PROTOKOLL STYRELSEMÖTE FÖR ALBIN 25 KLUBBEN

Transkript

1 PROTOKOLL STYRELSEMÖTE FÖR ALBIN 25 KLUBBEN Tid: 4 september 2008 kl Plats: Hemma hos ordförande Ove Paulusson i Mölndal Närvarande: Ordförande Ove Paulusson () IT-ansvarig Morgan Fredberg () via telefon Ledamot / vice ordförande Tommy Malmgren (TM) via telefon Sekreterare Göran Hellberg (GH) Frånvarande: Kassör Rosita Olsson-Palmberg (R) DAGORDNING & PROTOKOLL 1. Mötets öppnande Ordföranden öppnade mötet. 2. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 3. Närvarolista Enligt ovan. 4. Protokoll från föregående styrelsemöte Protokollet godkändes. 5. Kassören rapporterar Då kassören var frånvarande rapporterade ordföranden klubbens kassabehållning per : På Placeringskonto (räntebärande): ,00 och på Företagskonto: 991,20 kr. Kommande planerade utgifter är ca kr (nästa styrelsemöte i Motala, arvoden till styrelsen, prel skatt för arvoden och inköp av färglaserprinter). Sidan 1 av 8

2 5.2. Kassören avgår / ny t f kassör utses Några dagar innan detta styrelsemöte rapporterar nuvarande kassör Rosita Olsson-Palmberg skriftligen till styrelsen att hon av hälso- och privata skäl i förtid vill entledigas från sitt uppdrag. Styrelsen accepterar detta och beslutar att entlediga R samtidigt som vi vill uttrycka vår tacksamhet för de insatser hon gjort för klubben. Under mötet diskuterar vi den uppkomna situationen och ger i uppdrag att fråga klubbens revisor Börje Andersson om han kan inträda i rollen som t f kassör fram till nästa årsmöte. bekräftar under kvällen att han pratat med BA som med förbehåll accepterar rollen som t f kassör. Förbehållet är att han tillsammans med snarast vill titta på statusen i klubbens bokföring mm. / BA försöker att arrangera detta genom ett möte med avgående kassör R. När BA inträder i rollen som t f kassör lämnar han samtidigt uppdraget som revisor för klubben. Vi bedömer att klubben t v kan klara sig med en revisor (Anders Åberg).. IT-ansvarig rapporterar Fortsatt arbete med att aktualisera och underhålla medlemslistan har skett hade klubben 358 st medlemmar (betalande och nyanmälda). Vi har fått ca 0 nya medlemmar sedan i våras varav 15 st under juli. Under sommaren har bl a inlägg om klubbträffar och nytt inlägg under ordföranden har ordet gjort att det händer saker på hemsidan. De senaste dagarna har det förekommit några kritiska inlägg på forumet om inloggningen till hemsidan samt att inloggade medlemmar kopplats bort av hemsideservern. Det har uppfattats som om servern är instabil. Förmodligen rör det sig om att servern kopplat ifrån med anledning av inaktivitet från medlemmens sida. skall titta på detta och kommentera på forumet. 7. Sekreteraren rapporterar Inget att rapportera. 8. Vice ordföranden rapporterar Har träffat på en del Albinbåtar under sommaren. De har i de allra flesta fall redan varit medlemmar i klubben. 9. Övriga rapporter Ganska många nya medlemmar har strömmat till under senare tid. Har bl a artikeln om klubben i Båtnytt haft effekt? Det verkar f n ske en hel del försäljningar och byten av Albinbåtar. Mycket annonser i tidningar och på nätet. Sidan 2 av 8

