Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar"

Transkript

1 Revisionsrapport* Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar Nordmalings kommun December 2007 Åsa Adolfsson *connectedthinking

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Inledning Uppdrag och revisionsfråga Revisionsmetod och avgränsning Lagstiftningens krav Granskningsresultat Registrering och diarieföring Hantering av sekretesshandlingar Utlämnande av allmän handling Revisionell bedömning Förslag på åtgärder...10

3 1 Sammanfattning På uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer har Komrev, inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers, granskat hanteringen av allmänna handlingar vid barn- och utbildningsnämndens förvaltning Granskningen visar att nämndens rutiner för registrering, diarieföring och arkivering av allmänna handlingar inte fungerar tillfredsställande. Bristerna beror främst på avsaknad av formella beslut om riktlinjer/policys, ett vanligtvis viktigt stöd för de administrativt ansvariga. Andra brister beror på att det saknas tillräckliga kunskaper, såväl hos nämnd som tjänstemän, vilket bl.a. visar sig i hanteringen av sekretesshandlingar. Mot bakgrund av genomförd granskning föreslår vi bl.a. följande åtgärder: Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden utarbetar rutiner som säkerställer att samtliga tjänstemäns/personals inkomna, upprättade och utgående allmänna handlingar diarieförs, om det inte står helt klart att handlingen är av liten betydelse för verksamheten. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden utvecklar gällande diarieplan och nyttjar det IT-stöd som finns i högre grad. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden upprättar en arkivförteckning och utarbetar rutiner som säkerställer att allmänna handlingar förvaras och arkiveras på säkert och systematiskt samt vilka sökvägar som finns till nämndens handlingar. Vi föreslår att nämnden uppdaterar gällande delegationsordning med beslut om delegat för arkivansvar och arkivvård. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden säkerställer att berörd personal inom förvaltningen har tillräcklig kunskap om hur sekretessbelagda handlingar skall diarieföras och hanteras i enlighet med sekretesslagen. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden uppdaterar gällande delegationsordning och delegerar beslut om rätt att pröva utlämning av allmän handling. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden hos kommunstyrelsen tar upp frågan om behov av kommunövergripande samarbete i frågor som rör registrering, förvaring och utlämnande av allmänna handlingar. 1

4 2 Inledning 2.1 Uppdrag och revisionsfråga När en allmän handling har inkommit till en myndighet skall den registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för verksamheten. I fråga om allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller, får dock registrering underlåtas om handlingarna förvaras så att det utan svårighet kan fastställas om handlingar kommit in eller upprättats. (SekrL 15 kap 1 ) I samband med en granskning angående kommunens interna kontroll framkom att hantering av allmänna handlingar ser olika ut och diarieföring av allmänna handlingar sker i mycket varierande grad vid kommunens olika förvaltningar. Revisionsfråga: Har barn- och utbildningsförvaltningen tillfredsställande rutiner och system vad gäller hantering av inkomna allmänna handlingar? 2.2 Revisionsmetod och avgränsning För granskningen har en genomgång av förvaltningens rutiner och relevant dokumentation skett, bl.a. av gallringsplan. Intervjuer har genomförts med förvaltningens assistenter. 2.3 Lagstiftningens krav Rätten till insyn i myndigheters beslutsprocesser har funnits sedan 1766 i Sverige. Syftet med handlingars offentlighet är främst att varje medborgare ska kunna inhämta information för att främja ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Rätten till insyn anses också stävja maktmissbruk. Det finns dock vissa begränsningar av insynen i sekretesslagen. Den som vill ta del av allmänna handlingar ska i första hand vända sig till den myndighet (nämnd) som förvarar handlingen. I normalfallet är det den myndigheten som prövar om handlingen kan lämnas ut. Rätten att göra den prövningen är i normalfallet delegerad till tjänsteman. Beslut att vägra lämna ut handling kan överklagas hos kammarrätten genom förvaltningsbesvär. De huvudsakliga rättsliga bestämmelserna inom området finns tryckfrihetsförordningen, förvaltningslagen, sekretesslagen, arkivlagen och arkivförordningen. 2

5 Tryckfrihetsförordningen reglerar bl.a. bestämmelserna kring allmänna handlingars offentlighet. Här definieras vad som är en allmän handling. En handling är allmän, om den förvaras hos myndighet eller enligt 6 och 7 är att anses som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga. Inom vissa verksamheter, t.ex. socialtjänsten, är emellertid vissa allmänna handlingar hemliga. Dessa handlingar innehåller uppgifter som är sekretessbelagda enligt sekretesslagen. De omfattas av skyddet för enskildas personliga förhållanden, 7 kap. SekrL. Dessa bestämmelser har också tillämpning inom bl.a. skolan samt hälso- och sjukvården. Sekretesslagen ger också möjlighet att sekretessbelägga uppgifter av andra skäl. Alla uppgifter om personliga förhållanden är dock inte myndigheten skyldig att hemlighålla, utan endast då röjandet kan medföra skada (ex. negativa ekonomiska konsekvenser) eller men (ex. integritetskränkande konsekvenser) för den enskilde. Om en handling hemligstämplats, innebär detta inte något absolut förbud mot utlämnande. Om det är möjligt att avidentifiera handlingen kan den utlämnas. Eftersom sekretessen kan vara allt från någon dag (t.ex. i upphandlingsärenden) till ibland sjuttio år (t.ex. ärenden av betydelse för rikets säkerhet) ska alltid den som har hemligstämplad handling i sin vård på begäran pröva om sekretessen fortfarande gäller. I förvaltningslagen finns bestämmelser för myndigheternas serviceskyldighet gentemot allmänheten. Lagens intentioner är att medverka till att fördjupa och stärka rättssäkerheten samt att stödja myndigheterna att hålla en hög servicenivå. Snabb och enkel handläggning av ärenden samt enkla och effektiva former för omprövning av beslut är några viktiga inslag i lagen. I lagen finns också bestämmelser kring muntlig handläggning, kommunikation (parts rätt att ta del av uppgifter) samt anteckningsskyldighet. Enligt arkivlagen ska alla allmänna handlingar bevaras men man får gallra om det finns formella beslut som stöder gallring. Gallring innebär att man förstör allmänna handlingar. Hos varje nämnd ska det finnas en aktuell arkivbeskrivning som visar hur nämndens arkiv är organiserat, vilka handlingar som kan finnas och hur de kan återfinnas. Arkivbeskrivningen är ett verktyg, främst avsedd för allmänheten men också för förtroendevalda och (ny)anställda. I arkivlagen föreskrivs att samtliga kommuner ska ha en arkivmyndighet. Om inte annat beslutats av fullmäktige gäller att kommunstyrelsen är arkivmyndighet 1. Arkivmyndigheten utövar tillsyn över att kommunens nämnder och företag fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt över arkivvården i kommunen. Det innebär att arkivmyndigheten ska bevaka dokumenthanteringen hos nämnderna från det en hand- 1 Arkivlagen 8. 3

