Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Dokumhanteringsplan dokum A Föreningsverksamhet Årsmöte/rådsmöte Kallelse Arkivläggnin Program/dagordning Anmälningar Deltagarlista efter 1 år Röstlängd Motioner Medlemsansökan Protokoll Årsmöteshandlingar/bilagor Orginalprotokollet tas ut på arkivbeständigt papper Styrelsen Styrelsens protokoll Presidiets anteckningar A3 Styrelseprotokoll med bilagor Efter 3 år Orginalprotokollet tas ut på arkivbeständigt papper Handlingar/bilagor A3 Styrelseprotokoll med bilagor Kallelse A3 Styrelseprotokoll med bilagor Dagordning A3 Styrelseprotokoll med bilagor Styrdokum; delegations- A4 Grunddokum Omgående Arkivläggs vid uppdatering ordning, arbetsordning Årsredovisning 1 ex. Även i serien Årsredovisningar R:\2- SMR kansli\administration\arkiv\arkivpolicy\bilagor till handboken och policy 1

2 dokum Arkivläggnin Utvecklingsutskottet Utskottets protokoll A8 Utskott Orginalprotokollet tas ut på arkivbeständigt papper Utskottets handlingar (exkl A8 Utskott insats-handlingar, enbart övr Styrdokum för UU A4 Grunddokum Arkivläggs vid uppdatering Grunddokum/organisationsövergripande Stadgar, riktlinjer, strategi, värdegrund Policyer A4 Grunddokum Omgående A4 Grunddokum Omgående Organisationsscheman, modeller A4 Grunddokum Omgående Kansliprocesser A4 Grunddokum Verksamhet Årsberättelser A5 Verksamhetsberättelser Omgående Tertialrapporter; T1-T3, narrativ A6 Verksamhetsplaner Verksamhetsplan, 3-årig A6 Verksamhetsplaner Omgående T1-T2 gallras, T3 bevaras + används till ÅB och Sidarapport (som bevaras) Detaljplanering, 1-årig (underlag kallas arbetsplan) Ledningsgruppsanteckningar A6 Verksamhetsplaner A9 Ledningsgrupp Den 3-åriga VPn nedbruten per år Samordningsgruppens A9 Ledningsgrupp anteckningar Kanslimötesanteckningar A10 Kansliets möten Omgående Funktionsmötesanteckningar Funktionsansv arig Generalsekreterarens rapport A3 styrelseprotokoll Korrespondens Oviktig gallras Viktig bevaras Alla A12 Korrespondens Efter 3 år Sparas på R: i ca 3 år, eller efter eget behov Ingår som handling bland övriga styrelsehandlingar. R:\2- SMR kansli\administration\arkiv\arkivpolicy\bilagor till handboken och policy 2

3 dokum Medlem Arkivläggnin Medlemsansökningar A7 Medlemsorganisationer Efter 3 år I närarkiv, hängmapp Organisationsbesök; anteckningar A7 Medlemsorganisationer Efter 3 år I närarkiv, hängmapp Missionsstatistik Ekonomiassist A7 Medlemsorganisationer Efter 3 år Externa relationer o nätverk (ex KV inkl CWME, SIM, SKR, Concord) Rapporter, skrivelser, PM Berörd A11 Externa relationer Mötes-, minnesanteckningar och protokoll Remisser och remisssvar Berörd A11 Externa relationer Berörd A11 Externa relationer Handlingar som SMR producerat själva och medverkat till. Med evuella bilagor/handlingar. då SMR är huvudansvarig, annars annan arkivläggare. Korrespondens Arbete kring KV, CWME; egenproducerade handlingar, Oviktig gallras Viktig Berörd A11 Externa relationer bevaras Berörd A11 Externa relationer grunddokum B Sida Ansökningar, rapporter Ansökningar (Syd, Öst, B1 Ansökningar Omgående Praktikant och Info) Rapporter (Syd, Öst, Praktikant B2 Rapporter Omgående och Info) Tabellbilagan Controller, B2 Rapporter Efter fogas arkivet efter periodavslut. periodavslut (En period består av 3+1år). Se ovan Samarbetsavtal Sida/SMR Funktionsansvarig B3 Korrespondens o handlingar Efter Förvaras i kassaskåp. (En period periodavslut består av 3+1år) Avtal SMR/MO Controller B3 Korrespondens o handlingar Efter periodavslut Äldre avtalsförfarande , nytt sätt fr Förvaras i Korrespondens o övriga Oviktig Viktig Funktionsansvarig B3 Korrespondens o handlingar Årsvis Ex Sidas bedömnings-pm handlingar gallras bevaras Bidragsförmedling; styrdokum, handbok Handläggare B3 Korrespondens o handlingar Årsvis Ex Att söka bidrag (fd handbok) R:\2- SMR kansli\administration\arkiv\arkivpolicy\bilagor till handboken och policy 3

