Hantering av allmänna handlingar hos S:t Erik Markutveckling AB

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Anna Ruthström Inspektionsrapport 2018:13 DNR /2018 Sida 1 (10) Hantering av allmänna handlingar hos S:t Erik Markutveckling AB Närvarande från bolaget Doris Serrato Cervall Anna Ullberg Maria Wallhammar administrativ samordnare/registrator ekonomichef/arkivansvarig (deltog per telefon) VD (deltog delvis när gallring diskuterades) Närvarande från Stadsarkivet: Anna Ruthström inspektionsförrättare Ylva Taubert Lindberg protokollförare SAMMANFATTNING S:t Erik Markutveckling inspekterades Hanteringen av allmänna handlingar hos bolaget är i stora delar god. Större delen av bolagets information finns i stadens centrala verksamhetssystem. Vissa brister kunde konstateras i informationsredovisningen och i arkivförvaringen. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (10) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Förelägganden Stadsarkivet förelägger S:t Erik Markutveckling att: - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar ska hanteras och se till att de följer den aktuella klassificeringsstrukturen. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. - Verkställa gallring. - Rätta till brister i arkivlokalen enligt följande: - Minimera förvaringen av sådant som inte är arkivhandlingar. - Säkerställ att temperatur och relativ luftfuktighet håller en nivå som är lämplig för långtidsförvaring av pappershandlingar. Genomför och dokumentera kontinuerliga mätningar för att uppnå en stabil nivå. - Kontrollera att all ventilation är försedd med brandspjäll som uppfyller brandklass EI120, alternativt EI60 om dispens beviljas av stadsarkivet. - Kontrollera hål i väggar och tak där ledningar har dragits samt vid rund lucka på ena kortväggen. Täta vid behov. - Inkomma med dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för förvaring av allmänna handlingar som motstår brand kortare tid än två timmar. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. - Uppdatera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Förteckningen ska utgå från klassificeringsstruktur aktuell eller tillämplig för den period bevarandeförteckning gäller. - Slutförteckna tidigare arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat. S:t Erik Markutvecling ska senast den inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur

3 Sida 3 (10) föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar S:t Erik Markutveckling att: - Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningarna.

4 Sida 4 (10) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivregler är antagna av styrelsen S:t Erik Markutveckling har antagit stadens arkivregler i samband med ett styrelsemöte den Arkivansvaret har fastställts och arbetsuppgifter har fördelats S:t Erik Markutveckling har fastställt arkivansvaret i en skriftlig instruktion. Ekonomichef Anna Ullberg är utsedd till arkivansvarig och instruktionen beskriver också ansvar och uppgifter för registrator och handläggare. Arkivorganisationen upplevs fungera bra. Bolaget har få anställda och väl fungerande kommunikation dem emellan vilket gör att utpekade roller och ansvar känns tydliga. Bolaget har även tät kommunikation med den externa förvaltaren och god koll på att alla originalhandlingar kommer S:t Erik Markutveckling tillhanda. Bevaka arkivfrågor vid verksamhetsförändringar Bolaget började använda edok i januari 2018 och kommer byta datorer i samband med GSIT 2.0. I övrigt känner man inte till några kommande verksamhetsförändringar som kan påverka arkivhanteringen. Stadsarkivet betonar att det är viktigt att på ett tidigt stadium bevaka hur eventuella verksamhetsförändringar kan komma att påverka hanteringen av allmänna handlingar. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Bolaget uppger att kunskapen kring hur allmänna handlingar ska hanteras är god och om man har frågor så vet man vem man ska vända sig till. Man har också informerat fastighetsförvaltaren om vad som gäller för ett kommunalt bolag och har tydliga rutiner för att säkerställa att originalhandlingarna kommer till S:t Erik Markutveckling. Det sker sällan att ny personal börjar men när så sker så får man den information man behöver vid muntliga överlämningar. Stadsarkivet påpekar att även om det finns fungerande rutiner och tydliga ansvarsområden så är det bra om detta dokumenteras för att förenkla när ordinarie personal slutar eller av andra anledningar är frånvarande.

