Inspektion av arkivvården vid Riksutställningar

Transkript

1 1(5) Inspektion av arkivvården vid Riksutställningar 1. Sammanfattning Riksarkivet (RA) får konstatera att Riksutställningar (RU) arbetar seriöst och målinriktat med arkivvården, men att det nu, antagligen i samband med flytten, uppstått några problem som måste åtgärdas. 2. Förelägganden RU ska komplettera arkivförteckningen och åtgärda de punkter om vilka anmärkningar gjorts under 3.5 nedan. RU ska låta utreda vilka kompletteringar avseende isolering m.m. som krävs för att arkivlokalen ska uppnå föreskriven brandklass (EI 120) enligt RA-FS 1994:6 (ä. och omtr. 1997:3) 10 kap 8. RU ska kontakta Statens ljud- och bildarkiv för att kontrollera om arkivhandlingar överlämnats dit; om så är fallet ska handlingarna, eller digitala kopior av dessa, återbördas till RU:s arkiv. RA tvingas även konstatera att RU inte tagit kontakt med RA angående den nya arkivlokalen, trots att sådana enligt RA-FS 1997:3, 5 kap. 2 inte får tas i bruk innan RA lämnat sitt medgivande. RA emotser skriftlig redogörelse för RU:s åtgärder med anledning av föreläggandena före den 1 juni Inspektionen 3.1 Inledning RA har överinseende över att statliga myndigheter fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen (1990:782), och ska därför enligt 5 arkivförordningen (1991:446) regelbundet inspektera arkivvården. RU inspekterades av RA senast 2005 (dnr RA /1168) och förelades då att uppdatera arkivförteckningen med bl.a. affischer och trycksaker. RU inkom 2006 med redovisning enligt föreläggandet varefter ärendet avslutades. RA genomförde den 8 december 2008 åter en inspektion hos RU. Närvarande från RU var administrativ chef, registrator/gd-sekreterare, samt, från RA, Ian Fallenius. 3.2 Ansvar och organisation

2 2(5) Enligt arkivbeskrivningen åligger arkivansvaret den administrativa chefen, medan registrator är operativt ansvarig och projektledarna ansvarar för projektakterna. Konsulter har tidvis anlitats, senast 2004 då nuvarande arkivredovisning och arkivbildningsplan upprättades. 3.3 Arkivbildning Avgränsning RU tillkom 1965 som en försöksverksamhet under en statlig utredning, blev en statlig stiftelse 1976 och statlig myndighet först I arkivredovisningen har man inte brutit arkivbildningen vid byte av associationsform, utan med utgångspunkt i verksamhetens kontinuitet redovisas handlingarna i en samlad förteckning allt ifrån RA har inga invändningar mot detta. Det omfattande bildmaterialet i bildbiblioteket ( nedan) utgörs nästan helt av RU:s egenproducerade fotografier, det råder därför ingen tvekan om att de utgör allmänna handlingar som bildar arkiv hos myndigheten. RU förvarar även handlingar efter - Riksförbundet för bildande konst, c:a , - Nordiska utställningsrådet, , - Svensk museiförenings filmkommitté, , samt - Föreningen för undervisning i svenska museer, Diarieföring och registrering Vid RU registreras c:a 400 ärenden per år. Datorstöd för registrering av handlingar har funnits sedan 1994, först i Winess, men sedan augusti i år används systemet Platina. Efter systembytet tillämpas inte längre den diarieplan som utgör bilaga 1 till arkivbildningsplanen, dess 60-tal grupper har uppfattats som alltför många. Nu anges i stället i sakverksamheten någon av ärendetyperna konsultationer, kunskapsutveckling, utställningar eller tekniska tjänster, därtill kommer administration och allmänt. Även rapporter finns som förslag på en ärendetyp, men där är det lite oklart om och hur den ska användas. I diariet finns även ett fält för klassificering enligt en lista över handlingstyper, en funktion som övertagits från Winess. Listan har successivt upprättats inom RU, men nämns inte i arkivbildningsplanen Avställning Diarieförda handlingar avställs numera enbart i diarienummerordning per år (serie E1), förutom de handlingar som förs till utställningsakt respektive personalakt. Varje utställning ska numera ha endast ett diarienummer och ett projektnummer. Utställningsakterna arkiveras i projektnummerordning i en egen serie (F1A).