4 dokum C Utvecklingsinsatser Insatser Insatser (Syd, Öst, praktikant); ansökan, bedömning, beslut, avtal MO/SO, delrapporter, slutrapport, slutbedömning, revisionsintyg, ev korrespondens Humanitära insatser Arkivläggnin Handläggare, C1 Insatser Efter Sidas e From 2012 gallras handlingarna 7 år efter slutredovisning enligt bokföringslagen (Sidas krav). Handläggare, C2 Humanitära insatser Efter Sidas From 2012 gallras handlingarna efter Informationsinsatser Handläggare, C3 Informationsinsatser Efter Sidas From 2012 gallras handlingarna efter SMRs egna insatser Handläggare, C4 SMRs egna insatser Efter Sidas Insatsavtal MO/SO Handläggare, C1-4 Efter Sidas Del av insatshandlingarna Ekonomiska Handläggare, C1-4 Efter Sidas Del av insatshandlingarna rapporter/redovisning Revisionsberättelse och gallras handl rensar, Sida Arkiveras tillsammans med revisionscheklista Adm arkiverar ekonomiska rapporter. Revisionsintyrapport Handläggare, C1-4 Efter Sidas Del av insatshandlingarna Korrespondens Oviktig Viktig Handläggare, C1-4 Efter Sidas Del av insatshandlingarna gallras bevaras D Tematiskt arbete Teologisk reflektion, religion o utveckling samt religionsfrihet, organisationsutveckling. Tematiska områden: Miljö, fred och konflikt, jämställdhet, religion och religionsfrihet, HIV/Aids, korruption, alkohol o drogmissbruk Dokumation viktig för det Handläggare D1 Efter Lämpligt att göra löpande alternativt tematiska arbetet periodavslut årlig utskrift av dokum Metodverktyg, pedagogiskt Handläggare D1 Efter material avslutad Rapporter; utvärderings-, studier Handläggare D2 Rapporter; utvärderings-, studier Omgående Serien inkluderar seminarierapporter Konsultavtal Uppdragsgivar en/ ToR, processplaner Uppdragsgivar en I respektive processmaterial Efter avslutat i pärm hos kansliansvarig, ej i arkiv R:\2- SMR kansli\administration\arkiv\arkivpolicy\bilagor till handboken och policy 4

5 dokum Arkivläggnin Seminarier och kurser (mötesplatser) Inbjudan Ansvarig D3 Seminarier, kurser Bakgrundsunderlaprocessplan Oviktigt Viktig Ansvarig D3 Seminarier, kurser gallras bevaras Anmälningar Ansvarig Deltagarlista Ansvarig D3 Seminarier, kurser Program/dagordning Ansvarig D3 Seminarier, kurser Sammanställning, utvärdering, Ansvarig D2 Utvärderingar rapporter Sammanställning av årets D3 Seminarier, kurser Årsvis mötesplatser After action review/- Ansvarig Infogas i den serie ämnet i Omgående mötesutvärdering utvärderingen berör Konsultavtal ToR, uppdragsbeskrivning Ansvarig D3 Seminarier, kurser Arbetsgrupper Protokoll, anteckningar Ansvarig för D4 Arbetsgrupper Årsvis För arbetsgruppen specifika Ansvarig för D4 Arbetsgrupper Årsvis dokum, t ex slutrapporter Ev del- och slutrapporter Ansvarig för D4 Arbetsgrupper Årsvis Processplanen bevaras. i pärm hos kansliansvarig, ej i arkiv Korrespondens Oviktig Viktig Ansvarig för D4 Arbetsgrupper Årsvis bevaras Arbete som bedrivs som projekt (enl projektmodellen) Uppdragsbeskrivning Projektledaren Arkivläggs inom ramen för den Projektplan Projektledaren Arkivläggs inom ramen för den Slutrapport Projektledaren Arkivläggs inom ramen för den Projektresultat (rapport, publikation etc) Arkivläggs inom ramen för den R:\2- SMR kansli\administration\arkiv\arkivpolicy\bilagor till handboken och policy 5

