HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLM VISITORS BOARD

Transkript

1 S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) DNR /07 Stockholm Visitors Board Att: Viviann Andersson HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLM VISITORS BOARD Närvarande från Stockholm Visitors Board: Viviann Andersson Erica Grünewald Iréne Berg Robert Larsson Styrelsesekreterare/administrativ chef/arkivansvarig Controller Registrator Representant från stadsbyggnadskontorets ITavdelning Närvarande från stadsarkivet: Sara Naeslund Martin Ståhl Inspektionsförrättare Protokollförare SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade Stockholm Visitors Board. Inspektionen avsåg bolagets allmänna handlingar - pappersbaserade och digitala. Bolaget har inte inspekteras tidigare. Däremot inspekterades bolagets föregångare, Stiftelsen Stockholm Information Service (SIS), den 17 november Stockholm Visitors Board är enligt tidigare beslut från stadsarkivet att anse som en egen arkivbildare inom koncernen där Stockholm Business Region utgör moderbolaget (och SVB är ett av dotterbolagen). Detta motiveras med att verksamheten hos Stockholm Visitors Board på ett grundläggande sätt skiljer sig från SBR:s verksamhet. Däremot är kopplingen mellan Stockholm Business Region och det nybildade dotterbolaget Stockholm Business Region Development betydligt närmare och därför har stadsarkivet bestämt att dessa bolag ska ses som en och samma arkivbildare. Stadsarkivet bedömer att Stockholm Visitors Board överlag har goda rutiner för sin hantering av allmänna handlingar. Inom bolaget finns en stor förståelse för att allmänna handlingar ska bevaras och hanteras i enlighet med regelverket. Bolaget har också utarbetat bra styrdokument för dokumenthanteringen. Inspektionen resulterade dock i en del förelägganden och rekommendationer. Stadsarkivet bedömer emellertid att insatserna för att åtgärda dessa inte behöver bli särskilt tidskrävande. Stockholm Business Region måste bl.a. se över sitt behov av att gallra digital information samt ta fram rutiner för bevarande av den digitala Box 22063, Stockholm. Telefon Fax stadsarkivet@ssa.stockholm.se Besöksadress Kungsklippan 6

2 information som anses vara värd att bevara. Vidare finns utrymme för förbättringar gällande bl.a. arkivredovisningen, såväl arkivbeskrivningen som - förteckningen. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER FÖRELÄGGANDEN Stadsarkivet förelägger bolaget att: - Uppdatera sin arkivinstruktion. En kopia på arkivinstruktionen skickas till stadsarkivet. - Anta stadens nya arkivregler (Kfs 2007:102) vid styrelsemöte. - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. - Utreda möjligheterna att gallra och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. - Ta fram en strategi för digitalt bevarande enligt anvisningar i stadsarkivets handledning Att bevara digital information. - Revidera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i stadsarkivets handledning Att redovisa digital information. - Revidera arkivförteckningen så att den är ett inventarium över all information som ska bevaras (både analog och digital) vid Stockholm Visitors Board och att den går att söka i på ett enkelt sätt. - Redovisa gallringsbara handlingar. Se vidare under rekommendationer nedan. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Stockholm Visitors Board ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Bolaget ska senast den 1 juni 2008 inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats.

3 REKOMMENDATIONER Stadsarkivet rekommenderar bolaget att: - Utforma sin arkivinstruktion enligt förslaget i arkivhandboken. - Säkerställa att all post öppnas och tas om hand samma dag den kommer in, t.ex. genom fullmakt för personadresserad post. Fullmakter bör gälla både vanlig post, fax och e-post. - Se till att hanteringsanvisningarna innehåller uppgifter om sekretess och förvaringsplats. - Redovisa den gallringsbara informationen översiktligt. - Antingen byta ut det befintliga förvaringsskåp som brister, dvs. inte lever upp till brandklass EI 120, eller inkomma med en ansökan om dispens att få förvara handlingar i skåp av lägre brandklass. Bolaget ska i sin dispensansökan ange skälen för detta och vilka kompenserande åtgärder som vidtagits.

4 ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Stockholm Visitors Board har fastställt ansvaret i en skriftlig instruktion från Arkivansvarig för bolaget (och hela koncernen) är Viviann Andersson, administrativ chef och styrelsesekreterare. Vissa uppgifter i arkivinstruktionen är föråldrade. Bolaget måste uppdatera dessa samt se till att instruktionen formellt antas på bolagsnivå. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats För det praktiska arbetet ansvarar registratorn samt flera arkivombud. Till skillnad från Stockholm Business Region, där arkivombud ute i verksamheten inte anses behövs, föreligger ett behov av sådana på SVB. Verksamheten här är mera utspridd på olika geografiska platser och medarbetarantalet är dessutom något större än på SBR. Förutom de ca 40 fast anställda tillkommer säsongsanställda. Enligt uppgift fungerar arkivorganisationen bra i praktiken. Stockholm Visitors Board ska uppdatera sin arkivinstruktion. En kopia på arkivinstruktionen skickas till stadsarkivet. Rekommendationer Bolaget bör utforma sin arkivinstruktion enligt förslaget i arkivhandboken. ARKIVREGLER FÖR STOCKHOLMS STAD Bolaget har sedan tidigare antagit stadens arkivregler (Kfs 1995:50). Fullmäktige har därefter antagit nya arkivregler som ska gälla fr.o.m. 1 januari Vid inspektionen betonade bolaget att de nya arkivreglerna kommer att antas vid nästa möte som hålls av den koncernövergripande (politiska) styrelsen. Bolaget ska anta stadens nya arkivregler (Kfs 2007:102) vid styrelsemöte. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån i organisationen anses vara god. För ny-/säsongsanställda ingår en introduktion i hanteringen av allmänna handlingar.

