PROTOKOLL STYRELSEMÖTE FÖR ALBIN 25 KLUBBEN (ORG.NR )

Transkript

1 PROTOKOLL STYRELSEMÖTE FÖR ALBIN 25 KLUBBEN (ORG.NR ) Tid: 26 mars 2010 kl Plats: Quality Hotel Nacka Närvarande: Ledamot / vice ordförande Tommy Malmgren (TM) Kassör Börje Andersson (BA) IT-ansvarig Morgan Fredberg () Sekreterare Göran Hellberg (GH) Inbjuden Carl-Olov Filipsson (COF) DAGORDNING & PROTOKOLL Mötet avsåg enbart att behandla följande punkter: Åtgärdslista från föregående styrelsemöte Offerter för ny hemsida Avstämning inför årsmötet 27 mars 1. Mötets öppnande T f ordföranden TM öppnade mötet. 2. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 3. Närvarolista Närvaro enligt ovan. 4. Protokoll och åtgärdslista från föregående styrelsemöte Protokollet godkändes och den uppdaterade åtgärdslistan finns i slutet av protokollet. Sidan 1 av 5

2 5. Offerter för ny hemsida Bakgrunden till behov av ny hemsida är för att befintlig hemsida är byggd på en unik plattform som ursprungligen är skapad av Compito och följaktligen bara kan underhållas av dem vilket har visat sig vara både dyrt och långsamt. En ny hemsida avses att byggas på en gratis tillgänglig open source plattform. F n finns tre offerter där de framförallt skillnaden i offererat kostnad skiljer dem åt. A. Oscar 72000:- + moms B. Stefan 50000:- + moms C. Mats Westman 11500:- + moms Nuvarande leverantör Compito har trots uppmaning inte inkommit med någon offert. Eftersom vi ändå är tveksamma till en fortsättning med Compito avser vi inte att driva frågan vidare mot dem. Vi är överens om att det är dags för något nytt. För alla offerterna ovan gäller dock att de från Compito måste få tillgång till nuvarande sidas databas. räknar inte med att det skall vara något problem. Offert A. Trots överlägset högst kostnad innehåller offerten inte serverdrift och överföring från befintligt forum till nytt forum. Dessutom finns starka indikationer på att offerten inte skulle sluta på angivet belopp utan mer arbete skulle tillkomma enligt löpande timtaxa. Offerten verkar överspecad genom förslag till projektgrupper mm. Förefaller vara riktad mot avsevärt större verksamheter än Albin 25-klubben. Bedöms därför inte vara intressant. Offert B. Offerten innehåller en del reservationer och tveksamheter kring våra önskemål och dessutom finns osäkerheter kring när uppdraget tidsmässigt skulle kunna levereras. Eftersom kostnaden också är relativt hög bedömer vi inte offerten som mest intressant. Offert C. Den överlägset lägsta kostnaden gör offerten intressant. Dock känner vi självklart osäkerhet kring vilken leverans vi kommer att få. Mats Westman har sagt att han skulle kunna starta uppdraget den 12 april och vara klar på 10 dagar. Under den tid som uppdraget utförs ställer han krav på att ha tillgång till en representant för klubben som kan svara på frågor. Vi anser att är bäst lämpad att vara klubbens kontakt. Vi enades om att måste ha en dialog med Mats Westman för att både klarlägga våra krav och för att få en kvittens att dessa uppfattats. Även frågor om hur testning skall gå till så att vi kan lita på att den nya hemsidan kommer att fungera när den tas i bruk. Först efter att fått kompletterande information och att vi känner ett förtroende att det kan fungera kommer vi att ta ställning till om uppdraget skall beställas av Mats Westman. skall i första hand via mail informera styrelsen efter sina kontakter med Mats Westman. Sidan 2 av 5

3 6. Årsmötet 27 mars Allt är förberett. Vi enades om att skall vara ordförande för mötet eftersom han tillsammans med sekreterare GH inte är föremål för omval. 12. Mötet avslutas TM tackade för allas medverkan och avslutade mötet... T f ordförande Tommy Malmgren.. Sekreterare Göran Hellberg Sidan 3 av 5

4 Paragraf Åtgärd Vem Klart Kommentar skall kontakta Mats Westman och ha en dialog om förutsättningar och leverans av ny hemsida baserad på offert från MW. Snarast Information via mail till styrelsen efter kontakt med Mats Westman om offert för ny hemsida. Fråga Compito om lösenordet till klubbens databas på Lägga ut information om cookies på Lägga ut den nya versionen av Reklamblad för klubben på Ta ställning till att erbjuda självhäftande Albin 25 dekaler via Bryggboden. Efter kontakt med Mats Westman. Snarast Vi räknar med att få tillgång till inloggningsdata men har ännu ej fått det. TM () BA / GH Innan nästa Snarast Ej klart. Ej klart. Dålig respons från Albin Motor betr möjligheten att erbjuda gjutna märken. BA uppmanas att undersöka alternativa lösningar eftersom märken är starkt efterfrågade bland våra medlemmar. Sidan 4 av 5

5 Punkter nedan beträffande input till ny hemsida skall flyttas till egen lista. Fortsatt kontakt med Compito för att hitta lösningar som kan leda till en ny plattform för Hur mycket kan Compito leverera (t ex i form av standardmoduler) för en given fast kostnad som vi anser att klubben har råd med? Arrangera ett personligt möte med Compito? Ta fram en minimiversion av kravspecifikation som enbart innehåller det som vi bedömer som riktigt prioriterat; t ex kring hantering av medlemsregister. Kan vi skapa en blogg på hemsidan? Diskutera med Compito w34. Ändra så att nya inlägg på forumet markeras nya i tre dagar istället för en dag. Skapa funktion som gör att det som läggs under Nyheter tas bort efter ett tag (överförs till historiskt arkiv?). Snarast Snarast och löpande rapportering nästa , kan du bekräfta till 22 april att du tagit hand om punkterna nedan och överfört till egen lista! På i Västerås bestämde vi att avvakta med hemsidefrågan tills vi hittat en ITförstärkning som kan hjälpa till. Vi avvaktar En blogg kan då komma med i den nya plattformen. Snarast Vi avvaktar Vi avvaktar Sidan 5 av 5