3 . Övriga frågor från ordf inkl utrymme för diskussioner och förslag 1. Budget för nästa verksamhetsår. Beräknade intäkter för 2009, 00 kr beräknades kr, då baserat på ca 500 medlemmar. Vi har nu ca 350 st. Budgeten för 2008 var balanserad på ca kr. Arvoden 2008: Ordförande 000 kr, kassör kr, IT-ansv 5000 kr, sekr 999 kr, vice ordförande 999 kr. Summa kr. Denna punkt är endast avsedd att leda till en förberedande diskussion så att alla kan fundera på hur vi skall sköta ekonomin i klubben. Kom med förslag, önskemål och idéer. För 2008 hade vi avsatt kr för underhåll av hemsidan. Varför så mycket? förklarade att vi för snart ett år sedan befann oss i ett läge där en mycket långt driven automatisering av klubben och hemsidan för att minska administrationen diskuterades. Bl a betalning av medlemsavgiften med betal/kreditkort. Vi bedömer i dagsläget inte att vi skall gå så långt varför inte alls så mycket pengar använts under Vi kommer att fortsätta prata om budgeten under nästa styrelsemöte. 2. Nästa styrelsemöte är avsett att hållas i Motala lördagen med samtliga förtroendevalda inbjudna. Revisorer och valberedning är alltså adjungerade till mötet. Förberedande information har sänts ut. Förslaget om Motala ses som ett bra sätt för alla klubbens funktionärer att träffas. Vi beslutade att fortsätta planera för detta. 3. Välkomstbrev till kommande nya medlemmar. Utformning? Agneta? skall också förbereda färdiga kuvert med klubbens logga som kan användas. 4. Medlemsenkät. Under våren gjorde jag ett enkelt underlag och fick in diverse förslag, åsikter och idéer som spretade åt olika håll. Alla inte möjliga att använda samtidigt. Själv tror jag på ett försök att få reda på medlemmarnas önskemål. Långt ifrån alla yttrar sig på hemsidan. Skall vi ta fram ett förslag till oktobermötet? Vem? Vi beslutade att t v låta frågan om enkät vara vilande. En bakgrund till enkäten var att förstå mer vad medlemmar vill ha ut av klubben men eftersom vi nu har fått bra fart och nya medlemmar strömmar till i rask takt så väntar vi med en enkät. 5. Pressreleasen som Agneta utformade sändes till sju st båttidningar varav fem rikstäckande. Två lokala tidningar på Västkusten. Har kontakt tagits med annan lokal tidning? Vem och var? Vi vill ha dessa uppgifter och en kopia av införandet för klubbens arkiv. Alla kontaktade tidningar hittills har svarat positivt, en del har lovat införande nu i höst. Båtnytt nr 9 hade artikeln på sidan 20, Aktuellt. Liten annons i båttidning kostar kr. Positiv verkan av Båtnyttartikeln tror vi. Annonserna är dyra; vi ser därför f n ingen anledning att annonsera. Istället gäller det att få mer gehör för vår pressrelease.. Fototävling Vice ordföranden. har gjort ett utmärkt förslag till utformning av tävlingen och priser. lägger ut på hemsidan så fort som möjligt. Vi räknar med att utse de vinnande bidragen då vi träffas i Motala i slutet av oktober. 7. Klubbdekaler att placera på båt och bil. Information. En offert från ett företag i Lund bedöms vara bäst. går vidare och beställer. 8. Vårt arbete att identifiera förlorade medlemmar 2007/2008. Lägesinformation. och GH har lagt några timmar på att ta fram en lista med medlemmar som betalade 2007 men som inte betalt På mötet i Motala beslutar vi hur vi skall fördela listan och t ex ringa runt. Sidan 3 av 8

4 Återigen diskuterade vi hur vi skall hantera medlemmar som ansluter sig sent under året. Inriktningen är att ny medlem fr o m 1/ får tillgång till hemsidan men betalar först nästkommande kalenderår. Medlemsavgift skall vara betald senast sista februari innevarande år. 9. Klubbens stadgar och kuvert. Information. De tryckta stadgarna skall inom kort kompletteras med ett plusgironummer.. Albin 25:s 40-årsjubileum Skall vi celebrera? Pressrelease? Annat? Vi försöker göra en ny pressrelease som uppmärksammar 40 årsjubileet. Självklart också inlägg på hemsidan. 11. Nästa årsmöte. Förslag: I Göteborg lördagen då Båtmässan samtidigt pågår. Diskuteras mer på mötet i Motala. 12. Plusgiro och bankgiro. Lägesinformation. Vi planerar att byta bank från Swedbank till Nordea. driver detta. En anledning är att Nordea administrerar plusgiro som vi avser att skaffa. Bankkontot skall vara tillgängligt för ordförande och kassör samt med möjlighet för it-ansvarig att följa transaktionerna. 13. Serviceavtal för klubbens SPCS bokföringsprogram. Vi beslutade att t v behålla SPCS-supporten med anledning av att ny kassör kan komma att behöva den. 14. Självhäftande adresslappar för kuvert. skall komplettera medlemslistan på hemsidan med adresser så att kan ladda hem excelfil och skapa adressetiketter. 15. Klubbvimpeln. Kritik har framförts mot att vimpeln uppfattas som lite för blek. TM skall göra förslag till ny vimpel till mötet i Motala. F n har vi ca 90 vimplar i lager. Vid nästa beställning kan nytt utförande finnas. 1. Julkort TM tar fram förslag. 11. Nästa styrelsemöte Nästa styrelsemöte är preliminärt lör 25/ i Motala. Detaljer kommer efter hand. 12. Mötet avslutas Ordföranden tackade för medverkan och avslutade mötet... Ordförande Ove Paulusson.. Sekreterare Göran Hellberg Sidan 4 av 8

