PROTOKOLL STYRELSEMÖTE FÖR ALBIN 25 KLUBBEN

Transkript

1 PROTOKOLL STYRELSEMÖTE FÖR ALBIN 25 KLUBBEN Tid: 8 januari 2009 kl Plats: Hemma hos ordförande Ove Paulusson i Mölndal Närvarande: Ordförande Ove Paulusson (OP) Ledamot / vice ordförande Tommy Malmgren (TM) via telefon Tillförordnad kassör Börje Andersson (BA) via telefon IT-ansvarig Morgan Fredberg () närvarande fr o m kl Sekreterare Göran Hellberg (GH) DAGORDNING & PROTOKOLL 1. Mötets öppnande Ordföranden öppnade mötet. 2. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 3. Närvarolista Närvaro enligt ovan. 4. Protokoll och åtgärdslista från föregående styrelsemöte Protokollet godkändes. Uppdatering av åtgärdslistan finns i slutet av detta protokoll. 5. Ordföranden rapporterar OP rapporterade att mycket tid lagts på att hantera utskicken av medlemsavgifter till medlemmarna för 2009 samt även utskick och spårning av tidigare medlemmar som fallit bort Dessutom förbereds kommande årsmöte i början av februari.. Kassören rapporterar BA rapporterade att kontrolluppgifter för 2008 års styrelsearvoden nu är inskickade till Skatteverket. Balans- och resultaträkning för 2008 samt budget för 2009 är presenterade för styrelsen. Klubben har ett ständigt tillflöde av nya medlemmar och vi konstaterade redan runt jul ungefär 200 betalande medlemmar för Sidan 1 av

2 . IT-ansvarig rapporterar Limericktävling har hållits under december och genererat en del trevliga bidrag. Vinnarna är utsedda och presenterade på hemsidan. Ordförande har gjort ett nytt inlägg med fin bild gjort av Tommy som julhälsning 4 nya artiklar har kommit in den senaste månaden vilket är kul, 2 av mig själv och 2 från andra medlemmar. Begränsad aktivitet på forumet men ändå har några inlägg gjorts efter hand. Styrelsen har varit duktiga på att snabbt ge de svar som vi haft möjlighet till. Några nya medlemmar har anmält sig strax före jul. 35 gamla medlemmar har återaktiverats efter att de har betalt in medlemsavgiften. Rubriker på hemsidan har ändrats till versaler av Tommy för att göra dessa tydligare. Tekniska förändringar beställda hos Compito. De trodde att de skulle hinna genomföra ändringarna innan jul men så var tydligen inte fallet. Jag har skickat en påminnelse till dem om att vi vill ha det snabbt utfört. Kallelse till årsmötet ligger ute på hemsidan. Ska kompletteras med övriga dokument så snart de är färdigställda. 8. Sekreteraren rapporterar Inget speciellt att rapportera. GH har varit OP behjälplig vid utskicken till medlemmarna. 9. Vice ordföranden rapporterar TM rapporterade att han skickat julkort till ett antal utländska Albin-klubbar men fått dålig respons förutom från en liten klubb i Danmark. Ett vanligt pappersjulkort skickades till hedersmedlemmen Lars Larsson i Kristinehamn. 10. Övriga rapporter En allmän diskussion och reflektion över utskicken till medlemmarna som nyligen gjorts. OP och GH fick uppskattning för nedlagt arbete (vi tackar ). Det är glädjande att vi ännu så länge lyckats återaktivera st tidigare medlemmar. Det verkar också ha varit tidsmässigt rätt att göra utskicken under december. Möjligen kan en del medlemskap i klubben ha givits som julklappar eftersom inbetalare inte varit samma som medlem. Beträffande det verkliga antalet medlemmar i klubben avvaktar vi tills i februari eftersom vi vill se det verkliga antalet betalande medlemmar t o m förfallodagen 31/ Medlemsregister / Hemsidan Under senare tid har vi haft funderingar i styrelsen hur medlemsregistret på hemsidan skall vara utformat så att det på bästa sätt fyller sitt syfte. Det föranledde ordförande OP att till detta möte uttrycka följande frågor: Hur skall registret vara beskaffat, vilka funktioner skall det ha? Vem skall vara ansvarig? Vem ansvarar för att det kommunicerar med hemsidans medlemsförtecknig? Kan vi undvika de misstag, som tidigare gjorts? Hur gör andra föreningar? Sidan 2 av

