Hantering av allmänna handlingar hos Serviceförvaltningen

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport 2018:06 DNR /2018 Sida 1 (11) Hantering av allmänna handlingar hos Serviceförvaltningen Närvarande från förvaltningen: - Annika Press, arkivansvarig och administrativ chef - Lennart Holm, IT - Marita Enberg, registrator - Joakim Bendroth, arkivkonsult (Stadsarkivet) - Filippa Folin, registratorskonsult (ArkivIT) - Marianne Adolphson, HR-konsult Närvarande från Stadsarkivet: - Christina Moberg, inspektionsförrättare - Anna Ruthström, protokollförare SAMMANFATTNING Serviceförvaltningen inspekterades den 22 mars Hanteringen av allmänna handlingar hos förvaltningen är till övervägande del god. Arkivorganisationen är fastställd och ny arkivansvarig samt ny registrator ska skapa sig en helhetsbild kring området. Kunskapen kring allmänna handlingar och offentlig förvaltning behöver stärkas inom personalgruppen. Förvaltningens hanteringsanvisningar samt redovisning är föredömligt genomarbetade och behöver bara några få uppdateringar och korrigeringar. Arkivförvaringen löses genom dokumentskåp och den ses över i samband med att förvaltningens verksamhet Kontaktcenter flyttar in i lokalerna inom kort. En stor del av förvaltningens kärnverksamhet dokumenteras digitalt, men för att lösa problematik med oskyddad förvaring finns ytterligare behov av att styra arbetssättet till en ökad digital informationshantering. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (11) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Serviceförvaltningen att: - Förtydliga ansvarsfördelningen för att få samordning för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar ska hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. - Utreda möjligheterna att gallra allmänna handlingar främst digitala filmer och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Försäkra sig om att den digitala informationen (t.ex. kundwebb och filmer) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge som den ska finnas kvar. - Uppdatera och komplettera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. Serviceförvaltningen ska senast den 30 september 2018 inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Serviceförvaltningen att: - Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverk. - Kontrollera att hanteringsanvisningarna tillämpas.

3 Sida 3 (11) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Serviceförvaltningen har fastställt ansvaret i en skriftlig instruktion som ingår i arkivbeskrivningen. Förvaltningen har utsett den administrative chefen till arkivansvarig. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats Registrator är även arkivhandläggare och inom varje verksamhetsområde (avdelning) ska det finnas 1-4 arkivredogörare. För tillfället finns en vakans inom Kontaktcenter, men rekrytering pågår. Förvaltningen har beskrivit fördelningen av arbetsuppgifter i en arkivinstruktion som återfinns i arkivbeskrivningen. Arkivorganisationen och fördelningen av arbetsuppgifter är tydligt beskrivet och förefaller väl genomtänkt. Både administrativ chef och registrator är nyanställda och därmed nya i sina roller som arkivansvarig samt arkivhandläggare. De har båda ett behov av att skapa sig en helhetsbild över hur informations- och arkivhanteringen fungerar inom förvaltningen. Organisation och arbetsfördelning anges vara kända inom förvaltningen, men ett omtag behövs på grund av nytillsättningarna. Förvaltningen har en inhyrd arkivkonsult via ett abonnemang hos Stadsarkivets uppdragsverksamhet. Arkivarien har regelbundna träffar med arkivredogörarna en och en, detta sker åtminstone en gång om året i samband med att hanteringsanvisningarna fastställs. Vid dessa tillfällen har tidigare registrator/arkivhandläggare deltagit. Mellan dessa tillfällen har dialog och kontakt funnits vid behov. Serviceförvaltningen framförde att de ser ett behov av att samla alla som ingår i arkivorganisationen för att diskutera ansvarsfördelning och roller och få till ett gott samarbete. Det behövs en större samordning. Även fördelen med ett nätverk för sådana med ensamroller togs upp. Bevaka arkivfrågor vid verksamhetsförändringar Förvaltningens verksamhet Kontaktcenter ska flytta till Palmfelts center, där övriga verksamheter inom förvaltningen redan är placerade. Förvaltningen ser det som positivt då det blir en förbättring och förenkling att ha verksamheterna samlade. Införandet av edok innebär en kommande förändring. Serviceförvaltningen påbörjade en föranalys under hösten år 2017, men eftersom införandet har försenats så är detta arbete pausat.

