HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR VID HÄGERSTEN-LILJEHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING

Transkript

1 STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR /08 SID 1 (9) SSA 2008:1 Hägersten-Liljeholmens stadsdelsnämnd Att: Kerstin Henningsson HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR VID HÄGERSTEN-LILJEHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING Närvarande från stadsdelsförvaltningen: Kerstin Henningsson Nämndsekreterare och arkivansvarig Yvonne Goldberg avdelningschef administration Gunnar Ohlsén avdelningschef samhällsplanering, chef över IT-enheten Camilla Höglund arkivhandläggare och registrator Anki Skoglund arkivredogörare Förskola Eila Hellman arkivredogörare Ekonomiavdelningen Agneta Carlsson arkivredogörare Samhällsplanering Elisabet Nilsson arkivredogörare Karin Sundberg arkivredogörare beställarenheten Funktionsnedsättning Annmarie Sandberg avdelningschef Äldreomsorgen Kerstin Lavfors enhetschef beställarenheten Äldreomsorgen Anneli Rydström administrativ sekreterare Eva Johnselius paraplysamordnare Lena Welin arkivredogörare Anna-Lena Dahl arkivredogörare Närvarande från Stadsarkivet: Mattias Hammarlund Martin Ståhl Inspektionsförrättare Protokollförare Deltog gjorde även stadsdelsarkivarien Åsa Ljungqvist Wihl. SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning Hägerstens stadsdelsförvaltning inspekterades och Liljeholmens stadsdelsförvaltning Hanteringen av allmänna handlingar hos stadsdelsförvaltningen är generellt sett god. Förvaltningen har rutiner för registrering och arkivering. Genom sammanslagningen av de båda stadsdelarna har man givits tillfälle att ytterligare utveckla ett redan förtjänstfullt sätt att arbeta med dessa frågor. Detta avser man Box 22063, Stockholm. Besöksadress Kungsklippan 6 Telefon Fax stadsarkivet@ssa.stockholm.se

2 SID 2 (9) främst att göra genom att utveckla befintliga rutiner, att tillgängliggöra dokumenterade rutiner och information, samt genom utbildningsinsatser. Ett antal förelägganden har dock lagts. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Hägersten-Liljaholmen stadsdelsförvaltningen att: - Stadsdelsförvaltningen ska upprätta rutiner som dels ser till att handlingar som inte tillför ärende sakuppgift rensas, dvs. för att undvika att de blir allmän handling, dels ser till att man även arkiverar minnesanteckningar, utkast etc. som tillför ett ärende sakuppgift. - Fortsätta att bevaka vilka konsekvenser förändringar i verksamheten, exempelvis förändrade driftsformer, kan innebära för hantering av de allmänna handlingarna. - Ta fram en strategi för digitalt bevarande enligt anvisningar i handledning om att bevara digital information. Här ingår hur digital information ska dokumenteras. - Försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. - Stadsdelsförvaltningen ska använda papper, pennor, skrivare, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga handlingar. - Stadsdelsförvaltningen ska rätta till brister enligt genom att gå igenom arkivlokalerna med kvalificerad personal enligt RA-FS 1997:3 (AR Kap.1 4 ). Brister av typen för låg brandklass på dörrar kräver en dispens för lägre brandklassning med åtgärder för att kompensera detta. Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning ska senast den skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats. Då skall också en plan presenteras på hur man avser redovisa sin information utifrån verksamhetens processer, i enlighet med de nya arkivreglerna (Kfs 2007:26). Stadsarkivet rekommenderar Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning att:

3 SID 3 (9) - Arkivansvarig bör ha möjlighet att påverka budget och andra resurser. - Ge enhetschefer och den övriga personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Hanteringsanvisningarna bör omfatta sekretess. - Hanteringsanvisningarna bör utgå ifrån samma klassificeringsstruktur som informationsredovisningen. (Detta förutsätter att en sådan först har fastställts). - Fastställa rutin och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. - Använda informationsredovisningens klassificeringsstruktur för registrering av allmänna handlingar. - Stadsdelsförvaltningen bör ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling/inhyrning/inköp. ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Stadsdelsförvaltningen har fastställt ansvaret i en skriftlig instruktion (dnr ). Stadsdelsförvaltningen har utsett nämndsekreteraren till arkivansvarig. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats Stadsdelsförvaltningen har utsett arkivredogörare och beskriver fördelningen av arbetsuppgifter i arkivinstruktionen. Instruktionen är kommunicerad bl.a. till avdelningscheferna och finns tillgänglig på intranätet. Arkivansvarig bör ha möjlighet att påverka budget och andra resurser. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivansvarig, arkivhandläggare och arkivredogörare har en god kunskap om hur allmänna handlingar ska hanteras. Erfarna arkivredogörare arbetar i den nya sammanslagna förvaltningen. Stadsdelsarkivarierna har även genomfört utbildningar för dessa. Registratorns kunskaper används aktivt av hela förvaltningen och arkivansvarig håller sig informerad om den praktiska hanteringen. Många inom personalen har en god grundnivå, men det finns utrymme för utbildningsinsatser, främst bland nyanställda och på utförarsidan inom äldreomsorgen. Man avdelar därför nu en person som skall arbeta upp rutinerna kring dokumenthantering inom äldreomsorgen. Stadsdelsförvaltningen uppmuntras till ytterligare utbildning av hela personalen/handläggare. Registratorn

