Styrelsemöte 2014/3, med funktionärer och kommittéordföranden.

Transkript

1 Styrelsemöte 2014/3, med funktionärer och kommittéordföranden. Tid: Tisdagen den 27 maj, kl Plats: Stockholm, Konstellas lokaler STYRELSEN: Närvarande: Bo Bäckström ordf., Jan G Nilsson vice ordf., Göran Werner, led., Marianne Cederwall, led., Sofi Almqvist, led., Jarmo Nieminen, led., Kjell Hedenström, led., Ulf Lademyr, suppl., Anders Bylund, suppl. Frånvarande: FUNKTIONÄRER: Närvarande: Per Olsson, Håkan Bergeå, Klas Thorén, Inger Sundström. KOMMITTÉREPRESENTANTER: Närvarande: Anna Lindh Wikblad 1 Styrelsemötets öppnande Ordförande öppnar mötet och hälsar de närvarande välkomna. 2 Val av ordförande och sekreterare för mötet Till ordförande för mötet väljs Bo Bäckström och till sekreterare väljs Anna Lindh Wikblad. 3 Val av protokolljusterare Till justerare att jämte ordföranden justera styrelseprotokollet väljs Jarmo Nieminen. 4 Fastställande av dagordning Förslag till dagordning fastställs med tillägg av övriga frågor under 21; hemsidan, matrikel, småföretagsförsäkring samt översyn av valnämnd.

2 5 Föregående styrelseprotokoll Föregående styrelseprotokoll från godkänns och läggs till handlingarna. 6 Föregående FU-protokoll Föregående FU- protokoll daterade , samt godkänns och läggs till handlingarna. 7 Ekonomi Per Olsson redovisar det ekonomiska bokslutet för 2013 vilken bifogas protokollet. Årets förlust på ca kr beror främst på engångskostnader för flytt av kansli. Styrelsen godkänner redovisningen av bokslut Ett revisionsmöte med två revisorer samt föreningens kassör, ordförande och vice ordförande kommer att hållas den 16 juni kl Protokoll kommer att redovisas vid nästa styrelsemöte. Prognosen för första kvartalet 2014 signalerar att budget beräknas att kunna hållas. Årets Stadsbyggnadsdagar gick med större överskott än väntat, och även kommande utbildningar väntas ge ett positivt resultat. Kostnaderna för kanslifunktionen beräknas ge lägre kostnader än vad som budgeterats inför Styrelsen godkänner prognosen. Styrelsen informerades om föreningens aktiekapital. På grund av företagsköp kommer sannolikt vissa aktier att lösas in. Kassören får i uppdrag att ta fram förslag till hur dessa medel ska hanteras. 8 Kommittéerna Styrelsen får en rapport från samtliga kommittéer förutom från mex och stadsbyggnad som saknar representation på mötet. Styrelsen godkänner rapporten. Styrelsen beviljar trafikkommittén ett bidrag till studieresa på högst 7000 per deltagare dock max kr totalt. 9 Utbildning Under 2013 anordnade föreningen sex konferensen plus årskongressen i sex olika städer, totalt har 1130 personer deltagit. Samtliga visar ett positivt resultat både deltagarmässigt och ekonomiskt, och innebär totalt sett en förbättring från Betygen är generellt sett goda. För 2014 höjdes priserna, men detta verkar inte ha påverkat deltagarantalet, Stadsbyggnadsdagarna slog i år deltagarrekord. Styrelsen godkänner rapporten och sätter inriktningen att ett konferensutvärderingsmöte ska genomföras under våren Nya medlemmar I utgången av 2013 fanns 1795 medlemmar i föreningen, varav 728 kvinnor vilket visar en ökning av andelen kvinnor. Under 2014 hittills har 42 nya medlemmar tillkommit. Styrelsen godkänner informationen. Styrelsen beslutar att till föreningen välja in Jan-Ove Nilsson, projektledare på Byggrutin AB och Anna Norgren, markingenjör i Avesta kommun. 11 Arkiv/kansli, Konstella Klas Thorén lyfter behovet av att se över rutiner för hantering av medlemsregistret, exempelvis för returnerade utskick och fakturor, logistik, mejlutskick och adressändringar. Styrelsen ger i uppdrag till Klas T och Bo B att ta fram förslag till rutiner vilka presenteras vid nästa styrelsemöte. Klas T får också styrelsens förtroende att lyfta dessa frågor med Konstella i den utvärdering som ska ske den 16 juni. Styrelsen ger också Klas Thorén i uppdrag att samordna förrådsgenomgång i höst.

