Bildandet av en förening.

Transkript

1 Bildandet av en förening. Konstituerande möte är när föreningen bildas och ett första möte hålls. När en förening söker bidrag, hyr lokal, skaffar telefonabonnemang eller liknande frågas det oftast efter organisationsnummer. Detta får man genom att registrera föreningen hos skattemyndigheten. Något av det viktigaste när man har fått igång föreningen är att odla kontakt med en och samma person inom kommunen, landstinget, patientnämnden, press m.fl. Och få dessa intresserade för vad vi gör. När föreningen bildas beslutar man om stadgarna som är föreningens plattform. I stadgarna bör det finnas: Föreningens namn. Föreningens hemort. Föreningens mål. Regler för verksamheten. Regler för medlemskap och uteslutning. Föreningens räkenskaps år (vanligen 1 januari 31 december) Regler för hur styrelse, revisorer och suppleanter väljs samt deras antal. Regler för styrelsens arbete och styrelsens uppgifter. Regler för årsmöte och extra årsmöte (när det skall hållas, när kallelse skall skickas ut samt vilka frågor som skall behandlas där) Regler för rösträtt och beslutsfattande. Regler för ändring av stadgarna. Regler för upplösning av föreningen och av hur eventuella kvarvarande tillgångar skall disponeras. Styrelsen Styrelsen ansvarar för föreningens administration, representerar föreningen i kontakter utåt och har ett övergripande ansvar för föreningens verksamhet. Styrelsen väljs på årsmötet. Till styrelsemedlemmar väljs personer som många har förtroende för.

2 Styrelsen konstituerande möte bestämmer: Arbetsfördelning formella roller om inte årsmötet fördelat alla uppdrag (kassör, sekreterare etcetera)- Rutiner och fördelning av ansvarsuppgifter Firmatecknare en eller flera i styrelsen, tillsammans eller var och en för sig, ska ges rätt att underteckna utbetalningar, kontrakt, och dylikt i föreningens namn. Det är viktigt att protokollföra vem som är firmatecknare. Protokollsutdrag som visar vem som är firmatecknare behövs ofta. Mötestider/rutiner bestäm nya mötesrutiner och tider för hela året och hur långt i förväg kallelsen skall skickas, etcetera. Ordförande, sekreteraren eller annan styrelseledamot ansvarar för: Ta emot/lämna posten. Besvara skrivelser. Arkivera inkommande och utgående skrivelser. Förbereda styrelsemöten - Göra dagordning - Skriva kallelse - Skicka kallelse Hålla kontakt med arbetsgrupper/kommittéer i föreningen. Information till medlemmar. Skriva protokoll vid styrelsemötena (det måste inte vara samma person vid varje möte) Komma ihåg bordlagda frågor Informera om beslut till berörda Medlemsansvar - Ta personlig kontakt med nya medlemmar och bjuda in dem till aktiviteter. - Kontakta medlemmar som inte har hörts av på länge. Förbereda medlemsmöten Förbereda årsmöte Sammanställa verksamhetsberättelse Kassören Föreningen måste föra kassabok eller bokföra i ett datorprogram. Kassören har särskilt ansvar för: Att göra in- och utbetalningar som föreningen beslutat om i verksamhetsplan eller enligt protokoll Att sköta medlemsregister Bokföring eller kassabok