5 HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Ett övergripande verksamhetsområde inom koncernen Stockholm Business Region är att marknadsföra Stockholm som en attraktiv etablerings- och besöksort, utifrån varumärket Stockholm The Capital of Scandinavia. Stockholm ska bli norra Europas mest företagsvänliga stad. Dotterbolaget Stockholm Visitors Boards fyra verksamhetsområden: att medverka till att öka privatresandet till Stockholm, att verka för att företagsmöten, incentiveresor och kongresser förläggs till Stockholm, att medverka till att evenemang förläggs till Stockholm och att tillhandahålla turistservice. Informationen som skapas i SVB:s verksamhet utgörs framför allt av webbplatser (den officiella webbsidan Stockholmtown samt en sida för kryssningsresenärer), projektkataloger samt ett rikt presentationsmaterial i form av trycksaker. Samtliga projekt dokumenteras i akter. Uppgifter om projekten finns vidare inlagda i en projektdatabas, CRM-systemet Alladin. Fastställda diarieföringsrutiner finns Stockholm Visitors Board har väl genomtänkta diarieföringsrutiner. Rutinerna fungerar enligt bolagets utsago i praktiken också mycket bra och både inkommande och utgående skrivelser registreras. Diabas används och de olika bolagen i koncernen diarieför separat från varandra i detta system. Rutiner för årliga utskrifter av diariet finns. SVB har få sekretessbelagda handlingar inom den egna verksamheten. De som uppstår inom koncernen berör upphandlingar vilka görs av moderbolaget. Skriftliga rutiner för utlämnande och hantering av allmänna handlingar samt postöppning/diarieföring finns. Central postöppning tillämpas inte på Stockholm Visitors Board. Stadsarkivet vill betona nödvändigheten av att bolaget utvecklar sina rutiner för postöppning för att därigenom säkerställa att all post verkligen tas om hand på en daglig basis. Ett effektivt sätt för detta är att införa en central postöppning samt att utfärda fullmakter för öppnande av analog och digital post. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Stockholm Visitors Board har en dokumenthanteringsplan som många av bolagets medarbetare känner till. Dokumenthanteringsplanen är utformad på ett bra sätt och innehåller även hanteringsanvisningar om digital information. Dessutom finns rutiner för regelbunden översyn. Planen är i likhet med övriga policydokument utlagd på koncernens intranät. Dokumenthanteringsplanen uppvisar emellertid några brister. Hänvisningar till gallringsbeslut görs på ett inkonsekvent sätt (ibland

6 saknas hänvisningar till gallringsbeslut om de aktuella handlingstyperna kan gallras med stöd i bolagets lokala gallringsbeslut bör detta anges), hänvisning till felaktigt gallringsbeslut förekommer också, upplysningar om sekretess saknas och en kolumn med upplysningar om förvaring saknas. Dokumenthanteringsplanen bör också dateras. Stockholm Visitors Board ska uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. Rekommendationer Bolaget bör säkerställa att all post öppnas och tas om hand samma dag den kommer in, t.ex. genom fullmakt för personadresserad post. Fullmakter bör gälla både vanlig post, fax och e-post. Bolaget bör se till att hanteringsanvisningarna innehåller uppgifter om sekretess och förvaringsplats. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Inga övergripande förändringar av verksamheten är planerade. Stadsarkivet informerade om att bolaget, om förändringar i form av t.ex. byte av lokaler eller införande av nya IT-system skulle inträffa, måste ta ställning till hur dessa skulle påverka hanteringen av allmänna handlingar Inget behov av att leverera handlingar från den nuvarande verksamheten finns. Bolagets föregångare, SIS, har tidigare levererat sitt handlingsbestånd. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stockholm Visitors Board har ett omfattande gallringsbeslut för sina pappershandlingar (SSA 2003:11). Dessutom finns ett beslut för SIS (SSA 2003:6). Bolaget har också ett ingående lokalt gallringsbeslut. Dock kunde det vid inspektionen konstateras att en värdering av informationen i det verksamhetsövergripande systemet Alladin måste göras. Systemet användes inledningsvis enbart som kunddatabas men har under senare tid växt till att omfatta även projektdokumentation. Tanken är att alla projekt framöver ska finnas dokumenterade i denna databas.