4 SID 4 (9) har utarbetat ett informationsmaterial om hantering av allmänna handlingar som man skall publicera på intranätet. Arkivredogöraren har bl.a. till uppgift att informera nyanställda men även personal som slutar så att de går igenom sina handlingar. Ge enhetschefer och den övriga personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Stadsdelsförvaltningen tillämpar de hanteringsanvisningar som utarbetats av stadsdelsarkivarierna ( Aktuella gallringsföreskrifter för stadsdelsförvaltningarna med hanteringsanvisningar ). Den täcker alla verksamhetsområden. Administrativa handlingar kommer dock att ses över i samarbete med stadsdelsarkivarien. Hanteringsanvisningarna har kommunicerats på möten, på intranätet och med e-post. Det var inte klart om avdelningscheferna personligen fått den, men man skall redogöra för anvisningarna på enhetschefsmöten. Man har även bett om synpunkter på planen från arkivredogörarna. Denna hantering kan man formalisera menar stadsarkivet. På utförarsidan inom äldreomsorgen styr den s.k. genomförandeplan dokumentationen. Enligt de nya arkivreglerna (Kfs 2007:26) bör hanteringsanvisningarna utgå ifrån samma processorienterade klassificeringsstruktur som informationsredovisningen i stort. Stadsdelsarkivarierna har påbörjat arbetet med en ny struktur (jfr förteckningsplan), men det är idag för tidigt att säga när denna kan börja tillämpas. Arkivbeskrivningen tar upp sekretess men stadsdelsförvaltningen bör med hjälp av stadsdelsarkivarierna också komplettera hanteringsanvisningarna med relevanta hänvisningar till sekretesslagstiftning. Stadsdelsförvaltningen har idag en praktiskt fungerande central postöppning. Posten fördelas på en person per verksamhetsområde. Den centrala e-postlådan och fax kontrolleras varje dag. Fullmakter finns för öppnande av all post. Registratorn kontrollerar handlingar i akter och arkiverar enligt diarieplanen. Avdelningscheferna är tillsammans med handläggarna ansvariga för att allmänna handlingar skickas till diariet. I arkivbeskrivningen finns en lista över de centrala verksamhetssystem som man använder tillsammans med de övriga stadsdelarna. Utöver dessa har man enligt uppgift inga övriga digitala system.

5 SID 5 (9) Gruppdiskar (G: eller H: etc.) och övrig lagring innehåller elektroniska kopior av handlingar i ärenden. Kopiorna används både som internt referensmaterial och för utlämnande till allmänheten. Vid frågor om arkivläggning föreföll det osäkert hur man praktiskt hanterar avvägningen mellan att rensa bort överflödig information, t.ex. arbetsmaterial och kopior på gruppdiskarna, som inte skall bli allmän handling, och behovet av att bevara uppgifter som tillför ärendena sakuppgift (AR kap.4 1-2). Här finns antagligen utrymme för att utveckla och tydliggöra rutinerna i samarbete med stadsdelsarkivarierna. Fastställda diarieföringsrutiner finns Stadsdelsförvaltningen låter diarieföra alla relevanta upprättade, utgående och inkomna handlingar centralt med ärenderegistrering och personalen är i stort medveten om att detta skall göras. När post inkommer direkt till t.ex. en utförarenhet inom äldreomsorgen, skickas den för registrering. Hanteringsanvisningarna anger vilken typ av registrering som gäller för en viss handlingstyp. Man skannar in de allmänna handlingar som diarieförs för åtkomst/delgivning och utlämnande. Stadsdelsförvaltningen diarieför handlingar som omfattas av sekretess och anger vilken sekretess som gäller. Äldremosorgen har ett separat diarium för riksfördtjänst (PUL-anmält). Stadsdelsförvaltningen ska upprätta rutiner som dels ser till att handlingar som inte tillför ärende sakuppgift rensas, dvs. för att undvika att de blir allmän handling, dels ser till att man även arkiverar minnesanteckningar, utkast etc. som tillför ett ärende sakuppgift. Förutom de krav som finns i arkivreglerna bör hanteringsanvisningarna omfatta: - sekretess. Hanteringsanvisningarna bör utgå ifrån samma klassificeringsstruktur som informationsredovisningen. (Detta förutsätter att en sådan först har fastställts). Fastställa rutin och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. Använda informationsredovisningens klassificeringsstruktur för registrering av allmänna handlingar. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Enligt centrala direktiv konkurrensutsätts verksamheter och tjänster upphandlas, inte minst inom äldreomsorg och förskola. Staden har begärt in information om vilka boenden som kan läggas ut på upphandling och genomför sedan centrala

