I arkivet förvaras handlingar i pappersformat, vilket innebär att ingen elektronisk lagring av t.ex. fullmäktigeprotokoll ingår i SYLF:s arkiv.

Transkript

1 Antagen av SYLF:s styrelse , reviderad SYLF:s ARKIVPLAN Handlingarna i SYLF:s arkiv SYLF:s arkiv består av de handlingar som härrör till den verksamhet som bedrivs av SYLF. I SYLF:s arkiv förvaras enbart handlingar producerade av eller ställda till SYLF. I arkivet förvaras inte handlingar som producerats av andra organisationer än SYLF eller avdelningar eller andra sammanslutningar inom SYLF. Antal exemplar av SYLF:s handlingar I SYLF:s arkiv förvaras ett exemplar av alla handlingar. Överexemplar och lager av olika dokument, såsom policyprogram, informationsbroschyrer och enskilda nummer av SYLF:s medlemstidning Moderna Läkare ingår inte i SYLF:s arkiv och förvaras därför separat från arkivet. Handlingarnas form I arkivet förvaras handlingar i pappersformat, vilket innebär att ingen elektronisk lagring av t.ex. fullmäktigeprotokoll ingår i SYLF:s arkiv. I arkivet ingår dock fotografier, affischer, tidningsurklipp, märken, fanor och andra föremål som är kopplade till verksamheten som SYLF bedriver. Förvaringsmedel och märkning Handlingar som sparas förvaras i arkivkartonger, märkta med etiketter avseende kartongernas innehåll. I de fall handlingar enbart sparas ett förutbestämt antal år märks etiketten med datum för utgallring av handlingarna. 1

2 Arkivschema Handlingarna i arkivet ordnas efter det så kallade allmänna arkivschemats huvudavdelningar: A B C D E F G Ö Protokoll Arkivexemplar av utgående handlingar Diarier Register och liggare Inkomna handlingar Handlingar ordnade efter ämne Räkenskaper Övriga handlingar Serier och volymer Varje huvudavdelning delas in i serier, som består av handlingar av samma typ (t.ex. inom huvudavdelning A: fullmäktigeprotokoll, representantskapsprotokoll, styrelsemötesprotokoll, etc) eller som ämnesmässigt hör samman (t.ex. inom huvudavdelning F utbildningsfrågor, arbetslivsfrågor etc.). Inom varje serie kan det finnas underserier, serierna rangordnas och förses med en unik rubrik och ett unikt signum, som består av en bokstavs- och nummerbeteckning, t.ex. A 1 för fullmäktigeprotokoll, A 2 för representantskapsprotokoll. Varje serie delas sedan i volymer, t.ex. A 1: 1 eller för underserier A 1 A: 1. 2

3 SYLF:s arkivindelning SYLF:s arkivindelning baseras på allmänna arkivschemats indelning och specificeras för varje huvudavdelning enligt nedan. A A 1 A 2 A 3 A 4 A 5 PROTOKOLL Fullmäktigeprotokoll Representantskapsprotokoll Styrelseprotokoll Presidieprotokoll/arbetsutskottets protokoll Övriga protokoll 3

4 B B 1 B 2 B 3 B 4 B 5 B 6 B 6 B 7 B 8 B 9 B 10 UTGÅENDE HANDLINGAR Stadgar Fullmäktigehandlingar Representantskapshandlingar Styrelsehandlingar Handlingar SYLF:s revisorer SYLF:s remissyttranden (Ej remissunderlag) Informationsbrev Moderna Läkare Undersökningar Policyprogram Informationsbroschyrer 4

5 C DIARIER Används ej 5

6 D D 1 D 2 D 3 LIGGARE OCH REGISTER Lokalavdelningarnas styrelser, årsavgifter Inventarieförteckning Arkivförteckning 6

7 E E 1 E 2 E 3 E 4 INKOMNA HANDLINGAR Allmän korrespondens Korrespondens med SYLF:s lokalavdelningar Korrespondens med medlemmar Rapporter från SYLF:s lokalavdelningar 7

8 F F 1 F 2 F 3 F 4 F 5 F 6 F 7 F 8 F 9 F 10 F 11 HANDLINGAR ORDNADE EFTER ÄMNE Förhandlingsfrågor Arbetsliv Arbetsmarknad Utbildningsfrågor Sjukvårdspolitik och sjukvårdsorganisation Jämställdhets- och jämlikhetsfrågor Internationellt samarbete PWG Internationellt samarbete NRYL Moderna Läkare SYLF:s organisation Kontakter med Sveriges läkarförbund och andra organisationer 8

9 G G 1 RÄKENSKAPER Årsbokslut SYLF G 1:1 G 1:2 G 1:3 Verifikationer SYLF Reseräkningar SYLF Fakturor SYLF G 2 Årsredovisning SYLF:s pensionsstiftelse G 2:1 Verifikationer SYLF:s pensionsstiftelse 9

10 Ö Ö 1 Ö 2 Ö 3 Ö 4 Ö 5 ÖVRIGA HANDLINGAR Tidningsklipp Fotosamling Ljudband Videoband Profilmaterial, märken m.m. 10

11 GALLRING AV HANDLINGAR Av utrymmesskäl måste löpande gallring av handlingarna i SYLF:s arkiv ske. Handlingar som ska gallras ut märks med utgallringsdatum. Arkivet gallras årligen enligt följande schema: D LIGGARE OCH REGISTER D 1 Lokalavdelningarnas styrelser, årsavgifter Gallras ut efter 10 år D 2 Inventarieförteckning Gallras ut efter 10 år E INKOMNA HANDLINGAR E 1 Allmän korrespondens Gallras ut efter 1 år E 2 Korrespondens med SYLF:s lokalavdelningar Gallras ut efter 1 år E 3 Korrespondens med medlemmar Gallras ut efter 1 år E 4 Rapporter från SYLF:s lokalavdelningar Gallras ut efter 3 år G RÄKENSKAPER G 1 Årsbokslut SYLF Gallras ut efter 10 år G 1:1 Verifikationer SYLF Gallras ut efter 10 år G 1:2 Reseräkningar SYLF Gallras ut efter 10 år G 1:3 Fakturor SYLF Gallras ut efter 10 år G 2 Årsredovisning SYLF:s pensionsstiftelse Gallras ut efter 10 år G 2:1 Verifikationer SYLF:s pensionsstiftelse Gallras ut efter 10 år 11