4 Sida 4 (11) Förtydliga ansvarsfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapen om allmänna handlingar hos medarbetarna och vetskap om vad det innebär att arbeta i en offentlig förvaltning är varierande inom Serviceförvaltningen. Vad gäller arkiv och registratur är uppfattningen att medarbetare har bättre kunskap när de arbetar mot extern part än när de arbetar med sin interna informationshantering. Vid övergripande informationsträffar med nyanställda tas inte regelverk kring informationshantering upp. Arkivarien har utbildat arkivredogörare som sedan ska förmedla information och utbilda vidare inom sina avdelningar. Det har också förekommit riktade insatser mot verksamhetsområdet Upphandling. Det finns ett behov av att öka kunskapen kring den interna hanteringen. Förvaltningen ser en nytta med större informationsträffar. Till exempel kan informations- och arkivhantering vara en punkt vid regelbundna informationsträffar. Vid sådana tillfällen kan det kort informeras om arkivorganisationen, rutiner vid utlämnande osv. Det är även lämpligt att vid introduktionen få med ett kort avsnitt om hantering av allmänna handlingar. Det viktiga är inte att kunna detaljerna i ett regelverk det viktiga är att känna till att det finns ett regelverk, att det är viktigt att i vissa situationer söka information om hur rutiner ser ut samt att veta vem som kan svara på frågor och komma med råd. Rekommendationer Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverk. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns Förvaltningens diarieföring sker centralt. I dagsläget finns två registratorer en konsult som varit på förvaltningen en tid och en nyanställd registrator och det har hänt att diarieföringen fått vänta. Det är oklart om det finns ytterligare back-up. Stadsarkivet påpekade att det är lämpligt att ha ytterligare personer som kan registrera. En medarbetare har registrerat lite och det finns en

5 Sida 5 (11) lathund med rutinbeskrivning. Tanken är inte att lösningen med konsultbemanning ska bli permanent så förvaltningen behöver se över hur ersättare vid frånvaro ska lösas. Vad gäller funktionsbrevlådor uppger förvaltningen att de har en god bevakning på dessa, dock finns det eventuellt behov av uppbackning för att ta hand om övrig post samt frågor om utlämnande. Diarieföringen fungerar bra inom personalområdet och för exempelvis serviceavtal, men inom upphandling finns behov av förbättringsarbete. Förvaltningen uppger att det är många handlingar som inte hanteras i diariet och läggs till ärenden. Upphandlarna arbetar i systemet Tendsign, ett system för att hålla reda på upphandlingsärenden. Eftersom det inte finns någon teknisk koppling mellan Tendsign och diariet behöver förvaltningen registrera upphandlingarna i båda systemen. Förvaltningen meddelar att det pågår ett arbete med att ta fram fungerande rutiner för dessa ärenden. Sedan år 2012 lagras digitala handlingar knutna till sina ärenden i diariet. Dock finns av juridiska skäl vissa handlingstyper, t.ex. serviceavtal och MBL-protokoll, även på papper. Det är den digitala akten som är mest komplett. Förvaltningen har tagit ur listor på avslutade ärenden för att stämma av om ärendena är fullständiga eller ej. Man uppger att det framför allt finns brister bland upphandlingsärenden. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Hanteringsanvisningarna följer klassificeringsstrukturen. De är tydliga, innehåller relevanta uppgifter och omfattar alla verksamhetsområden. De används som en masterversion och respektive verksamhet sammanställer det som är relevant för deras informationshantering i en checklista eller arkiveringsanvisning. Arkivarien kontrollerar dessa med viss regelbundenhet. Dock framkommer det att det är oklart hur väl hanteringsanvisningarna följs. Anvisningarna är en färskvara och det finns ett problem med att handläggare sparar och använder gamla versioner. Det behöver påminnas om och förtydligas att hanteringsanvisningarna är ett levande dokument. Det behövs viss uppdatering och smärre justering av hanteringsanvisningarna. Nedan följer en uppställning på exempel som Stadsarkivet pekade på: Det förekommer olika kolumner i olika följd i de olika avsnitten. Detta gör inget så länge klassificeringsstrukturen följs, men bör justeras.

