Handbok arkiv & dokumenthantering SMRs kansli

Transkript

1 Handbok arkiv & dokumenthantering SMRs kansli Version 1: Senast uppdaterad: (6)

2 Innehållsförteckning HANDBOK ARKIV & DOKUMENTHANTERING SMRS KANSLI... 1 INLEDNING... 3 ANSVARSFÖRDELNING... 3 DOKUMENTHANTERINGSPLAN... 3 VAD KAN GALLRAS?... 4 VAD SKA BEVARAS?... 4 INSATSER INOM SIDASAMARBETET... 4 ÖVRIGA DOKUMENTTYPER SOM BEVARAS... 5 DEN PRAKTISKA ARKIVLÄGGNINGEN... 5 ARKIVFÖRBUD... 5 NÄR ÄR DET LÄMPLIGT ATT ARKIVERA?... 6 ARKIVBESTÄNDIGHET... 6 ATT SÖKA BLAND ARKIVHANDLINGARNA... 6 LÅN AV ARKIVHANDLINGAR... 6 ARKIVETS STYRDOKUMENT OCH VERKTYG (6)

3 Inledning Den här handboken är tänkt som en guide till arkivering både som en förklaring över vad du ska tänka på och rent praktiskt kring hur det går till att arkivera. Utöver handboken finns en arkivpolicy som styr det övergripande arkivarbete, en dokumenthanteringsplan och en förteckning. Ansvarsfördelning I policyn specificeras att organisationens dokumentation ska arkivläggas och vem som ansvarar för arkivläggningen. Ansvaret innebär att regelbundet rensa, gallra och arkivlägga korrekt och skyddat för manipulation. I dokumenthanteringsplanen specificeras vem som ansvarar för vilken dokumenttyp. Dokumenten som varje enskild anställd skapar är inte privata, de tillhör organisationen och ska därför tillgängliggöras för andra anställda och kommande generationer. Det övergripande arkivansvaret ligger hos kansliansvarig, vilket innebär att: Se till att organisationens system för arkiv- och dokumenthantering hålls uppdaterat och efterlevs. Se till att strategiska-, säkerhets- och förvaltningsfrågor fungerar. Enhetsansvariga ansvarar för: Samordning av arkivfrågor på respektive enhet sant möjliggör för personalen att följa arkiv- och dokumenthanteringsrutinerna. Alla anställda ansvarar för att: Rensa insatsen/ärendet från dubbletter och handlingar som inte är nödvändiga för att följa ärendets beredning. Arkivera insatsen/ärendet, (se checklista över vad som gäller för Sida-finansierade insatser, samt praktiska råd). Lämna färdiga volymer för registrering i insatshanteringssystemet (IHS) till administratören. Administratören ansvarar på uppdrag av kansliansvarig för att: Vid behov uppdatera styrdokumenten gällande arkivet. Utbilda kollegor i arkivfrågor. Administrera arkivfunktionen i IHS. Se till att årlig arkivvecka bokas och genomförs. Se till att det finns material för arkivläggning. Se till att gallring, enligt dokumenthanteringsplanen, av insatser genomförs. Hålla genomgång av arkiv- och dokumenthanteringsrutinerna med nyanställda. Registrera volymer i IHS och etikettera volymerna för långtidsbevaring i arkivet. Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplanen är en guide över organisationens alla dokumenttyper och informerar om vad som ska bevaras respektive gallras, när och av vem. Den ska vara så heltäckande som möjligt. Planen följer organisationens Arkivschema och uppdateras regelbundet, speciellt vid omorganisering av verksamheten. R:\2- SMR kansli\administration\arkiv\styrdokument\smrs Dokumenthanteringsplan_2012.pdf 3 (6)

4 Vad kan gallras? Dessa handlingar ska inte förvaras i arkivet. Varje anställd ansvarar själv för att dokument av följande karaktär rensas ut löpande. Egna arbetspapper, i form av utkast, kladdar och referensmaterial. Underlag i form av t ex planering, kalkyler, kostnadsberäkningar mm. Kopior, dubbletter och överexemplar. Korrespondens som saknar betydelse för verksamheten. Externa nyhetsbrev. Material från externa utbildningar, seminarier och konferenser. Enkätmaterial (bevara enbart sammanställning och frågeformulär). Kursanmälningar (till egna och andras kurser). Inkomna cirkulär, rapporter och pressmeddelanden. Handledningar och manualer. Pressklipp utan källursprung och datum Fotografier utan uppgifter om motiv, datum, fotograf Observera att dokument med känsliga uppgifter (ex personnummer) ska förstöras i dokumentförstörare vid rensning och gallring. Vad ska bevaras? Utgår från dokumenthanteringsplanen för att skilja mellan vad som ska bevaras respektive gallras. Insatser inom Sidasamarbetet Ansvarig handläggare för varje enskilt projekt har rensningsansvar. Efter att insatsen avslutats och rensats, slutrapport godkänts och insatsen i insatshanteringssystemet erhållit projekthändelse XSA Slutredovisning arkiverad (godkänd av Sida) lämnas den till administratören för arkivläggning. Checklista över insatsdokument som måste finnas vid arkivering: Ansökan underskriven (senast reviderad) Bedömning av ansökan Beslut om godkännande Avtal Delrapporter underskrivna (senast reviderad) Bedömning av delrapporter Slutrapporter underskriven (senast reviderade) Bedömning av slutrapport Revisionsintyg Korrespondens som förtydligar händelseförloppet i insatsen (inte rutinmässig) Arkivvolymerna märks med sin seriebeteckning, insatserna är uppdelade per organisation och arkivläggs kronologiskt enligt det år de slutgodkänts samt med en markering om gallringsår. En innehållsförteckning för volymen skrivs ut och placeras överst i arkivvolymen, en annan sätts in i arkivseriepärmen hos administratören. 4 (6)

