Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Marinbasen (MarinB) den 9-10 juni 2009.

Transkript

1 Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Marinbasen (MarinB) den 9-10 juni Närvaro: se bilaga Förelägganden. 1. MarinB ska, med hänvisning till 3 och 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1, ändrade RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter, se till att förteckna ritningar och ritningsdokumentation samt fotografier. Bataljonsorder och andra order och styrdokument ska skrivas ut och förtecknas. (Avsnitten 7, 8 och 9) 2. MarinB ska, i enlighet med RA-FS 2009:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling), 3 kap., upprätta en strategi för långtidslagring, exempelvis för fotografier och system AFFE (avsnitten 3 och 4). 3. Finns hos MarinB något adb-system för vilket man själv är produktägare, ska dokumentation i enlighet med RA-FS 2009:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling), 3 kap., upprättas (avsnitt 3). 4. MarinB ska, med hänvisning till 3 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1, ändrade RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter, se till att de uppgifter från de värnpliktigas utbildning som inte finns hos Pliktverket bevaras hos MarinB (avsnitt 9). 5. MarinB ska, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6, ändrade 1997:3) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler, se till att dess arkivhandlingar ges ett tillfredsställande skydd (se avsnitten 7 och 11). Anmärkningar. 1. MarinB rekommenderas att fortsätta arbetet med att upprätta dokumenthanteringsoch arkivbildningsplaner (D/A-planer). 2. Äldre rullkort över personal bör sorteras in i respektive arkivbildares arkiv (avsnitt 5). 3. Krigsarkivet rekommenderar att alla utbildningsrapporter från andra förband i framtiden översänds i kopia till Dykeri- och navalmedicinskt centrum (DNC) och arkiveras (avsnitt 10). 4. MarinB rekommenderas att göra en gallringsutredning, innan diskussion om en eventuell leverans av ritningar till Krigsarkivet upptas (avsnitt 7). 5. MarinB bör se till att från Försvarets materielverk (FMV) få förteckningar över vilka ritningar som kan gallras i samband med materielavvecklingar (avsnitt 7). Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna eller planerade åtgärder avseende dessa förelägganden och anmärkningar senast den 15 december Krigsarkivets sammanfattande synpunkter.

2 Krigsarkivet genomförde den 9-10 juni 2009 en inspektion av arkivvården hos Marinbasen, en inspektion som var väl förberedd av förbandet. Under inspektionen granskades i rapporten nämnda verksamhetsområden och lokaler. Besök hos DNC inlades som en extra punkt. Föregående inspektion ägde rum den 4-5 december 2006 (KrA dnr /1991). Krigsarkivet finner att arkivtjänsten hos MarinB på det hela taget är tillfredsställande. Förbättringar har skett på flera punkter sedan föregående inspektion. Rutinerna för hantering av allmänna handlingar har förtydligats, arkivförteckningen har uppdaterats, leveranser till Krigsarkivet av äldre arkiv har skett och D/A-planer har börjat upprättas. Utbildningar genomförs, och kunskapen om allmänna handlingars hantering upplevs som god. Å andra sidan uppmärksammades under inspektionen stora foto- och ritningsarkiv som inte är redovisade. MarinB uppmanas att se till att resurser avsätts för dessas förtecknande. Ytterligare ett par punkter nämns under Förelägganden ovan. Inspektion. 1. Organisation och verksamhet. MarinB:s huvuduppgift är att stödja och basera de övriga marina förbanden. Utöver detta ska MarinB utföra sjömans- och soldatutbildning, utöva dykerioch naval-medicinsk verksamhet, övervaka det svenska sjöterritoriet, bedriva hemvärnsverksamhet m.m. Organisationen har genomgått små förändringar sedan inspektionen Vid MarinB finns följande avdelningar: Basbataljon, Grundutbildningsbataljon, Sjöinformationsbataljon, Utbildnings- och stödavdelning, DNC, Försvarshälsan, Blekingegruppen, Kalmar-Ronnebygruppen samt Staben. Sjöinformationsbataljonen kan i framtiden komma att överföras till Ledningsregementet. 