3 12 Varumärken Styrelsen beslutar att söka varumärkesskydd för namnen Gatukontorsdagarna, MEX-dagarna, Lantmäteridagarna, Stadsbyggnadsdagarna, KT:s Ledarforum samt KommunalTeknik. För det sistnämnda söks skydd för namnet tillsammans med föreningens nya logotyp samt ett eget skydd för enbart logotypen. Styrelsen ger uppdraget till Klas Thorén att underteckna begäran om registrering av dessa varumärken till PRV. 13 Stadsbyggnad Samordnade annonser: Bjarne Christiansson från Annonssäljarna informerade styrelsen om företaget och tolkningen av uppdraget från föreningen. Uppdraget består av två delar, dels layout och tidningsproduktion, dels annonsförsäljning. Annonssäljarna vill gärna vara med i helheten för att kunna maximera nyttan och föreslår att de får tillgång till föreningens mejlutskick för att kunna utveckla ett helt koncept för jobbannonser på webben. Annonssäljarna föreslår också en ombyggnad av såväl Stadsbyggnads som föreningens hemsidor för att för att stärka unikhet och synergier. Styrelsen beslutar att resten av 2014 får Annonssäljarna sälja platsannonser i tidskrift och som banner på webben, men jobbannonser via mejlutskick stannar inom föreningens egen regi. Agneta Sundberg får i uppdrag att ta fram ett underlag för utvärdering av detta beslut samt ett underlag för en treårsplan för annonssäljandet, båda underlagen ska presenteras på strategidagarna. Gratisexemplar: Agneta Sundberg lyfter behov av en policy för hur föreningen ska se på utdelning av gratisexemplar och subventionerade exemplar av Stadsbyggnad. Styrelsens ger Agneta med stöd av Inger i uppdrag att ta fram underlag till en sådan policy vilken ska presenteras på strategidagarna. Samförsäljning med Samhällsbyggaren: Annonssäljarna har också tidskriften Samhällsbyggaren som uppdragsgivare och föreslår att en samförsäljning av platsannonser för båda tidskrifterna ska göras. Styrelsen bedömer att detta är gynnsamt för Stadsbyggnad som har en mindre upplaga och beslutar att samförsäljning ska ske. Utvärdering ska genomföras. Övrigt: Agneta Sundberg lyfter behovet av att kunna göra digitala sökningar av artiklar samt räkna besöksflöden på webben, och styrelsen ger henne i uppdrag att ta fram en offert för detta. Agneta får också i uppdrag att ta fram ett underlag till ny layout för vykort. Såväl offert som underlag ska presenteras på strategidagarna. 14 Årskongressen 2014 Årets årskongress hålls i Göteborg, programmet är färdigt och utskickat. KommUng har en träff dagen innan, då även föreningens kommittéer träffas, och några av dessa yngre förmågor kommer också att delta på årskongressen. Gotia hotell rekommenderas till funktionärer. Årsmötet genomförs i anslutning till kongressen, handlingarna kommer sedvanligt att skickas ut en månad innan. Förra årets verksamhetsberättelse är inte färdig än, men kommer att presenteras på nästa styrelsemöte. 15 Kommande årskongresser Styrelsen beslutar att årskongressen 2015 ska hållas i Stockholm, och kongressen 2016 i Malmö. 16 Verksamhetsplan Jan G presenterar förslaget till verksamhetsplan för 2014, daterad , vilken styrelsen godkänner och lägger till handlingarna.