6 ling inkommer eller upprättas tills den arkiveras eller gallras. Tillsynen ska ses som ett sätt att säkerställa rutiner och utgöra en naturlig del i den interna kontrollen. För allmänna handlingar gäller; De ska vara sökbara och därmed lättillgängliga. Det ska finnas funktionella register och arkivförteckningar som säkerställer återsökning på kort såväl som lång sikt. Gallring av allmänna handlingar ska ske efter en i nämnden fastställd gallringsplan (dokumenthanteringsplan). De ska skyddas från förstörelse, skador, tillgrepp och obehörig åtkomst. Ett ändamålsenligt skydd för alla allmänna handlingar är ett krav. Riksarkivet har lämnat rekommendationer vad det innebär. 2 Arkivansvar och fördelning av uppgifter bör vara klarlagda. Nämnderna har ansvar för sina arkiv och bör lämpligen delegera ansvaret till förvaltningschef. Personal med arkivvårdande uppgifter måste vid sidan av andra arbetsuppgifter ges tid till arkivvården samt få den utbildning som behövs. Bestämmelser om kommunens dokumenthantering finns bl.a. i kommunallagen, socialtjänstlagen, datalagen och personuppgiftslagen. Informationsflödet i kommuner är ofta omfattande. Handlingar i form av traditionell papperspost, fax och e-post inkommer från-, och skickas till medborgare och andra myndigheter, även internpost skickas inom kommunen. Merparten av de handlingar som kommunen hanterar är offentliga, vilket innebär att det är av vikt att de registreras. Om en handling inte registreras begränsas allmänhetens och massmedias möjligheter till insyn och det strider mot andan i såväl tryckfrihetsförordningen som sekretesslagen. 3 Granskningsresultat Barn- och utbildningskontoret finns i Nordmaling intill Artediskolan och Kyrkovallens skola. På arbetar en barn- och utbildningschef och två assistenter. Till förvaltningen hör även fem rektorer (från årsskiftet) med ansvar för varsina rektorsområden. All postöppning i Nordmalings kommun sker centralt. Inkommen post/handling öppnas och stämplas dagligen centralt i kommunhuset för att sedan vidarebefordras till förvaltningar och verksamheter. Barn- och utbildningsförvaltningens/nämndens inkomna post tas 2 Riksarkivets författningssamling, RA-FS 1994:6 och 1997:3. 4

7 emot av assistent (som även fungerar som sekreterare i nämnden). Inkommen post/handlingar som rör skolhälsovården datumstämplas och skickas oöppnad direkt till kommunens skolläkare och skolsköterska för vidare hantering. 3.1 Registrering och diarieföring I sekretesslagen (1980:100) 15 kap, 1, anges följande; När en allmän handling har kommit in till, eller upprättats hos, myndighet skall handlingen registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Registrering får underlåtas om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårigheter kan fastställas om handlingen har kommit in eller upprättats. Kontrollmål: Registreras eller ordnas handlingar i diarium eller på annat sätt? Finns riktlinjer/policy för postöppning? Är diarium eller liknande system uppbyggt så att återsökning av ärenden möjliggörs? Registreras expedierade/utgående skrivelser? Assistent på barn- och utbildningskontoret sorterar inkomna handlingar och bedömer om dessa är allmänna, offentliga eller sekretessbelagda, och skall diarieföras alt. hållas ordnade på annat sätt. Handlingar som bedöms bli eller tillhör ett ärende betecknas med diarienummer och sorteras in i ärendemappar som förvaras på nämndssekreterarens rum. Handlingar som inte diarieförs betecknas med någon form av handlings-id och förvaras sedan i pärmar och mappar på assistententens rum. Postlista eller registerförteckning upprättas inte. Diarium finns och det IT-stöd som används (i hela kommunen) för diarium och dokumenthantering är Diabas (tillhandahålls av Tieto Enator). I diariet finns uppgift om datum då handlingen inkom, diarienummer och avsändare. Handlingar, tillhörande diarieförda ärenden, finns inte tillgängliga elektroniskt i Diabas. Förklaringen är både att barn- och utbildningskontoret saknar rutiner för detta samt att man inte har någon kopieringsmaskin med scanning-funktion. Då diarie- och dokumenthanteringssystemet Diabas var nytt (2003) fick assistent gå en utbildning anordnad av systemleverantören. Efter det har ytterligare utbildning genomförts vid ett par tillfällen. Dokumenterade riktlinjer/policys för postöppning och registrering saknas. Enligt informell rutin öppnas papperspost adresserad till tjänsteman vid dennes frånvaro. Skriftliga fullmakter för att underlätta personadresserad papperspost används inte men beskrivs ske ändå enligt informell överenskommelse. Enskilda nämnder/förvaltningar i kommunen har inte egen e-postadress, dock har kommunen en central e-postadress. Hantering av inkommen e-post vid tjänstemans frånvaro 5

8 fungerar på olika sätt, vanligen med automatsvar om frånvaro och/eller vidarebefordran till annan tjänstemans e-post. Någon diarieföring eller registrering av de handlingar som lämnas till övriga tjänstemän än assistent görs inte. Det finns inte heller någon rutin för att övriga tjänstemän skall lämna egna upprättade/utgående skrivelser till assistenten för registrering eller diarieföring. Någon registrering eller diarieföring av inkommande samt utgående e-post görs ej, varken avseende skolans generella e-post brevlåda eller från tjänstemäns personliga e-postbrevlådor. Antal diarieförda ärenden hos barn- och utbildningsnämnden; År 2005: 49 År 2006: 17 År 2007 hitills: 43 Utgåenden skrivelser från nämnden/kontoret diarieförs vanligen inte, undantag finns ex. avslag på överklagan. Intervjuade assistenter medger att diarieföring och arkivering av allmänna handlingar skulle kunna utvecklas men man beskriver att arbetet till vardags ändå fungerar Granskningsiakttagelser Vi bedömer dock att registrering inte sköts på ett tillfredsställande sätt enligt lagstiftning. Diarieföring eller annan registrering sker i mycket begränsad omfattning när handlingar inkommer eller skickas från kontoret. Personadresserade handlingar som öppnas av tjänstemän och inte av assistent registreras/diarieförs inte vilket innebär att återsökningsmöjligheterna inte är säkra. Detsamma gäller för upprättade handlingar samt utgående skrivelser, både skickade elektroniskt och brevledes. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden utarbetar rutiner som säkerställer att samtliga tjänstemäns/personals inkomna, upprättade och utgående allmänna handlingar diarieförs, om det inte står helt klart att handlingen är av liten betydelse för verksamheten. Det är viktigt att samtliga tjänstemän har tillräcklig kunskap om vilka regler och rutiner som gäller liksom att administrativt ansvarig personal ges möjlighet att utveckla rutiner och får nödvändig utbildning t.ex. kring IT-stödet för arbetet. Assistent på kontoret sorterar och förvarar nämndens allmänna, men ej diarieförda handlingar enligt ett eget utarbetat system med pärmar och mappar. Någon postlista, registerförteckning eller dylikt finns inte vilket torde göra det svårt för en utomstående att få en överblick av förvarade handlingar. Den diarieplan som används är mycket begränsad. För en utomstående är det dock svårt att återfinna handlingar och skulle nuvarande assistent plötsligt frånvara/sluta sin anställning bedömer vi det som svårt för ersättare att hitta bland 6