6 dokum Arkivläggnin Övrig projektdokumation Oviktig Projektledaren Arkivläggs inom ramen för den E Kommunikationsarbete Övergripande Kommunikations styrdokum; Kommunikatör E7 Påverkansarbete, övergripande grafisk profil, strategi Power Point presationer Information & trycksaker Broschyrer, foldrar och informationsblad Böcker, publikationer Ansvarig E7 Påverkansarbete, övergripande Kommunikatör E5 Publikationer Omgående Kommunikatör E5 Publikationer Omgående Skivs ut på papper för arkivering. Informations- och nyhetsbrev; E6 Hemsida/webb webbaserat Hemsida/webb; utskrift av E6 Hemsida/webb 1 ggn/år, layout vid Statistik på sociala medier; facebook, twitter, blogg Kommunikatör E6 Hemsida/webb Halvårsvis Statistik på hemsidan Kommunikatör E6 Hemsida/webb Halvårsvis Utställningar/roll-ups Skrymman Kommunikatör E8 Fotografier/filmer de gallras Påverkansarbete Pressmeddelanden Kommunikatör E7 Påverkansarbete, övergripande större förändringar skrivs helheten ut. Fotograferas av för arkivering då utställningar ofta är skrymmande. Uttalanden/debattartiklar Kommunikatör E7 Påverkansarbete, övergripande Pressklipp Enkäter/undersökningar Bildhantering Digitala bilder Äldre fotografier/bilder; ett urval Om datum och källa Kopior och dubletter Kopior och dubletter Kommunikatör Ansvarig Kommunikatör Kommunikatör E7 Påverkansarbete, övergripande Infogas i den serie ämnet i enkäten berör E8 Fotografier/filmer E8 Fotografier/filmer Arkivera ej hela tidningar utan klipp ut artikeln. Märk med datum och Sammanställning och frågeformulär sparas. Bränns ner och sparas på CD. Dessa är ej systematiskt bevarade; bevaras av kuriosaskäl. R:\2- SMR kansli\administration\arkiv\arkivpolicy\bilagor till handboken och policy 6

7 dokum F Personal Kanslipersonal Personalakt; annons, anställningsavtal, ansökan, CV, betyg, kursintyg, ev avgångspension, överenskommelser, ev tjänstledighet/föräldraledighet Utvecklingssamtal Personaldokum Personalhandbok Löner Lönelistor, lönespecifikationer Reseräkningar, arvoden och traktamen Arkivläggnin Efter avsl tjänst Efter 10 år Efter 10 år Respektive R: funktionsansva Personal Personal Ekonomiassist Ekonomiassist F1 Kansliperonsal F2 Personaldokum F4 Löner F4 Löner avslut uppdatering Använd dokumförstörare vid Använd dokumförstörare vid Använd dokumförstörare vid Använd dokumförstörare vid Tidrapporter Ekonomiassist Använd dokumförstörare vid Försäkringskasseärenden Efter 10 år Ekonomiassist F4 Löner Använd dokumförstörare vid Kontrolluppgifter/ deklarationshandlingar Efter 10 år Ekonomiassist F4 Löner Läkarintyg Efter 10 år Ekonomiassist F4 Löner Använd dokumförstörare vid Försäkringar för anställda 10 år efter F2 Personaldokum Använd dokumförstörare vid avslut Pensioner (KP mm) 10 år efter avslut F2 Personaldokum Använd dokumförstörare vid Lönerevision Använd dokumförstörare vid Samverkansavtal Använd dokumförstörare vid R:\2- SMR kansli\administration\arkiv\arkivpolicy\bilagor till handboken och policy 7

8 dokum Arkivläggnin G Ekonomi Verifikationer Verifikationer; fakturor kund o Efter 10 år Ekonomiassist G4 Verifikationer Bokföringslagen kräven 7 år, leverantör, saldobesked revisorer önskar 10 år. Postgirotalonger Efter 10 år Ekonomiassist Efter 3 år i samband med att 10 års materialet läggs i kartonger för Huvudböcker/bokslut Årsbokslut med bilagor/underlag G3 Bokslut Kontoplaner G1 Huvudböcker Tertialrapporter; T1-T3, ekonomisk Huvudböcker Årsredovisning A6 Verksamhetsplaner T1-T2 gallras, T3 bevaras + används till ÅB och Sidarapport G1 Huvudböcker Printas (eller bränns på CD, tillsyn var 5:e år. Konvertera vid uppdatering av programvara). G1 Huvudböcker Printas på arkivbeständigt papper. Revisionsberättelse Ränteavstämning Efter 10 år Controller Avstämning av anslagen Efter 10 år Controller Invarier Förteckning över invarier och datorer Administrativa avtal och kontrakt Garantier Serviceavtal Hyreskontrakt Försäkringsavtal Konsultavtal Upphandlingar vid Funktionsansvariga G1 Huvudböcker G2 Huvudböcker periodavslut periodavslut sammans med årsredovisning. Printas på arkivbeständigt papper. Denna är ett av underlagen i årsbokslutet. ej i arkiv ej i arkiv ej i arkiv ej i arkiv ej i arkiv ej i arkiv R:\2- SMR kansli\administration\arkiv\arkivpolicy\bilagor till handboken och policy 8

9 dokum Arkivläggnin Ekonomihandbok Ekonomihandbok Innevarande år räknas inte som ett helt år." " innebär således innevarande år och två hela år. Inget av de dokum som är märkt med gallring vid ska förvaras i arkivet. R:\2- SMR kansli\administration\arkiv\arkivpolicy\bilagor till handboken och policy 9