4 17 IFME Inger S och Bo B deltog nyligen i IFME:s möte i ett Skottland. Träffen var en positiv upplevelse med gott värdskap och intressanta projekt att ta del av, bland annat en spårvägsinvigning. Fler länder än tidigare deltog på mötet. Nästa möte kommer att ske i Nederländerna (Etten-Leur) den september. IFME world congress 2015 kommer att hållas i Rotoura, Nya Zeeland. Bo B föreslår att en grupp åker från föreningen, däribland representanter från kommittéerna. Kongressen 2021 är också under planerande och det finns en tanke om att Sverige skulle kunna vara ett tänkbart värdland. Styrelsen tar inget beslut i dessa frågor utan låter tankarna mogna till ett senare tillfälle. Nytt IFME- avtal skrivs inom kort med den amerikanska föreningen. Styrelsen tackar för informationen och lägger den till handlingarna. 18 NKS Styrelsen beslutar att Inger S deltar i NKS möte den 3-5 oktober 2014 i Holstebro, Danmark samt att Sofie Almqvist deltar på mötet i Estland oktober Kjell rapporterar från ett nordiskt samarbete för små kommuner, där en träff planeras i Malmö i oktober. Ambitionen är att en samling av goda exempel ska kunna presenteras under året. Styrelsen lägger informationen till handlingarna. 19 Position 2015 I början av 2015 kommer en konferens kring IT och GIS att anordnas gemensamt av bl a vår förening, ULI, SKMF, kartografiska sällskapet och samhällsbyggarna. Samarbetsavtal finns upprättat. Håkan B sitter i styrgruppen, Lantmäterikommittén deltar i programgruppen och Per O deltar i ekonomigruppen. Detta innebär sannolikt att föreningens egna Lantmäteridagar i Göteborg flyttas till hösten och de i Stockholm utgår 2015, beslut är dock inte taget ännu. Styrelsen lägger informationen till handlingarna. 20 KT:s arbetsordning Bo B visar ett underlag till arbetsordning och styrelsen ger i uppdrag till Klas T att vidarebearbeta materialet, särskilt med tanke på avtalet med Konstella. Inriktningen är att arbetsordningen ska gälla för Alla uppmanas granska och komma med synpunkter. Förslag tas upp på nästa styrelsemöte. 21 Strategidagar i Malmö Styrelsen beslutar att Strategidagarna i Malmö ska hållas den 3-4 dec Övriga frågor KT:s hemsida: Jan arbetar med att ta fram ett förfrågningsunderlag för att upphandla tjänsten och i detta arbete är Konstella behjälplig. Ett utkast kommer att presenteras på nästa styrelsemöte. Matrikel: Konstella har föreslagit att nästa matrikel blir en digital produkt (e- book) som kan tryckas löpande utifrån efterfrågan. (Print on demand). Tryckkostnaden per exemplar blir högre, men den samlade tryckupplagan förväntas bli markant mindre och behovet av lager upphör. Det blir en matrikel för 2015 som kan uppdateras vid behov. Styrelsen beslutar att anta Konstellas förslag. Innan en e-book kan skapas behövs dock en samsyn kring vilken information som bör finnas i matrikeln och vilken som ska rensas bort, och utifrån detta hur anmälningsblanketten ska utformas. Styrelsen ger utredningsuppdraget till Klas T med stöd av Håkan B och Per O. Ett underlag ska presenteras på nästa styrelsemöte. Småföretagsförsäkring: Föreningen har inte längre någon egen personal men Per O lyfter behovet av att ha kvar denna försäkring. Styrelsen beslutar att ge Per O i uppdrag att utveckla och teckna försäkringen.

5 Valnämnden: Sammansättningen behöver förändras, ett antal ledamöter är alltför inaktiva. Nya ledamöter får gärna ha förankring i kommittéerna och vara geografisk spridda. Förslag lämnas till Bo B. 23 Nästa möte Nästa styrelsemöte sker i Göteborg den 2 sept Bo Bäckström Ordförande Jarmo Nieminen Justeringsman Anna Lindh Wikblad Sekreterare

6 Resultatredovisning Verksamhetsåret Föreningsverksamhet Administration Intäkt Kostnad Resultat 01 Medlemsavgifter Personal, Lön Christina Andrews Centraladministration Kostnader i samband med flytt Styrelse & FU Strategidagar Strategidagar IFME Nord. Samarb. Kom Kongresser 33 KTU KTU Resultat Förenings verksamhet

7 Näringsverksamhet Intäkt Kostnad Resultat 40 Näringsverksamhet Kommittéverksamhet 11 Bygg- och Förvaltningskommittén Chefskommittén Gatukommittén Kommittén för Hållbar Samhällsbyggnad Lantmäterikommittén MEX-kommittén Trafikkommittén Stadsbyggnad STB 2012, nr STB 2012, nr STB 2012, nr Stadsbyggnad STB 2013, adm o pren STB 2013, nr STB 2013, nr STB 2013, nr STB 2013, nr STB 2013, nr STB 2013, nr STB Hemsida Friexkampanj Kursverksamhet Kursadministration Stadsbyggnadsdagar Lantmäteridagar (våren) Gatukontorsdagar MEX-dagar Kommunala Lantmäteridagar Chefsdagar Kursverksamhet 2012

8 82 Lantmäteridagar (våren) Gatukontorsdagar KT Hemsida Matrikel Näringsverksamhet Resultat Kapitalförvaltning Aktieutdeln & förvaltningskostnader Räntor Kapitalförvaltning Resultat Avskrivningar 93 Avskrivningar Återföring periodiseringsfond Skatter xx Årets skatt 0 yy Gamla skatter 0 Summa 0

9 Resultat 2013 Efter avskrivningar och skatt Föreningsverksamhet Näringsverksamhet Kapitalförvaltning Upplösning periodiseringsfond Skatt 0 0 Summa Bokslutskommentar till Verksamhetsåret Under året har redovisats engångskostnader i form av flyttning av kansliet och arvoden för funktionär som skulle belastat tidgare versksamhetsår.