Styrelsemötesprotokoll Technology Management Studenternas Ideella Förening

Transkript

1 Styrelsemötesprotokoll Technology Management Studenternas Ideella Förening Datum: , kl Plats: IKDC Ordförande: Olle Eliasson, TM11 Sekreterare: Emelie Gustafsson, TM11 Övriga närvarande: Magnus Flodberg, TM11 Johan Persson, TM11 Erik Almén, TM12 Henrik Wallström, TM12 Ann Sterner, TM11 Peder Hartman, TM12 Sofia Elofsson, TM12 Sammanfattning Stämman kommer att hållas den 26 januari. Det bjuds på fika som Ann ansvarar för. Partnerföretagen E.ON och Accenture är klara och påskrivna. TM-dagen går av stapeln den 28 januari. Det bokföringsmässiga resultatet visar kr. Sofia och Peder ansvarar för skiftet den 7 februari. Olle meddelar de nyinvalda om skiftet. Pay it Forward kommer gå av stapeln den 18 maj.

2 1. OFMÖ 2. Val av justerare 3. Godkännande av föredragningslistan 4. Uppföljning av tidigare beslut 5. Förberedelser inför stämman (samtal) 6. Partnerföretag Accenture och E.ON (information) 7. CRM-system (information och samtal) 8. Lärarmöte TM12 (information) 9. Information från TM Advisory (information) 10. Information från TM-dagen (information) 11. Information från TM Marknadsföring (information) 12. Information från TMIT (information) 13. Information från TM Utbildning (information) 14. Information från TM Social (information) 15. Information från TM Alumni (information) 16. Överföring, testamente, avgående ledamöter (samtal) 17. Skifte (beslut) 18. Övriga frågor 19. Återkoppling på dagens möte 20. Avtackning 21. OFMA

3 1. OFMÖ Ordförande förklarade mötet öppnat. 2. Val av justerare Styrelsen valde Magnus Flodberg och Sofia Elofsson till justerare. 3. Godkännande av föredragningslistan Styrelsen godkände föredragningslistan. 4. Uppföljning av tidigare beslut - 5. Förberedelser inför stämman (samtal) Olle: Har alla koll på hur stämman går till och vad som kommer att ske? På onsdag är det stämma och vi har skickat ut stadgeändringarna som kommer att röstas kring på stämman, när de röstats igenom under en stämma till går de igenom. Vi kommer välja nya styrelsemedlemmar, vilket gör att detta är sista mötet för många av oss. Johan: Serveras det mat? Ann: Jag kommer fixa så att vi får fika, men ej mat. Olle: Verksamhetsberättelsen kommer skickas till Hannes som gör en layout och sedan delas ut på stämman. 6. Partnerföretag Accenture och E.ON (information) Magnus: Kontakten har gått bra. Det är dock Johanna som ska ta över detta nu. Olle: E.ON är påskrivna och klara. De är extremt positiva till oss och ser fram emot vårt samarbete. 7. CRM-system (information och samtal) Erik: Jag har pratat med Rikard i TM11, och det är svårt att ställa olika rättighetsnivåer, men det går att ge behörighet till olika personer. Det går att göra en Wiki som är allmän och en som är styrelsens egen. Tanken är att allt material, såsom testamenten, deadlines etc. som vi skapar ska sparas på en central plats. Idag har vi många system som varken jag eller någon annan har riktig koll på.