3 3(5) 3.4 Framställning och hantering av handlingar Skrivmateriel Väl fyllda arkivboxar används vid arkivering av pappershandlingar. Diarieförda handlingar läggs i aktomslag. Boxarna är märkta med unikt volymsignum. Diarieförda handlingar förvaras i ett hängmappskåp brandklassat 60 Paper enligt NT Fire 017. Affischerna (serie F1C) som förvaras i ett ritningsskåp i arkivlokalen behöver även placeras i omslag eller ritningsportföljer, se RA-FS 2006:1, 7 kap Elektroniskt upprättade handlingar Diarium Leverantören (FormPipe) sköter driften av Platina. Än så länge har RU även serviceavtal på Winess, men det är oklart hur länge man ska ha det och vad som ska hända med databasen sedan. RU måste nu förbereda bevarandet av diariet fr.o.m Bildbiblioteket De diabilder som är nämnda, men ej förtecknade, som serie F1FA i arkivförteckningen digitaliserades 2006, då mer än bilder skannades. Bildfilerna ligger på en server och hanteras med ett FileMaker-register där de är sökbara på projektnummer. Bilderna utgörs nästan helt av RU:s egenproducerade fotografier, det råder därför ingen tvekan om att de utgör allmänna handlingar. Bilderna och registret ska alltså redovisas i arkivförteckningen Administrativa stödsystem RU använder Agresso för ekonomiadministration och Palasso för personaladministration; driften sköts hos Agresso AB respektive Logica Övriga media VHS, CD och ljudband efter 1992 finns förtecknade i serie F1G; serien kunde dock inte återfinnas vid inspektionen. Enligt uppgift ska handlingarna ha överlämnats till Statens ljud- och bildarkiv i samband med flytten till Visby. RU måste kontrollera detta och, om så är fallet, ansvara för att handlingarna återbördas till myndighetens arkiv. Analoga upptagningar bör i samband med detta digitaliseras. Det behöver även utredas om det finns fler ljud- och bildupptagningar bland de äldre projekten. Analoga upptagningar bör i förekommande fall digitaliseras. 3.5 Arkivredovisning

4 4(5) RU:s nuvarande arkivredovisning är upprättad 2004 och reviderad Arkivbeskrivningen motsvarar mycket väl föreskrifter och råd enligt RA-FS 1991:1 (ä. och omtr. 1997:4) 6 kap. I arkivförteckningen är serie E1A, diarieförda handlingar, uppdaterad ända till 2007, övriga serier senast till Även arkivförteckningen kommer att väl motsvara föreskrifter och råd enligt RA-FS 1997:4 6 kap. när RU åtgärdat de punkter som nämns nedan. Avseende serierna B1A, årsberättelser, B1B, årsredovisningar, och G1, årsredovisningar med specifikationer, måste RU kontrollera närmare hur de förhåller sig till varandra och vilket som ska bevaras var. Förteckningen över serierna F1A, utställningsakter, och F1B, övriga projektakter, stämmer inte överens med volymerna i hyllan. Volymnumreringen i F1A börjar med nr. 1001, och i anmärkningskolumnen hänvisas för perioden till en tidigare förteckning. I hyllorna finns volymer dels i en förtecknad serie F1B, dels volymer märkta F1B som förefaller vara en fortsättning på serie F1A. En äldre arkivförteckning finns också i hyllan (vid D-serierna) som upptar den förstnämnda F1B-serien. Detta måste redas ut och förtecknas om. I den äldre förteckningen finns även en serie F1EA, pressklipp, som saknas i den nuvarande förteckningen. Avseende serie F1C, affischer, hänvisas på förteckningsbladet till särskild förteckning, men någon sådan kunde inte återfinnas vid inspektionstillfället. Serie F1E, stora format, övrigt, kunde över huvud taget inte återfinnas i arkivlokalen. 3.6 Arkivlokal Arkivlokalen rum 1135 ligger på markplanet. Lokalen har 420 cm. i takhöjd och en över 3 m. hög A 60-dörr. Ritningar saknades till brandskyddsdokumentationen varför lokalens brandklass inte framgick. Byggnaden är uppförd i klass Br1, vilket i brandskyddsdokumentationen anges enligt schablon innebära brandteknisk klass R 60 i bärande avseende. (Byggnadens bärverk är betongbjälklag på balkar; ytterväggarna är inte bärande.) I intilliggande utrymmen finns verkstäder för trä-, metall- och måleriarbeten. Byggnaden är, förutom arkivlokalen, sprinklad. Synliga spjällmotorer visar att brandspjäll finns i till- och frånluftkanalerna, men p.g.a. takhöjden kunde märkning om brandklass inte kontrolleras. I lokalen finns även genomgående ventilationskanaler och rörledningar som är klädda med isolering. Kontrollampa för belysning saknas, belysningen kontrolleras endast inifrån lokalen. Armaturerna är inte kapslade.

5 5(5) Enligt driftinstruktion ska lokalen städas en gång i månaden. Endast 6-7 personer har tillträde till lokalen, behörigheten styrs av passerkort. Medarbetarna i det bokprojekt som f.n. har tillång till arkivet måste dock börja skriva lånestickor avseende de volymer som lånas. Den särskilda lokalen för bildarkivet besöktes inte vid inspektionen. 3.7 Gallring Ett lokalt tillämpningsbeslut till RA-FS 1991:6 (ä. och omtr. 1997:6) finns som bilaga 2 till arkivbildningsplanen. Till övriga generella gallringsföreskrifter i RA-FS saknas tillämpningsbeslut. I Riksarkivet den 19 januari 2009, Ian Fallenius 1:e arkivarie