Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Bedriva utbildning på forskarutbildning Processgrupp 3.2

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 3 Bedriva utbildning på forskarutbildning Processgrupp 3.2 Version: 1.5 Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras och gäller för hela Karolinska Institutet. Dokumenthanteringsplanen följer samma processindelning som Klassificeringsstruktur för Karolinska Institutet. Diarienummer: 1255/2017 Dnr för föregående version: 1411/2016 sdatum: : Dokumenttyp: Universitetsdirektör Per Bengtsson Styrdokument Handläggs av avdelning/enhet/funktion: Juridiska avdelningen/enheten för arkivoch registratur Revidering med avseende på: Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar 1.4 Giltighetstid: Tillsvidare

2 Verksamhetsområde 3 Bedriva utbildning Process: Hantera utbildningsutbudet på forskarutbildningsnivå Process: Hantera antagning till forskarutbildning Process: Planera och genomföra forskarutbildning Process: Hantera studentärenden under pågående utbildning på forskarutbildningsnivå Process: Utfärda examen på forskarutbildningsnivå Process: 3.3 Bedriva uppdragsutbildning Läsanvisningar Under respektive process radas de handlingar (handlingstyper) som hanteras inom processen upp alfabetiskt. Till varje handling finns sedan ett antal kolumner som närmare beskriver hur handlingen ska hanteras. Process: Visar vilken process handlingen tillhör. Handlingstypens namn: Anger namnet på handlingen. Ingående handlingar: Här anges om handlingstypens egentligen är ett ärende med flera ingående handlingar som ska hanteras likadant. Diarieföring: Här framgår det om handlingen ska diarieföras och om det ska ske vid UF eller vid. Bevaras/Gallras: Anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Utgångspunkten är alltid att handlingen ska bevaras, annars krävs ett särskilt gallringsbeslut för handlingen. Står det angivet att handlingen ska gallras krävs således särskilt tillstånd för att förstöra eller slänga handlingen. Ska handlingen gallras anges gallringsfrist, dvs hur lång tid som måste gå innan handlingen kan kastas/förstöras. Förvaring/Arkivering: Anger om handlingen ska förvaras ute på eller vid UF. Anmärkning: Denna kolumn talar om ifall det finns något gällande handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. RAFS/RAMS: Anger till vilken föreskrift av Riksarkivet som vi stöder gallringsbeslutet på. Hur hittar man i dokumentet? För att hitta en handling i dokumenthanteringsplanen används enklast sökfunktionen i Adobe Reader (Ctrl+F). Då kan du söka på ett specifikt ord och får fram de träffar där ordet/delar av ordet finns.

3 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Process: Hantera utbildningsutbudet på forskarutbildningsnivå Ansökan från KI om anslag till forskarutbildningskurser UF, se anmärkning Bedömning av projekt Gemensam utbildning på forskarnivå KIKTH Gallras efter 1 år, se anmärkning UF:s arkiv Gallras efter 1 år under förutsättning att en lista på ansökningar och beslut diarieförs och bevaras. Bedömning av projekt UF Bevaras UF:s arkiv Kurskatalog Bevaras UF:s arkiv Kursplaner Bevaras UF:s arkiv Kursplanerna arkiveras med ordförandebesluten. RAFS 1991:6, Process: Hantera antagning till forskarutbildning Ansökan om antagning Ansökan med bilagor Ansökan för antagen doktorand läggs i doktorandakten. Ansökan för dem som inte blir antagna bevaras bland de diarieförda handlingarna. et antecknas på ansökan. Om protokoll förs vid antagningsseminarium kan de läggas i doktorandakten alternativt gallras efter 2 år Ansökan om antagning till gemensam utbildning på forskarnivå KIKTH Ansökan Bilagor Doktoranden är antagen till två universitet samtidigt och det ska därför finnas två original. Bilagor: Individuell studieplan, bedömd behörighet, Bedömning av projekt.

4 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Ansökan om bedömning av behörighet till utbildning på forskarnivå Ansökan UF Bevaras Doktorandakt, et antecknas på själva ansökan, men en särskild excellista förs över de som sökt och den listan diarieförs centralt. et tar doktoranden med sig till en där ansökan läggs i doktorandakten Ansökan om bedömning av behörighet till utbildning på forskarnivå Bilagor till ansökan Gallras efter 2 år RAFS 2008: Ansökan till forskarskolor Ansökan Bilagor Ansökan till forskarutbildningskurser Registrering av tillfälligt inresande doktorander Process: Planera och genomföra forskarutbildning Aktivitets och försörjningsuppgifter för doktorander UF Bevaras/Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år UF Gallras efter 1 år Institution Bevaras Doktorandakt, Avser forskarskolor inom forskarutbildningen. Nationella forskarskolorna samt forskarskolorna för kliniker i samarbete med SLL. Beviljade ansökningar bevaras, ej beviljade gallras efter 2 år. Ansökan till forskarutbildningskurser via KIWAS. Ansökan till forskarutbildningskurser direkt på. Svarsblankett skrivs under av doktorand och handledare. Får endast gallras om informationen förts in i Ladok Allmän studieplan UF Bevaras UF:s arkiv Fastställs av Styrelsen för forskarutbildning Arkivlista RS93 Bevaras Doktorandakt, Alla kurser klara RAFS 2008:3 RAFS 2008:3 RAFS 1991:6,, 2012:2

