STOCKHOLMS UNIVERSITET. Manual. Forskarladok. Ladokgruppen 2013

Transkript

1 STOCKHOLMS UNIVERSITET Manual Forskarladok Ladokgruppen 2013

2 Innehåll Antagning till forskarutbildning SA Antagning... 4 Ändring... 4 Forskarstuderandes handledare SA Inläggning... 5 Inläggning Historik... 5 Borttagning... 6 Individuell studieplan SA För att lägga in en ny plan... 7 För att ändra eller ta bort... 7 Avbrott i forskarutbildning SA Inläggning... 8 Ändring... 8 Borttagning... 8 Deltagande i forskarskola SA Inläggning av forskarskola... 9 Ändring av forskarskola... 9 Borttagning av forskarskola... 9 Särskilt tillstånd till forskarstudier SA Inläggning Ändring Borttagning Registrering och aktivitet/försörjning RG En person, registrering Flera personer, registrering Ta bort en registrering Aktivitet och försörjning En person Flera personer Rapportera forskarutbildningskurser RS Inläggning av kurs, flera personer Ändring Borttagning

3 Städning av listor Definitiv inläggning Tillgodoräknanden på forskarnivå RS Nytt tillgodo Ändring/borttagning Arkivlista Viktigt att tänka på Uppnådd andel inom forskarutbildningen RS En person Ändra Ta bort Flera personer Rapportera alla läskurser klara RS Flera personer Befintlig lista Definitiv inläggning Handledares värdering av forskarutbildningskurser RS Inläggning Ändring Borttagning Godkänd avhandling RS Ändring Borttagning Rapportera forskarexamen RS Inläggning Snabbkommandon och funktionstangenter

4 Antagning till forskarutbildning SA90 Denna funktion används för att lägga in, ändra eller ta bort antagning till forskarutbildning. Man kan: - generera tillfälligt personnummer - lägga in personnummer, namn och adress - ändra/ta bort tidigare inlagd antagning - lägga in/ändra/ta bort grundexamen från annan högskola - lägga in handledare Grundexamen från annan högskola, handledare och forskarskola kan bara anges för personer som är antagna till forskarstudier. Etablering, tillfälligt personnummer, adress Har personen inget fullständigt personnummer, kan ett tillfälligt personnummer skapas. Ange de sex första siffrorna, tabba Klicka på sökpilarna Kolla att personen inte finns i listan nedan. Om studenten finns, välj denne. Om inte, skapa ett tillfälligt personnummer. Klicka på tillfälligt pnr Ange kön, personnummer och namn Klicka på skapa pnr Adress kan läggas in efter uppdatering 3

5 Antagning Ange personnummer Ange - licentiat (typ L) doktor (typ D) doktor senare del (typ S), dvs personen har redan en licentiatexamen Ange personnummer. Om studenten saknar fullständigt personnummer, ange de sex första siffrorna och tryck på Tab. Se vidare ovan Etablering Ange ämne, termin och datum Vid inläggning/ändring är ämne, termin, datum obligatoriska uppgifter. Termin (=antagningstermin) avser den termin då man påbörjar studierna inom ett ämne med avseende på angiven antagningstyp. Om land angetts under Anknytning till annan Högskola är utl. högskola obligatorisk uppgift. Vid antagning till typ S=doktor senare del måste det finnas avbrott på en eventuell tidigare antagning till L=licentiat. Antagning till typ L och D är inte möjligt inom samma ämne. Om personen är antagen till flera ämnen visas dessa. Markera raden som skall ändras/tas bort och då visas personens samtliga antagningsuppgifter. Ändring För att ändra/ta bort uppgifter får inte nedanstående vara inrapporterat för angiven antagningstyp: aktivitet och försörjning, handledare, individuell studieplan, dokumentation av läskurser uppnådd andel inom forskarutbildningen, avhandling, alla läskurser klara. 4

6 Forskarstuderandes handledare SA91 Inläggning - Aktuell handledare Markera Inläggning Ange ämne, obligatorisk uppgift Ange personnummer Ange ordinarie eller biträdande handledare (endast en ordinarie kan anges. Typ av handledare kan bara ändras om start och slutdatum inte är ifyllt) Ange handledarkod, institution och startdatum obligatorisk uppgift Finns det redan aktuella handledarposter inlagda visas dessa. Slutdatum kan anges, dock ej senare än dagens datum. Efter uppdatering blir då posten historik och kan endast ses om historik-alternativet angetts. Handledarkod, institution och startdatum är obligatoriska uppgifter. Namnet på handledaren visas först då även institution är inlagt. Indexformuläret för handledare ger handledare på viss institution. Inläggning Historik Markera Historik Följ samma ordning som vid Inläggning Aktuell handledare (se ovan) Finns det redan historiska handledarposter inlagda visas dessa. Slutdatum kan tas bort. För ordinarie handledare dock endast för senaste handledaren och om det inte finns någon aktuell handledare inlagd. Efter uppdatering blir då posten aktuell och kan endast ses om alternativ aktuella handledare angetts. 5

