REGEL DOKUMENTHANTERINGS- PLAN FÖR UTBILDNING PÅ GRUND OCH AVANCERAD NIVÅ

Transkript

1 REGEL DOKUMENTHANTERINGS- PLAN FÖR UTBILDNING PÅ GRUND OCH AVANCERAD NIVÅ Typ av dokument: Regel Datum: Beslutad av: Giltighetstid: Tills vidare Område: Arkiv och diarium Ansvarig förvaltningsenhet: Universitetsledningens kansli Ersätter dokument: Dokumenthanteringsplan för utbildning på grund och avancerad nivå FS

2 Sid 2 (31) Innehåll 1. Beskrivning Bakgrund... 3

3 Sid 3 (31) 1. Beskrivning Enligt rådande förskrifter ska alla myndigheter ha en väl fungerande informationshantering. I den här regeln beskrivs på ett konkret sätt hur myndigheten ska hantera de allmänna handlingar som uppkommit inom verksamhetsområdet utbildning på grund och avancerad nivå. 2. Bakgrund Enligt Riksarkivet ska varje statlig myndighet dokumentera de tillämpningar som görs av rådande föreskrifter i form av en dokumenthanteringsplan. En dokumenthanteringsplan beskriver myndighetens hantering av allmänna handlingar. Syftet med dokumenthaneringsplanen är att styra och leda myndighetens arkivbildning. Följande dokumenthanteringsplan gäller för handlingar som uppkommit inom verksamhetsområdet utbildning på grund och avancerad nivå. Regeln är alltså avsedd för alla som hanterar allmänna handlingar i verksamhetsområde 3, enligt universitetets klassificeringsstruktur. Regeln ersätter tidigare dokumenthanteringsplan med diarienummer FS På grund av regelns natur och innehåll så har inget av följande perspektiv särskilt beaktats: studenters-, samverkans-, jämställdhets-, hållbarhets-, internationella-, tillgänglighets- och arbetsmiljöperspektiv.

4 Sid 4 (31) Dokumenthanteringsplan för utbildning på grund och avancerad nivå vid Umeå universitet Upprättad av: Registratur och Arkiv Fastställd: Reviderad: Styrande föreskrifter är: RA-FS 1991:6, 1997:6, 2012:2,, RA-FS 2015:2, Grant Agreement, artikel II.27 Följande dokumenthanteringsplan ersätter tidigare plan och ska även användas retroaktivt. Vid lagrande se Riksarkivets föreskrift, RA-FS 2009:2, för val av format. Förklaringar: = Information som inte diarieförs hålls många gånger systematiskt i t.ex. akter innehållande utbildningsmaterial. En sådan akt kan innehålla välkomstbrev, scheman, läromedel m.m. = Under rubriken medium st det ofta papper/ vilket innebär att kan finnas både i papper & format. Förvaringsplats= Under rubriken förvaringsplats st var. Kan vara på flera ställen Fastställa utbildningsutbudet på grund och avancerad nivå Beslut om ekonomiska ramar för utbildningsutbud Bevaras Diarieförs Förslag på kurser/utbildningar Bevaras Diarieförs Förslag till beslut om Bevaras Diarieförs utbildningsutbud Beslut om utbildningsutbud Bevaras Diarieförs Inrätta huvudområde på grund och avancerad nivå Förslag till inrättande av Bevaras Diarieförs huvudområde Förslag till beslut om Bevaras Diarieförs inrättande av huvudområde Yttrande om inrättande av Bevaras Diarieförs huvudområde / / Från fakultetsnämnd. Från erna. Från utbildningskommitté eller grundutbildningsnämnd. Från fakultetsnämnd. Från. Från utbildningskommitté och fakultetsnämnd. Från examina och utbildningsstrategiska rådet.

5 Sid 5 (31) sbeslut om inrättande av huvudområde Bevaras Diarieförs Beslut om utbildningsprogram på grund och avancerad nivå Denna process gäller för alla beslut om program. Det kan t.ex. gälla avvikande terminstider. Samma process gäller även för avvecklande av utbildningsprogram Förslag till inrättande av utbildningsprogram Yttrande om inrättande av utbildningsprogram Förslag till beslut om inrättande av utbildningsprogram sbeslut om inrättande Bevaras Diarieförs Bevaras Diarieförs Bevaras Diarieförs Bevaras Diarieförs av utbildningsprogram Utbildningsplan Bevaras Diarieförs/ Selma / / Från. Från programrådet, examina och utbildningsstrategiska rådet. Från utbildningskommitté och fakultetsnämnd. Utbildningsplaner lagras tillsvidare i Selma. Utbildningsplaner finns från och med 2014 (ibland längre tillbaka) i myndighetens utbildningsdatabas Selma. Planen finns även diarieförd, som bilaga till ärendet Beslut om kurser på grund och avancerad nivå Denna process gäller för alla beslut om kurser. Det kan t.ex. gälla avvikande terminstider. Samma process gäller även för avvecklande av kurser på grund & avancerad nivå.