3 Kommentarer från till OP s frågor: Medlemsregistret kommer att kompletteras med fält enligt tidigare överenskommelse. Det är framför allt fältet inbetalningsdatum som är intressant. I det fältet fyller vi i när medlemmen har betalt. Det fältet kommer att synas i excellistan som man laddar ner på baksidan av hemsidan. Därmed kan vi sortera excellistan över när medlemmar har betalt / inte har betalt. Den listan kan även ligga till grund för att skriva ut etiketter mm i framtiden. BA har gjort ett bra jobb med att följa upp vilka som har betalt hitintills och antecknat det på 1xxx och 5xxx listorna. De som finns på 5xxx listorna är inaktiva i hemsideregistret. har nu återaktiverat dessa som har betalt fram till i går. skickar betalningsinstruktioner till nya medlemmar som anmäler sig på hemsidan. När de sedan har betalt ser det via sin bankinloggning samt att BA kanske skickar en påminnelse. aktiverar då medlemmen och skriver in datumet i inbetalningsdatum. Då kan vi enkelt dra ut en lista åt OP varannan vecka med adress på våra nya medlemmar för välkomstutskicket. 12. Årsmötet februari 2009 a. Lägesrapport. Lokal är bokad och annonserad på hemsidan. Kan göra en presentationsfil av hela underlaget för årsmötet på motsvarande sätt som förra årsmötet? TM kommer att förbereda ett bildspel med de inkomna bilderna från 2008 års fototävling. De medlemmar i styrelsen som har möjlighet och intresse kommer att träffas på kvällen innan årsmötet för en gemensam bit mat och kanske en öl. b. Dagordningsförslag. Dagordningen skall innehålla inkomna motioner i rubrikform. c. Verksamhetsberättelse. Verksamhetsberättelsen är efter remissrunda utskickad till styrelsen. d. Förvaltningsberättelse. Förvaltningsberättelse och resultat/balansrapport har ännu så länge godkänts av styrelsen och kommer att tillställas revisorn. Styrelsen har godkänt att 2008 års resultat överförs i ny räkning. e. Verksamhetsplan och budget. Mötet bestämde att BA skall ta fram en verksamhetsplan som verbalt beskriver vad 2009 års budget skall användas till. f. Årsavgift för Årsavgiften för 2010 skall vara samma som för innevarande år: 15:-. g. Valberedningens förslag. Valberedningen har tagit fram kandidater för de styrelseuppdrag som är aktuella för omval vid kommande årsmöte. BA (f n tf kassör) har accepterat rollen som ordinarie kassör för ett år. OP har accepterat rollen som ordförande ytterligare ett år. Agneta Blom (f n i valberedningen) ställer sig till förfogande som revisor. Björn Lindstaf är fortsatt sammankallande i valberedningen. Förslag till ny medlem i valberedningen presenteras på årsmötet. Sidan 3 av

4 h. Inkomna / väntade motioner. Ännu så länge finns två motioner (OP motionerar om förslag till nya hedersmedlemmar i klubben och BA motionerar om justering av klubbens stadgar). Betr BA s motion om justerade stadgar så skall förslaget tas fram i samråd med Björn Lindstaf (valberedningen) och Anders Åberg (revisor) och i förväg presenteras för styrelsen så snart som möjligt.. Övriga frågor Compito undersöker möjligheten att ändra inloggningsuppgifter till hemsidan. Som det är nu tvingas medlemmar leva med en gammal adress som inloggning även efter byte till ny adress. Styrelsen beslutar konfirmera avtalet av den 30/ , mellan klubben och Bryggboden omfattande hantering och försäljning av klubbartiklar. Vi har med viss regelbundenhet problem med att otillbörliga inlägg (spam) görs på den del av hemsidans köp & sälj-forum som är öppet utan att inloggning sker. Mötet beslutade därför att även denna del av forumet skall läggas innanför inloggningen. Gästboken på hemsidan bedöms vara av ringa intresse. Mötet beslutade därför att ta bort gästboken. Albin 25 ans 40-årsjubileum närmar sig. Premiären skedde på en båtmässa i Malmö 199. Vilket var datumet? Lars Hermansson skall tillfrågas. har haft en dialog med Linda Lindenau som driver ett projekt med syftet att få mer kvinnor att ta över rodret på sjön. Linda har efterfrågat om Albin 25-klubben vill deltaga. Efter diskussion kom vi fram till att Lindas projekt förmodligen är bättre att tillämpa på en båtklubb som är mer lokalt sammanhållen än vad Albin 25-klubben är. fortsätter dialogen med Linda. 14. Nästa styrelsemöte Inget mer styrelsemöte innan årsmötet. Remiss av eventuellt inkomna motioner kommer att ske via inom styrelsen. Tid för nästa styrelsemöte betsäms efter årsmötet. 15. Mötet avslutas OP avslutade mötet och tackade för allas medverkan... Ordförande Ove Paulusson.. Sekreterare Göran Hellberg Sidan 4 av