9 handlingarna. Vi bedömer därför att återsökningsmöjligheter av handlingar inom barnoch utbildningsnämndens sekretariat inte är tillfredsställande. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden utvecklar gällande diarieplan och nyttjar det IT-stöd som finns i högre grad. Ett godkänt närarkiv finns på förvaltningen och sekretesshandlingar hålls inlåsta. Handlingarna förs inte upp på arkivförteckning vilket krävs för att återsökning skall vara möjligt, framförallt för utomstående. Barn- och utbildningsnämnden har antagit en gallringsplan (2004) som man arbetar utifrån. I planen finns angivet hur länge olika dokument ska sparas. Rutiner för hur och när överlämning till centralarkiv ska ske finns inte dokumenterat. Vi bedömer att det saknas en säker rutin för överföring av arkiverade handlingar från skolornas och nämndens närarkiv till det centrala arkivet. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden i samråd med kommunstyrelsen utarbetar dokumenthanteringsplan med tidsfrister för leverans av arkiverade handlingar från nämnder. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden upprättar en arkivförteckning och utarbetar rutiner som säkerställer att allmänna handlingar förvaras och arkiveras på ett säkert och systematiskt sätt samt anger vilka sökvägar som finns till nämndens handlingar. Vi föreslår att nämnden uppdaterar gällande delegationsordning med beslut om delegat för arkivansvar och arkivvård. 3.2 Hantering av sekretesshandlingar Enligt sekretesslagen (1980:100) 15 kap, 2, skall följande uppgifter anges vid registrering av allmän handling; datum, då handlingen kom in eller upprättades diarienummer eller annan beteckning som har åsatts handlingen i förekommande fall från vem handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats i korthet vad handlingen rör Kontrollmål: Registreras handlingar i enlighet med sekretesslagens bestämmelser? Sekretesshandlingar förekommer mycket sällan hos barn- och utbildningskontoret enligt de intervjuade. De vanligaste sekretessärenden hanteras inom skolhälsan, som sköter sin egen ärendehantering. När sekretesshandlingar förekommer diarieförs och förses de med 7

10 datum, diarienummer och avsändare. Kort beskrivning av ärendets innehåll saknas. I ITsystemet Diabas kan sekretessärenden diarieföras och skyddas för åtkomst av obehöriga. Barn- och utbildningsnämnden har inga dokumenterade rutiner för hur sekretesshandlingar ska diarieföras och förvaras Granskningsiakttagelser Förekomsten av sekretessbelagda handlingar är enligt de intervjuade inte vanlig. Vi bedömer dock att i de fall det blir aktuellt med registrering/diarieföring eller prövning om utlämnande av sekretesshandling saknas tillräcklig kunskap och ändamålsenliga rutiner för hanteringen. Vi bedömer även att det finns en risk att sekretessbelagda handlingar förekommer i större utsträckning än vad som framkommit i intervjuer. Den registrering som sker av handlingar tillhörande skolhälsovården har inte omfattats av denna granskning. Skolhälsovården sorterar dock inte under skollagen utan under hälsooch sjukvårdslagen vilket innebär att sekretessbelagda handlingar inte behöver diarieföras på samma sätt som inom övrig skolverksamhet. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden utarbetar en dokumenterad rutin för hur sekretessbelagda handlingar ska diarieföras och förvaras. Vi uppmanar att barn- och utbildningsnämnden säkerställer att berörd personal inom förvaltningen har tillräcklig kunskap om hur sekretessbelagda handlingar ska diarieföras och hanteras i enlighet med sekretesslagen. 3.3 Utlämnande av allmän handling Enligt Sekretesslagen kap 15 4 anges att Myndighet skall på begäran av enskild lämna ut allmän handling som förvaras hos myndighet i den mån hinder inte möter pga. bestämmelse om sekretess eller av hänsyn till arbetets behöriga gång. Kontrollmål: Sker utlämning av allmänna handlingar enligt gällande lagstiftning? Finns en ändamålsenlig rutin finns för prövningsförfarande vid utlämnande av handling? Förfrågan från utomstående om att få ta del barn- och utbildningsnämndens allmänna handlingar förekommer enligt de intervjuade inte i någon större omfattning. Vid kontoret sker utlämnande av allmän handling främst i form av förfrågan om betyg och klasslistor. Assistent beskriver att dessa förfrågningar har ökat. När någon efterfrågar allmänna handlingar bedömer vanligen assistent om dessa kan lämnas ut eller inte. Barn- och utbildningsnämndens gällande delegationsordning från 2003 saknar beslut om delegat för att pröva om allmän handlings utlämnande. Intervjuad assi- 8