6 Sida 6 (11) Det behöver ensas hur det anges att sekretess inte förekommer. Ibland är fältet tomt och ibland står det nej. Hänvisning till gallringsbeslut 2007:12 är inte korrekt då detta är upphävt exempel processen 1.2.1, handling anvisningar och tidplaner Det behöver förtydligas att hänvisningen i sekretesskolumnen syftar på offentlighets- och sekretesslagen exempel process 1.3.1, handlingar riskoch sårbarhetsanalys och säkerhetsanalys. Processerna samt 1.6 är förvillande lika i namnsättningen vid inspektionen framgick att den första används men inte den sista som därmed ska strykas. Klassificeringsstrukturen, hanteringsanvisningarnas innehållsförteckning och själva anvisningarna är inte alltid samstämmiga. Exempelvis finns processen med i innehållsförteckningen, men inte i själva anvisningarna. Tvärtom gäller för processerna Process finns i själva anvisningarna, men ej i klassificeringsstrukturen eller innehållsförteckning. Omformuleringar i klassificeringsstrukturen ska föras in i hanteringsanvisningarna, exempelvis i processen Då sekretesshänvisningen anger se kolumn 87 (exempel under process 3.1.2) menas egentligen rad. Vid utskrift kommer inte radnumrering med och det är därför lämpligare att exempelvis använda sig av ett notsystem. Det gör också uppställningen mindre känslig för om handlingar tas bort eller tillkommer. Gallringsbeslut som har fattats för andra förvaltningar ska inte tas med. Det är missvisande eftersom beslutet inte kan tillämpas på Serviceförvaltningen. Exempel process handling manuella underlag för ja och nej-tack hänvisar till beslut SSA 2015:23 som gäller för stadsdelsförvaltningarna. Oklart vad x betyder. Det är bra om det tydligt står vad som gäller och bättre är att skriva se kommentar där förtydligande skrivs ut. Exempel process 3.1.4, handling Upplägg, ändring eller avslut av projekt, kolumnerna Gallring och SSA Beslut. Trots dessa brister är Serviceförvaltningens hanteringsanvisningar föredömligt bra. Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar ska hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. Rekommendationer Kontrollera att hanteringsanvisningarna tillämpas.

7 Sida 7 (11) TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Serviceförvaltningen har ett myndighetsspecifikt gallringsbeslut (SSA 2016:07), de följer stadens generella gallringsbeslut och tillämpningen av beslutet om gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse (SSA 2016:01) är dokumenterad i hanteringsanvisningarna. Gallringsbeslut tillämpas Serviceförvaltningen uppger att de i stort ligger i fas med gallringen och att det inte finns några indikationer på att oreglerad gallring sker. I det digitala systemet, KCH (Kontaktcenter handlingsstöd), som Serviceförvaltningen har ansvar för genomförs gallring enligt befintligt gallringsbeslut. Det pågår en inventering på grund av den nya dataskyddsförordningen samt den kommande nya dataskyddslagen. I samband med inventeringen blir gallringsfrågor aktualiserade och då kan det hittas information som är ogallrad trots befintligt gallringsbeslut. Det finns behov av informationsvärdering Det finns ett behov av att se över gallringsbehovet för filmer vilka används som instruktioner/utbildning för Stockholms stads övriga verksamheter som använder sig av Serviceförvaltningens tjänster. Det kan t.ex. vara aktuellt med ett urvalsbevarande. I samband med ovan nämnda inventering kan det framkomma ett behov av ytterligare informationsvärdering och gallringsbeslut, det är dock inget som förvaltningen ser idag. Utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Dokumentskåp används Serviceförvaltningen använder dokumentskåp för förvaring av sina allmänna handlingar och har ingen arkivlokal. Skåpen står i kontorsmiljö samt i ett källarutrymme med förrådsstatus.