5 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Arkivlista RS95 Godkänd avhandling/lic.uppsats Avhandlingar (doktorsavhandling samt licentiatavhandling) Bevaras Doktorandakt, Bevaras UF:s arkiv Levereras årligen till UF från KIB Betygsgrundande underlag Gallras efter 2 år RAFS 2007:1, ändrad 2008: Halvtidskontroll Ansökan Bilagor I de fall en ansökan görs Halvtidskontroll Protokoll RS Individuell studieplan samt årlig uppföljning Gallras när halvtidskontrollen är godkänd. Kan gallras alternativt läggs i doktorandakten. inkl bilagor Bevaras Doktorandakt, Arkivlistan RS90 för halvtidskontroll läggs med protokollet. Särskild blankett för gemensam utbildning KIKTH. Särskild blankett för gemensam utbildning KIKTH Kursbeskrivning/ Utdrag ur kurskatalog Bevaras Kursakt, vid kursgivande Om det finns annan kursbeskrivning än kursplanen. Det är alltid den kursgivande en som ska arkivera utbildningshandlingarna oavsett vilken som står som ansvarig på kursplanen Kursplan, kopia Gallras vid inaktualitet Kursutvärdering Svar Gallras 2 år efter att sammanställning av kursutvärdering har upprättats Kursplaner arkiveras vid UF, men arkivera gärna en kopia i kursakten. RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15

6 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Kursutvärdering Mall Bevaras Kursakt, vid Kursutvärdering Sammanställning Bevaras Kursakt, vid Litteraturförteckning Bevaras Kursakt, vid Lokalscheman och lokalbeskrivningar Gallras när kursen är avslutad Närvarorapporter Bevaras Kursakt, vid Vidimerat av. RAFS 1991:6, Bevaras i mån av förekomst Publicerade artiklar Institution UT 90 Registeruppgift doktorander Bevaras Doktorandakt, Listan i doktorandakten ska innehålla information om att disputation skett Scheman Bevaras Kursakt, vid Studieintyg Ladok Gallras vid inaktualitet Studiematerial utdelat Gallras när kursen är avslutad ), se anmärkning Kursakt, vid Avser information som går att återskapa vid behov. Studiematerial med texter som endast med stor möda kan fås tag på ska bevaras i kursakten. RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, Tentamensformulär Bevaras Kursakt, vid För skrivning, omskrivning och muntlig tentamen. Gäller alla prov som är betygsgrundande, även digitala och hemtentamen.

7 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Tentor/skriftliga provsvar Gallras 2 år efter betygsättning, se anmärkning Underlag för inrapportering i Ladok Gallras vid inaktualitet Institution Uppropslista Bevaras Kursakt, vid Arkivlista RS90 Inläggning av kurs (avklarade kurser) Process: Hantera studentärenden under pågående utbildning på forskarutbildningsnivå Skriftliga provsvar får återlämnas till RAFS 2007:1, student efter betygsättning. Då en student ändrad 2008:3, kan begära omprövning av ett betyg enligt 2011:2 och 6 kap. 24 HF (1993:100) ska de 2013:15 underkända tentorna kopieras alternativt skannas till en PDF innan de lämnas ut för de kurser som tillämpar tvågradig betygsskala (G, U). För de kurser som tillämpar flergradiga betygskalor (VGU; A F) ska alla tentor som inte fått betyget VG; A kopieras alternativt skannas till en PDF före utlämnande. Provsvar som inte har återlämnats får gallras 2 år efter betygsättning. Tex resultatlistan RAFS 1991:6, Bevaras Levereras till UF Begäran om avregistrering om avskiljande från utbildningen Byte av ämne/ Ansökan Bevaras Doktorandakt, et antecknas på ansökan.

8 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Definitivt studieavbrott Ja Bevaras Doktorandakt, Handlingar rörande uppehållstillstånd, boende och övriga studiesociala frågor Inrapportering av poänggivande utbildningsmoment Ansökan Underlag/Bilagor RS Tillgodoräknande Ansökan Underlag/Bilagor RS Ändring av handledarkonstellation Process: Utfärda examen på forskarutbildningsnivå Ansökan om disputation Ansökan Ändring i godkänd disputationsansökan Byte av betygsnämndsledamot eller opponent Betygsnämndens förhandgranskning Protokoll vid disputation Gallras vid inaktualitet Bevaras Doktorandakt, Bevaras Doktorandakt, Institution RAFS 1991:6, Arkiveras tillsammans med arkivlista RS90. Arkiveras tillsammans med arkivlista RS21. UF Bevaras UF:s arkiv Ansökan om examensbevis Ansökan Gallras 2 år efter att examensbevis har utfärdats UFS:s närarkiv

9 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Ansökan om licentiatseminarium Ansökan Ändring i godkänd lic.ansökan Byte av betygsnämndsledamot eller opponent Betygsnämndens förhandsgranskning Protokoll vid licentiatseminarium UF Bevaras UF:s arkiv Disputationskommittén Protokoll UF Bevaras UF:s arkiv, egen serie RAFS 2007:1, ändrad 2008: Examensbevis Bevaras UF:s arkiv Levereras årligen till UF från Studentavdelningen.