2. Föregående inspektionsrapport. - Styra arkivbildningen. Tillgodose offentlighetsprincipen. Rutinerna inom MarinB har tydliggjorts i bl.a. ArbO (arbetsorder) så att det klart framgår vem som gör vad vid utlämnande av allmän handling, hur diarieföringen går till etc. I den nya ArbO, som ska fastställas strax efter inspektionen, intas exempelvis ett avsnitt rörande e-post. I arkivförteckningen och arkivbeskrivningen framgår hur handlingarna är organiserade och hur de kan återsökas. - Arkivredovisning. Arkivförteckningen har uppdaterats och omfattar Marinbas Syd och MarinB 2005-, och även en redovisning av Marinbas Osts handlingar, som förvaras på Muskö, kommer att intas. MarinB har en förteckning över använda adb-system. MarinB är en processorienterad organisation, vilket torde underlätta övergången till den nya arkivredovisningsmetod som föreskrivs i RA-FS 2009:4. - Gallring. Beträffande diarieförda handlingar ombesörjer ArkivE:s arkivarier nästan all gallring, som fortfarande sker efter fem år trots Försvarsmaktens tillämpningsbeslut rörande gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, som tillåter gallring vid en betydligt tidigare tidpunkt. Det noterades att när D/A-planer har upprättats för verksamheten bör på sikt mycken gallring kunna utföras av handläggarna själva. I dagsläget finns D/A-planer endast för Blekinge- och Kalmar-Ronnebygrupperna.

3 - Arkivlokaler. MarinB och ArkivE informerade om att föreläggandena i föregående inspektionsrapport om journalarkivens, expeditionshandlingarnas och personalakternas förvaring har åtgärdats,, vilket är glädjande. Däremot har ännu inte mellanarkivet i rum 153 utrymts, något som man länge haft planer på att genomföra. Det råder oklarhet om vem som har ansvar för att de arkivlokaler som används för förvaring av förbandshandlingar uppfyller gällande tekniska krav. Frågan har tagits upp med ArkivE:s chef. 3. It-frågor. Krigsarkivet redogjorde för rutinerna för adb-redovisning inom Försvarsmakten som innebär att CIO (Chief Information Officer) har ansvar för att, avseende system för vilka Högkvarteret (HKV) är produktägare, samla in de beskrivningar och den dokumentation som föreskrivs i RA-FS 2009:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling), medan de enskilda förbanden ska hålla motsvarande information för eventuella lokala system. Det nämndes att FileMaker Pro på DNC kan vara ett sådant system. Detta är något MarinB ska undersöka. RA-FS 2009:1, 5 kap., anger att dokumentationen av adb-system ska bestå av följande delar: - översiktlig beskrivning, - redogörelse för informationsinnehåll, - redogörelse för indata och utdata, - redogörelse för registrerings- och uttagsmöjligheter, - beskrivning av relationer mellan olika delar, - beskrivning över hur koder och förkortningar har använts, - beskrivning av rutiner och funktioner, - beskrivning av lagrade data såsom struktur, samband och definitioner, - redogörelse för ändringar, - redogörelse för informationskvalitet, - redogörelse för användning av standarder, - dokumentation av strategi för bevarande, - dokumentation av test och utvärdering vid driftsättning, - dokumentation rörande informationssäkerhet, - dokumentation rörande den gallring som sker av elektroniska handlingar. För digitala databärare hos Marinbasen saknas en strategi för långtidslagring, exempelvis för fotografier. En sådan ska enligt RA-FS 2009:1, 3 kap. 2 innehålla: - val av format för system i drift, - val av format för bevarande och vid överlämnande till arkivmyndighet, - plan för tidpunkter och periodicitet för överföring till bevarande, - information om lagrad data, kodning av teckenmängder m.m., - överföring till annan databärare (tidpunkt och periodicitet), - uppgifter om databärare, - hänvisning till övrig dokumentation. 