EU-projekt Karlshamns kommun

Transkript

1 1 Dokumentplan EU-projekt Karlshamns kommun Inledning En dokumentplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används för att handlingar av samma slag ska bli hanterade på ett likartat sätt, både sådana handlingar som skall bevaras och sådana som får gallras. Hanteringen av dokument sker både i pappersform och i digital form. De datasystem som används är till största delen generella standardprogramvaror. Små informationsmängder lagras i digital form under längre tid. Flertalet handlingar arkiveras endast på papper. Planen skall vara ett levande dokument och justeras efterhand som det uppstår förändringar. Dokumentplan Diarieföring Samtliga EU-projekt som genomförs hos en huvudman som omfattas av offentlighetsprincipen diarieförs hos huvudmannen. Om det är ett litet projekt kan all dokumentation samlas i en diarieakt hos den huvudmannen. I mer omfattande projekt hålls projektets dokumentation för sig, dock alltid med en hänvisning från diariet. Observera att det inom offentlig förvaltning finns ett krav på att handlingar, som kan omfattas av sekretess, skall vara registrerade. Vissa typer av ärenden skall vara diarieförda hos huvudmannen. Detta gäller till exempel upphandlingsärenden. I dessa fall finns samtliga originalhandlingar hos huvudmannen och kopior hos projektet. Gruppering Dela upp handlingarna i ett antal grupper, varje grupp får en egen pärm, huvudflik i pärm, hylla eller mapp i datorn, beroende på projektets storlek. Inom respektive flik sorteras handlingarna i kronologisk ordning. På nästa sida följer exempel på dokumentation som kan förekomma i EU-projekt och hur dessa kan grupperas. Ytterligare indelning i fler grupper kan behövas i vissa projekt.

2 2 Handlingar Bevara eller gallras Grupp 1: Bevaras Den övergripande bindande dokumentationen (arkivpapper 80 gr när det är möjligt) - Ansökan - Kontrakt - Projektplan - Reviderad projektplan - Be från fonden eller programmet - Avtal - Originalfakturor - Slutrapport - Revisionsintyg Obs! Huvudmannens verifikationer gallras normalt efter 10 år. För att säkerställa att originalfakturor finns kvar under hela projekttiden skall därför originalfakturor placeras ordnat i projektpärmen. Hänvisning till var originalfakturan förvaras samt dess verifikationsnummer skall framgå av ersättningsblad som placeras i verifikationspärmen. Grupp 2: Allmän information av relevans - Föreskrifter och regler - Information från myndigheter i Sverige - Guidelines och manualer från EUkommissionen sista utbetalning Grupp 3: Arbetsmaterial som behövs endast för projektets genomförande - Budget med kalkyler och beräkningsunderlag - Arbetsplaner - Korrespondens med partners - Korrespondens med finansiärer - Personalens tidsredovisningar sista utbetalning

3 3 Grupp 4: Kopior ur t ex ekonomiska redovisningen - Fakturakopior - Dokumentation av betalningar - Utdrag ur räkenskaperna - Upphandlingsärenden - Utdrag ur lönelista - Kopior av kvitton och boardingcards - Uppgifter om kopiator användning/ beräkning av indirekta kostnader sista utbetalningen Grupp 5: Dokumentation kring varje aktivitet - Dokumentation från arrangemang - Anmälningsblanketter - Deltagarlistor - Närvarolistor - Program - Fotografier från arrangemang - Deltagares prov/examen - Examensresultat sista utbetalningen Bevarande och gallring Definitioner Bevaras innebär att handlingarna skall bevaras för all framtid. Gallra betyder att man förstör allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar och detta får endast ske om det finns stöd i ett gallringsbe. 10 år betyder att handlingarna skall förstöras 10 år efter det år då handlingen skapades, om inget annat anges. Vid inaktualitet betyder att handlingarna gallras vid inaktualitet, d.v.s. då informationen inte längre har något värde Rensning Innan handlingar, som skall bevaras, arkiveras avlägsnas plastfickor och -register, post-itlappar (tjänsteanteckningar ska vara utskrivna på A4-ark, daterade och signerade), gem och nitar. Plastfickor och plastregister tar mycket plats och plasten kan påverka dokumenten genom att texten missfärgas eller fastnar på plasten. Nitar/häftklamrar och gem påverkar handlingarna genom att metallen rostar och är dessutom utrymmeskrävande.