11 stent kan heller inte erinra sig att detta inträffat nyligen. Enligt uppgift förekommer sekretessbelagda handlingar väldigt sällan. Mall för skriftligt avslagsbeslut med besvärshänvisning saknas Granskningsiakttagelser I dagsläget saknar barn- och utbildningsnämnden dokumenterade rutiner för utlämnande av allmän offentlig handling. Det praktiska förfarandet sker utifrån assistenternas bedömningar och informella rutiner. I de fall det blir aktuellt med prövningsförfarande (sekretesshandlingar) bedömer vi det inte finnas en ändamålsenlig rutin där ex. förvaltningschef enligt delegation prövar ärendet och meddelar beslut skriftligt med ev. bifogad besvärshänvisning. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden uppdaterar gällande delegationsordning och delegerar beslut om rätt att pröva utlämning av allmän handling. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden utarbetar en mall för skriftligt beslut om prövning av utlämnande 4 Revisionell bedömning Har barn- och utbildningsförvaltningen tillfredsställande rutiner och system vad gäller hantering av inkommande/upprättade allmänna handlingar? Vi konstaterar att barn- och utbildningsnämndens förvaltningsrutiner för registrering, diarieföring och arkivering av allmänna handlingar inte fungerar tillfredsställande utifrån gällande lagstiftning. Endast ett mycket fåtal handlingar diarieförs, vilket visar att det ITsystem som finns inte nyttjas tillräckligt och försvårar utomståendes överblick och insyn i vilka handlingar som finns och hur de förvaras. Ansvariga assistenter har i dagsläget utarbetat egna förvarings- och sorteringssystem för att hålla ordning bland inkomna handlingar. Förvaltningens upprättade och utgående handlingar registreras sällan och huruvida dessa regelmässigt passerar via assistenterna för korrekt hantering är oklart. Konstaterade brister beror främst på avsaknad av formella beslut om riktlinjer/policys, ett vanligtvis viktigt stöd för de administrativt ansvariga. Andra brister beror också på att det saknas tillräckliga kunskaper om hanteringen av allmänna handlingar, såväl hos nämnd som tjänstemän, vilket bl.a. visar sig i hantering och prövning om utlämnande av sekretesshandlingar. 9

12 Det praktiska ansvaret för administrationen ligger på förvaltningen men nämnden har ändock ett ansvar för att delegationsordningar, dokumenthanteringsplaner och andra stödjande policys/riktlinjer nödvändiga för arbetet finns. Nämnden ansvarar även för uppföljning och utvärdering av detta arbete, som en del i den interna kontrollen. Vid granskningen framkommer önskemål om ett kommunövergripande samarbete och gemensamma standards kring dessa frågor, något som inte sker idag. Vi bedömer att ett sådant samarbete skulle kunna utveckla och stärka det administrativa nämndsarbetet. Samordningsansvar för ett sådant samarbete bör ligga på kommunsekreterare. 4.1 Förslag på åtgärder Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden utarbetar rutiner som säkerställer att samtliga tjänstemäns/personals inkomna, upprättade och utgående allmänna handlingar diarieförs, om det inte står helt klart att handlingen är av liten betydelse för verksamheten. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden utvecklar gällande diarieplan och nyttjar det IT-stöd som finns i högre grad. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden i samråd med kommunstyrelsen utarbetar dokumenthanteringsplan med tidsfrister för leverans av arkiverade handlingar från nämnder. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden upprättar en arkivförteckning och utarbetar rutiner som säkerställer att allmänna handlingar förvaras och arkiveras på ett säkert och systematiskt sätt samt anger vilka sökvägar som finns till nämndens handlingar. Vi föreslår att nämnden uppdaterar gällande delegationsordning med beslut om delegat för arkivansvar och arkivvård. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden utarbetar en dokumenterad rutin för hur sekretessbelagda handlingar ska diarieföras och förvaras. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden säkerställer att berörd personal inom förvaltningen har tillräcklig kunskap om hur sekretessbelagda handlingar ska diarieföras och hanteras i enlighet med sekretesslagen. Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden uppdaterar gällande delegationsordning och delegerar beslut om rätt att pröva utlämning av allmän handling. 10

13 Vi föreslår att barn- och utbildningsnämnden utarbetar en mall för skriftligt beslut om prövning av utlämnande Vi föreslår att kommunstyrelsen initierar ett kommunövergripande samarbete vad gäller styrelsens/nämndernas diariehantering Åsa Adolfsson 11

Söderhamns kommun. Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Revisionsrapport

Söderhamns kommun. Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Revisionsrapport Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur KPMG Bohlins AB Datum Antal sidor: 10 Innehåll 1. Sammanfattning och rekommendationer 1 2. Uppdrag 3 3. Bakgrund 3 4. Revisionsmål

Läs mer

Olofströms kommun. Granskning av hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson

Olofströms kommun. Granskning av hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson Granskning av hanteringen av allmänna handlingar Revisionsrapport KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte, frågeställningar och metod 1 3. Regler som styr hanteringen av allmänna

Läs mer

Hur gör jag med dokumenten?

Hur gör jag med dokumenten? Hur gör jag med dokumenten? Registrering och hantering av allmänna handlingar HÄRNÖSANDS KOMMUN October 8, 2015 1. Därför ska allmänna handlingar registreras... 2 1.1 Härnösands kommuns IT-stöd för dokument-

Läs mer

Offentlighet och sekretess Utbildningstillfälle 2015-03-03. Huvudregistrator Jenny Åtegård

Offentlighet och sekretess Utbildningstillfälle 2015-03-03. Huvudregistrator Jenny Åtegård Offentlighet och sekretess Utbildningstillfälle 2015-03-03 Huvudregistrator Jenny Åtegård Offentlighetsprincipen Yttrande- och meddelarfrihet Offentlighet vid beslutande församlingars sammanträden Allmänna

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping INSPEKTIONSRAPPORT 1 (6) Tillsynsenheten Sofia Särdquist Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping Närvarande Från Förvaltningsrätten i Jönköping: chefsadministratör arkivassistent/expeditionsvakt

Läs mer

Uppföljning gällande Stadsarkivets tillsyn av barnoch utbildningsnämndens hantering av allmänna handlingar slutrapport

Uppföljning gällande Stadsarkivets tillsyn av barnoch utbildningsnämndens hantering av allmänna handlingar slutrapport Barn- och utbildningsförvaltningen 2015-05-14 1 (7) Barn- och utbildningsnämnden Kvalitetsenheten BUN/2013:221 Sabine Faison 016-710 14 86 Barn- och utbildningsnämnden Uppföljning gällande Stadsarkivets

Läs mer

Registrering och hantering av allmänna handlingar

Registrering och hantering av allmänna handlingar Registrering och hantering av allmänna handlingar Antagen av kommunstyrelsen 2010-10-19 119 Reviderad 2011-02-21 under punkt 2.1 och 3.4 2 Inledning Lessebo Kommun INNEHÅLL 1. Inledning... 5 2. Därför

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Synskadades Riksförbund den 31 oktober 2012.