3 Att sköta föreningens inventarieförteckning - det är en lista över föreningens ägodelar och var de förvaras t ex datorer, micro osv. Att göra ekonomiska rapporter Att göra budgetförslag Att samarbeta med föreningens revisor Att skriva ekonomisk berättelse till årsmötet Revisor Förvaltningsrevisionen: Innebär att revisorerna kontrollerar att styrelsen gör vad den skall göra, följer stadgarna, följer årsmötesbeslut och fattar beslut på rätt sätt. Revisorerna måste få alla protokoll och andra dokument för att kunna följa verksamheten. Ekonomisk revision: Innebär att revisorerna kontrollerar kassörens arbete och föreningens ekonomiska redovisning. Det innebär att kontrollera om det finns kvitton på alla utgifter, att kontrollera att pengarna använts i enlighet till föreningens regler samt att alla utbetalningar som gjorts har grund i riktiga beslut, det vill säga följer budget och styrelsebeslut. Ibland kräver bidragsgivare som ger stora bidrag att föreningen har en auktoriserad revisor, denne har detta som yrke och gör framför allt en ekonomisk revision. Valberedning. Valberedningens uppgift är att föreslå personer till styrelsen och andra förtroendeuppdrag inom föreningen. I god tid till årsmötet. Valberedningen väljs på årsmötet. Verksamhetsplanering. Planering innebär att tänka och diskutera igenom vad man vill göra, syftet med det som skall göras och om det stämmer med föreningens mål. Vilka som skall delta, hur ska de informeras och kommer det att fungera? När man har kommit så långt planeras exakt vad som skall göras, hur det skall göras och vem som har ansvar för vad. En tidsplan för planering, information och genomförande görs. Ett planeringsmöte kan handla om hela årets totala verksamhet eller en del av verksamheten. Till varje verksamhet görs en budget en planering om vad olika delar av verksamheten kommer att kosta och vilka inkomster verksamheten kommer att ge. Budgeten måste vara i balans, vilket betyder att de beräknade inkomsterna måste vara lika stora som de beräknade utgifterna. Föreningens inkomster.

4 Föreningen söker sina bidrag från kommunen, landsting och andra institutioner då det är svårt att ta medlemsavgift från vårt medlemskollektiv pga hemlöshet och annat som försvårar detta. Möten. Vad är det som motiverar en person att göra sig besväret att gå till ett föreningsmöte? 1. Mötet och föreningens mål och resultat är viktiga 2. Min medverkan har betydelse för resultatet 3. Den jag är, min identitet stärks 4. Jag känner gemenskap och nöje En kallelse bör innehålla information om: Vilken typ av möte? (till exempel styrelse-, medlems-, projekt-, grupp- eller årsmöte) Tid (dag, år, starttid och sluttid) Plats (adress, eventuell portkod, resbeskrivning) Dagordningsförslag Om man skall anmäla sig, när och till vem Annan information som har betydelse för deltagarna till exempel att det inte finns någon hiss En årsmöteskallelse ska innehålla information om när och vart motionen ska lämnas, när och vart valberedningen vill ha förslag på personer som ska väljas. Tillsammans med kallelsen skickas: Beslutsunderlag - förslag - rapporter - kopior av brev - ekonomisk redovisning/rapport Dagordning Ett formellt möte behöver en struktur för att alla frågor skall behandlas. Därför gör man en dagordning. Exempel på dagordning: 1. Mötets öppnande 2. Val av mötesordförande 3. Val av mötessekreterare 4. Val av justerare 5. Anmälan av övriga frågor 6. Godkännande av dagordningen 7. Föregående protokoll

5 8. Rapporter a) ekonomisk rapport från kassören b) rapport från klinik ansvarig c) ordförande rapporterar från möte med stadsdelsförvaltningen 9. Skrivelser a) inbjudan till kurs b) brev från arg medlem 10. Julbordet (eller andra i förväg planerade frågor) 11. Övriga frågor 12. Nästa möte Formella möten och mötesteknik När mötets syfte är att fatta beslut finns tekniker som främjar både demokrati och effektivitet. Först väljs mötesfunktionärer; mötesordförande, mötessekreterare, rösträknare och justerare. Mötesordförande leder mötet genom dagordningens punkter. Mötesordförande talar om vilken punkt som skall behandlas. Han/hon berättar vad punkten handlar om eller ber en person som är särskilt insatt i frågan göra det. Mötesordförande klargör sedan vad det skall beslutas om. Mötesordförande lyssnar på allt som sägs och noterar alla förslag. När diskussionen är slut sammanfattar han de olika förslagen och leder beslutsfattandet. Den som vill säga något begär ordet genom att t. ex höja ett finger eller säga ordförande kan jag få ordet. När en person har begärt ordet nickar ordförande tillbaka som bekräftelse på att personen får tala. Mötesordförande skall se till att alla för sin röst hörd och kan bryta när en person talar onödigt länge, säger samma saker o.s.v. detta bör ske med vänlighet. Mötessekreteraren skriver protokoll. Han/hon för anteckningar om vad som sägs under mötet och gör färdigt protokollet så fort som möjligt efter mötet. Det tar tid att skriva ett bra protokoll, det skall vara lätt att förstå och vara lätt att hitta i. Protokoll skrivs för att: Komma ihåg vad som beslutats Informera om beslut och eventuellt om diskussioner till det som inte var med på mötet Visa vilka som är ansvariga för besluten Visa vem som fått ansvar för olika arbetsuppgifter Komma ihåg bordlagda frågor Ha underlag för revisorn Ha underlag till föreningens verksamhetsberättelse Beslutsprotokoll- är ett mycket kort protokoll där bara fattade beslut skrivs.