4 Johan: Har ni någon tanke kring hur detta ska byggas? Erik: Ja, en Wiki verkar vara ett system som går att använda och som kan svara på våra krav på ett tillräckligt bra sätt. Magnus: Blir det inte ett till system då? Olle: Tanken är att få något som är lite robustare än det vi har idag, för vi har under hösten haft en del problem med googledocs och fått en del kritik på att det varit stökigt att jobba med detta. Detta är kritik som vi måste ta till oss. Fortsätt arbeta med detta Erik. 8. Lärarmöte TM12 (information) Peder: Det blev inte så mycket utvärdering av MDPUn. Den kritik vi har gett har kommit fram till Carl Henric och Lotta, men vi funderar på att lägga fram kritiken ännu en gång, fast direkt till Sigvard. Detta möte var mer ett praktiskt möte kring krockar etc. Robert slutar nu, så det diskuterades också vad han ska göra. Olle: Vad hoppas ni få ut av att ha ett möte med Sigvard? Erik: Det blev aldrig någon riktig utvärdering för vi tog aldrig några detaljfrågor. Vi diskuterade aldrig något kring problemen med att Sigvard inte hade några föreläsningar trots den stora boken. Olle: Ni borde framföra detta till Carl Henric innan ni går till Sigvard. Erik: Beslut togs om att ha ett till möte i maj. 9. Information från TM Advisory (information) Henrik: Vi fick tre mentorer klara idag. (Applåder) Vi har tagit in en privatperson, så två stycken betalar. Vi har tre möten nästa vecka och det är många som är positiva. Vi har beslutat att vi ska ta in två privatpersoner till, varav en är gammal TMare. Jag kan motivera att de inte betalar mot företagen, så det är inget problem. Första träffen kommer vara på Grand i mars någon gång, exakt datum är klart än. Sofia: Vi hade satt ett datum först där vi fick många negativa svar. Så vi har nu två olika alternativ där en del kan det ena datumet och en del de andra. Vi ska ta beslut om det senare. Henrik: Några lärdomar som jag fått men som tyvärr har kommit försent. Alumni-listan är det första som ska fokuseras på, marknadsföringsmaterialet måste bli bättre, samt att fixa möten eftersom detta är bäst. Sen har vi kommit fram till att det behövs

5 en utvärdering kring vad allt kostar så att vi kan motivera detta senare. Vi behöver också ha bättre kommunikation mellan TMM, TM-alumni samt TM-advisory. Olle: Jag visste inte att TM hade tagit betalt för att presentera X- jobb förut. Vi har under året flera gånger sagt att TM-studenterna ska primär ha tillgång till information och att få in pengar är sekundärt. Henrik: Det blir väldigt snedvridet när man jämför vad ett partnerföretag får som betalar 5000kr mindre än ett mentorsföretag. Nästa sak är att många företag har lagt budget redan och därför tackar nej, frågan är om vi ska hänga upp dem inför nästa år redan nu. Olle: Bra idé, gör det om det går. 10. Information från TM-dagen (information) Johan: Om någon missat det så är det dags för TM-dagen snart, på fredag närmare bestämt. Det kommer bli en fantastisk kväll och dag. På kvällen är temat en silvrig detalj. Utnyttja möjligheten att nätverka för er själva samt för Advisory eller vad det kan vara. Vi är 25 personer fler på kvällen än ifjol, vilket är mycket roligt. 11. Information från TM-ekonomi Ann: Röda siffror i år tyvärr. Året visar kr. Men detta är ett bokföringsmässigt resultat, vi har t.ex. inte fått alla pengar från TM-advisory. Denna siffra säger därför inte särskilt mycket. Vår klass har varit duktiga på att spendera pengar och det är ju det som är meningen med en förening. Peder: Varför bokför man inte TM-advisory redan nu? Ann: För att vi inte vet hur många som kommer betala. Det har varit uppe flera gånger innan att ändra på detta till ett brutet räkenskapsår etc. 12. Information från TM Marknadsföring (information) Magnus: Mekka, Inka samt eee-dagarna är bokade och en facebook-kampanj är igång. Vi har lagt 500 kr på kampanjen, så den kommer vara igång tills dessa 500kr är uppklickade. Så klicka inte på den. Jag ska försöka få Hannes att göra en layout till broschyren, men om inte han hinner göra det så får någon annan göra det och då får min efterföljare styra detta. Erik: Kan vi inte köpa den tjänsten av någon?

