Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Bedriva utbildning på grund och avancerad nivå Processgrupp 3.1

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 3 Bedriva utbildning på grund och avancerad nivå Processgrupp 3.1 Version 1.6 Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras och gäller för hela Karolinska Institutet. Dokumenthanteringsplanen följer samma processindelning som Klassificeringsstruktur för Karolinska Institutet. Diarienummer: 1989/2017 Dnr för föregående version: 1255/2017 sdatum: : Dokumenttyp: Universitetsdirektör Per Bengtsson Styrdokument Handläggs av avdelning/enhet/funktion: Juridiska avdelningen/enheten för arkivoch registratur Revidering med avseende på: Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar 1.5 Giltighetstid: Tillsvidare

2 Verksamhetsområde 3 Bedriva utbildning Processgrupp: 3.1 Bedriva utbildning på grund och avancerad nivå Process: Hantera utbildningsutbudet på grund och avancerad nivå Process: Hantera antagning och göra behörighetsbedömningar på grund och avancerad nivå Process: Planera och genomföra grund och avancerad utbildning Process: Hantera studentärenden under pågående utbildning på grund och avancerad nivå Process: Utfärda examen på grund och avancerad nivå Läsanvisningar Under respektive process radas de handlingar (handlingstyper) som hanteras inom processen upp alfabetiskt. Till varje handling finns sedan ett antal kolumner som närmare beskriver hur handlingen ska hanteras. Process: Visar vilken process handlingen tillhör. Handlingstypens namn: Anger namnet på handlingen. Ingående handlingar: Här anges om handlingstypens egentligen är ett ärende med flera ingående handlingar som ska hanteras likadant. Diarieföring: Här framgår det om handlingen ska diarieföras och om det ska ske vid UF eller vid. Bevaras/Gallras: Anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Utgångspunkten är alltid att handlingen ska bevaras, annars krävs ett särskilt gallringsbeslut för handlingen. Står det angivet att handlingen ska gallras krävs således särskilt tillstånd för att förstöra eller slänga handlingen. Ska handlingen gallras anges gallringsfrist, dvs hur lång tid som måste gå innan handlingen kan kastas/förstöras. Förvaring/Arkivering: Anger om handlingen ska förvaras ute på eller vid UF. Anmärkning: Denna kolumn talar om ifall det finns något gällande handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. RAFS/RAMS: Anger till vilken föreskrift av Riksarkivet som vi stöder gallringsbeslutet på. Hur hittar man i dokumentet? För att hitta en handling i dokumenthanteringsplanen används enklast sökfunktionen i Adobe Reader (Ctrl+F). Då kan du söka på ett specifikt ord och får fram de träffar där ordet/delar av ordet finns.

3 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.1 Bedriva utbildning på grund och avancerad nivå Process: Hantera utbildningsutbudet på grund och avancerad nivå Kurskatalog Bevaras UF:s arkiv Kursplaner Bevaras UF:s arkiv Levereras till UF:s arkiv som pappersutskrift Utbildningskatalog Bevaras UF:s arkiv Utbildningsplaner UF Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.1 Bedriva utbildning på grund och avancerad nivå Process: Hantera antagning och göra behörighetsbedömningar på grund och avancerad nivå Alternativt urval Lista över samtliga sökande. Bedömningsprotokoll (underlag för meritvärdena) Meritvärdena Ordförandebeslut Protokoll från urvalskommittén UF Bevaras UF:s arkiv Läkarprogrammet PIL Tandläkarprogrammet TAPIL Ärendet diarieförs vid UF, men bereds av eller UF Alternativt urval ansökan Gallras efter 2 år Levnadsbeskrivning om anstånd Antagning som ej görs via antagning.se Antagning till enstaka kursplats inom program UF Bevaras UF:s arkiv Gallras efter 2 år Antagning sker direkt i Ladok utifrån underlag från, tex FoLäk och sommarforskarskola. UF, ansökan ska scannas. Bevaras UF:s arkiv Ärendet diarieförs av UF, men bereds av. et fattas av chefen för studieadministrativa avdelningen. RAFS 2007:1,

4 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Antagning till senare del av program UF, ansökan ska scannas. Bevaras UF:s arkiv Ärendet diarieförs av UF, men bereds av. et fattas av chefen för studieadministrativa avdelningen Antagning via Antagning.se Gallras efter 2 år Enligt avtal med UHR ansvarar de för ansökningshandlingar Antagningslistor Bevaras UFS närarkiv Fram tills att ett earkiv är på plats förvaras listorna vid UFS Individuell studiegång Bevaras Institution Kompletterande utbildning för läkare och tandläkare och sjuksköterska med examen från land utanför EU/EES och Schweiz Studieintyg från ladok med särskilt intygande UF eller programansvarig Bevaras Bevaras Arkivkopia av studieintyg från ladok med särskilt intygande om genomgången utbildning arkiveras vid UF Kompletterande utbildning Gallras efter 2 år Institution sker via Antagning.se. för läkare, tandläkare och sjuksköterska med examen från land utanför EU/EES och Schweiz RAFS 2007:1, Kompletterande utbildning Meritvärdering UF Bevaras Bevaras Ärendet diarieförs av UF, men bereds av för läkare, tandläkare och sjuksköterska med examen från land utanför EU/EES och Schweiz eller UF.