6 Sid 6 (31) Förslag till inrättande av kurser Bevaras Diarieförs Förslag till beslut av inrättande Bevaras Diarieförs om kurser / / Från. Från utbildningskommitté, fakultetsnämnd & utbildningsutskott Beslut om inrättande av kurser Bevaras Diarieförs / Kursplan Bevaras Selma Digitalt / Upprätta lokala examensbeskrivningar på grund och avancerad nivå Förslag till inrättande av lokala examensbeskrivningar Bevaras Diarieförs Förslag till beslut av inrättande Bevaras Diarieförs av lokala examensbeskrivningar Mall för examensbeskrivningar Bevaras Yttrande om inrättande av Bevaras Diarieförs lokala examensbeskrivningar sbeslut om upprättande av lokala examensbeskrivningar Bevaras Diarieförs 3.2 Hantera antagning till utbildning på grund och avancerad nivå / Kursplaner lagras tillsvidare i Selma. Kursplaner finns från och med 2014 (ibland längre tillbaka) i myndighetens utbildningsdatabas Selma. Från. Från utbildningskommitté och fakultetsnämnd. Från examina och utbildningsstrategiska rådet.

7 Sid 7 (31) 3.2 Ansökan (anmälan) med ev. bilagor. Gäller även ansökan & bilagor om att studera vid Umeå universitet på senare del av ett program samt ansökan med bilagor till valprojektet (Val = vidareutveckling av lärare) Gallras 2 efter beslut om antagning NyA/Ladok/ Valdatabas Om anmälan registrerats i antagnings- eller studieregister. För antagen som inte registrerats i studieregister, t.ex. inresande (utländsk) student, bör anmälan med bilagor bevaras. RA-MS 2017:39 Uppgift om student som sökt och blivit antagen men inte registrerat sig efter 1 från Ladok. UHR ansvarar för att gallring sker i NyA. 3.2 Beslut om behörighet Gallras 2 NyA Digitalt efter beslut 3.2 Beslut om antagning Bevaras NyA/Ladok Digitalt Alla studenter som registrerat sig lagras tillsvidare i Ladok. 3.2 Ansökan om reell kompetens med tillhörande bilagor 3.2 Beslut om reell kompetens (behörighetsbeslut) 3.2 Ansökan om avsteg från gängse urvalsgrund med tillhörande bilagor 3.2 Beslut och sammanställning om avsteg från gängse urvalsgrund Gallras 2 efter beslut Gallras 2 efter beslut Bevaras Bevaras NyA Digitalt Studenten laddar upp ansökan med bilagor på antagning.se. NyA Digitalt Diarieförs i samlingsärende Ladok/ diarieförs i Papper OSL 21 kap. 1 Digitalt/ papper Uppgiften lagras tillsvidare i Ladok.

8 Sid 8 (31) 3.2 Lokal antagningsansökan med tillhörande bilagor Gallras 2 efter beslut om antagning samlingsärende NyA/Ladok 3.2 Ansökan om anstånd med tillhörande bilagor Bevaras Diarieförs, NyA 3.2 Beslut om anstånd Bevaras Diarieförs, NyA 3.2 Kontrollbesked (automatiserat Gallras vid från systemet) inaktualitet 3.2 Sammanställning av antagna (antagningslistor) Gallras vid inaktualitet 3.2 Antagningsbesked Gallras vid inaktualitet 3.2 Arbetsprover för utbildning som leder till konstnärlig examen, arkitektexamen eller motsvarande, och som utgörs av allmänna handlingar Återlämnas en månad efter beslut om antagning under förut- Digitalt/ papper Om anmälan registrerats i antagnings- eller studieregister. För antagen som inte registrerats i studieregister, bör anmälan med bilagor bevaras. Bilagan kan innehålla sekretess. Digitalt/ papper OSL 21 kap. 1 Digitalt/ papper NyA Digitalt Vid anmälan, ändring av anmälan och ändring av förutsättningar. RA-FS 1991:6 (ändrad 1997:6, 2012:2) NyA/Ladok Digitalt/ papper / RA-FS 1991:6 (ändrad 1997:6, 2012:2) NyA Digitalt Urval 1 och urval 2. RA-FS 1991:6 (ändrad 1997:6, 2012:2) NyA Förekomsten av uppvisande arbetsprover bör dokumenteras.