6 Diskussionsprotokoll- är ett mycket omfattande protokoll där allt som sägs under mötet skrivs nästan ordagrant. Referatprotokoll- är ett protokoll som sammanfattar vad som sagts i olika frågor. Det är bra för att informera andra än de som var med på mötet. Kombinationsprotokoll- är en blandning av besluts- och referatprotokoll. Det är det vanligaste protokollet i ideella föreningar Justerare väljs vid alla protokollförda möten. Två justerare är praxis. De skall efter mötet kontrollera att det protokoll som mötessekreteraren skriver blir rätt. De måste vara uppmärksamma för att kunna fullgöra sin uppgift. Om ett möte ska behandla en fråga där det finns två grupper med olika ståndpunkter är det lämpligt att välja en justerare ur vardera grupp. Rösträknare brukar bara väljas på stora möten såsom medlemsmöten och årsmöten. De brukar vara två och ska räkna vid omröstningar. Ofta används samma personer till rösträknare och justerare. Årsmöte Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. Där tas beslut om föreningens viktigaste frågor. Exempel på vanlig årsmöte dagordning: 1. Årsmötet öppnas 2. Frågan om mötets behöriga utlysande 3. Fastställande av röstlängd 4. Godkännande av dagordning 5. Val av årsmötesordförande 6. Val av mötessekreterare 7. Val av justerare och rösträknare 8. Styrelsen presenterar föreningens verksamhetsberättelse 9. Styrelsen/kassören presenterar föreningens ekonomiska berättelse 10. Revisorerna presenterar föreningens revisionsberättelse 11. Frågan om styrelsens ansvarsfrihet för det gångna året 12. Motioner 13. Budget för kommande år 14. Verksamhetsplan för kommande år 15. Val av nya styrelsemedlemmar: - ordförande - sekreterare - kassör - ledamöter - suppleanter 16. Val av revisorer och revisorsuppleanter 17. Val av valberedning 18. Övriga frågor 19. Mötet avslutas

7 Att styrelsen beviljas ansvarsfrihet menas att man godkänner styrelsens arbete. Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelsen skrivs för: Medlemmarna och årsmötet - styrelsen redovisar sitt arbete för medlemmarna - föreningens historia blir skriven Utomstående/externa intressenter - riksorganisationen får en rapport från sin medlemsförening - bidragsgivarna får veta vad bidragen använts till Lämplig uppställning i en verksamhetsberättelse är: Styrelsen vilka har ingått, förändringar under året Revisorer vilka Medlemmar medlemsutvecklingen med kommentarer Anställda vem, för vilka arbetsuppgifter, anställningens omfattning Verksamheten de olika verksamheterna beskrivs var för sig i kvantitativa och kvalitativa ordalag (hur många och hur fungerade det) Representation vilka har representerat föreningen i olika sammanhang Ekonomi den ekonomiska utvecklingen som redovisas särskilt kommenteras här Slutord kommentarer kring något speciellt och till exempel tack till medlemmarna Hela styrelsen och revisorerna ska underteckna med sina namnteckningar. I verksamhetsplanen beskrivs vad föreningen skall göra det kommande året. För att använda föreningens resurser så att det ger så mycket som möjligt krävs noggrann planering.