningarna. Arbetet med att justera hanteringsanvisningarna bör föregås av att klassificeringsstrukturen fastställs så att strukturen i anvisningarna följer den kommande nya klassificeringsstrukturen. Läs mer om klassificeringsstrukturen i avsnittet Klassificeringsstruktur på sid 9. Förelägganden Uppdatera och komplettera anvisningarna för hur allmänna handlingar ska hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. Rekommendationer Registrera allmänna handlingar med hänsyn till rätten till insyn: - registrera på handlingsnivå, - registrera avsändare/mottagare i diariet. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Stadens generella gallringsbeslut tillämpas Samordningsförbundet tillämpar stadens generella gallringsbeslut och detta är dokumenterat i förbundets arkivbeskrivning samt i hanteringsanvisningarna. Något specifikt gallringsbeslut för Samordningsförbundet finns inte och i dagsläget ser man inte något behov av ett sådant. Eftersom Samordningsförbundets verksamhet startade 2016 har det hittills endast varit aktuellt att gallra handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna förvaras i dokumentskåp Samordningsförbundet förvarar sina diarieförda ärenden samt personalakter i ett dokumentskåp som har en brandklass på EI 120, vilket uppfyller de krav som gäller för brandsäkerhet.

6 Sida 6 (9) Skåpet låses på kvällen men under dagtid har all personal tillgång till handlingarna i dokumentskåpet. Om det blir aktuellt att hantera handlingar med sekretess kommer förbundet ombesörja att dessa kan låsas in separat så att endast behörig personal kan komma åt dem. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Digitala verksamhetssystem Samordningsförbundet ingår i stadens centrala IT-nätverk och använder stadens centrala IT-service och verksamhetssystem för vissa stödfunktioner. Ekonomitjänster utförs av Azets Insight AB och den digitala ekonomiinformationen, såsom faktura- och lönehantering, bokföring, bokslut m.m. lagras i deras system. Vidare är Samordningsförbundet anslutet till Sektorsövergripande system för uppföljning av samverkan och finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet (SUS). Systemet administreras av Försäkringskassan och det är också de som har arkivansvaret. Samordningsförbundet använder systemet för att följa upp resultatet av samverkan och finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet och kanslibudget, beskrivningar av insatser och rapporter är exempel på handlingsslag som Samordningsförbundet registrerar i systemet. I systemet görs uppföljningar som tas ut och läggs som bilaga till årsredovisningen och redovisas till styrelsen. Webbplats Samordningsförbundet har en egen webbplats som ligger på en egen domän utanför stadens centrala domän. På webbplatsen publiceras bland annat nyheter och information om förbundets verksamhet, styrdokument, protokoll, rapporter och utredningar. Där finns också en film och många fotografier. Samordningsförbundet är medvetna om att webbplatsen ska betraktas som en kommunikationskanal och att information som ska bevaras ska lagras på egen serveryta som man själv har kontroll över. Man har planer på att två gånger per år göra skärmdumpar av webbplatsen för att dokumentera hur den har använts. Stadsarkivet samtycker till den lösningen och informerar också om att det finns konsultfirmor som kan hjälpa till med att samla in innehållet på en webbplats genom webbcrawling. Med den tekniken sparas en statisk avbild av hela webbplatsen med bibehållen struktur och navigering med fungerande interna länkar. I tjänsten kan även konvertering till arkivgodkända filformat ingå samt att

7 Sida 7 (9) informationen arkivpaketeras, dvs att den förses med relevant metadata och levereras till stadens e-arkiv. Inom kort kommer Samordningsförbundet ansluta sig till Insatskatalogen och denna kommer då att vara tillgänglig via den egna webbplatsen. Insatskatalogen är en databas som innehåller information om insatser på individnivå och förvaltas av Samordningsförbunden i Östergötland. I databasen kommer Samordningsförbundet göra alla sina insatser sökbara och denna information kommer inte att arkiveras i samband med att webbplatsen arkiveras, utan måste omhändertas i annan ordning. Sociala medier Samordningsförbundet använder sig inte av några sociala medier. I det fall förbundet planerar att upprätta sidor på sociala medier framöver informerade Stadsarkivet om att dessa räknas som allmänna handlingar och omfattas av bestämmelserna i arkivlagen. Digitala filmer och fotografier Samordningsförbundet har ett stort antal digitala fotografier som lagras på server. Varje bild förses med namn, ett unikt bildnummer och till bilderna kopplas dessutom automatiskt metadata som talar om upplösning, format, datum osv. Stadsarkivet rekommenderar att man skapar ett separat register med ytterligare metadata som kan kopplas till bilderna, exempelvis motiv, bildrättigheter, om/var/när bilden varit publicerad. Det är också bra att göra ett urval av de bilder som ska arkiveras och lagra dem för sig. Utöver relevant metadata är det viktigt att bilder som ska arkiveras har ett format som är godkänt för bevarande, exempelvis.jpg, samt att de har en hög upplösning. Samordningsförbundet har en film som ligger på en streamingtjänst. Stadsarkivet påpekar att om filmen ska bevaras så ska den lagras på en serveryta som förbundet själv har kontroll över och inför kommande arkivering förses med relevanta metadata. Filmen har enligt uppgift formatet.mpeg, vilket är godkänt för arkivering. Filer på filserver Digital information som inte ligger i verksamhetssystem lagras i olika mappar på servern. Stadsarkivet föreslår att mappstrukturen följer klassificeringsstrukturen och att man redan från början skiljer på information som ska bevaras från sådant som inte ska det. Analogt bevarande Kontorsutrustning samt arkivkartonger och aktomslag är beställt via stadens ramavtal och uppfyller därmed kraven för arkivbeständighet.