Inspektion av arkivvården vid Synskadades Riksförbund den 31 oktober 2012. 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Synskadades Riksförbund den 31 oktober 2012. Plats: Synskadades Riksförbunds lokaler på Sandsborgsvägen 52 i Enskede Närvarande: Från Synskadades Riksförbund: kanslichef,

Läs mer

Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/06 2006-03-27 003

Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/06 2006-03-27 003 Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/06 2006-03-27 003 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala

Läs mer

Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar

Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar Revisionsrapport Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar Orsa kommun Februari 2008 Christina Norrgård Innehållsförteckning Innehållsförteckning...2 1 Sammanfattande bedömning

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente. Arkivreglemente för Landstinget i Kalmar län Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den landstingskommunala arkivvården inom

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Arkivreglemente för Linköpings kommun Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Till grund för den kommunala arkivvården i Linköpings kommun ligger, förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

Svar över vidtagna åtgärder önskas före februari månads utgång 2009.

Svar över vidtagna åtgärder önskas före februari månads utgång 2009. Kommunrevisionen 2009-01-14 Renhållningsstyrelsen Miljönämnden Byggnadsnämnden Socialnämnden För kännedom: Kommunfullmäktige Granskning av personuppgiftslagens tillämpning På uppdrag av Lunds kommuns revisorer

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15051/08 SSA 2008:10 Södertälje kyrkogårdsförvaltning Att: Lennart Schånberg INSPEKTION AV HANTERINGEN

Läs mer

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI).

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI). 1(5) Inspektion av arkivvården vid Smittskyddsinstitutet Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI). Närvarande: Från SMI: Chefsjurist Arkivarie Överdirektör

Läs mer

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-20 DNR 9.3-17071/07 SSA 2007:16 Miljöförvaltningen Att: Håkan Andersson HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN Närvarande

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013 1 (5) Bilaga 5 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

Datum 2008-01-14 Kommunikationsavdelningen Södertälje kommuns riktlinjer för E-post Följande riktlinjer omfattar användningen av e-post i Södertälje kommun men omfattar inte elevers användning av e-post.

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Förstudie. Nerikes Brandkår. Diarieföring av allmänna handlingar 2009-06-04. Ref Roger Wallin

Förstudie. Nerikes Brandkår. Diarieföring av allmänna handlingar 2009-06-04. Ref Roger Wallin Förstudie Diarieföring av allmänna handlingar Nerikes Brandkår 2009-06-04 Ref Roger Wallin 1. Uppdrag... 3 2. Offentlighetsprincipen... 3 2.1 Hur diarieförs handlingar och finns gemensamma rutiner?...

Läs mer

Rikspolisstyrelsens författningssamling

Rikspolisstyrelsens författningssamling Rikspolisstyrelsens författningssamling ISSN 0347-545X Utgivare: chefsjuristen Eva-Lotta Hedin Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om postbehandling och diarieföring vid polismyndigheterna;

Läs mer

2015-03-20. Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964

2015-03-20. Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964 1 (5) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-03-20 Dnr RA 232-2015/155 Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964 751 49 Uppsala Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden

Läs mer

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-21 Dnr RA 231-2009/4754 A-K Andersson

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-21 Dnr RA 231-2009/4754 A-K Andersson Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Växjö universitet Växjö universitet inspekterades av Riksarkivet den 25 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg arkivvården vid

Läs mer

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen

Läs mer

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen

Läs mer

Tillsynsavdelningen 2015-03-23 Dnr RA 232-2015/195

Tillsynsavdelningen 2015-03-23 Dnr RA 232-2015/195 1 (5) Tillsynsavdelningen 2015-03-23 Dnr RA 232-2015/195 Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Lund Inledning Den 16 januari 2015 aviserade Riksarkivet en brevledes inspektion

Läs mer

ÖVERGRIPANDE PRINCIPER FÖR OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS I INTEGRITETSKÄNSLIG FORSKNING

ÖVERGRIPANDE PRINCIPER FÖR OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS I INTEGRITETSKÄNSLIG FORSKNING ÖVERGRIPANDE PRINCIPER FÖR OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS I INTEGRITETSKÄNSLIG FORSKNING P.M. 2006-05-22 från arbetsgruppen för integritetskänslig forskning Bakgrund Att integritetskänsligt forskningsmaterial

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för socialt arbete, den 17 september 2014

Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för socialt arbete, den 17 september 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för socialt arbete, den 17 september 2014 Närvarande: Från Umeå universitet, Institutionen för socialt arbete: Från Riksarkivet: Angelica

Läs mer

Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24

Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24 Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24 Direktiv för hantering av arkiv i Gotlands kommun Med bra rutiner och en effektiv dokumenthantering får alla mer tid över

Läs mer

Revisionsrapport Fördjupad uppföljning av ärendehantering och diarieföring inom nämnden för teknik

Revisionsrapport Fördjupad uppföljning av ärendehantering och diarieföring inom nämnden för teknik Kommunfullmäktige Revisionsrapport Fördjupad uppföljning av ärendehantering och diarieföring inom nämnden för teknik Kommunrevisionen har vid sitt möte den 14 december 2015 antagit bifogad revisionsrapport.

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering

Riktlinjer för digital arkivering Riktlinjer för digital arkivering I Linköpings kommun Dokumenttyp: Riktlinjer Antaget av: Kommunstyrelsen Status: Antaget 2014-06-17 243 Giltighetstid: Gäller tills vidare Linköpings kommun linkoping.se

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan

Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan Avdelningen för tillsyn Inspektionsrapport 1 (6) N. Liljeholm Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan Riksarkivet har genomfört en inspektion av arkivvården hos Myndigheten för yrkeshögskolan

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner. Krokoms kommun

Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner. Krokoms kommun Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner Krokoms kommun 2 februari 2016 Innehåll Sammanfattning... 2 1.Inledning... 3 2.Granskningsresultat... 4 3. Bedömning och rekommendationer... 7 1 Sammanfattning

Läs mer

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun Revisionsrapport Rutiner för arkivering Östersunds Kommun 18 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 5 Sammanfattning Uppdrag och Bakgrund

Läs mer

Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar

Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar Kommunledningsförvaltningen STYRDOKUMENT Godkänd/ansvarig KLK 1(5) Riktlinje dnr KS 566/08 Uppdatering Riktlinjer för hantering av 2 Till Dig som är anställd vid Kramfors kommun Alla, som tar emot eller

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR VID HÄGERSTEN-LILJEHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR VID HÄGERSTEN-LILJEHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-6859/08 SID 1 (9) 2008-06-23 SSA 2008:1 Hägersten-Liljeholmens stadsdelsnämnd Att: Kerstin Henningsson HANTERING AV ALLMÄNNA

Läs mer

Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Tredje sjöstridsflottiljen (3.sjöstridsflj) den 10 september 2009.

Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Tredje sjöstridsflottiljen (3.sjöstridsflj) den 10 september 2009. Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Tredje sjöstridsflottiljen (3.sjöstridsflj) den 10 september 2009. Närvaro: se bilaga Förelägganden. 1. 3.sjöstridsflj ska, med

Läs mer

Granskningar avseende Upphandling och Personuppgiftslagen

Granskningar avseende Upphandling och Personuppgiftslagen Lekmannarevisorerna i Kraftringen AB och 2009-01-15 För kännedom: Kraftringen Service AB avseende Upphandlingar avseende Personuppgiftslagen Granskningar avseende Upphandling och Personuppgiftslagen På

Läs mer

Utveckla registratorsrollen En utbildning för dig som vill bredda och fördjupa din kompetens som registrator

Utveckla registratorsrollen En utbildning för dig som vill bredda och fördjupa din kompetens som registrator Utveckla registratorsrollen En utbildning för dig som vill bredda och fördjupa din kompetens som registrator 6 dagar med träffar i Stockholm 2004 13-14 september, 12-13 oktober, 16-17 november, 14 oktober

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Opus Bilprovning AB, stationen i Härnösand-Saltvik den 13 maj 2013

Inspektion av arkivvården vid Opus Bilprovning AB, stationen i Härnösand-Saltvik den 13 maj 2013 Inspektionsrapport 1 (6) Datum Inspektion av arkivvården vid Opus Bilprovning AB, stationen i Härnösand-Saltvik den 13 maj 2013 Närvarande Från Opus Bilprovning: Platschef Technical Support Manager/ADR

Läs mer

Dokument- och ärendehantering Offentlighet och sekretess

Dokument- och ärendehantering Offentlighet och sekretess RIKTLINJER Datum 2013-11-12 Reviderad datum 1(19) Sekretariatet Dokument- och ärendehantering Offentlighet och sekretess 2(19) Dokument- och ärendehantering Inledning En effektiv ärendehantering förutsätter

Läs mer

Granskning av hanteringen av offentlighetsprincipen

Granskning av hanteringen av offentlighetsprincipen Revisionsrapport Granskning av hanteringen av offentlighetsprincipen Landstinget i Östergötland Datum 2009-01-29 Ove Axelsson, certifierad kommunal revisor Christina Norrgård Eva Andlert, certifierad kommunal

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Arkivhandbok för Karolinska Institutet

Arkivhandbok för Karolinska Institutet Arkivhandbok för Karolinska Institutet Diarienummer: 1-814/2014 Version: 1.0 Fastställd: 2014-12-15 Giltig fr.o.m.: 2014-12-15 Arkivhandboken innehåller övergripande riktlinjer gällande arkivering vid

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (9) 2008-07-17 DNR 9.3-6604/08 SSA 2008:2 Styrelsen för Micasa Fastigheter i Stockholm AB HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna Riksarkivet (RA) inspekterade den 2 oktober 2014 arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt

Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt 1 (7) Tillsynsavdelningen Ulrica Hofverberg 2015-10-20 Dnr RA 232-2015/8287 Örebro tingsrätt Box 383 701 47 Örebro 1 Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt Riksarkivet inspekterade den 8 oktober

Läs mer

Verksamhetssystem och dokumenthantering

Verksamhetssystem och dokumenthantering STADSLEDNINGSKONTORET 2015-09-23 ANNA TYNDERFELDT KOMMUNARKIVARIE Åtgärdsrapport gällande arkiv och dokumenthantering på enheten för vuxenutbildning Berörd myndighet: Social- och arbetsmarknadsnämnden

Läs mer

Remiss: Förslag till förordning om behandling av personuppgifter i Lantmäteriets databas för arkiverade handlingar

Remiss: Förslag till förordning om behandling av personuppgifter i Lantmäteriets databas för arkiverade handlingar YTTRANDE 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Håkan Lövblad Justititedepartementet Enheten för fastighetsrätt och associationsrätt 103 33 Stockholm Remiss: Förslag till förordning om behandling av personuppgifter

Läs mer

Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmaktens telenät- och markteleförband (FMTM) i Örebro den 23 april 2009.

Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmaktens telenät- och markteleförband (FMTM) i Örebro den 23 april 2009. Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmaktens telenät- och markteleförband (FMTM) i Örebro den 23 april 2009. Närvaro: se bilaga Förelägganden. 1. FMTM ska, med hänvisning till

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS HOTELL- OCH RESTAURANGSKOLA SKOLA

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS HOTELL- OCH RESTAURANGSKOLA SKOLA S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-12-20 DNR 9.3-16638/11 SSA 2011:14 Stockholms hotell- och restaurangskola Att: Hans Kristian Widberg Kopia: Utbildningsförvaltningen,

Läs mer

Personuppgiftslagens övergångsbestämmelser upphör; personinformation på webbsidor; m.m.

Personuppgiftslagens övergångsbestämmelser upphör; personinformation på webbsidor; m.m. SVENSKA PM 1 (7) KOMMUNFÖRBUNDET 2001-09-25 Kommunalrättssektionen Staffan Wikell Personuppgiftslagens övergångsbestämmelser upphör; personinformation på webbsidor; m.m. 1 Övergångsbestämmelser 1.1 Inventering

Läs mer

ISO 15489 I PRAKTIKEN

ISO 15489 I PRAKTIKEN ISO 15489 I PRAKTIKEN Anki Steen DOKUMENTHANTERINGEN INNEBÄR ATT fastställa riktlinjer och regler fördela ansvar och befogenheter skapa och främja tillämpningen av rutiner och riktlinjer tillhandahålla

Läs mer

Tillsynsavdelningen 2009-12-23 Dnr RA 231-2009/4114 T Ståhle

Tillsynsavdelningen 2009-12-23 Dnr RA 231-2009/4114 T Ståhle 1 (7) Tillsynsavdelningen T Ståhle Inspektion av arkivvården vid Rättsmedicinalverket Rättsmedicinalverket inspekterades av Riksarkivet den 11 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg

Läs mer

Innehållsförteckning 2 (7)

Innehållsförteckning 2 (7) 2 (7) Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Arkivbeskrivning för barn och utbildningsnämnden... 3 1. Barn och utbildningsnämndens organisation och verksamhet... 3 2. Arkivansvar inom barn och

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen

Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen Riksarkivet inspekterade arkivverksamheten vid Lunds universitet under tre dagar den 20 22 maj 2014 dels vid Universitetsförvaltningen

Läs mer

E-delegationen VLDS 4.1 Juridiska aspekter på digital samverkan v1.0

E-delegationen VLDS 4.1 Juridiska aspekter på digital samverkan v1.0 Innehåll 1 RÄTTSLIGA BEGRÄNSNINGAR VID INFORMATIONSUTBYTE... 2 2 SEKRETESSBRYTANDE BESTÄMMELSER... 2 3 INFORMATIONSUTBYTE OCH PERSONUPPGIFTSLAGEN... 2 4 UTLÄMNANDEFORMER... 3 5 GALLRING... 4 2 (7) Juridiska

Läs mer

Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun

Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun UPPSALA STADSARKIV Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun 1 INLEDNING... 1 1.1 ALLMÄN HANDLING... 1 1.2 FLER ANVISNINGAR OM E-HANDLINGAR...