6 SID 6 (9) upphandlingar. Stadsdelen har en arbetsgrupp kring detta. Vid upphandlingar kan staden även efterfråga arkiverat material. Arkivansvarig ser till att sprida relevant information t.ex. stadsarkivets vägledning vid ändrad driftsform. MAS-sköterskor arbetar nu med att få in medgivanden från vårdtagarna på att kopiera journaler som exempel på de praktiska konsekvenserna. Personalhandlingar är i fokus inom öppna förskolan eftersom dessa bara får överlämnas till andra förvaltningar. Stadsarkivet skall vid behov hållas informerat om organisationsförändringar, även när man hanterar konsekvenserna av centralt fattade beslut (AR Kap ). SLK ansvarar för ett äldre system för avtal för lokaler LOIS, medan tillhörande pappersdokumentation som är kopplad till diarieföringen är stadsdelens ansvar. Fortsätta att bevaka vilka konsekvenser förändringar i verksamheten, exempelvis förändrade driftsformer, kan innebära för hantering av de allmänna handlingarna. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stadsdelsförvaltningen berörs av de generella gallringsbesluten, de beslut som gäller för samtliga stadsdelsförvaltningar samt vad som i övrigt framgår av lag och förordning. Relevanta gallringsbeslut står angivna i arkivbeskrivningen och i hanteringsanvisningarna. Gallringsbeslut tillämpas Stadsdelsförvaltningen gallrar enligt ovan nämnda befintliga gallringsbeslut enligt vad som anges i hanteringsanvisningarna. Sekretessbestämmelser anges i dag i arkivbeskrivningen men de är också generellt angivna i hanteringsanvisningar. Risken man ser är att personal inte är uppdaterad på de senaste förändringarna i föreskrifterna, varför man avser att informera bredare. Arkivredogörarna informerar och övervakar gallring på sina respektive enheter. Det finns behov av gallringbeslut I dagsläget ser man ett gallringsbehov för administrativa handlingar, så det inkommer därför inom kort en gallringsframställan om detta till stadsarkivet. Äldreomsorgen skulle föredra om dokumentation kunde hållas helt elektronisk (Vodok, Parasol). Äldreomsorgen säger att bildmaterial kan komma med i akter. Gallring ska genomföras under kontrollerade former Stadsdelsförvaltningen gallrar enligt uppgift under kontrollerade former, säkerhetsbehållare används t.ex. för socialtjänstakter, vilka man låter bränna. Material utan sekretess tuggas och återvinns.

7 SID 7 (9) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Rutiner för att bevara handlingar i digital form finns inte Stadsdelen hänvisar till att SLK har arkivansvar för de övergripande och gemensamma it-system, t.ex. Agresso och Paraplysystemet. Systemen är angivna i arkivbeskrivningen, men arkivansvaret framgår inte där och inte heller i hanteringsanvisningarna. Detta kunde alltså anges tydligare. Det enda ytterligare system man har är det MS Excel-baserade hjälpmedel för uträkning av Egna medel för privatpersoner. Man har ingen bevakning för att se till att elektronisk information bevaras långsiktigt, men stadsdelsarkivarien föreslår att it-chefen sammankallar till ett årligt möte för en genomgång av dessa frågor. Stadsarkivets handledningar för digital information är man enligt uppgift medveten om. Stadsarkivet vill understryka att även mindre system/databaser för adresser, inom ekonomi etc. som förs i kontorsprogram ska beaktas. Stadsarkivet påminner om att stadsdelen skall förteckna den informations som hanteras med hjälp av de gemensamma it-systemen. Rutiner för att bevara bild och ljud finns inte Enligt it-chefen har man ett lagringsproblem kring digitala bilder och att man bara för detta behöver hitta en strategi. Stadsarkivet menar att man på lämpligt sätt behöver utreda vilka former av bilder och ljudupptagningar som kan finnas totalt sett och hur dessa skall hanteras över tid? Stadsdelsförvaltningen använder delvis arkivbeständiga produkter Man upphandlar sin skrivmateriel centralt. Papper och pennor kontrolleras enligt uppgift, men man är osäker på hur det ligger till med skrivare och kopiatorer. Stadsarkivet meddelar att stadsdelen bör ha en formaliserad kontroll av sin skrivmateriel (eftersom staden inte kan ta med dessa krav i sina upphandlingar). Leverantörsförsäkran kan begäras in. Listor med godkänd materiel finns på (certifiering av skrivmateriel och arkivering). Stadsdelsförvaltningen ska ta fram en strategi för digitalt bevarande enligt anvisningar i handledning om att bevara digital information. Här ingår hur digital information ska dokumenteras. Stadsdelsförvaltningen ska försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. Stadsdelsförvaltningen ska använda papper, pennor, skrivare, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga handlingar. Stadsdelsförvaltningen bör ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling/inhyrning/inköp.