4 4 Gallringsfrister Strukturfonderna Vid beräkning av gallringsfrister för EU-projekt som finansieras av någon av strukturfonderna gäller följande beträffande efter hur lång tid revision kan äga rum: 3 år efter sista betalning från EU till svenska regeringen sista betalning sker normalt upp till 5 således gallring tidigast 8 Övriga EU-fonder Vid beräkning av gallringsfrister för EU-projekt som finansieras av någon av övriga EU-fonder gäller följande beträffande efter hur lång tid revision kan äga rum: 5 år efter projektet erhållit betalning ller gallras Rutiner för arkivering Varje projekts handlingar skall hållas samman. Handlingar som är samsorterade avseende flera projekt förtecknas i sina detaljer i det projekt som sköter samordningen. I de övriga projektens arkivredovisning skall det finnas en hänvisning till var handlingarna finns. Handlingarna arkiveras i serier enligt gällande klassificeringsstruktur. Arkivet förtecknas löpande och minst en gång per år. Bevarandehandlingar hålls skilda från de gallringsbara handlingarna. Alla handlingar skall så snart som möjligt placeras på sina platser enligt den ordning som framgår av dokumentplanen, detta för att öka möjligheten att ta fram informationen igen. Dokumentplanen tar upp exempel på handlingar som kan förekomma i ett projekt. Att handlingen finns med i listan innebär inte att handlingen skall produceras, bara hur den skall hanteras om den förekommer. Märk pärmar och arkivboxar med huvudmannens namn, projektnamn, år och andra identiteter. Gallringsbara handlingar bör även märkas med gallringsåret, gärna i rött. Det underlättar den kommande gallringen. Leverans till centralarkivet Efter att EU-projekten är avade enligt gallringsfristerna (se ovan) ska leverans ske till centralarkivet. Alla handlingar ska levereras i arkivboxar. Centralarkivet ska alltid meddelas per e-post eller telefon innan leverans. Framställning av handlingar Skrivmateriel, pennor, skrivare och kopiatorer Vid inköp av skrivmateriel skall man alltid välja materiel som är certifierad för arkivändamål. En förutsättning för att informationen på handlingarna skall finnas kvar är att skriften är beständig. Pennor märkta med Svenskt Arkiv är godkända för arkivändamål. Sprit- och filtpennor uppfyller inte kraven på beständighet. Tippex och överstrykningspennor får inte användas på handlingar. Toner i kopieringsmaskiner, skrivare och faxmaskiner skall vara godkända för arkivbruk. Vid inköp skall krav ställas på att all materiel uppfyller kraven enligt SS-ISO

5 5 Digital lagring Kontorsdokument lagras i formatet PDF/A (ISO ). Webbsidor lagras i formatet HTML 4.0 eller senare (ISO/IEC 15445), XHTML 1.0 eller senare eller PDF/A (ISO ). E-postmeddelanden lagras som kontorsdokument. Utveckling av e-lagring pågår. Arkivbeständigt/Åldringsbeständigt papper För att behålla eget producerat material som skall bevaras i ursprungligt skick bör man använda testade och godkända papperskvaliteter. Arkivbeständigt papper är lämpligt för handlingar som skall bevaras under lång tid och som utsätts för stor nötning. Papperet skall vara märkt Svenskt Arkiv för att uppfylla kraven på arkivbeständighet. Dessa papper uppfyller kraven enligt SS-ISO För övriga dokument kan vanligt åldringsbeständigt papper användas. Till gruppen åldringsbeständigt papper hör de flesta skriv- och kopieringspapper. Vid inköp skall krav ställas på att allt vanligt bruks- och kopieringspapper uppfyller kraven enligt SS- EN ISO 9706 Aktomslag Handlingar som skall bevaras på papper får inte förvaras tillsammans med annat än pappersmaterial. Det innebär att gem, nitar, häftklamrar, plastmappar, gummisnoddar etc. skall avlägsnas innan den liga arkiveringen. Handlingar som behöver hållas ihop samlas i aktomslag. Aktomslagen skall uppfylla kraven i svensk standard SS Arkivboxar Handlingar som skall bevaras skall så snart som möjligt flyttas över i arkivboxar. Det finns flera bredder att välja på. Boxarna bör vara fyllda, de förstörs annars vid frekvent hantering. Ur brandsynpunkt är en fylld box säkrare än en halvfull. Arkivboxar skall uppfylla krav i svensk standard SS Källa: SIPU Mariebergs Arkivbyrå/Jan Appelquist