9 Sid 9 (31) sättning att arbetsprovet har dokumenterats. Vid avsaknad av dokumentation ska arbetsproverna sparas i 2 efter beslut om antagning. Om den sökande inte begärt återlämnande f arbetsprover en månad efter beslut om antagning. Dokumentation av uppvisade arbetsprover f 2 efter beslut om antagning. De listor (med bl.a. bedömning och närvaro) som upprättas ska bevaras och arkiveras i konsthögskolans arkiv. Listorna tas ut på papper. Beslut dnr Arbetsprover som utgörs av föremål och som inte har bedömts vara allmänna handlingar kan förstöras eller återlämnas utan medgivande från Riksarkivet. 3.3 Planera och genomföra utbildning på grund och avancerad nivå Planera undervisning på program och kurser Bemanningsplanering för undervisning Bevaras BPS Digitalt BPS är ett centralt bemannings- & planeringssystem för hela myndigheten.

10 Sid 10 (31) Ansökan om val av studieort med tillhörande bilagor Gallras efter 3 /bevaras Diarieförs som samlingsärende/ systematiskt / OSL 21 kap. 1 Informationen lagras tillsvidare i BPS. Ansökan sker i lärplattform för Medfaks er. Registratur och arkiv diarieför de ansökningar som i bilaga innehåller sekretessuppgifter. Det sker vid varje terminsavslut. De ärenden som inte innehåller sekretessuppgifter hålls systematiskt ordnande av Medfak. Medfak har alla ärenden i sin helhet även de som är diarieförda, då som kopia. De diarieförda handlingarna bevaras för alltid Beslut om studieort Gallras efter 3 /bevaras Ansökan om förtur vid val av utlokaliseringsort gällande Gallras efter 3 /bevaras Ladok/ diarieförs som samlingsärende/ systematiskt Diarieförs som Digitalt / OSL 21 kap. 1 De diarieförda handlingarna bevaras för alltid. Ansökan sker i lärplattform för Medfaks er.

11 Sid 11 (31) VFU/praktik med tillhörande bilagor samlingsärende/ systematiskt Registratur och arkiv diarieför de ansökningar som i bilaga innehåller sekretessuppgifter. Det sker vid varje terminsavslut. De ärenden som inte innehåller sekretessuppgifter hålls systematiskt ordnande av Medfak och Lärarhögskolan. Medfak och Lärarhögskolan har alla ärenden i sin helhet även de som är diarieförda, då som kopia Beslut om val av utlokaliseringsort (förtur) Gallras efter 3 /bevaras Ladok/ diarieförs som samlingsärende/ systematiskt Digitalt Beslut om examinator Bevaras Diarieförs Avtal om verksamhetsförlagd Bevaras Diarieförs utbildning (VFU) Schema Bevaras TimeEdit Digitalt/ papper / / / De diarieförda handlingarna bevaras för alltid. De diarieförda handlingarna bevaras för alltid. Informationen lagras tillsvidare i TimeEdit.

12 Sid 12 (31) För återkommande uppdragsutbildning (program) bevaras alla scheman för första tillfället. Skrivs ut och bevaras i kronologisk ordning. Se även kommande dokumenthanteringsplan för verksamhetsområde Litteraturlistor Bevaras Selma Digitalt Informationen lagras tillsvidare i Selma Läromedel Bevaras Studiehandledning/ studieguide Bevaras Förbereda utbildningsmoment Välkomstbrev Bevaras Hantera utbildningsmoment Digitalt/ papper Digitalt/ papper T.ex. kompendier, power-point etc. lagras tillsvidare i lärplattform eller skrivs ut på papper. Gäller även handledarutbildningar. Inbegriper information om vad som ska ske på utbildningen/ kursen som t.ex. läsanvisningar. Lagras tillsvidare i lärplattform eller skrivs ut på papper. Lagras tillsvidare i lärplattform, på hemsidan eller skrivs ut på papper.

13 Sid 13 (31) Videoupptagningar från undervisningstillfällen Gallras 2 efter avslutat tillfälle/ bevaras Digitalt. Välj ett standardiserat format Ett typurval ska bevaras och det är prefekt/motsvarande som gör det. Urvalet baseras på följande kriterier: -ämnesområden som är unika i sitt slag, -rönt stor uppmärksamhet hos allmänhet, -bedöms ha ett särskilt värde ur ett utbildningshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt perspektiv Provformulär Bevaras Ett särskilt beaktande ska tas till föreläsningar från mer traditionella ämnen & undervisningsformer. Detta för att kunna återge det rutinmässiga arbetet vid lärosätet. Benämns även skrivningsuppgifter/provmall /tentamensfrågor. Lagras tillsvidare i lärplattform, i databas eller skrivs ut på papper.