Läs mer

Granskning av avtalshantering. Kristianstads kommun

Granskning av avtalshantering. Kristianstads kommun www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av avtalshantering Gabriella Fredriksson Philip Maazon Mattias Johansson Mars 2014 Kristianstads kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning...4 2. Inledning...6

Läs mer

- Verkställa gallring.

- Verkställa gallring. Stadsarkivet Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 5.1.1-2082/2015 Sida 1 (7) 2015-05-20 SSA 2015:06 Hantering av allmänna handlingar hos Farsta stadsdelsförvaltning Närvarande från stadsdelsförvaltningen:

Läs mer

Delegation av beslutanderätten från kommunstyrelsen

Delegation av beslutanderätten från kommunstyrelsen Revisionsrapport Delegation av beslutanderätten från kommunstyrelsen Söderhamns kommun November 2009 Författare Lars Meyer Innehållsförteckning 1 Inledning 1 Inledning...3 1.1 Bakgrund, revisionsfråga

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖRBYSKOLAN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖRBYSKOLAN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2010-05-31 DNR 9.3-21578/09 SSA 2010:9 Örbyskolan, Att: Lennart Östlund Kopia: Utbildningsförvaltningen, Agnetha Styrwoldt-Alfheim

Läs mer

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Östersunds kommun Revisionsrapport November 2010 Tove Färje Innehållsförteckning

Läs mer

Tillsyn av behandlingen av personuppgifter i allmänhetens terminal m.m.

Tillsyn av behandlingen av personuppgifter i allmänhetens terminal m.m. Datum Diarienr 2014-09-30 1319-2013 Västmanlands tingsrätt Box 40 721 04 Västerås Tillsyn av behandlingen av personuppgifter i allmänhetens terminal m.m. Datainspektionens beslut 1. Datainspektionen konstaterar

Läs mer

Inspektionsrapport. 2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524

Inspektionsrapport. 2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Arbetsmiljöverkets avdelning Inspektion Nord, distriktet Falun (INF) den 4 juni 2013 Närvarande Från distriktet Falun (INF): administratör verksarkivarie Från Riksarkivet:

Läs mer

Rapport efter Krigsarkivets inspektion av arkivvården hos Räddningsverket Skövde den 6 maj 2008.

Rapport efter Krigsarkivets inspektion av arkivvården hos Räddningsverket Skövde den 6 maj 2008. Inspektionsrapport 232-2008/393 2008-06-13 Rapport efter Krigsarkivets inspektion av arkivvården hos Räddningsverket Skövde den 6 maj 2008. Närvaro: se bilaga. Förelägganden. I enlighet med RA-FS 1991:1

Läs mer

Innehållsförteckning. Inledning

Innehållsförteckning. Inledning Innehållsförteckning Inledning 1. Lagar och styrdokument. s.2 2. Allmän handling s.3 3. Postöppning. s.5 4. Registrering av post. s.5 5. Dokument- och ärenderegistrering s.6 6. Beredning.. s.7 7. Kallelse

Läs mer

Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0

Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0 Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0 Filnamn:begrepp_P1.1-0 Förstudie e-arkiv Mall från Tieto PPS (ME004, 3.2.0) Anna Danielsson Sida: 1 (5) Begreppslistan har tagits fram som en del av begreppsmodelleringen

Läs mer

pwc förutsättningar för pedagogiskt Revisionsrapport Gnesta kommun Magnus Höijer Tilda Lindell September 2015 www.pwc.se Ink: 2015-09- 09

pwc förutsättningar för pedagogiskt Revisionsrapport Gnesta kommun Magnus Höijer Tilda Lindell September 2015 www.pwc.se Ink: 2015-09- 09 www.pwc.se Gnesta kommun Ink: 2015-09- 09 Dnr. För handläggning. Revisionsrapport Magnus Höijer Tilda Lindell förutsättningar för pedagogiskt pwc Innehållsförteckning 1. Inledning 2 1.1. Granskningsbakgrund

Läs mer

1(8) Projekttitel: EDP Vision Verksamhetsbaserad arkivredovisning Delprojekt 1: EDP Vision Delprojekt 2: Verksamhetsbaserad dokumenthantering Dnr:

1(8) Projekttitel: EDP Vision Verksamhetsbaserad arkivredovisning Delprojekt 1: EDP Vision Delprojekt 2: Verksamhetsbaserad dokumenthantering Dnr: 1(8) Projekttitel: EDP Vision Verksamhetsbaserad arkivredovisning Delprojekt 1: EDP Vision Delprojekt 2: Verksamhetsbaserad dokumenthantering Dnr: 2014.TS0347 Beställare: Jessica Dahl, biträdande samhällsbyggnadschef/planeringschef

Läs mer

Beredningsprocessen i kommunens nämnder och styrelsen

Beredningsprocessen i kommunens nämnder och styrelsen Revisionsrapport Beredningsprocessen i kommunens nämnder och styrelsen Smedjebackens kommun December 2009 Hans Gåsste Innehållsförteckning 1 Inledning...3 1.1 Bakgrund och revisionsfråga...3 1.2 Kontrollmål...3

Läs mer

DIARIEFÖRINGSHANDBOK. 2015-10-29 Version 0.2

DIARIEFÖRINGSHANDBOK. 2015-10-29 Version 0.2 DIARIEFÖRINGSHANDBOK 2015-10-29 Version 0.2 1.1 HUR GÖR JAG FÖR ATT DIARIEFÖRA? Malmö högskola använder sedan 1999 ärendehanteringssystemet W3D3 och diarieföringsmodulen. I dagsläget används inga andra

Läs mer

Råd för att inventering av informationsresurser

Råd för att inventering av informationsresurser UTKAST Råd för att inventering av informationsresurser Nationellt ramverk för öppna data Peter Krantz AB Innehållsförteckning 1. Nationellt ramverk för öppna data... 3 1.1. Råd för att inventering av informationsresurser...

Läs mer

Reviderad: Handlingarna finns att söka/förvaras. Levereras till kommunarkiv. Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet.