5 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Plats på högre termin för nyantagna Preliminär bedömning av grundläggande behörighet till grund och avancerad nivå Programdirektorsbeslut UF Bevaras UF:s arkiv I programnämndsprotokollet hänvisas till diarienumret för programdirektorsbeslutet. Programdirektorsbeslut diarieförs vanligen inte, men för spårbarheten diarieförs dessa beslut. Svar på ansökan UF Bevaras UF:s arkiv Utanför en ordinare antagningsomgång i NyA Preliminär bedömning av reell kompetens Svar på ansökan UF Bevaras UF:s arkiv Utanför en ordinare antagningsomgång i NyA Reservantagningslistor Gallras vid inaktualitet Sommarforskarskolor Undantag från behörighetskrav till kurs/högre termin inom program UF Bevaras/Gallras Beviljade ansökningar bevaras. Ej beviljade ansökningar gallras efter 2 år. UF eller programansvarig Bevaras Institution RAFS 1991:6, RAFS 2007:1, Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.1 Bedriva utbildning på grund och avancerad nivå Process: Planera och genomföra grund och avancerad utbildning veckors kontroll Gallras efter 6 mån om avbrotten är inrapporterade i Ladok. Institution Avser underlag till Ladok samt kontrollblanketter. Informationen övergår i registreringsverifikaten RAFS 1991:6,

6 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Betygsgrundande underlag Betygskriterier Bevaras Kursakt, vid Examensarbeten Bevaras Egen serie vid Klinikförberedande tentamen Kursbeskrivning Bevaras Kursakt, vid Kursbevis/Kursintyg, kopia Bevaras Kursakt, vid Kursinformation Bevaras Kursakt vid Kursplan, kopia Bevaras Kursakt, vid Kursplatsplanering av sjukhusplaceringar på kliniska kurser Gallras efter 2 år Institution Vad som är betygsgrundande anges i kursplanen. Avser även närvarolistor där närvaron är betygsgrundande. Bevaras UF:s arkiv Avser tentamensformulär. Gallras vid inaktualitet Kursutvärdering Sammanställning Bevaras Kursakt, vid Om det finns annan kursbeskrivning än kursplanen. Detta gäller kursbevis enligt Högskoleförordningen. Ej studieintyg från ladok. För förståelsen av kursen, arkivera gärna en kopia på kursplanen i kursakten. KUPPEN är ett hjälpdatasystem som studievägledningen för läkarprogrammet använder för kursplatsplanering av sjukhusplaceringar på kliniska kurser. De får gallras löpande vid inaktualitet. Kurslistorna till KUPPEN hämtas från Ladok. Vidimerat av. RAFS 2007:1, RAFS 1991:6,

7 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Kursutvärdering Svar Gallras 2 år efter att sammanställning av kursutvärdering har upprättats Kursutvärdering Mall Bevaras Kursakt, vid Litteraturförteckning Bevaras Kursakt, vid Lokalscheman och lokalbeskrivningar Gallras när kursen är avslutad Närvarorapporter/listor Gallras när kursen är avslutad, se anmärkning Omprövning av betyg Programnämnd Protokoll Ordförandebeslut Programdirektörsbeslut Institution RAFS 2007:1, Institution RAFS 1991:6, Institution Är närvaro obligatoriskt för att få betyg så ska närvarorapporten hanteras som ett betygsgrundande underlag. Gallras efter 2 år Institution Om betyg ändras så måste en ny arkivlista skrivas ut. Bevaras UF:s arkiv en numreras med år och löpnummer och arkiveras med protokollen Programråd Protokoll Bevaras Institution Registreringsverifikat Gallras efter 10 år Institution Institutionerna tar fram registreringslistor över gjorda kursregistreringar. Ladokgruppen tar ut registreringsverifikat som skickas till prefekten för signering. Därmed uppfylls kraven i Förordningen om myndigheters bokföring 2000:606 RAFS 1991:6, RAFS 2007:1, RAFS 2007:1,