8 Sida 8 (11) På plan 3 vid administrativa avdelningens registratur finns dels ett skåp för HR-handlingar som står emot brand i 120 minuter, och dels ett skåp för diarieförda handlingar som står emot brand i 60 minuter för vilket det finns ett dispensbeslut från Stadsarkivet. Det sistnämnda skåpet är fullt och äldre volymer skulle kunna flyttas till annan förvaring. I en förrådslokal i källaren finns lådskåp som står emot brand i 120 minuter i dessa förvaras mycket som är gallringsbart, t.ex. visst löneunderlag och det finns även ett likadant skåp som ännu inte har börjat användas. Det finns även två skåp ett med lådor och ett med dörrar (med information som ska bevaras och sådan som ska gallras) som står emot brand i 60 minuter och för dessa finns dispensbeslut. Stadsarkivet tipsade om att det kan vara praktiskt att skilja på bevarandeinformation och sådan information som ska gallras, men arkivarien har handlingarna organiserade så att han enkelt kan genomföra gallringen även om båda förvaras i samma skåp. Serviceförvaltningen håller på att se över behovet av arkivförvaring i samband med att Kontaktcenter flyttar in. Stadsarkivet påminde om att förvaring av handlingar som har en längre gallringsfrist än två år ska följa regelverket. Förvaltningen behöver eventuellt införskaffa ytterligare skåp vilket de planerar att se över. I samband med den översynen kommer de även att titta på möjligheten att använda sig av den nya möjligheten till mellanarkiv som Stadsarkivets uppdragsverksamhet erbjuder. Det finns även tankar på att byta förvaringslokalen i källaren, men det skulle enligt förvaltningen inte påverka befintliga dispenser då de kompenserande åtgärderna fortfarande gäller. Allmänna handlingar förvaras oskyddade Serviceförvaltningen förvarar en stor mängd handlingar oskyddade i anslutning till kontorsrummen. Det handlar då om handlingar som handläggs och som rör innevarande år, men som har en gallringsfrist som överstiger två år. Det är inte lämpligt att sådana handlingar förvaras oskyddat. Samtidigt är det en svår problematik att komma åt då förvaltningen hanterar mycket information framför allt åt andra verksamheter och det finns ett behov av åtkomst till informationen. Förvaltningen uppmanas att styra sitt arbetssätt till en ökad digital informationshantering. Till exempel kan förvaltningen se över behovet av utskrifter och vilken status de har, vad som är kopia och original, och vad som går att hantera med digitala signaturer och genom PDF-konvertering.