5 Paragraf Åtgärd Vem Klart Kommentar 12a Förbereda en presentationsfil i Power Point av agenda och handlingar som behövs för att genomföra årsmötet. Så snart det är möjligt 12a 12e 12h Förbereda ett bildspel med bilderna från fototävlingen 2008 att användas som pausunderhållning på årsmötet. Ta fram en verksamhetsplan för 2009 baserad på framlagd budget. Ta fram förslag till justerade stadgar (motion på årsmötet). Låta Compito undersöka möjligheten att ändra inloggningsuppgifter för medlemmar på hemsidan. Flytta forumets Köp & Sälj så att även dessa kräver inloggning för åtkomst. TM BA BA / BL / AÅ Snarast Snarast nästa Snarast Ta bort gästboken på hemsidan. Snarast Fråga Lars Hermansson om vad som skall betraktas som Albin 25:ans verkliga födelsedatum. Fortsatt dialog med Linda Lindenau om hennes projekt Kvinnor vid rodret. Ta fram förslag till avtal som reglerar försäljningen av klubbartiklar mellan Bryggboden.se och Albin 25-klubben. Avtalet skall konfirmeras med styrelsen innan nyår. Beställa uppdatering av hemsidan från Compito m a p tilläggsinformation i medlemsregistret. Assistera OP med att skapa adressetiketter för medlemsutskick OP nästa nästa BA / Snarast GH Snarast Städa i medlemsregistret på hemsidan. TM Löpande Presentera förslag till budget BA nästa Fråga Compito om klubben kan få tillgång till mallen för hemsidans förstasida. nästa Sidan 5 av Justera rubriksättning mm på hemsidan. TM Löpande

6 a a Arrangera träff för styrelsens medlemmar kvällen innan årsmötet OP nästa Ta fram policy för styrelsens trafik. BA Nästa Rekommendation om vi skall behålla serviceavtalet för klubbens bokföringsavtal. BA Nästa Presentera bokslut för BA Nästa Presentera förslag till justering av klubbstadgar. Fortsatt diskussion om alternativa offerter och framtida struktur (bl a programspråk) för hemsidan. TM och BA hade egna kontakter som skulle kunna vara behjälpliga vid fortsatt utveckling av hemsidan. Ta reda på mer om Hjertmans klubbkvällar, bl a om de arrangeras av fler butiker än Göteborgsbutiken. Informera på hemsidan om Hjertmans i Göteborg klubbkväll den 2 april Flytta fram FAQ till mer synlig plats på hemsidan och använda funktionen mer aktivt. Utforma välkomstbrev till nya medlemmar. OP frågar Agneta Blom. Utforma en pressrelease till Albin 25 ans 40-årsjubileum. OP frågar Agneta Blom. Undersöka hur back-up av hemsidan fungerar genom fråga till Compito. Överväga att skapa en bild Månadens Albin på hemsidan. Kan även vara bild Känner du igen dig? Hur är avtalsläget med Compito? Vem äger innehållet på hemsidan osv. Ta fram en instruktion för hemsidan som beskriver hur ändring av personliga uppgifter går till. BA OP / TM / BA TM / BA GH Nästa nästa nästa nästa Februari / mars 2009 OP (AB) OP (AB) TM Beslut att behålla avtalet under kommande verksamhetsår. Fråga ställd till Hjertmans. Sidan av Tas upp på i april. KLART inom kort,

7 : : : Startpaket. Förslag på innehåll. Utformning av startpaket PÅGÅR. I stort sett klart. Ta fram information om fördelningen av klubbens medlemmar över landet. Lars Hermansson vill vänta tills vi fått ordning på medlemsregistret vilket är OK. Vad föreskriver PUL betr publicering av personliga uppgifter på hemsidan? skall tillse att information om PUL och cookies och godkännande av PUL återinförs på hemsidan. OP / TM (LH) Sidan av