En guide i att arrangera årsmöten i SSU-klubbar och SSU-kommuner

Transkript

1 En guide i att arrangera årsmöten i SSU-klubbar och SSU-kommuner Ett årsmöte hålls för att stämma av vad som har hänt under det föregående året, bestämma vad som ska hända det kommande året och att välja vilka personer medlemmarna vill ska representera SSU-klubben eller SSU-kommunen. Syftet med denna guide är att göra det enklare för dig att arrangera ett årsmöte i din SSU-klubb eller din SSU-kommun. Guiden innehåller checklistor på sådant som du inte får glömma och exempel på olika dokument som du kommer att behöva. Vad behöver ni göra innan årsmötet? Bestäm tid för årsmötet Enligt stadgarna ska årsmötet hållas i januari, februari eller mars. Exakt när årsmötet ska vara är upp till er själva. Eftersom att det är en del saker som behöver förberedas inför ett årsmöte kan det vara bra att ha årsmötet i februari eller mars. Om ni är en SSU-klubb eller SSU-kommun med mycket aktiviteter och en stor ekonomi kan det till och med dröja till mars månad innan ni har fått ordning på verksamhetsberättelsen och ert ekonomiska bokslut. Bestäm plats för årsmötet Välj en lokal som passar det antal personer ni tror kommer att komma på årsmötet. Om ni har en klubblokal kan ni vara där. Om ni vill ha ett lite festligare årsmöte kan ni också vara på något mer ovanligt ställe. Boka lokalen och se till att få en bekräftelse på bokningen så att ni är helt säkra på att ni kan vara i lokalen. Skicka årsmötesinbjudan till alla medlemmar Senast två veckor innan dagen för årsmötet måste alla SSU-klubbens eller SSUkommunens medlemmar ha fått hem en kallelse till årsmötet. Om ni vill locka många medlemmar till årsmötet gör ni en rolig kallelse som väcker uppmärksamhet när den landar i brevlådan. Be distriktet om en lista på alla medlemmar och deras adresser. Glöm inte att också skicka kallelsen till revisorer och valberedare. En kallelse innehåller: Tid för mötet Plats för mötet

2 Lista på vilka saker som ska tas upp på mötet (en dagordning) Kontaktuppgifter till ordförande eller styrelsen Om ni vill kan ni också i förväg skicka ut: Verksamhetsberättelse Ekonomisk berättelse Styrelsens förslag Kallelsen måste skickas ut skriftligt och individuellt till alla medlemmar som ska ha den. Styrelsen är ansvarig för att så sker. Till de medlemmar ni har säkra e- postadresser kan ni maila. Ni kan också SMS-a till dem med säkra mobilnummer. Om ni får felmeddelanden på några utskick måste ni skicka via post till dessa medlemmar. Vad behöver vara klart när ni startar årsmötet? Dagordning I SSU:s stadgar kan ni läsa vilka punkter som måste tas upp på ett årsmöte. Sedan kan ni också lägga till sådant som styrelsen eller medlemmar vill ta upp på mötet. Ni hittar en dagordning med tillhörande förklaring för de olika punkterna senare i den här guiden. Verksamhetsberättelse En verksamhetsberättelse är en text som skrivs av styrelsen där styrelsen berättar för medlemmarna vad som har hänt i SSU-klubben eller SSU-kommunen det senaste kalenderåret. Verksamhetsberättelsen sträcker sig alltså inte mellan årsmötena utan från 1 januari-31 december året innan. En verksamhetsberättelse kan innehålla följande: Lista på vilka som har varit valda till styrelsen Sociala aktiviteter, kulturella aktiviteter, studieaktiviteter och politiska aktiviteter som har ägt rum Särskilda händelser kopplat till demokratin eller ekonomin Hur det har sett ut kopplat till antalet personer som varit aktiva Hur det har sett ut kopplat till antalet medlemmar Ekonomisk berättelse En ekonomisk sammanfattar vad som har hänt med klubbens eller kommunens