14 Sid 14 (31) Rättningsmall Bevaras Skriftliga prov/digitala prov Gallras efter 2 Lagras tillsvidare i lärplattform eller skrivs ut på papper. Återlämnas till student efter betygsättning och betyget registrerats i studieregister. Provsvar som inte återlämnats f 2 efter betygsättning Hemortsblankett Gallras efter Videoupptagningar från Gallras 2 examinationer efter examination Begäran om omprövning av betyg med tillhörande bilagor Om student begär omprövning av betyget bör provsvaret bevaras 2 efter att prövningen har slutbehandlats. Till exempel videoupptagning från seminarier med examinerande moment. Om en student begär omprövning av betyg ska videoupptagningen bevaras 2 efter att prövningen slutbehandlats. Bevaras Diarieförs Papper Om student begär omprövning av betyget bör provsvaret

15 Sid 15 (31) Beslut om omprövning av betyg Anmälan om tentamen (uppsamlingstentamen) Intyg om genomförd praktikplats (VFU) och liknande intyg Intyg för sammankomster gällande distansstudenter bevaras i 2 efter att prövningen har slutbehandlats. Bevaras Diarieförs Papper Om student begär omprövning av betyget bör provsvaret bevaras i 2 efter att prövningen har slutbehandlats. Gallras vid inaktualitet Gallras efter 2 Gallras vid inaktualitet Intyg för godkänd examination Gallras vid inaktualitet Kodblad till tentamen Gallras efter Betygsunderlag/rättnings- Bevaras protokoll Kan återlämnas till student efter betygsättning och betyget registrerats i studieregister. Intyget möjliggör för studenter att ansöka om merkostnadslån för resor och boende. Intyget möjliggör för studenter att ansöka om studielån. Papper Sammanställning av studieresultat. Kan även benämnas rutlistor & excellistor.

16 Sid 16 (31) Registerkort för studenter (äldre kortlådor) Handledarrapport från verksamhetsförlagd utbildning med bilagor Bevaras Gallras 2 efter avslutad delkurs eller utbildning Projektarbeten/liknande Gallras 2 efter avslutad delkurs eller utbildning Studenternas rapporter från praktik eller verksamhetsförlagd utbildning med bilagor Gallras 2 efter det att betyget registrerats i studieregister Ladok Ladok Ladok Journaler Bevaras Underlag till examensarbeten Gallras vid inaktualitet Papper Avser prestationer som inte är Digitalt T.ex. OSL 25 1 införda i studieregister. Rapporter f inte om de legat till grund för betygsättning och betyget inte registrerats i studieregister. Projektarbeten f inte om de legat till grund för betygsättning och betyget inte registrerats i studieregister. Rapporter f inte om de legat till grund för betygsättning och betyget inte registrerats i studieregister. Med bilagor avses utlåtanden från arbetsplatser och annan dokumentation som bildar underlag till rapporten. RA-MS 2017:39 T.ex. Psykolog- och tandläkarjournaler.

17 Sid 17 (31) Uppsatser för 60 hp. (Individuella arbeten, självständiga arbeten, fördjupningsuppgifter, motsvarande B-nivå) Examensarbeten, 90 hp och högre Gallras 5 efter betygsdatum Ladok För att gallring ska vara möjlig ska betyg ha registrerats i studieregister. Uppsatser som bedöms ha ett värde för forskningens behov, inom eller utom den egna disciplinen, eller som bedöms vara av allmänintresse ska bevaras. För uppsatser i ämnen och program där 60 högskolepoäng (tidigare 40 p) utgör den högsta nivån ska särskild ställning tas till ett eventuellt bevarande. Bevaras Ladok/DiVA Digitalt T.ex. uppsatser som kandidat, magister och master. Dessa lagras tillsvidare i DiVA enligt policy FS Antingen lägger studenten själv in uppsatsen eller gör studieadministratören det. Om studenten gör det så skickar hen blankett för godkännande till studieadministratör.