7 Borttagning Ange ämne Ange personnummer Sätt "J" i fältet för Ta bort Klicka på Ta bort. Du får då en kontrollfråga om borttagning skall ske. Vid Ja tas J -markerade poster bort i databasen. Vid Nej kommer du tillbaka till ifyllt formulär 6

8 Individuell studieplan SA92 Den individuella planen är kopplad till ett ämne. Det är möjligt att lägga in flera Individuella planer per ämne. För att lägga in en ny plan Du kan använda redigeringskommandona kopiera, klistra in och ta bort (se under redigera i menyn). Det går också bra att kopiera och klistra in text från andra dokument. Fetstil, understrykning och kursiv sparas inte. Däremot lagras radbrytningar och blankrader. Fyll i personnummer Låt raden "Ny plan" vara markerad i listboxen och tryck OK Ange datum Fyll i studieplan (ej obligatoriskt) För att ändra eller ta bort en individuell plan Markera planen i listboxen Tryck OK Gör ändring eller Klicka endast på Ta bort efter markering av plan 7

9 Avbrott i forskarutbildning SA93 Inläggning Ange personnummer. Uppgifter om antagning och ev. examen visas. Om doktoranden är antagen till flera ämnen, kan man välja vilket ämne man vill rapportera för i drop down-listan Ange datum och ev. diarienummer Ändring Ange personnummer Befintliga uppgifter visas Ändra datum och/eller diarienummer Borttagning Ange personnummer Befintliga uppgifter visas Klicka på Ta bort 8

10 Deltagande i forskarskola SA94 Denna funktion gör det möjligt att ange forskarskola för den forskarstuderande. Funktionen kan öppnas på två sätt genom att: 1. öppna SA94 som egen funktion. Därefter anges valfritt personnummer. Systemet läser upp den forskarstuderandes antagningar i listboxen. 2. först starta SA90 och därefter välja forskarskola i startformuläret. Funktionen kommer då att ingå som en delfunktion i SA90. Har man angivit ett personnummer i SA90 följer detta med in i detta formulär. Den forskarstuderandes antagningar visas. Därefter kan man välja en antagning i listboxen och lägga till, ändra eller ta bort forskarskola för den forskarstuderande. Inläggning av forskarskola När du ska lägga in en ny forskarskola väljer du en antagning i listboxen och därefter anger du en forskarskola i fältet under rubriken "Forskarskola". Ändring av forskarskola Ändring sker direkt i fältet under rubriken forskarskola. Borttagning av forskarskola När du ska lägga in en ny forskarskola väljer du en antagning i listboxen och därefter trycker du på knappen "Ta bort". Uppdatering sker automatiskt. Spara uppgifter När inläggning av forskarskola eller ändringarna är klara, sparar du genom att trycka på knappen "Uppdatera". 9

11 Särskilt tillstånd till forskarstudier SA95 Funktionen används för att lägga in, ändra och ta bort uppgift om särskilt tillstånd att läsa forskarutbildningskurser utan att vara antagen till forskarutbildning. Inläggning, ändring eller borttagning kan göras för en person åt gången. Inläggning Ange personnummer Ange institution, terminsintervall och ev. anknytning till annan svensk eller utländsk högskola Anteckning, t.ex. diarienummer, ämne etc. kan göras I Funktions-menyn kan du markera alternativet Lägg in adress. Då kommer du automatiskt vidare till SA01 efter uppdatering Ändring Markera ändring Välj uppgift som skall ändras genom att markera en rad och tryck på "Tabba" Ändra den eller de uppgifter som är fel. Borttagning Markera borttagning Välj uppgift som skall tas bort genom att markera en rad och tryck på "Tabba" Ta bort 10

12 Registrering och aktivitet/försörjning RG90 Registrering läggs in i början av varje termin. Viktigt för doktoranden för att få rabatter av olika slag. Aktivitet och försörjning läggs in i slutet av varje termin. Du kan välja att skriva ut rapporteringsunderlaget i form av lista eller som blankett att dela ut till de forskarstuderande. Ange vilken termin underlaget skall avse. Sortering kan göras på institution/ämne eller person. En person, registrering Markera en person och registrering Ange termin. Innevarande termin är default Klicka på bearbeta Ange termin och personnummer. Antagningsuppgifter visas. Du kan inte lägga in en registrering om personen har tagit ut examen eller har avbrott tidigare terminer än den innevarande. Du kan heller inte lägga in en registrering om du saknar behörighet för ämnet ifråga Markera i rutan Flera personer, registrering Markera flera personer och registrering Ange termin Klicka på bearbeta J eller N skrivs in i rutorna. Du kan även använda förvald markering så du får samma bokstav inlagd på alla rutor 11