4. Staben, N 0. N 0 har en samordnande funktion inom Staben avseende bl.a. infrastruktur, miljö, säkerhet och arbetsmiljö. Enheten hanterar på vanligt sätt diarieförda skrivelser som inkommer via expeditionen. En del brev inkommer till N 0 direkt via e-post och det blir då fråga om en subjektiv bedömning från handläggarnas sida om vilka meddelanden som skrivs ut och registreras. Hanteringen av e-post är en av de punkter som tas upp i

4 de utbildningar som anordnas av ArkivE och behandlas även i förbandets uppdaterade ArbO. Digitalt finns egenkontrollprogram och rutiner som anger vem som gör vad enligt gällande lagar och förordningar. Dessa liksom upprättade miljörapporter översänds till expeditionen för arkivläggning. DIUS är ett maringemensamt system för avvikelserapportering för vilket HKV torde vara produktägare. Ingen gallring av information har ännu skett men rutiner för långtidslagring saknas. System AFFE kommer att ersätta DIUS så snart man har kommit på ett sätt att överföra information från DIUS. HKV och MarinB uppmärksammas på att en myndighet, i enlighet med bestämmelserna i RA-FS 2009:1, 3 kap. 2, i samband med införskaffandet av ett adb-system måste ta fram en strategi för långtidslagring. (Vad en sådan ska innehålla anges ovan i avsnitt 3.) 5. Staben N 1. Vid N 1 hanteras personalärenden. Ännu har inte något direktiv kommit från HKV huruvida personalakter ska överföras till HR-centrum i Stockholm. I låsbara skåp finns i god ordning akter för MarinB och de övriga garnisonsförbandens aktuella personal. Vitsord ingår i akterna, trots att RA-MS 2004:46, Riksarkivets föreskrifter om överlämnande och införlivande av handlingar inom Försvarsmakten, föreskriver att vitsord m.fl. handlingar inte ska ingå i personalakterna och heller inte medfölja akterna när dessa överlämnas till annan organisationsenhet. Akter för avgången personal förvaras under ett år i ett särskilt skåp. Det finns också en del äldre rullkort, vilka bör sorteras in i respektive arkivbildares arkiv. 6. Planeringsavdelningen. Planeringsavdelningen utgör stab inom Basbataljonen, leder den långsiktiga verksamhetsplaneringen och förbereder beslut inför C Basbat avseende teknisk tjänst. Fyra olika sektioner finns, bl.a. för ekonomiska frågor. Alla inkomna ärenden till Basbat går via Planeringsavdelningen. Uppdrag kommer uppifrån från HKV, men andra ärenden kan initieras exempelvis av MarinB:s fartyg. Ärenden som ska handläggas inkommer både digitalt och pappersvägen, men arkivering sker alltid på papper. ArkivE har genomfört utbildning rörande hantering av allmänna handlingar, där uppslutningen från avdel-ningens sida varit stor. Utöver registrerade handlingar inkommer från Personalavdelningen till centralarkivet bataljonsorder, planeringsmeddelanden och planeringsprogram. Några andra handlingar som bör arkiveras uppges inte finnas på avdelningen. Standardprogramvara används utom i de fall avdelningen tilldelas behörighet till Försvarets materielverks system under deltagandet i olika FMV-projekt. Normalt är FMV ansvarigt för materielritningar, men för vissa fartyg är MarinB designansvarig och utger då ritningar och tekniska anvisningar. De flesta ritningarna uppges vara inlagda i system BORIS (se vidare nedan). 7. Teknikavdelningen. Teknikavdelningen inom Basbat handhar teknisk dokumentation och ritningar, uppskattningsvis omkring en halv miljon av de senare. En stor del av ritningarna i ritningsarkivet finns som filmhålkort, de övriga på ritfilm och papper. De sorteras efter firma och storlek. Ibland har ritningsansvaret övergått från en firma till en annan.