5 Sida 5 (10) HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns Den administrativa samordnaren/registratorn öppnar inkommande post, båden den analoga samt e-post som kommer till funktionsbrevlådan, och fördelar den till respektive ansvariga. Det finns fullmakter för öppnande av inkommande post och alla läser sin egen personadresserade e-post, även vid frånvaro. Allt som ska diarieföras skannas in och diarieförs av den administrativa samordnaren i ärendehanteringssystemet edok. När hon är ledig öppnas posten av en kollega, men diarieföringen får vänta tills hon kommer tillbaka. Under perioder av längre ledighet (jul och sommar) kommer inte många handlingar som ska diarieföras. Eftersom edok är ett tämligen nytt systemstöd upplevs vissa arbetsmoment som svåra. Exempelvis är funktionen att avsluta ett ärende krångligt och det behövs mera kunskap för att kunna avsluta ärenden på ett korrekt sätt i systemet. Hanteringsanvisningar finns men behöver uppdateras och omstruktureras S:t Erik Markutveckling har hanteringsanvisningar som uppdaterades Dessa är bra och tydliga men måste struktureras om så att de följer den nya klassificeringsstrukturen som upprättades i och med att edok infördes i januari Utöver omstruktureringen så är det några små kompletteringar och förtydliganden som behöver göras: - Hänvisningar till upphävda gallringsbeslut behöver uppdateras. (Beslut SSA 2011:15 är ersatt av SSA 2016:13.) - Vissa förtydliganden behöver göras så att det framgår var informationen förvaras. Se exempelvis process 1.4, och Är det en extern förvaltare som avses? - Säkerställ att hanteringsanvisningarna omfattar alla handlingstyper. Exempelvis är det oklart med information om handlingar som uppstår i samband med upphandlingar. Det finns en hänvisning till en flik, men denna flik kunde inte återfinnas. - I process står att det ska utredas hur kontrolluppgifterna ska bevaras. Kontrollera om utredning har skett och uppdatera hanteringsanvisningarna. - Fundera kring handlingstyperna Bevarandeuttag av, se exempelvis process och Hanteringsanvisningarna ska beskriva hur man hanterar informationen här och nu. Kanske denna uppgift hör bättre hemma i bevarandeförteckningen?

6 Sida 6 (10) Bolaget uppger att man inte använder hanteringsanvisningarna så mycket eftersom man ändå vet hur informationen ska hanteras. Stadsarkivet uppmanar bolaget att introducera anvisningarna för alla medarbetare så att det blir kända och kan fungera som ett stöd i den dagliga dokumenthanteringen. Förelägganden Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar ska hanteras och se till att de följer den aktuella klassificeringsstrukturen. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. Rekommendationer Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningarna. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Stadens generella gallringsbeslut tillämpas S:t Erik Markutveckling har inte några specifika gallringsbeslut utan tillämpar endast stadens generella sådana. Det råder dock osäkerhet kring när gallring verkställdes senast. Stadsarkivet upplyser om att bolaget enligt stadens arkivregler är skyldiga att utan dröjsmål förstöra handlingar för vilka handlingsfristen har löpt ut. Detta gäller oavsett om det finns gott om plats i arkivlokalen eller inte. Bolaget känner inte till när man senast såg över behovet att göra en informationsvärdering men upplever inte att man saknar gallringsbeslut för någon typ av information. Stadsarkivet uppmanar bolaget att passa på att se över behovet av informationsvärdering när hanteringsanvisningarna ses över. Förelägganden Verkställa gallring. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i dokumentskåp och arkivlokal I Stockholms stad gäller Riksarkivets föreskrifter för arkivförvaring, RA-FS 2013:4. Dessa anger att allmänna handlingar som ska bevaras eller som har en gallringsfrist längre än 2 år, ska förvaras skyddat i lokal eller dokumentskåp som står emot brand i två timmar (brandklass EI120).