8 SID 8 (9) DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En fullständig arkivbeskrivning finns Stadsdelsförvaltningen har en arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningarna för både föregångarna och den nyupprättade, ger en god övergripande bild av kärnområden, organisationsförändringar och styrande lagstiftning/formalia. Liljeholmens arkivbeskrivning har dessutom en bra berättande historik om verksamhetens utveckling. Den nuvarande arkivbeskrivningen uppdaterades senast Stadsdelsförvaltningen har enligt uppgift en årlig rutin för att hålla arkivbeskrivningen uppdaterad. En fullständig arkivförteckning för föregående stadsdelar finns. En Arkivförteckning för nuvarande stadsdelsförvaltning är ännu inte upprättad. Den nya förvaltningen har ännu ingen arkivförteckning, men det finns för de båda föregångarna Liljeholmens- respektive Hägerstens stadsdelsförvaltningar. Föregångarnas arkivförteckningar redovisar samtliga serier till och med år Stadsdelsförvaltningen har enligt uppgift en årlig rutin för att hålla arkivförteckningen uppdaterad. Denna kan med fördel formaliseras. Gallringsbara handlingar redovisas Till föregångarnas arkivförteckningar har dokumenthanteringsplanerna bilagts. I dessa framgår vilka gallringsbara handlingar som förekommit. För den nuvarande stadsdelsförvaltningen framgår gällande gallringsbeslut i hanteringsanvisningarna. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokalen Stadsdelsförvaltningen förevisade tre olika arkivlokaler. Dessa har enligt uppgift byggts utifrån regelverket men har vissa brister, t.ex. har dörrarna plan 8 och plan 10 brandklass EI60 så en dispensansökan kommer att bli nödvändig för att formellt få tillstånd att använda dessa två arkiv. Det var oklart varför arkivlokalerna tagits i bruk utan att detta först medgivits av stadsarkivet. Detta måste åtgärdas snarast.

9 SID 9 (9) Dokumentskåp används Stadsdelsförvaltningen förevisade några dokumentskåp (Rosengren ). Man kunde dock inte säga vilken brandklass dessa hade eller om alla skåp var av samma modell. Dessa måste kontrolleras/inventeras. Håller skåpen en lägre brandklass (under 120 P) än vad kraven anger, måste stadsdelen inkomma med en dispensansökan och samtidigt visa på kompenserande åtgärder pga. allmänna handlingar skall förvaras skyddade. Allmänna handlingar förvaras skyddade Stadsdelsförvaltningen uppger att sekretessbelagda handlingar alltid låses in i dokumentskåp när man inte arbetar med dem. Stadsarkivet påminner om att regelverket syftar till en riskanalys (AR Kap. 5 1) efter vilken verksamheten gör ett medvetet val kring vilket skydd man ger vissa handlingar. När ett ärende har avslutats och arkiverats ska handlingarna förvaras skyddade (AR Kap. 5 6). Stadsdelsförvaltningen ska rätta till brister enligt genom att gå igenom arkivlokalerna med kvalificerad personal enligt RA-FS 1997:3 (AR Kap.1 4 ). Brister av typen för låg brandklass på dörrar kräver en dispens för lägre brandklassning med åtgärder för att kompensera detta. LEVERANSBEHOV Genom att två stadsdelar har slagits samman och nu delar arkivutrymme, kommer ett leveransbehov snart att uppstå bedömer stadsdelsarkivarien. Stockholms stadsarkiv Mattias Hammarlund Inspektionsförrättare