3 ekonomi under det senaste kalenderåret, alltså 1 januari-31 december under året innan. Den ekonomiska berättelsen kan innehålla en text som förklarar vad som har hänt och ska alltid innehålla klubbens eller kommunens bokslut (resultat- och balansrapport). Revisionsberättelse Revisionsberättelse kallas den text som revisorerna skriver till medlemmarna för att intyga att de har granskat verksamheten och ekonomin. Utifrån revisionsberättelsen föreslår revisorerna sedan om styrelsen ska få ansvarsfrihet eller inte. Styrelsens förslag, motioner och motionssvar Styrelsen lägger ofta egna förslag till årsmötet. Sådana förslag kan till exempel vara ett förslag på en verksamhetsplan eller ett förslag om en politisk fråga som klubben eller kommunen ska dria. Motioner är förslag som kommer från medlemmar. Alla medlemmar har rätt att skicka motioner till årsmötet. Till varje motion skriver styrelsen sedan ett motionssvar där de förklarar vad de tycker att årsmötet ska besluta om motionen. Beslut om stadgar På varje årsmöte behöver er klubb eller kommun fatta beslut om stadgan. Enklast är att bara besluta att anta SSUs normalstadgar. Normalstadgarna hittar ni på Röstlängd Röstlängden är detsamma som medlemsregistret för klubben eller kommunen. Röstlängden visar vilka som har sitt huvudmedlemskap i klubben eller kommunen och som har betalat sin medlemsavgift och därmed har rösträtt på årsmötet. Förslag på mötesordförande och mötessekreterare Mötesordföranden är den person som leder mötet. Mötessekreteraren är den person som skriver årsmötesprotkollet. Styrelsen bör ha ett förslag på vilka personer som kan vara mötesordförande och mötessekreterare. Vad behöver ni gör efter årsmötet? Skriva och justera protokollet Efter mötet skriver mötessekreteraren så snart som möjligt färdigt protokollet. Därefter ska mötessekreteraren och justerarna läsa igenom protokollet och intyga

4 att protokollet är korrekt skrivet. Det gör de genom att skriva sina signaturer på alla sidor i protokollet och alla eventuella bilagor. På protokollets sista sida skriver de sedan också sina kompletta underskrifter och namnförtydliganden. Skicka in handlingar för att få klubbverksamhetsstöd Genom att skicka dokument från årsmötet till SSU-Förbundet kan SSU-klubben eller SSU-kommunen få klubbverksamhetsstöd. Läs mer Klubbverksamhetsstöd. Ha ett första styrelsemöte Så snart årsmötet är avslutat kan nya styrelsen samlas för att bestämma när de ska sitt första styrelsemöte. Under ett sådant möte kan styrelsen prata om hur de ska fördela ansvar i styrelsen och planera in kommande styrelsemöten och aktiviteter för klubben eller kommunen. Under mötet bör styrelsen också fatta beslut om vilka som ska vara klubbens eller kommunens firmatecknare. Dagordning årsmöte SSU-klubben Mötets öppnande 2. Årsmötets behöriga utlysande 3. Fastställande av antalet närvarande röstberättigade medlemmar 4. Godkännande av dagordningen 5. Val av mötesfunktionärer: a. Mötesordförande b. Sekreterare c. Två justerare tillika rösträknare 6. Styrelsens verksamhetsberättelse 7. Ekonomisk berättelse 8. Revisorernas berättelse 9. Fråga om ansvarsfrihet 10. Förslag från styrelsen 11. Motioner 12. Stadgar 13. Stadgeenliga val a. Ordförande b. Kassör c. Styrelseledamöter