Reviderad: Handlingarna finns att söka/förvaras. Levereras till kommunarkiv. Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet. Allmän administration Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar som inkomna endast för kännedom Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid Delegationsbeslut Ja KS diarium Egenproducerat information,

Läs mer

Stiftelsen Norrlandsfonden Box 56 971 03 Luleå

Stiftelsen Norrlandsfonden Box 56 971 03 Luleå 1 (1) Beslut Stiftelsen Norrlandsfonden Box 56 971 03 Luleå Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Stiftelsen Norrlandsfonden Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet

Läs mer

Diariehantering och arkivvård

Diariehantering och arkivvård Revisionsrapport Diariehantering och arkivvård Region Halland Fredrik Ottosson och Lisa Åberg Innehållsförteckning 1.1. Kontrollfrågor... 1 2.1. Bakgrund... 4 2.2. Revisionsfråga... 4 2.3. Avgränsning...

Läs mer

Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen

Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen Nämndsekreterare 1 (5) Information till nyanställda inom barn- och Myndighet Myndigheter är de organ som ingår i den statliga och kommunala förvaltningen. Barn- och utbildningsnämnden är en myndighet som

Läs mer

Datum 2013-04-17 Dnr HLA 23-2013/5635. Inspektion av arkivvården vid AB Svensk Bilprovning, stationen i Kramfors den 13 mars 2013

Datum 2013-04-17 Dnr HLA 23-2013/5635. Inspektion av arkivvården vid AB Svensk Bilprovning, stationen i Kramfors den 13 mars 2013 1 (7) Inspektion av arkivvården vid AB Svensk Bilprovning, stationen i Kramfors den 13 mars 2013 Närvarande: Från AB Svensk Bilprovning, stationen i Kramfors: platschef, Region Norr Från Riksarkivet: Angelica

Läs mer

Gallring av digitala handlingar

Gallring av digitala handlingar Datum 2002-09-13 Version från IT 1.0 Kommunkansliet Gallring av digitala handlingar 1. Offentlighetslagstiftningen och digitala handlingar Hörnpelarna i det regelverk som styr hanteringen av allmänna handlingar

Läs mer

Revisionsrapport. Föreningsbidrag. Gällivare kommun. Mars 2010. Hans Forsström, certifierad kommunal revisor Rolf Särkimukka, revisionskonsult

Revisionsrapport. Föreningsbidrag. Gällivare kommun. Mars 2010. Hans Forsström, certifierad kommunal revisor Rolf Särkimukka, revisionskonsult Revisionsrapport Föreningsbidrag Gällivare kommun Mars 2010 Hans Forsström, certifierad kommunal revisor Rolf Särkimukka, revisionskonsult 2010-03-11 Hans Forsström Rolf Särkimukka Innehållsförteckning

Läs mer

Arkivreglemente för Kristinehamns kommun

Arkivreglemente för Kristinehamns kommun TJÄNSTESKRIVELSE Sida 1(3) Datum 2015-07-16 Kommunledningsförvaltningen Kerstin Gustafsson kerstin.gustafsson@kristinehamn.se Arkivreglemente för Kristinehamns kommun Förslag till beslut Kommunfullmäktige

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving Allmänna handlingar Vänersborgs kommun Revisionsrapport Februari 2011 Staffan Löfving Inledning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vänersborgs kommun har Komrev, inom PwC, granskat ärendehantering,

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet Datum: 2008-05-27 Närvarande: från Medlingsinstitutet

Läs mer

Tillsynsavdelningen 2015-12-08 Dnr RA 231-2015/9964 U Hofverberg. Inspektion av arkivvården vid Universitets- och högskolerådet

Tillsynsavdelningen 2015-12-08 Dnr RA 231-2015/9964 U Hofverberg. Inspektion av arkivvården vid Universitets- och högskolerådet Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Universitets- och högskolerådet Universitets- och högskolerådet, UHR, inspekterades av Riksarkivet den 24 november 2015. Inspektionen aviserades i

Läs mer

Verkställighet och återrapportering kultur och samhällsutvecklingsnämnden

Verkställighet och återrapportering kultur och samhällsutvecklingsnämnden Revisionsrapport Verkställighet och återrapportering kultur och samhällsutvecklingsnämnden Söderhamns kommun Augusti 2010 Tove Färje Innehållsförteckning SAMMANFATTNING...2 REKOMMENDATIONER...3 1 BAKGRUND...5

Läs mer

Landstinget Gävleborg, Bollnäs, Söderhamns, Hudiksvalls och Nordanstigs kommun

Landstinget Gävleborg, Bollnäs, Söderhamns, Hudiksvalls och Nordanstigs kommun Revisionsrapport* Landstinget Gävleborg, Bollnäs, Söderhamns, Hudiksvalls och Nordanstigs kommun Samverkan avseende ungdomar med psykosocialproblematik och psykiska sjukdomstillstånd November 2007 Karin

Läs mer

Riktlinje för Göteborgs Stad i sociala medier

Riktlinje för Göteborgs Stad i sociala medier (Styrelsemöte i Förvaltnings AB Framtiden 2015-12-09) Göteborgs Stad Kommunikation Gemensamt för staden Riktlinje för Göteborgs Stad i sociala medier - Policy/riktlinjer/regler N010G00446 Version: 1 Gällande

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Regionförbundet i Kalmar län

Dokumenthanteringsplan för Regionförbundet i Kalmar län 1 Dokumenthanteringsplan för Regionförbundet i Kalmar län Syfte Dokumenthanteringsplanen ska vara ett hjälpmedel för den som framställer och arkiverar handlingar. Den bygger på en inventering av förekommande

Läs mer

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun FÖRFATTNING 1.4 [1] Antaget av kommunfullmäktige 126/14 2014-KS-124 Arkivreglemente för Staffanstorps kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1991:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

Polismyndigheten i Jämtlands län Box 707 831 28 Östersund

Polismyndigheten i Jämtlands län Box 707 831 28 Östersund 1 (2) Beslut Datum 2013-05-14 Dnr HLA 23-2013/6110 Polismyndigheten i Jämtlands län Box 707 831 28 Östersund Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Polismyndigheten i Jämtlands län Riksarkivet

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19.

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Tillsyn av behandlingen av personuppgifter i allmänhetens terminal m.m.

Tillsyn av behandlingen av personuppgifter i allmänhetens terminal m.m. Datum Diarienr 2014-09-30 1316-2013 Attunda tingsrätt Box 940 191 29 Sollentuna Tillsyn av behandlingen av personuppgifter i allmänhetens terminal m.m. Datainspektionens beslut 1. Datainspektionen konstaterar

Läs mer