13 Ta bort en registrering Ta bort markeringen i rutan Du kan inte ta bort registreringen om aktivitet och försörjning är inlagt Aktivitet och försörjning En person Innevarande termin är default. Ändra om annan termin gäller Ange personnummer Lägg in aktivitet och försörjning Använd beräkna knappen om du behöver hjälp med att räkna ut aktiviteten Flera personer Markera aktivitet och försörjning. Klicka på Sök ut aktiva (I rutan "Antal" ser du hur många du har sökt ut) Välj något av alternativen. T.ex. institution Markera något av alternativen vid aktivitet Ange termin och sök Klicka på klar och sedan bearbeta Markera den person du vill lägga in uppgifter på och fortsätt så tills alla personer har aktivitet och försörjning inlagd 12

14 Rapportera forskarutbildningskurser RS90 Institution som är ansvarig för kursen är också ansvarig att rapportera ALLA doktorander som deltagit på kursen i Ladok. Inläggning av kurs, flera personer Ny lista Ange kurskod, eller svenskt och engelskt kursnamn samt poäng. Ange datum för godkännande, institution och examinator Ange personnummer och ev. avvikande datum, person för person. "Tab" ger ny rad Klicka på Spara Klicka på Skriv ut arkivlista Gör definitiv inläggning 13

15 Inläggning/ändring/borttagning av kurs, en person Ny lista Välj Inläggning, Ändring eller Borttagning Ange personnummer. Fyll i kurskod eller svenskt och engelskt kursnamn samt poäng Ange datum, institution och examinator Klicka på Spara Skriv ut arkivlista Gör definitiv inläggning Ändring Markera kurs som skall ändras ur listboxen Uppgifterna visas då i bildens nedre del kursnamn, engelskt kursnamn, poäng samt datum och kan ändras Klicka på Spara Klicka på Skriv ut arkivlista Gör definitiv inläggning Borttagning Markera kurs som skall tas bort ur listboxen. Uppgifterna visas då i bildens nedre del Klicka på Spara Klicka på Skriv ut arkivlista Gör definitiv inläggning 14

16 Städning av listor Välj de listor du själv lagt upp eller alla listor du är behörig till. Listorna visas i listboxen Markera den lista du vill ta bort och tryck på Ta bort Du kan också titta på innehållet i listan genom att välja Visa lista Definitiv inläggning Ange listnummer samt kontrolltal. Dessa uppgifter återfinns på arkivlistan Listtyp och antal personer på listan visas. Du kan även se innehållet på listan genom att välja Visa lista 15

17 Tillgodoräknanden på forskarnivå RS21 Här visas samtliga antagningar till studier på forskarnivå som studenten har påbörjat. Du ser också om det finns avbrott i utbildningen och/eller forskarexamen. Uppgifter som visas i nedre visningsfältet("tillgodoräknanden"). Här visas samtliga tidigare inrapporterade tillgodoräknanden. För varje tillgodoräknandebeslut visas översiktligt vilka uppgifter tillgodoräknandet grundas på samt vilka uppgifter tillgodoräknandet motsvaras av samt, i förekommande fall, hur många högskolepoäng som beslutet omfattar. Nytt tillgodo Ange personnumret Välj det ämne som är berört Klicka sedan på Nytt tillgodo Ange beslutsdatum och beslutsfattare Markera högskoleutbildning eller annan verksamhet Fyll i de uppgifter som tillgodoräknandet grundas på Fyll sedan i de uppgifter tillgodoräknandet motsvaras av. Kurskod anges om det är en kurs man läst på grund- och avancerad nivå vid Stockholms universitet 16

18 Ändring/borttagning Om du vill ändra eller ta bort ett tillgodoräknande ska du markera aktuellt tillgodoräknande i det nedre visningsfältet klicka på Ändra/Ta bort. Du kommer då till ett nytt formulär där de uppgifter som redan finns om tillgodoräknandet visas och kan ändras eller tas bort. Du måste vara behörig till ämnet för att kunna ändra eller ta bort tillgodoräknandet. Arkivlista Under menyn Funktion kan du markera alternativet Arkivlista. Från inläggningsformuläret sker då utskrift automatiskt om alternativet är förvalt. Arkivlistan fungerar som ett kvitto över inlagda uppgifter. För utskrift från detta formulär välj knappen Skriv ut arkivlista. Du måste vara behörig till ämnet för att kunna skriva ut arkivlistan. Arkivlistan för borttagning kan inte skrivas ut via denna knapp utan endast från formuläret där borttagningen uppdateras. Viktigt att tänka på Kurser på forskarnivå som läses INOM Stockholms universitet är INTE tillgodoräknande Kurser på forskarnivå som läses UTANFÖR Stockholms universitet ska tillgodoräknas Kurser på forskarnivå som ges av Stockholms universitet ska rapporteras i RS90 av kursgivande institution för ALLA som gått kursen Kurser lästa före antagningsdatum ska tillgodoräknas Kurser på grund- och avancerad nivå - ska tillgodoräknas. Forskarstuderande har ingen förtur på dessa kurser utan måste anmäla sig till kurserna via Antagning.se 17