5 Övriga dokumenttyper som bevaras Dokumenthanteringsplanen specificerar dokumenttyper utan förklaring, här följer instruktioner för några typer av dokument som ska bevaras, när något särskilt gäller. Generellt gäller att SMR sparar handlingar med eget ursprung och att handlingar som andra producerat gallras. Korrespondens Korrespondens sparas, både fysisk och e-post. Grundtanken är att ärendet ska kunna följas från början till slut och förstås av en person senare i historien. Korrespondensen ska vara viktig för förståelsen av sammanhanget och tillföra ny information, inte av rutinmässig art. Korrespondens arkivläggs tillsammans med övriga handlingar inom respektive verksamhetsområde. Protokoll Protokoll arkivläggs i kronologisk ordning. Om originalet av någon anledning skulle försvinna ersätts det av en kopia. Utöver styrelse- och årsmötesprotokoll ska protokoll från utskott och arbetsgrupper med beslutanderätt (t ex om bidragsförmedling) arkiveras. Ekonomi All räkenskapsinformation ska bevaras i 10 år (bokföringslagen kräver 7 år, SMRs revisorer önskar 10 år) efter räkenskapsårets slut. Utställningar De utställningar som sparas plockas ner från skärmar och liknande för att inte bli så skrymmande. Alternativt kan de fotograferas av. Fotografier För information se bilaga Arkivrutiner för fotografier. Den praktiska arkivläggningen Börja med att rensa, gallra och sortera dina handlingar. Vik ett aktomslag (dubbelvikt A3) placera det tvärtemot runt din pappersbunt för att skilja ut en årgång eller olika dokumentslag i en volym. Skriv på framsidan vad aktomslaget innehåller. Kontrollera om det finns en halvfull volym från föregående period i serien att fortsätta fylla innan en ny volym påbörjas (syns i förteckningen). Fyll volymen ordentligt så behåller handlingarna sin form. Märk volymen, med blyertspenna, med innehåll och årtal längst ner på kartongens rygg. Lämna volymen till administratören som märker upp med etikett, registrerar i IHS och placerar i arkivet. Arkivförbud Pärmar får inte ställas i arkivet. Plastmappar tas bort (texten klibbar fast på insidan av plasten och blir förstörd). Gem tas bort (de rostar). Tejp (torkar). 5 (6)

6 När är det lämpligt att arkivera? Rensa ärendet löpande. Följ dokumenthanteringsplanens tidsangivelser. Ta för vana att arkivera handlingar när ett ärende är avslutat. Arkivbeständighet De flesta handlingar skrivs ut på vanligt papper för laserskrivare. Ett fåtal handlingar (protokoll, bokslut) skrivs ut på arkivbeständigt papper, se dokumenthanteringsplanen. Använd inte starkt färgade papper, det verkar nerbrytande på arkivhandlingarna. Använd aktomslag till handlingarna. Använd arkivkartong (volym). Använd etiketter med arkivbeständigt klister. Skriv med blyerts direkt på kartongens rygg som komplement ifall etikettens klister torkar och faller av. ISO-beteckningen för arkivbeständigt papper är ISO (märkt med Svenskt Arkiv) och beteckningen för åldersbeständighet är ISO De arkivkartonger som används ska ha märkningen SS (Svensk standard) eller ISO Aktomslag bör ha standard SS Att söka bland arkivhandlingarna En separat beskrivning finns om hur du gör om du vill söka bland handlingarna manuellt eller i Insatshanteringssystemet. R:\2- SMR kansli\administration\arkiv\styrdokument\att söka i arkivet.pdf Lån av arkivhandlingar Anställd som behöver tillgång till arkiverade handlingar kan tillfälligt låna handlingarna från arkivet. Har handlingarna deponerats till Riksarkivet får lån göras hos dem. Den som lånar ansvarar för att omgående efter användandet återlämna handlingarna i samma ordning som vid utlåningen. Handlingar lånas inte ut externt, istället kopieras originalhandlingarna. Arkivets styrdokument och verktyg Arkiv- och dokumenthanteringspolicy Arkivhandbok Dokumenthanteringsplan Arkivschema Att söka bland arkivhandlingarna 6 (6)