6 Magnus: Jo det kan vi göra, men det är så lite så Hannes kan nog göra den. Han har mallen sedan innan och har gjort det flera gånger. 13. Information från TMIT (information) Erik: För att sammanfatta angående den kommande perioden: kolla vilka system vi har och vilka vi faktiskt använder. I dagsläget är det nog ingen som riktigt vet. Det är även informationsstrategin, dvs. hur vi ska synas (detta ansvar är delat med TMM), hur vi ska marknadsföras på internet etc. 14. Information från TM Utbildning (information) Peder: Lärarmötet som vi pratat om tidigare. Det var allt. 15. Information från TM Social (information) Sofia: Vi har haft ett möte med utskottet och planerat hela våren. Så nu har vi varit tidiga och planerat bra. Det blir tacksittning den 25/3 för att det ska passa med TM11. Ann: Det är ett gammalt datum. Det är den 3/3 som passar bra. Sofia: Okej, då får vi ändra lite. Temasittningen ligger väldigt nära detta datum, så vi ändrar om där lite. Vi har beslutat om Pay it Forward den 18/5. Sedan har vi också planerat några AW. Sen har vi diskuterat att ha en idrottsdag i vår också, då är det lite varmare så att vi kan vara ute. Sen har vi diskuterat en informationskväll som ni hade förra året. Men jag vet inte om denna ligger på oss? Emelie: Ifjol var det jag och Malin tillsammans med halva vår klass som styrde den. Men det kan vem som helst göra om man vill. Olle: Vill ni ta tag i den så gör det. Utse en ansvarig. 16. Information från TM Alumni (information) Överföring, testamente, avgående ledamöter (samtal) 18. Skifte (beslut) Olle: Det är viktigt nu i skiftet med kunskapsöverföringen. Det är en uppmaning till oss som avgår nu. Skriv ett testamente som inte bara är en halv A4, utan tänk igenom det. Detta testamente är inte bara till för dem som kommer efter oss utan även de som kommer efter dem. Se också till att ta tag i de som får er post och prata med dem och få dem att komma igång direkt efter stämman.

7 19. Övriga frågor Olle: Ska vi göra samma sak igen eller ska vi göra något helt nytt? Jag tycker personligen att det är bra att åka iväg, men man behöver ju inte sova över. Magnus: Jag känner personligen att vi kan börja kl. 15 för att vara klara på kvällen. Johan: Vi måste sätta ett mål med skiftet, är det för att dricka sprit och ha trevligt eller för att överlämna och sprida information? Det går inte att blanda ihop de två. Ann: Fyra timmar uppstyrt och sedan gå ut och äta? Olle: Är vi inne på att vara i Lund då? Att boka en fredag och köra på uppstyrt och sedan trevligheter tex. i form av en middag? Peder: Jag tycker helt klart att det finns en poäng med teambuildingen, att åka iväg och ha kvällen tillsammans. Dessutom hinner alla prata med alla eller det är större chans till det. Olle: Är vi överrens om att vi behöver en isbrytare först, sedan ett uppstyrt möte och till sist något trevligt? Beslut: Sofia och Peder ansvarar för skiftet den 7 februari. Olle meddelar de nyinvalda om skiftet. Henrik: Finns det några ramar för verksamhetsberättelsen och hur denna ska skrivas? Förra året är endast tre rader. Olle: Skriv vad du har gjort under terminen. Sofia: Har vi någon budget för utskotten? Ann: Ja, det finns ca 25kr per medlem och gång budgeterat. Rimligt att ha möte en gång per månad. Johan: Information som kan vara bra att ha med sig för er TM12or till nästa år. Vår klass har fått feedback på om att vi intervjuar handledare men inte meddelar dem om beslutet om dessa personer väljs till handledare eller. Därför sprids nu ett rykte som inte är så positivt. 20. Återkoppling på dagens möte 21. Avtackningar -

8 22. OFMA Olle: Jag vill tacka alla er som avgår för ett jävligt bra år. Tack. (Applåd) Erik: Jag och vi andra vill tacka för gott ledarskap och för att vi blev väl omhändertagna. Ordförande förklarade mötet avslutat.

9 Sekreterare Ordförande Emelie Gustafsson Olle Eliasson Justerat Sofia Elofsson Magnus Flodberg