19 Uppnådd andel inom forskarutbildningen RS92 Funktionen används för att lägga in, ändra och ta bort uppgift om handledarens uppskattning av forskarstudentens uppnådda procentuella andel inom forskarutbildningen, relaterad till fordringarna för aktuell examen. En person Ange personnummer. Antagningsuppgifter visas då för denna person Markera 'Ny termin' i listan. Fyll i termin och procenttal 18

20 Ändra Välj den termin som skall ändras ur listan Ändra procenttalet Ta bort Välj termin ur listan. Klicka därefter på Ta bort Flera personer Markera flera personer Ange termin Sök ut aktiva Välj något av ämne, institution, fakultet, vetenskapsområde, nationellt ämne Sök Ange andel Klicka på stryk på de personer du inte ska lägga in någon uppgift på 19

21 Rapportera alla läskurser klara RS93 Inläggning kan göras för en eller flera personer åt gången, medan ändring och borttagning måste göras för en person i taget. Flera personer Markera flera personer Ny lista markeras, tryck på "OK" Markera vilken typ av examen som avses = antagna från 1/ Ange ämne och datum Ange institution och handledare Lägg in personerna som ska rapporteras med personnummer Spara Skriv ut arkivlista Gör definitiv inläggning Befintlig lista Markera raden och tryck på "Visa lista" Gör ändringar om det behövs Skriv ut arkivlista för markerad lista Gör definitiv inläggning Definitiv inläggning Ange listnr och kontrolltal Tryck på "OK" 20

22 Handledares värdering av forskarutbildningskurser RS94 Tillgodoräknade kurser är i sig redan bedömda och kopplade till ämne, och kan inte behandlas här. Inläggning Markera Inläggning Ange personnummer Kontrollera att rätt ämne är förmarkerat. Tabba Markera en kurs från listan Ange poäng och beslutsdatum. Upprepa ev. för flera kurser och skriv ut arkivlista Ändring Markera Ändring Ange personnummer Kontrollera att rätt ämne är förmarkerat. Tabba Markera en kurs från listan. Tabba. Befintliga uppgifter läggs ut i bilden Ange poäng och beslutsdatum. Upprepa ev. för flera kurser och skriv ut arkivlista Borttagning Markera Borttagning Ange personnummer Kontrollera att rätt ämne är förmarkerat. Tabba Markera en kurs som skall tas bort. Tabba Klicka på ta bort och skriv ut arkivlista 21

23 Godkänd avhandling RS95 Inläggning, ändring eller borttagning av uppgift om godkänd avhandling för lic.- och doktorsexamen och därtill hörande avhandlingstitel kan göras för en person åt gången. Ny lista Välj Inläggning, Ändring eller Borttagning Fyll i personnummer. Uppgifter om antagning och ev. avbrott visas. Om doktoranden är antagen till flera ämnen, visas ämnen i en drop down-lista, och man kan välja vilket ämne man vill rapportera för Välj licentiat- eller doktorsexamen Ange datum, eventuellt diarienummer och handledare Lägg in avhandlingstiteln samt titel på annat språk Ändring Befintliga uppgifter läggs ut i bilden Ändra de uppgifter som skall korrigeras Borttagning Befintliga uppgifter läggs ut i bilden Ta bort 22

24 Rapportera forskarexamen RS96 Funktionen används för att lägga in, ändra och ta bort forskarexamen. Inläggning OBS! Disputationer och forskarexamen handläggs av Examensgruppen på Studentavdelningen. 23

25 Snabbkommandon och funktionstangenter Åtgärd Avsluta Ladok Begränsa Byt funktion Hjälp på fältnivå Klipp ut Klistra in Kopiera Senast använda pnr/kod Skriv ut Skärmutskrift Spara Spara grupp Stryk Stäng fönster Sudda bild Söktecken (=sökstjärnan) Sök Ta bort Uppdatera Utsökning Snabbkommando Alt+F4 F10 F12 F1 Ctrl+X Ctrl+V Ctrl+C = +tab Ctrl+P Ctrl+Skift+P Ctrl+S F11 Ctrl+Delete Esc Ctrl+R F3 Ctrl+F Ctrl+T Ctrl+U F9 24