8 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Rättningsprotokoll eller liknande Scheman Bevaras/gallras, Kursakt, vid Studiehandledningar/instr uktioner Gallras efter 2 år. Institution Avser även t.ex. lärares anteckningar om utfall vid muntlig tentamen. RAFS 2007:1, Gallring får endast ske under förutsättning att resultatet på momentet/kursen registrerats i Ladok. Bevaras Kursakt vid Studieintyg Ladok Gallras vid inaktualitet Tentamensformulär Bevaras Kursakt, vid Tentor/skriftliga provsvar Gallras 2 år efter betygsättning, se anmärkning Institution Endast sista versionen behöver sparas RAFS 1991:6, För skrivning, omskrivning och muntlig tentamen. Gäller alla prov som är betygsgrundande, även digitala och hemtentamen. RAFS 1991:6, Skriftliga provsvar får återlämnas till RAFS 2007:1, student efter betygsättning. Då en student kan begära omprövning av ett betyg enligt 6 kap. 24 HF (1993:100) ska de underkända tentorna kopieras alternativt skannas till en PDF innan de lämnas ut för de kurser som tillämpar tvågradig betygsskala (G, U). För de kurser som tillämpar flergradiga betygskalor (VGU; A F) ska alla tentor som inte fått betyget VG; A kopieras alternativt skannas till en PDF före utlämnande. Provsvar som inte har återlämnats får gallras 2 år efter betygsättning.

9 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Tentor/skriftliga provsvar kopior Gallras 2 år efter betygsättning Institution Kopian ska bevaras i 2 år. RAFS 2007:1, Underlag för inrapportering i Ladok Uppropslista Bevaras Kursakt, vid Uppsatser eller liknande arbeten på 7,5 hp eller mer på grundnivå klass G2 eller avancerad nivå Uppsatser eller liknande arbeten på grundnivå klass G1 Gallras efter 2 år RAFS 2007:1, Bevaras Får gallras 5 år efter betygsdatum, se anmärkning Kursakt, vid Institution Undantaget är uppsatser som bedöms ha ett värde för forskningen (inom eller utanför den egna disciplinen), eller som bedöms vara av allmänintresse ska bevaras. RAFS 2007:1,

10 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Uppsatser eller liknande arbeten på mindre än 7,5 hp på grundnivå klass G2 eller avancerad nivå Utbildningsnämnd Protokoll Ordförandebeslut Får gallras 5 år efter betygsdatum, se anmärkning Utdelat studiematerial Gallras när kursen är avslutad, se anmärkning Respektive. Gallring är endast tillåten under förutsättning att resultatet har registrerats i Ladok Undantaget är uppsatser som bedöms ha ett värde för forskningen (inom eller utanför den egna disciplinen), eller som bedöms vara av allmänintreses ska bevaras. Bevaras Institution en numreras med år och löpnummer och arkiveras med protokollen. Kursakt, vid Studiematerial med texter som är mycket svåra att få tag på ska bevaras i kursakten. Övrigt studiematerial kan gallras. RAFS 2007:1, RAFS 1991:6, VFU Verksamhetsförlagd utbildning eller praktik Handledarrapport med bilagor Studentens rapport med bilagor Gallras efter 2 år Institution Om rapporten legat till grund för RAFS 2007:1, betygsättning får gallring endast ske under förutsättning att betyget har registrerats i Ladok. Rapporter som inte återlämnats till studenten får gallras, förutsatt att betyget har registrerats i Ladok. Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.1 Bedriva utbildning på grund och avancerad nivå Process: Hantera studentärenden under pågående utbildning på grund och avancerad nivå Avskiljande av student Begäran UF Bevaras UF:s arkiv Prövas av högskolans avskiljandenämnd. Yttrande et kan omprövas efter två år Byte av examinator as av prefekt på Studieavbrott Anmälan UF eller programansvarig Bevaras Institution

11 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Studieuppehåll Anmälan om återupptag av studier Studieuppehåll Tillgodoräknande av utbytesstudier Underlag Tillgodoräknande Underlag Undantag från regeln om maximalt antal provtillfällen Gallras 2 år efter återupptaget av studierna. Institution RAFS 2007:1, UF eller programansvarig Bevaras Institution et kan överklagas. Institution Bevaras Institution Institution Bevaras Institution, se anmärkning Gallras vid inaktualitet Ändrad kursordning Gallras vid inaktualitet Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.1 Bedriva utbildning på grund och avancerad nivå Process: Utfärda examen på grund och avancerad nivå om examensbevis Ej beviljade beslut Programansvarig /programnämnd diarieför TG på del av program, valbar kurs och examensarbeten. Kursansvarig diarieför TG på hel kurs och del av kurs. Institution RAFS 1991:6, Institution RAFS 1991:6, UF Bevaras UF:s arkiv Med bilagor. et kan överklagas om examensbevis Beviljade beslut Gallras 2 år efter att examensbevis har utfärdats UF:s arkiv UFS:s närarkiv RAFS 2007:1, ATläkare, examination Bevaras UF:s arkiv Avser rättningsmall och tentamensmall.

12 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Examensbevis Bevaras Från och med införandet av nya Ladok ht 2016 finns examensbevisen endast arkiverade som PDF.