Styrelsemötesprotokoll Technology Management Studenterna Ideella Förening

Transkript

1 Styrelsemötesprotokoll Technology Management Studenterna Ideella Förening Datum: Plats: Studiecentrum Ordförande: Erik Wendel TM05 Sekreterare: Anna Hansson TM05 Jenny A Andersson TM06 Jenny K Andersson TM06 Anna Bladh TM06 Daniel Estephan TM06 Julia Persson TM05 Emma Rickardsson TM06 Tobias Uppström TM06 Fredrik Åkesson TM06 Dagordning 1 OFMÖ 2 Val av justeringsmän 3 Godkännande av föredragningslistan 4 Avrapportering TMA 5 Avrapportering Ekonomi 6 Avrapportering IT 7 Avrapportering Utbildning 8 Avrapportering Projektansvarig 9 Avrapportering TMM 10 Avrapportering Alumni 11 Avrapportering Social 12 Övrigt 13 Tidpunkt för nästa möte 14 OFMA 1 OFMÖ 2 Val av justeringsmän Tobias Uppström och Fredrik Åkesson valdes. Erik hade en kort genomgång om hur justeringen går till.

2 3 Godkännande av föredragningslistan Föredragningslistan utökades med en beslutspunkt, vilket initierades av Julia. Beslutet lades under 12 Övrigt. 4 Avrapportering TMA Emma har haft ett möte med förra TMA-ordföranden, Hanna Gäre, då de gick igenom vad som kommer att hända i TMA framöver. Emma har fått med fyra personer i gruppen och eventuellt tillkommer det någon. Emma undrade om man får ersättning för sina telefonkostnader, vilket man får. En idé för den kommande TMA-verksamheten är att skapa mentorsavtal med företag på längre sikt, t ex tre år. På detta sätt kan TMA-gruppen lägga arbete på att utveckla och förbättra mentorsprogrammet. 5 Avrapportering Ekonomi Jenny har gått igenom ekonomin, stämt av kontona, påbörjat ett nytt räkenskapsår och bekantat sig med redovisningsprogrammet. Det finns frågetecken på några av posterna i bokföringen och Jenny föreslår att en gammal kundfordring skrivs av. Erik föreslog att Jenny kan vända sig till Carl-Henrik och Fredrik också för att se om de kan hjälpa till att reda ut frågetecknen. Det finns en hemsida som heter tmstudenterna.se som vi betalar 150 kr/år för. Eftersom sidan inte används föreslog Jenny att vi säger upp avtalet. Vidare påpekar Jenny att TM-dagen har ett lån i styrelsens kassa som inte är återbetalt. Idag finns ingen extern redovisning, vilket borde skaffas. Jenny ska kolla med sina kontakter och även Fredrik Nilsson har kontakter i form av sektionens revisor, vilket man kan använda sig av. Fullmakten för tillgång till styrelsens bankkonto har lämnats över från Charlotta Ericsson och Johan Kaijser till Erik Wendel och Jenny Andersson. Även Emelie Hammargren som var ekonomiskt ansvarig för TM-dagen har fullmakt tills ekonomin kring dagen är avslutad. Efter diskussion beslöt styrelsen att lämna in ett förslag om stadgeändring rörande granskning och redovisning av ekonomin. I dagsläget rapporteras detta en gång per år vilket innebär att styrelsens ansvarsfrihet beviljas innan den nytillträdda på ekonomiposten inte får möjlighet att titta på redovisningen innan han/hon tar över posten. Därför borde ekonomin redovisas varje gång nya personer tillkommer på poster i styrelsen. 6 Avrapportering IT Daniel som har tagit över IT-posten från Jakob Frey-Skött har inte fått något överlämnande eller testamente från honom ännu. Daniel har några egna idéer och tar även gärna emot idéer från övriga. Bland annat har han fört en diskussion om TM-ekonomernas Java-kurs. 7 Avrapportering Utbildningsutskottet