9 Sida 9 (11) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Rutiner för att bevara handlingar i digital form Serviceförvaltningen använder sig i mångt och mycket av centrala system för att utföra sina åtaganden och bevarandet av information från dessa ska ske centralt. Kontaktcenter använder sig av ett eget system KCH ur vilket bevarandeinformation plockas ut och hanteras i särskild ordning. Serviceförvaltningen använder sig av en kundwebb som ligger utanför stockholm.se och den kommer därmed inte med i den centrala insamlingen av stadens centrala webbdomän. Förvaltningen har ett eget ansvar för att bevara Kundwebben och behöver se över hur ofta den ska samlas in osv. Stadsarkivet informerade om den lösning för insamling av webb som finns, om befintligt ramavtal för e-arkivkonsulter samt arbete med ny upphandling. Förvaltningen förekommer annars inte på sociala medier, men om de skulle börja med sådana behöver de även ta ställning till en del arkivfrågor. Informationsmaterial samt trycksaker tas omhand genom samlingsärenden i diariet. Dock finns ett fåtal kommunikationsfilmer för vilka förvaltningen håller på att se över hur bevarandet ska säkerställas. Just nu ligger filmerna på en serverarea och förvaltningen behöver bland annat ta fram ett register med relevant metadata det har tidigare inte gjorts då antalet filmer är få. Det finns tankar på att producera fler filmer, så trots att antalet filmer är få idag så kommer registret att vara värdefullt framöver när antalet ökar. En annan typ av filmer som förekommer inom förvaltningen är annonsfilmer vid rekrytering. Rekryteringsannonser ska bevaras och dessa filmer är en del av dessa. Sådana filmer har börjat användas alltmer och används både av förvaltningen själva och av annan verksamhet inom Stockholms stad. Annonsfilmerna kan även kopplas till rekryteringssystemet Jobba i stan, från vilket det ännu inte har börjat levereras till e-arkivet. Hur bevarandet av dessa annonsfilmer ska ske genom framtida centrala leveranser av Jobba i stan eller om varje verksamhet ansvarar för sina filmer är i dagsläget oklart. Vi vet inte hur kopplingen mellan filmerna och systemet ser ut, om filmerna ligger i systemet eller är länkade. Dock har Stadsledningskontoret arkivansvaret för Jobba i stan i enlighet med beslut SSA 2016:22 Beslut om stadsledningskontorets arkivansvar för stadens gemensamma system. I beslutet framgår att arkivansvaret för stadens gemensamma system även omfattar alla kringsystem.

10 Sida 10 (11) Under avsnittet om informationsvärdering och gallring togs utbildnings-/instruktionsfilmer upp. Visar informationsvärderingen att ett bevarande ska ske av dessa filmer så behöver förvaltningen säkerställa det. Åtminstone vissa av dessa filmer finns med på förvaltningens Kundwebb och skulle eventuellt komma med i arkivering av denna. Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex kundwebb och filmer) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge som den ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivning Serviceförvaltningen har en arkivbeskrivning som ger en bra beskrivning av verksamheten och som visar att arkivarien har en god inblick i verksamheten. Beskrivningen innehåller de delar som ska ingå och är som helhet mycket bra. Arkivbeskrivningen uppdaterades senast den 3 mars Några förtydliganden och korrigeringar kommer göra den än mer komplett.: Förhållandet mellan arbetsuppgifter och handlingar i delen om systemstöd tas det upp vilka handlingar som hanteras i vilket systemstöd och nästan allt från kärnprocesserna hanteras i DIABAS. Förslag är att komplettera exemplen med de handlingar som fattas, alternativt att skriva att nästan allt från kärnprocesserna registreras. Sökingångar i arkivet det skulle vara bra att framhålla att nästan allt ligger i diariet. Regelverk och lagstiftning förvaltningslagen har bytts ut. Arkiv hos myndigheten förtydliga att Serviceförvaltningen har sitt eget myndighetsarkiv som till största delen består av diarieförda handlingar. Leveranser till arkivmyndighet Förtydliga att inga analoga leveranser ännu skett. Arkivförteckning Bevarandeförteckningen är uppdaterad och tydlig, bland annat med genomgående hänvisningar från olika processer till grupp av handlingsslag 0.1 Diarieförda handlingar. Vid inspektionen fördes ett resonemang kring behovet av grupp av handlingsslag som främst föreligger när handlingar hanteras

11 Sida 11 (11) analogt och till dess att nästa förteckning tas fram kan förvaltningen se över behovet av en sådan gruppering. Slutligen ett par förtydliganden kring placering och anmärkning/hänvisningar som lämpligen införs i förteckningen: Leveranser till arkivmyndigheten av stockholm.se sker kontinuerligt varje år. Ekonomisk information som vid dags datum förvaras i e- arkivet (t.ex. huvudbok, anläggningsregister, leverantörsreskontra och kundreskontra) sträcker sig till och med år Uppdatera och komplettera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna Christina Moberg Inspektionsförrättare