7 Sida 7 (10) S:t Erik Markutvekling har en arkivlokal i källaren på Kaplansbacken 10. I lokalen förvaras bolagets pappersarkiv, men lokalen används också som förråd. Lokalen är försedd med två dörrar som var och en har brandklass EI30. Tillsamman utgör dessa ett brandskydd på EI60, dvs de står emot brand i 60 minuter. Stadsarkivet kan bevilja dispens för att lokalen endast uppnår brandklass EI60 om det finns kompenserande åtgärder som uppväger den lägre brandklassen. Exempel på kompenserande åtgärder är att det finns ett automatiskt brandlarm som står i förbindelse med bemannad central, att räddningstjänsten har en insatstid på max 10 minuter och att den yttre brandbelastningen är lägre än 200 MJ/m2. I arkivlokalen uppmättes temperaturen till cirka 23 grader och luftfuktigheten till cirka 50 %. Den optimala temperaturen för pappersförvaring är 18 grader och den relativa luftfuktigheten bör ligga på 35 %. Dygnsvariationen för lufttemperatur bör inte vara större än ± 2 grader C och för den relativa luftfuktigheten bör dygnsvariationen inte vara större än ± 5 %. Lufttemperaturen och den relativa luftfuktigheten ska hållas stabil och kontrolleras fortlöpande. Kontrollerna och eventuella åtgärder ska dokumenteras. I lokalen finns ett brandspjäll vars brandtekniska klass inte kunde fastställas vid inspektionen. På vardera kortväggen i lokalen sitter dessutom ventiler där det är oklart om det finns något brandspjäll installerat. På ena kortväggen finns dessutom en liten rund lucka vars täthet inte kunde bedömas vid inspektionstillfället. På flera ställen är rör dragna genom väggen/taket och vid dessa rör är det hål i väggen/taket som troligtvis behöver tätas för att lokalen ska utgöra en brandcell. Armaturen är försedd med skyddande kåpor, vilket är bra. Dock framgår inte kapslingsklassen, som enligt RA-FS 2013:4 bör uppgå till minst IP 43. I kontorslokalen förvaras bolagshandlingar och avtal i skåp med brandklass EI60. Stadsarkivet har sedan tidigare beviljat dispens för den lägre brandklassen. Dörren till skåpet kan stängas så att skåpet blir tätt, men eftersom nyckeln har gått av så kunde skåpet inte låsas vid inspektionen. Det rör sig inte många personer i bolagets lokaler, men detta bör ändå åtgärdas för att säkerställa skyddet mot obehörig åtkomst. Detta blir extra viktigt om det förvaras handlingar som omfattas av sekretess i skåpet, vilket inte kunde uppges vis inspektionstillfället. När återkoppling gavs vid sakgranskningen meddelade bolaget att de ordnat en fungerande nyckel samt fastställ rutin för när låsning sker samt var nyckel finns.