3 Fredrik har fått testamente av den förra TMU-ordföranden, Lisa Olofsson. Han ska nu söka utskottsledamöter och kalla till ett möte för att starta upp verksamheten. De ska då bland annat diskutera vad TMU ska ägna sig åt, t ex om man ska utöka de nuvarande arbetsuppgifterna med att även anordna relevanta föreläsningar eller liknande. Tidigare har det funnits förslag om att anordna en föreläsning i stresshantering. Julias syster arbetar med detta och kan tillfrågas för att komma och hålla en föreläsning för TM-studenterna. Julia ska kolla med sin syster om pris. Anna Bladh undersöker intresset inom TM06 och Erik Wendel kollar med TM05. 8 Avrapportering Projektansvarig Anna Bladh har tagit över posten från Erik Wendel och hon har fått hans testamente. Anna informerade om att hon finns till förfogande om någon vill genomföra något typ av projekt. 9 Avrapportering TMM Julia fortsätter som ordförande i marknadsföringsutskottet och har fått tre nya ledamöter. De har hunnit ha några möten och arbetar nu med för att genomföra projektet med väskor till TM-studenterna. Väskorna ska sponsras av fyra företag som ska bidra med vardera 8000 kr. En sponsor är redan klar, nämligen Sparbanken Finn. Även Dagens Industri får ha sin logga på väskan och de kommer i gengäld att ställa upp med prenumerationer på tidningen. Väskan ska få TM att synas bättre bland studenterna och är förhoppningsvis klara till TM07:s upprop som är någon gång i december. 10 Avrapportering Alumni Jenny K Andersson har tagit över posten från Elin Berglund men har inte fått något testamente. Jenny vill arbeta med att få igång ett väl fungerande Alumni-nätverk och en bra hemsida för detta. På hemsidan ska det finnas presentationer av alla studenter och gamla TM:are och vara ett forum för rekrytering och kontakt och det ska även vara en plats där sponsorer kan visa upp sig. För att få alla gamla TM:are att ansluta sig till Alumni kan Jenny tänka sig att ringa runt till alla. Till våren kommer Jenny även att arbeta med TM-dagen. 11 Avrapportering Social Tobias Uppström har ersatt Pär Berglund. Tobias har många idéer såsom ett julbord för studenterna, pokertävlingar och resa till Budapest. Det är styrelsen som beslutar om vilka sociala aktiviteter som ska sponsras. Varje termin hålls en kick-off för den nya styrelsen och en kick-off ska även hållas för de nya TM-studenterna, TM Övrigt Intervjuträning med Accenture Julia berättade om sin grupps projekt i Projektledarskapskursen som de gör på Accenture. Projektet går ut på att anordna en dag för TM05 som innehåller intervjuträning, case, med mera. För att kunna genomföra projektet behövs ekonomiskt stöd som ska användas till hyra av konferenslokaler på Häckeberga slott. Valet av plats beror på att en av personerna i Julias grupp arbetar där och har fått ett kraftigt rabatterat

4 pris. Det behövs max kr och Julia påpekar att det är denna typen av projekt som överskott i styrelsens kassa borde användas till. Accenture är väldigt måna om att få genomföra detta och att få göra det på ett bra sätt, däremot bidrar de inte ekonomiskt. I dagsläget finns tillräckliga medel i styrelsens kassa för att kunna avvara denna summa. Styrelsen beslöt att låta Julias grupp få förtroendet att anordna denna dag på ett så ekonomiskt sätt som möjligt. Pengarna kommer att tas ur styrelsens kassa. Utskott med företagskontakt Julia berättade även att TMM och de ansvariga för TM-dagen har hamnat lite på kant med varandra eftersom TM-dagsgänget inte vill att TMM kontaktar vissa företag som de är intresserade av att ha som deltagare på TM-dagen. Jenny K föreslog att alla utskott som har kontakt med företag på olika sätt har ett möte för att diskutera hur man ska sköta detta för att undvika att företagen blir förvirrade eller irriterade. Jenny tog på sig att initiera denna diskussion med övriga parter. Bidrag till TM-dagskommittén Erik föreslog att TM-dags kommittén ska få 300 kr vardera för att göra något trevligt tillsammans och avsluta sitt arbete ihop. Styrelsen godkände förslaget. Kick-off för styrelsen Som en kick-off för den nya styrelsen föreslog Erik att vi går till Sankt Markus vinkällare i Malmö för att äta en god middag ihop. Styrelsen beslöt att göra detta tisdagen den 24 oktober kl 19. Tobias bokar bord och informerar om lämpligt transportmedel mellan Malmö och Lund. TM-sittning Ett datum för en sittning med TM05 och 06 sattes till den 18 november. Tobias bokar och ordnar detta. Stadgar Slutligen informerade Erik om att 9 i stadgarna säger att halva styrelsen, dvs fem personer, måste bytas ut vid varje stämma samt att posterna ska innehas av samma person i minst två terminer. Problem uppstår då till nästa stämma då endast Anna H och Julia avgår. Om någon i den nuvarande styrelsen tar över Eriks post som ordförande och ytterligare någon kan tänka sig att behålla sin post i tre terminer så kommer problemet att vara åtgärdat på sikt. Detta ska alla fundera på tills det blir aktuellt för diskussion igen. Jenny K påpekar att stadgan är märklig eftersom vi aldrig kan garantera att stadgan följs. Till nästa stämma bör vi därför föreslå att stadgan ändras så att den blir rekommenderande istället. Erik gick igenom hur stadgeändringar ska gå till. Det är viktigt att en ny valberedning utses snart så att de kan börja lobba för styrelseposterna i god tid. Det är av stor vikt att få en bra mix mellan de olika årskurserna. Fika-budget Erik ska kolla upp vad som gäller för utskottens fika-budgetar. 13 Tidpunkt för nästa möte

5 14 OFMA Nästa möte hålls den 24 oktober kl 17. Erik återkommer om plats. Möten ska hållas varannan vecka, minst var tredje vecka och mötena ska vara i max en timme. Sekreterare Ordförande Anna Hansson Erik Wendel Justerat Tobias Uppström Fredrik Åkesson