5 d. Två revisorer e. Två revisorsersättare f. Två valberedare, varav en sammankallande 14. Mötets avslutande Vad händer under de olika punkterna på dagordningen? 1. Mötets öppnande SSU-klubbens eller SSU-kommunens ordförande hälsar välkommen och förklarar formellt mötet för öppnat. 2. Årsmötets behöriga utlysande De närvarande medlemmarna fattar beslut om kallelsen skickats ut så som det står i stadgan (senast två veckor före mötet) och kan ifall det skett på ett korrekt sätt förklara årsmötet för behörigt utlyst. Om kallelsen gått ut för sent kan medlemmarna ta ställning till om mötet ska fortsätta eller skjutas upp till ett senare tillfälle då kallelsen gått ut på ett korrekt sätt. 3. Fastställande av antalet närvarande röstberättigade medlemmar Här ska ni slå fast hur många röstberättigade medlemmar som är närvarande. Om antalet ändrats under mötets gång får ni återkomma till punkten flera gånger mellan de olika beslutspunkterna på dagordningen. 4. Godkännande av dagordningen Här ska ni gå igenom styrelsens förslag till dagordning, och antingen godkänna den eller ändra något i den. Tänk dock på att många punkter är obligatoriska enligt stadgarna. 5. Val av mötesfunktionärer a. Mötesordförande b. Mötessekreterare c. Två justerare tillika rösträknar 6. Styrelsens verksamhetsberättelse Styrelsen presenterar sin verksamhetsberättelse och medlemmarna har möjlighet att ställa frågor om sådant som har hänt under året. Om medlemmarna tycker att det ser bra ut kan de välja att lägga verksamhetsberättelsen till handlingarna vilket betyder att de godkänner den. 7. Ekonomisk berättelse Styrelsen presenterar sin ekonomiska berättelse och sitt bokslut och

6 medlemmarna har möjlighet att ställa frågor. Om medlemmarna tycker att det ser bra ut fattar de sedan beslut om att lägga bokslutet till handlingarna. 8. Revisorernas berättelse Revisorerna presenterar sin revisionsberättelse och föreslår ansvarsfrihet eller inte. Medlemmarna ges möjlighet att ställa frågor till revisorerna och debattera frågan om ansvarsfrihet. 9. Fråga om ansvarsfrihet Årsmötet fattar beslut utifrån revisorernas förslag. Läs mer om vad ansvarsfrihet innebär i Föreningsboken. Styrelseledamöterna bör inte delta i beslutet om ansvarsfrihet. 10. Förslag från styrelsen Styrelsens förslag om klubbens eller kommunens ekonomi, organisation eller politik behandlas. 11. Motioner Medlemmarnas motioner om klubbens eller kommunens aktiviteter, ekonomi, organisation eller politik behandlas. Styrelsens motionssvar är huvudförslag och om ingen föreslår något annat så går styrelsens motionssvar igenom. 12. Stadgar Varje årsmöte behöver besluta om stadgar för klubben eller kommunen. Enklast sker det genom att styrelsen föreslår SSU-Förbundets normalstadgar för klubbar och kommuner. Det kan vara så enkelt som att föreslå beslutet att anta SSUförbundets normalstadgar. 13. Stadgeenliga val a. Ordförande b. Kassör c. Styrelseledamöter Ordförande och kassör utses särskilt. Utöver dem ska minst en styrelseledamot till väljas, men årsmötet väljer självt exakt hur många. Vissa kommuner eller klubbar kan också välja exempelvis vice ordförande, studieledare eller facklig ledare på mötet. Om det är fler personer som ställer upp än antalet som ska väljas finns det regler i stadgarna för hur omröstningen ska gå till. Till exempel räcker det att en medlem begär sluten omröstning (omröstning på valsedlar som läggs i en låda och räknas

7 av rösträknarna) för att omröstningen ska genomföras på det viset. Ett annat exempel är att den som ska bli vald måste få en majoritet av rösterna bakom sig för att bli vald direkt. Finns det tre eller fler förslag till en post kan det alltså bli flera röstningsomgångar. d. Två revisorer e. Två revisorsersättare f. Två valberedare, varav en sammankallande Revisorerna behöver inte vara medlemmar i SSU-kommunen eller klubben, utan kan vara någon från SSU-distriktet eller kanske från partiet. Ingen som sitter i styrelsen får vara vare sig revisor eller valberedare. 14. Mötets avslutande Den som valts till ny ordförande avslutar mötet och avtackningar av gamla styrelseledamöter, valberedare och revisorer äger rum.