5 De flesta ritningarna uppges finnas i Försvarsmaktens bildhanteringssystem BORIS, men en del ritningar torde endast finnas i MarinB:s ritningsarkiv. För huvuddelen av ritningarna finns endast pappersregister i pärmar. Det ritningsnummer som där anges är det nummer som framställaren av ritningen (t.ex. Kockums) har åsatt. Det är också detta nummer och inte ett s.k. M-nummer som anges i BORIS. MarinB erhåller avvecklingsskrivelser från FMV, men dessa följs inte upp av ett gallringsuppdrag från FMV, där det anges vilka ritningar hos MarinB som kan gallras. Denna rutin upphörde år Utan ett gallringsuppdrag kan MarinB svårligen utföra nödvändig gallring. Enligt RA-MS 2004:69 är ritningar på papper, ritfilm, mikrofilm etc. som även finns i digital form i BORIS gallringsbara när de inte behövs för verksamheten. För ritningar som inte finns i BORIS gäller tidigare utfärdade gallringsbeslut i de fall sådana finns. MarinB bör undersöka möjligheten att från FMV få förteckningar över vilka ritningar som kan gallras i samband med materielavvecklingar. I dagsläget sker ingen gallring alls, vilket är olyckligt. Vissa av ritningarna är försedda med Excelregister. Det gäller för det första isbrytarritningar, vilka MarinB gärna vill göra sig av med, eftersom Sjöfartsverket numera har övertagit ansvaret för isbrytarfartygen. Krigsarkivet meddelar vilka isbrytarritningar vi hittills har fått in. Marinbasens isbrytarritningar finns knappast i BORIS, och MarinB rekommenderas att göra en gallringsutredning, innan diskussion om en eventuell leverans till Krigsarkivet upptas. För det andra är också ritningar som nyligen inkommit från Muskö försedda med Excelregister. Dessa ritningar överfördes i all hast och i oordning. Materialet är säkert av blandat värde, men även här saknas gallringsbeslut utom i de fall ritningarna är registrerade i BORIS. MarinB förvarar också ritningar på uppdrag av Kustbevakningen (KBV), omkring till antalet. MarinB sköter även tillhandahållandet av ritningarna, vilka är sorterade i löpnummerordning och registrerade i Excel. Det finns från Krigsarkivets sida inget att invända emot denna förvaring, under förutsättning att kraven på skydd mot brand och skadlig fukt m.m. uppfylls (se nedan) och att notering gjorts i KBV:s arkivredovisning. I arkivlokalen för ritningar finns även övrig teknisk dokumentation i form av ej diarieförda och ej M-nummersatta publikationer, utgivna i de flesta fall av externa leverantörer. Dokumentationen kan också omfatta ritningar vilka i många fall torde utgöra Försvarsmaktens enda exemplar. Ritningarna omfattas ibland av intresse från modellbyggare, och det finns anledning att tro att detta intresse kommer att fortleva. Ritningar och dokumentation utgör inkomna - i några fall upprättade - allmänna handlingar och måste därför redovisas i arkivförteckningen. Redovisningen kan ske på ett summariskt sätt, där omfattning, verksamhetstid, berörda materielobjekt, sorteringsordning, register och återsökningsmöjligheter, gallringsregler m.m. anges. Ritningsarkivet uppfyller inte fullt ut de tekniska krav som ställs i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6, ändrade 1997:3) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler. Dörr och väggar är godkända, men vattenbärande rör i taket måste byggas in (9 kap.). I ett kontorsrum förvaras certifikat utfärdade av certifierade firmor i samband med inspektion. Certifikaten är registrerade och arkiveras också.