8 Sida 8 (9) Förelägganden Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex fotografier och andra filer på server) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge som den ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivning Det finns en bra och tydlig arkivbeskrivning som uppdaterades i januari Beskrivningen innehåller alla relevanta delar som ska ingå i en arkivbeskrivning och endast några mindre justeringar behöver göras. Nedan följer exempel på några justeringar som behöver göras: Under avsnittet Lagar och beslut som reglerar verksamheten ska Kfs 2015:27 Arkivregler för Stockholms stad läggas till. Rubriken Arkiv som myndigheten förvarar bör ändras till exempelvis Förvaring av myndighetens arkiv, då den förstnämnda rubriken egentligen syftar på att man förvarar andra myndigheters arkiv. Korrigera avsnittet Arkivverksamhetens organisation och ansvar där det står att kommunstyrelsen är arkivmyndighet ansvarar för tillsynen av Samordningsförbundet. Rollen som arkivmyndighet är i Stockholms stad delegerad till kulturnämnden och dess förvaltning Stadsarkivet. I samma avsnitt anges att Eva Magnusson är arkivföreståndare. Detta ska ändras till arkivredogörare. För att i någon mån minska omfånget på arkivbeskrivningen bör beskrivningar av olika funktioners och rollers arbetsuppgifter strykas. Den inledande beskrivningen i varje avsnitt får gärna vara kvar då det ger en god inblick i verksamheten. Bevarandeförteckning Det finns en framtagen struktur för bevarandeförteckning men ingen information har förtecknats ännu, vilket beror på att verksamheten fortfarande är så ung. Stadsarkivet rekommenderar att anpassa bevarandeförteckningen efter den klassificeringsstruktur som ska fastställas under våren (mer om klassificeringsstruktur under avsnitt Klassificeringsstruktur nedan.) och därefter använda den strukturen retroaktivt för att förteckna all bevarandeinformation från 2016 och framåt.

9 Sida 9 (9) Stadsarkivet uppmanar Samordningsförbundet att fortsatt uppdatera bevarandeförteckningen löpande för att undvika alltför stor arbetsinsats längre fram. Även bevarandeinformation som ännu inte arkiverats ska förtecknas och vara sökbar via förteckningen. Detta kan göras genom att man anger exempelvis vilket verksamhetssystem informationen lagras i och från och med vilket år information finns. Klassificeringsstruktur Samordningsförbundet har tagit fram en klassificeringsstruktur men den är ännu inte godkänd av Stadsarkivet. Strukturen följer den stadsgemensamma klassificeringsstrukturen för verksamhetsområdena styr- och stödverksamhet och Samordningsförbundets egen kärnverksamhet beskrivs i ytterligare tre verksamhetsområden. Stadsarkivet anser att strukturen som beskriver kärnverksamheten behöver förtydligas så att den blir mera förståelig för en person som inte är insatt i verksamheten. Samordningsförbundet menar att de nuvarande processerna utgår från förbundets uppdrag som följer av lagstiftningen. Om det inte är görligt att ändra strukturen så behöver processerna förtydligas i en processbeskrivning där verksamheten i respektive process och dess syfte tydligt framgår. Stadsarkivet påminner om att när man gör ändringar i klassificeringsstrukturen så ska strukturen i hanteringsanvisningarna och bevarandeförteckningen anpassas efter den nya strukturen. Förelägganden Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. Uppdatera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Upprätta en klassificeringsstruktur. Klassificeringsstrukturen ska utgå ifrån verksamhetens processer och ligga till grund för verksamhetens hela informationsredovisning, såsom hanteringsanvisningar och bevarandeförteckning. Klassificeringsstrukturen ska skickas till Stadsarkivet för beslut om godkännande Christina Moberg Inspektionsförrättare