8 Exempel på årsmötesprotokoll Protokoll från SSU-klubbens årsmöte Mötets öppnande SSU-klubbens ordförande AA öppnar årsmötet och hälsar alla välkomna. 2. Årsmötets behöriga utlysande AA berättar att kallelsen var ute hos alla medlemmar senast den 12 februari. Stadgarnas krav är alltså uppfyllda. Årsmötet beslutar att förklara sig för behörigt utlyst. 3. Fastställande av antalet närvarande röstberättigade medlemmar 27 röstberättigade medlemmar är närvarande. 4. Godkännande av dagordningen Årsmötet beslutar att godkänna förslaget till dagordning. 5. Val av mötesfunktionärer: a. Mötesordförande AA föreslår BB till mötesordförande. Årsmötet beslutar i enlighet med förslaget. b. Sekreterare AA föreslår CC till sekreterare. Årsmötet beslutar i enlighet med förslaget. c. Två justerare tillika rösträknare Årsmötet väljer DD och EE till justerare tillika rösträknare. 6. Verksamhetsberättelse AA berättar om verksamhetsberättelsen för 2012 samt svarar på frågor. Årsmötet beslutar att godkänna verksamhetsberättelsen och lägga den till handlingarna. 7. Ekonomisk berättelse FF, kassör, föredrar den ekonomiska berättelsen för 2012 samt svarar på frågor. Årsmötet beslutar att lägga den ekonomiska berättelsen till handlingarna.

9 8. Revisorernas berättelse GG, revisor, föredrar revisorernas berättelse. Hen föreslår också att styrelsen ska beviljas full ansvarsfrihet för Ansvarsfrihet Årsmötet beslutar enhälligt att, i enlighet med revisorernas förslag, bevilja styrelsen ansvarsfrihet för Motioner och andra förslag från medlemmarna a. Motion om att sänka avgiften på musikskolan, från HH FF föredrar styrelsens svar, och yrkar därmed bifall till motionen. HH yrkar bifall till styrelsens förslag till svar. Årsmötet beslutar därmed att bifalla styrelsens förslag om bifall till motionen. 11. Förslag från styrelsen a. Ansökan om medlemskap i ABF JJ föredrar styrelsens förslag om att söka medlemskap i ABF i staden. Årsmötet beslutar i enlighet med förslaget. b. Användande av pengar från lottförsäljning FF föredrar styrelsens förslag att hälften av pengarna från lottförsäljning fram till och med den sista juni ska gå till att subventionera avgiften för de medlemmar som vill åka på sommarens internationella ECOSY-festival i Spanien. Årsmötet beslutar i enlighet med förslaget. 12. Stadgar AA föreslår att årsmötet beslutar att anta SSU-förbundets normalstadgar. Årsmötet beslutar i enlighet med förslaget. 13. Stadgeenliga val a. Ordförande KK, valberedare, föreslår omval på AA. Årsmötet beslutar enhälligt att välja AA till ordförande. b. Kassör KK föreslår nyval på LL. Årsmötet beslutar enhälligt at välja LL till kassör. c. Tre styrelseledamöter

10 KK föreslår omval på FF och MM, samt nyval på HH. NN föreslår OO som ledamot i styrelsen. HH begär sluten omröstning. Sluten omröstning genomförs av rösträknarna med valsedlar. Efter rösträkning meddelas att omröstningen har utfallit som följer: FF 25 röster OO 21 röster HH 18 röster MM 17 röster Inga röster är ogiltiga. Årsmötet har alltså beslutat att välja FF, OO och HH till ledamöter i styrelsen. AA tackar på den nyvalda styrelsens vägnar för årsmötets förtroende. d. Två revisorer KK föreslår omval på GG och PP. Årsmötet beslutar enhälligt att välja GG och PP till revisorer. e. Två revisorsersättare KK föreslår omval på QQ samt RR. Årsmötet beslutar enhälligt att välja OO och RR till revisorsersättare. f. Två valberedare, varav en sammankallande Årsmötet beslutar att välja KK till sammankallande samt SS till ledamot i valberedningen. 14. Mötets avslutande AA tackar TT och UU för deras tid i styrelsen. Därefter tackar hon alla närvarande för visat intresse och förklarar 2013 års årsmöte för avslutat.