8 Sida 8 (10) Förelägganden Rätta till brister i arkivlokalen enligt följande: - Minimera förvaringen av sådant som inte är arkivhandlingar. - Säkerställ att temperatur och relativ luftfuktighet håller en nivå som är lämplig för långtidsförvaring av pappershandlingar. Genomför och dokumentera kontinuerliga mätningar för att uppnå en stabil nivå. - Kontrollera att all ventilation är försedd med brandspjäll som uppfyller brandklass EI120, alternativt EI60 om dispens beviljas av stadsarkivet. - Kontrollera hål i väggar och tak där ledningar har dragits samt vid rund lucka på ena kortväggen. Täta vid behov. Inkomma med dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för förvaring av allmänna handlingar som motstår brand kortare tid än två timmar. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Digital information lagras i system S:t Erik Markutveckling använder sig av en rad centrala systemstöd (Agresso, Ocra, edok, Insyn och IA). För dessa systemstöd är det andra förvaltningar/bolag som ansvarar för arkivering av informationen. Fastighetsförvaltaren har ett systemstöd där mycket information hanteras, men alla original registreras och lagras i edok. Löner hanteras i systemet Agda lön. Bolaget har uppfattningen att endast gallringsbar information hanteras i det systemet. Stadsarkivet uppmanar bolaget att för säkerhets skull stämma av informationen som hanteras i systemet mot SSA 2011:09 (gallringsbeslut för löneoch personalinformation) för att säkert veta om något i systemet ska bevaras. I så fall behöver man säkerställa att ett säkert bevarande sker. Bolagets webbplats ska arkiveras en gång per år och levereras till stadens e-arkiv. Hittills har detta skett 2015 och Mycket arbetsmaterial och kopior lagras i gemensamma mappar på servern, men allt som ska bevaras finns också i edok. Stadsarkivet påpekade att det är bra om allt samlas på ett ställe så att det inte råder några oklarheter kring vad som är original och vad som är kopia. Sammantaget upplever stadsarkivet att bolaget har bra kontroll på sin digitala information.

9 Sida 9 (10) Godkända produkter för analoga handlingar används S:t Erik Markutveckling uppger att de köper in utrustning och skrivmateriel som är arkivgodkända. För handlingar av extra stor vikt används svenskt arkivpapper. Stadsarkivet upplyser om att det är bra att använda svenskt arkivpapper, men inte ett krav från stadsarkivets sida. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivning finns S:t Erik Markutveckling har en tydlig och bra arkivbeskrivning som uppdaterades Stadsarkivet uppmanar bolaget att göra några smärre kompletteringar och korrigeringar: - Tydliggör att S:t Erik Markutveckling tillsammans med dotterbolagen utgör en och samma arkivbildare. - Uppdatera informationen i avsnittet Bolagets IT-system: Agresso Lön har ersatts av Agresso Agda och Cognos har ersatts av Ocra. - Uppdatera hänvisningarna till gallringsbesluten så att de hänvisar till nu gällande beslut. (SSA 2007:12 har ersatts av 2016:01 och SSA 2011:15 har ersatts av 2016:13.) Komplettera även med gallringsbeslut SSA 2016:24 för handlingar som uppstår i EU-projekt, om beslutet är relevant för bolagets verksamhet. - Uppdatera uppgift om stadens arkivregler. Nu gällande regler finns i KFS 2015:27. - Se över inaktuell information t.ex. osäkerhet om alla handlingar som ska komma till S:t Erik Markutveckling från externa förvaltningar verkligen kommer. Förteckning saknas/kan inte hittas vid inspektionstillfälle Förr redovisades arkiven i en arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat. Nu för tiden redovisas arkiven i en bevarandeförteckning som följer en klassificeringsstruktur (KS) utifrån verksamhetens processer kallas processbaserad informationsredovisning (PIR). När bolaget 2011 upprättade en KS bör arkivförteckningen ha avslutats och ersatts av en bevarandeförteckning som följer denna. I arkivbeskrivningen står att en bevarandeförteckning har upprättats med stöd av konsultfirman BraArkiv, som omfattar hela arkivet från år Denna förteckning kunde inte återfinnas vid inspektionstillfället.

10 Sida 10 (10) I samband med sakgranskning meddelar bolaget att bevarandeförteckning från år 2011 samt tidigare arkivförteckning är återfunna, men att bevarandeförteckningen behöver uppdateras och arkivförteckningen avslutas. Förelägganden - Uppdatera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Förteckningen ska utgå från klassificeringsstruktur aktuell eller tillämplig för den period bevarandeförteckning gäller. - Slutförteckna tidigare arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat Anna Ruthström Inspektionsförrättare