7 Gallringsbeslut tillämpas Befintliga gallringsbeslut tillämpas i den mår det är möjligt på bolaget, dvs. för de handlingar vars gallringsfrister hunnit löpa ut. Destruktionen sker under betryggande former. Ingen otillåten gallring sker. Dock vill stadsarkivet påminna om att gallringsfristen för ansökningshandlingar från sökanden som inte har fått en utannonserad tjänst har förlängts från sex månader till två år (se SSA 2007:4). Stockholm Visitors Board ska utreda möjligheterna att gallra och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Koncernen har ingen egen IT-avdelning. Driften är i stället outsourcad till stadsbyggnadskontoret. På bolaget finns huvudsakligen två system (Xor och Aladdin) och två webbplatser. Dessa system ligger på en gemensam server med Stadsbyggnadskontoret. Webbplatserna hostas hos en extern förvaltare. Den digitala bildbanken som finns på Stockholmtown är koncerngemensam. Dessutom finns rörliga bilder i mindre utsträckning. Ingen strategi för digitalt bevarande finns. SVB ska ta fram en sådan, om man under gallringsutredningen finner att bolaget har digitala handlingar som ska bevaras. Bolaget använder arkivbeständiga produkter Bolaget använder arkivbeständiga produkter. Inga handlingar binds in (bolagets anmärkning i förteckningen om att detta görs bör strykas). Stockholm Visitors Board ska ta fram en strategi för digitalt bevarande enligt anvisningar i stadsarkivets handledning Att bevara digital information. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver kompletteras Bolaget har en bra arkivbeskrivning. Det är dock oklart när denna sist uppdaterades. Beskrivningen bör alltså förses med datum och uppgift om vem som upprättat den. Vidare bör viktigare handlingstyper i bolagets verksamhet framgå. Vidare är det önskvärt att ett organisationsschema biläggs arkivbeskrivningen med hänvisning till koncernens komplexa struktur.

8 Arkivförteckningen behöver kompletteras Stockholm Visitors Board har en arkivförteckning som överlag är välstrukturerad och uppfyller kraven. Vissa kompletteringar och ändringar/förtydliganden (t.ex. uppgiften om att handlingar förvaras på Kulturförvaltningen denna hänvisning ska ändras till att handlingarna förvaras i förvaltningens arkivlokal) behöver dock göras i SVB:s förteckning. Förbättringsförslag skickas över i efterhand. Arkivförteckningen behöver fyllas på och uppdateras så att handlingarna volymredovisas så långt fram i tiden som möjligt. Gallringsbara handlingar redovisas inte Stockholm Visitors Board har en dokumenthanteringsplan men denna är inte bifogad till arkivförteckningen. Detta bör göras för att redovisa bolagets samtliga handlingar, även de gallringsbara. Alternativt kan gallringsbesluten bifogas. Bolaget ska revidera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i stadsarkivets handledning Att redovisa digital information. Bolaget ska revidera arkivförteckningen så att den är ett inventarium över all information som ska bevaras (både analog och digital) vid Stockholm Visitors Board och att den går att söka i på ett enkelt sätt. Bolaget ska också redovisa gallringsbara handlingar. Se vidare under rekommendationer nedan. Rekommendationer Stockholm Visitors Board bör redovisa den gallringsbara informationen översiktligt. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokal Stockholm Visitors Board förvarar handlingar i Kulturförvaltningens, av stadsarkivet nyligen godkända, arkivlokal (se SSA 2007:16). Förvaringen av handlingarna granskades i samband med inspektionen hos Stockholm Business Region (se inspektionsrapport 2007:19) den 12 november i år. Bolaget har överlag goda rutiner för sin förvaring av allmänna handlingar. De handlingar som uppstår i de olika verksamhetsgrenarna, dvs. på de olika geografiska platserna, förs med regelbundna mellanrum till huvudkontoret för slutförvaring där. Stadsarkivet kunde dock vid inspektionen konstatera att bolaget måste se över sin förvaring av projekthandlingar. Bevarandevärda handlingar ska i regel förvaras skyddade, i lokal eller skåp. Ett undantag utgör handlingar som

9 behövs i ärendehandläggning och som inte är äldre än ett år. Vidare ska alla gallringsbara handlingar som har en längre gallringsfrist än två år förvaras skyddade. Dokumentskåp används Diarieförda handlingar, avtal samt löne- och personalhandlingar förvaras i dokumentskåp. Det visade sig dock att skåpet för diarieförda handlingar inte lever upp till de tekniska kraven på brandklass EI 120, dvs. att skåpen ska kunna motstå brand i två timmar. Bolaget ska därför antingen byta skåp eller inkomma med en dispensansökan om lägre brandklass. Bolaget ska förvara allmänna handlingar skyddade. Stockholm Visitors Board ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Rekommendationer Stockholm Visitors Board ska antingen byta ut det befintliga förvaringsskåpet som brister, dvs. inte lever upp till brandklass EI 120, eller inkomma med en ansökan om dispens att få förvara handlingar i skåp av lägre brandklass. Bolaget ska i sin dispensansökan ange skälen för detta och vilka kompenserande åtgärder som vidtagits. Stockholms stadsarkiv Inspektionsförrättare Sara Naeslund