6 8. Marinbasens fotobestånd. Under inspektionen uppmärksammades Krigsarkivet på att MarinB förvarar ett mycket omfattande fotobestånd. Vi hade emellertid inte möjlighet att bese materialet, som är förrådsställt hos FMLOG FörsE Syd i Vedeby, Karlskrona, och nedpackat i ett tjugotal flyttkartonger. Endast en mycket grov inventering har gjorts av ArkivE. Det rör sig om negativa och positiva svartvita bilder, negativa och positiva färgbilder, diabilder i färg och cd, totalt hela en kvarts miljon bilder, från tiden De härrör från fem olika marinförband och hela sju kustartilleriförband. Fotografierna ska naturligtvis förtecknas på lämpligt sätt. Med tanke på det stora antalet arkivbildare kan det finnas skäl att hålla samman beståndet och redovisa det under en eller två av arkivbildarna och sedan göra lämpliga hänvisningar i de andra berörda förteckningarna. Kopior och bilder som uppenbarligen är av ringa betydelse eller som inte kan identifieras bör kunna gallras med hänvisning till lämplig punkt i Försvarsmaktens tillämpningsbeslut avseende handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6, med ändring RA- FS 1997:6). 9. Grundutbildningsbataljonen (GU-bat). Utbildning sker på tre orter och omfattar MarinB, flottan (3.sjöstridsflottiljen, 1.ubåtsflottiljen och Sjöstridsskolan). Årligen har ett tusental värnpliktiga utbildats, men antalet väntas nu sjunka kraftigt, då det svenska försvaret planerar att övergå till ett anställningsförfarande. Inom GU-bat finns Staben, Basskyddskompaniet, Sjömanskompaniet och Säkerhetskompani Sjö. Rekrytering av värnpliktiga görs av GU-bat, men mönstringen sker hos Pliktverket. Osäkerheten är stor om vad som händer med Pliktverket och de andra myndigheterna under Försvarsdepartementet. Post inkommer till C GU-bat via stabschefen, dels digitalt i det interna nätverket Emil, dels i pappersform. Originalet skickas tillbaka till expeditionen och handläggaren får en kopia. GU-bat har en egen ärendelista. Hanteringen av e-post kommer att bli föremål för ArkivE:s utbildning. Bataljonsorder och andra order och styrdokument har inte skickats in till centralarkivet men måste skrivas ut och förtecknas. Information hämtad från MarinB och från Pliktverket samlas för varje värnpliktig. Det enda som arkiveras är utryckningstabeller från Pliktverket, medan sådant som vitsord och omdömen lämnas ut till den värnpliktige. Dessa uppgifter kan senare skrivas ut från system Match IT, men där saknas den personliga bedömningen. Det inträffar att f.d. värnpliktiga vänder sig till MarinB eller Pliktverket med begäran om kopior av utbildningshandlingar. Det är därför nödvändigt att uppgifterna verkligen finns kvar hos MarinB. 10. Dykeri- och navalmedicinskt centrum. DNC har nyligen flyttat in i nya och mycket ändamålsenliga lokaler. Besöket var en nyinsatt punkt i inspektionsprogrammet, men förutom rundvandringen diskuterades utbildningsdokumentationen något. Krigsarkivet håller med om att det är god idé att alla utbildningsrapporter i framtiden översänds i kopia från utgivaren (dvs. vissa andra förband inom Försvarsmakten) till DNC och arkiveras där. De testresultat som ligger till grund för DNC utbildningsrapporter bör kunna gallras med hänvisning till lämplig punkt i Försvarsmaktens tillämpningsbeslut avseende handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6, med ändring RA-FS 1997:6).

7 11. Centralarkiv och mellanarkiv. För en närmare beskrivning av central- och mellanarkiv, se föregående inspektionsrapport. ArkivE håller nu på att förteckna handlingar tillhörande samlingen Fartyg och båtar. De flesta äldre arkiv har levererats till Krigsarkivet; de som återstår är delar av Kustflottan, 3.ytstridsflottiljen, Örlogsskolorna och Amfibiestridsskolan. Handlingar står fortfarande kvar i det icke godkända mellanarkivet, rum 153. Man har dock begärt in pris på nödvändiga förändringar (klä in rörledningar, byta brandspjäll etc.). 12. Avslutning. Avslutningsvis sammanfattade undertecknad sina intryck inför MarinB:s deltagare vid inspektionen, inklusive FMLOG:s logistikledare, då det bl.a. underströks att ordnande och förtecknande av ritningar och fotografier är en mycket omfattande uppgift som FMLOG ArkivE i Karlskrona knappast kan klara av med nuvarande resurser. Datum som ovan Peter Nordström 1. arkivarie