LADOK-funktionen Antagningsenheten Examensenheten

Transkript

1 ARKIVBILDNINGSPLAN för Högskolan i Borås sida 1 ( 3 ) Avdelning/arkivbildarfunktion Upprättad av Godkänd av Fastställd den Tillämpas fr.o.m Avdelningen för utbildnings- och forskningsstöd Margareta Åkesson Lisbet Kristansson Seriesignum Arkivserie/handlingstyper Förvaringstid Ev. gallringsfrist Anteckningar Avd. arkiv Centralarkiv LADOK-funktionen LADOK indata - underlag till individuella beslut 2 år Gallras efter 2 år Innehåller exempelvis byte av personnr, gallring av felaktiga inlägg, avstängning LADOK utdata - verifikationslistor 10 år Gallras efter 10 år Skrivs ut 2ggr/ år, terminsvis med prefektens underskrift. - borttagning av reg (arkivlista) 1 år Gallras efter 1 år Underlag till ändring av felaktig uppgift. Antagningsenheten Anmälan till utbildning med bilagor 2 år Gallras efter 2 år Vid överklagande bevaras ansökan med bilagor i besvärsakt i diariet. Anmälan till mode- och textildesignutbildningar Bevaras Gäller samtliga ansökningshandlingar. Prover återsänds. Examensenheten Examensbevis 1 år Bevaras Svenskt arkiv 100. Sorteras efter huvudämne, inriktning och - Magisterexamen t.o.m 2015 alfabetiskt efter efternamn. Utbildningsbeskrivning/Diploma supplement - Kandidatexamen t.o.m 2015 biläggs i den mån de förekommer. - Högskoleexamen t.o.m Yrkesexamen t.o.m 2015 Generella examen - grundexamen - avancerad Konstnärlig examen - grundexamen - avancerad Yrkesexamen - grundexamen - avancerad Examensansökningar med bilagor - där bevis utfärdats 2 år Gallras efter 2 år efter utfärdat examensbevis, RA-FS 2007:1 - avslag/överklagandeärenden Bevaras Enligt RA-FS 2007:1. Arkiveras bland diarieförda handlingar tillsammans med besvärshandlingarna. Lokal examensordning Bevaras Förs omgående till diariet MAL

2 ARKIVBILDNINGSPLAN för Högskolan i Borås, sida 2 ( 3 ) Avdelning/arkivbildarfunktion Upprättad av Godkänd av Fastställd den Tillämpas fr.o.m Avdelningen för utbildnings- och forskningsstöd Margareta Åkesson Lisbet Kristansson Seriesignum Arkivserie/handlingstyper Förvaringstid Ev. gallringsfrist Anteckningar Avd. arkiv Centralarkiv Forskningsstöd Forskning- och utbildningdsnämndens protokoll Bevaras Förs omgående till diariet. Papperskvalité Svenskt Arkiv 80 Utlysning av forskningsmedel Bevaras Förs omgående till diariet. Ansökningar av forskningsmedel Bevaras Förs omgående till diariet. Diarieförda ärende Bevaras Förs omgående till diariet. Mallar och anvisningar Bevaras Finns även på webben Trycksaker - rapportserien; Vetenskap för profession Bevaras Arkiveras av informationsavdelningen. - årsredovisning Bevaras - årsberättelse, forskning Bevaras Statistik Bevaras - för eget kvalitetsarbete Bevaras - för årsredovisning vid inakt Gallras vid inaktualitet Grundutbildningsstöd Diarieförda ärende Bevaras Förs omgående till diariet. - remisser - examensrättigheter - nya utbildningsprogram - nya huvudområden - riktlinjer och ordningar, utbildning - kurs- och utbildningsplaner Handböcker Bevaras Mallar och anvisningar Bevaras Finns även på webben Processbeskrivningar Bevaras Trycksaker Bevaras Det som inte arkiveras av informationsavdelningen - årsredovisning Bevaras - årsberättelse, utbildning Bevaras Statistik Bevaras Finns även på webben 2007 MAL

3 ARKIVBILDNINGSPLAN för Högskolan i Borås sida 3 ( 3 ) Avdelning/arkivbildarfunktion Upprättad av Godkänd av Fastställd den Tillämpas fr.o.m Avdelningen för utbildnings- och forskningsstöd Margareta Åkesson Lisbet Kristansson Seriesignum Arkivserie/handlingstyper Förvaringstid Ev. gallringsfrist Anteckningar 2007 MAL Avd. arkiv Centralarkiv Samverkan Offerter, avtal och kontrakt Bevaras Arkiveras omgående i diarieförda handlingar via respektive inst. Rapport/missiv till HSV Bevaras Gäller uppdragsutbildning > 60 hp. Förs omgående till diatiet. Riktlinjer/interna rutiner och mallar Bevaras Förs omgående till diariet. Finns även på webben. för uppdragsutbildningar Handlingar rörande uppdragsutbildningar Bevaras Kursplaner, tentamensformulär, resultatlistor, kursintyg, kursdossiéer och kompendier arkiveras hos respektive institution enligt deras gällande arkivbildningsplan. Anteckningar vid inakt Gallras vid Gäller möten och samtal med uppdragsgivare. inaktualitet Studenträtt Handlingar i diciplinärenden Bevaras Förs till diariet omgående. Handlingar rörande utbildning av tentamensvakter vid inakt Bevaras Informationsskrifter 1 år Bevaras Rutinbeskrivningar vid inakt Bevaras Internationellt samarbete & utbyte Ansökningar om medel Bevaras Förs omgående till diariet. Avtal och kontrakt, externfinansiering Bevaras Förs omgående till diariet. Redovisningar och slutrapporter, externfinansiering Bevaras Förs omgående till diariet. Sammanställning av utvärderingar rörande utbytesverksamheten 1 år Bevaras Rutiner, manualer och handböcker vid inakt Bevaras Aktivitetsdokumentation 1 år Bevaras - inbjudningar - program - trycksaker - tips och råd Viktigare korrespondens med partneruniversitet vid inakt. Bevaras Löper över många år. Korrespondens av tillfällig betydelse vid inakt. Gallras vid inakt. enligt lokal tillämpningsplan för RA-FS 1997:6 Ansökningshandlingar för antagna utbytesstudenter 1 år Bevaras enligt RA-FS 2007:1

4

5

6