5 Åtgärdslista från styrelsemöte Paragraf Åtgärd Vem Klart Kommentar.5.2 och BA arrangerar ett möte med avgående kassör R för att hämta material och bedöma status. (BA) ASAP (As soon as possible) Fråga Compito om status betr offert och tid för modifieringar av hemsidan. Flytta fram FAQ till mer synlig plats på hemsidan och använda funktionen mer aktivt. Utforma välkomstbrev till nya medlemmar. frågar Agneta Blom. lägger så fort som möjligt ut årets fototävling på hemsidan. Beslut om pristagare sker på kommande styrelsemöte i Motala. (AB) ASAP Beställ klubbdekaler från företag i Lund. Komplettera klubbens tryckta stadgar med plusgironummer. Utforma en pressrelease till Albin 25 ans 40-årsjubileum. frågar Agneta Blom. betr byte av bank från Swedbank till Nordea. Komplettera medlemsregistret på hemsidan med adresser så att kan skapa excelfil för tryckning av adressetiketter. / AF (AB) Förslag till utformning av ny klubbvimpel. TM Förslag till julkort. TM Utforma detaljerna kríng nästa styrelsemöte i Motala Sidan 5 av 8

6 Åtgärdslista från styrelsemöte Paragraf Åtgärd Vem Klart Kommentar Undersöka hur back-up av hemsidan fungerar genom fråga till Compito. Överväga att skapa en bild Månadens Albin på hemsidan. Kan även vara bild Känner du igen dig? ställer frågan till kassören R om hennes syn på att skrota medlemsregistret i SPCS. När en fil med medlemsregister tankas från hemsidan skall den datummärkas. För Compito att åtgärda. Skapa budgetförslag för (sammankallande) m h a kassör och itansvarig. Hur mycket används SPCS-supporten? frågar R. Grund för eventuellt beslut att sluta med supporten TM Föreslå back-up rutin för SPCS. R Undersöka förutsättningarna inkl kostnader för att öppna ett plusgirokonto för klubben. Åtgärda problem med ordförandesidan på hemsidan. Hur är avtalsläget med Compito? Vem äger innehållet på hemsidan osv. Priser för årets fototävling. Undersöka om Hjertmans är villiga att sponsra klubben i år också. Priser kan också vara t ex böcker ur Bryggbodens sortiment. AVSLUTAS AVSLUTAS, med på lista till Compito. AVSLUTAS, support behålls t v. AVSLUTAS AVSLUTAS, pågår PÅGÄR, klart i oktober. AVSLUTAS, årets tävling på gång. Sidan av 8

7 Åtgärdslista från styrelsemöte Paragraf Åtgärd Vem Klart Kommentar Ta fram en instruktion för hemsidan som beskriver hur ändring av personliga uppgifter går till En rutin på hemsidan som skickar ett meddelande till it-ansvarig när en medlem ändrat sina uppgifter. Diskussion mellan och TM om förnyelse och uppfräschning av hemsidan. Fråga till Compito om att göra sidan bredare (formatet). Utveckla förslag om aktiviteter på hemsidan som håller den levande, t ex månadens bildgåta AVSLUTAS / TM TM Löpande AVSLUTAS Sidan 7 av 8

8 Åtgärdslista från styrelsemöte Paragraf Åtgärd Vem Klart Kommentar 13: Startpaket. Förslag på innehåll. Utformning av startpaket pågår. I stort sett klart. / TM PÅGÅR 13: : : Ta fram information om fördelningen av klubbens medlemmar över landet. Lars Hermansson vill vänta tills vi fått ordning på medlemsdregistret vilket är OK. Vad föreskriver PUL betr publicering av personliga uppgifter på hemsidan? skall tillse att information om PUL och cookies och godkännande av PUL återinförs på hemsidan. (LH) Julkort till andra Albin 25-klubbar. PÅGÅR PÅGÅR Finns i listan till Compito. OKTOBER Sidan 8 av 8