18 Sid 18 (31) Blankett för godkännande av publicering Bevaras Bedömningskriterier Bevaras Instruktion/förutsättningar för examensarbetet Arkivlista uppgift och betyg på examensarbete (undertecknad) Arkivlista betyg på hel kurs (undertecknad) Arkivlista betygsändring (undertecknad) Arkivlista borttagning (undertecknad) Arkivlista beslut om tillgodoräknande (undertecknad) Arkivlista prov (moment, undertecknad) Bevaras Kursbevis Bevaras alt. Papper Denna handlingstyp uppst när student lagt in uppsats Bevaras Ladok Bevaras Ladok Bevaras Ladok Bevaras Ladok Bevaras Ladok Bevaras Ladok Förvaltning Förvaltning Förvaltning Förvaltning Förvaltning Förvaltning själv i DiVA. Lagras tillsvidare i lärplattform eller skrivs ut på papper. Lagras tillsvidare i lärplattform eller skrivs ut på papper Skickas löpande till Registratur och Arkiv. Skickas löpande till Registratur och Arkiv. Skickas löpande till Registratur och Arkiv. Skickas löpande till Registratur och Arkiv. Skickas löpande till Registratur och Arkiv. Skickas löpande till Registratur och Arkiv. Byter namn i Ladok3 till Modul. Kursinformation lagras tillsvidare i Ladok (och Selma). De kursbevis som på begäran

19 Sid 19 (31) skrivs ut ur Ladok bevaras inte i pappersform. Om kursbevis tas ut enhetligt & regelmässigt på papper (äldre modell) bevaras en papperskopia. Kursbevis bevaras om de upprättas inom ramen av en uppdragsutbildning eller inom vissa forskningsskolor. Då läggs inte poängen in i Ladok Resultatintyg Gallras vid inaktualitet Kursvärderingar/andra värderingar rörande utbildning Gallras 2 efter att sammanställning upprättats Utvärderingsmall för kurser Bevaras Sammanställning av kursvärdering Bevaras RA-FS 1991:6 (ändrad 1997:6, 2012:2) Kursinformation lagras tillsvidare i Ladok (och Selma). RA-FS 1991:6 (ändrad 1997:6, 2012:2) Om ingen sammanställning har upprättats ska kursvärderingarna sparas i 10. Lagras tillsvidare i lärplattform eller skrivs ut på papper. Om sammanställningen finns i t.ex. lärplattform, lagras den tillsvidare där

20 Sid 20 (31) annars skrivs den ut på papper och diarieförs. 3.4 Hantera studentärenden på grund och avancerad nivå Hantera individuell studiegång Ansökan om individuell studiegång med ev. bilagor Bevaras Diarieförs / OSL 21 kap. 1 För Teknat finns sammanställningarna från och med 2013 i systemet Kursrapport. Ansökan kan utgöras av t.ex. individuell studiegång, ansökan om parallelläsning m.m Förslag till beslut om individuell studiegång Bevaras Diarieförs Beslut om individuell Bevaras Diarieförs studiegång Överenskommelse Bevaras Diarieförs Hantera undantag från förkunskapskrav inom program Ansökan om dispens från Bevaras Diarieförs tröskelkrav Beslut om dispens från Bevaras Diarieförs tröskelkrav Hantera studieuppehåll samt återupptagande av studier Ansökan och beslut om Gallras efter 3 Ladok/ studieuppehåll med ev. bilagor / / / / / / OSL 21 kap. 1 kan förekomma i bilagorna. Även beslut om parallelläsning m.m. Benämns även individuell studiegång. Från programrådet. En förutsättning för att gallring ska vara möjlig är att

21 Sid 21 (31) diarieförs som samlingsärende/ systematiskt tillförts studieregister. Det är samma hantering oavsett bifall eller avslag. Registratur och arkiv diarieför de ansökningar som i bilaga innehåller sekretessuppgifter. Det sker vid varje terminsavslut. De ärenden som inte innehåller sekretessuppgifter hålls för Lärarhögskolan och Medfaks del systematiskt ordnade. Lärarhögskolan och Medfak har alla ärenden i sin helhet även de som är diarieförda, då som kopia. De diarieförda handlingarna bevaras för alltid Ansökan och beslut om återupptagande av studier efter studieuppehåll Gallras efter 3 Ladok/ diarieförs som samlingsärende/ systematiskt / En förutsättning för att gallring ska vara möjlig är att tillförts studieregister. Det är samma hantering oavsett bifall eller avslag. De diarieförda handlingarna bevaras för alltid.

22 Sid 22 (31) Ansökan om kursplats på läkarutbildningen Beslut om kursplats på läkarutbildningen Överklagande av beslut om studieuppehåll Hantera studieavbrott Anmälan och bekräftelse om studieavbrott Gallras 2 efter beslut om antagning NyA/Ladok Digitalt Gäller de studenter på läkarutbildningen som återupptar sina studier efter studieuppehåll och studieavbrott. Bevaras NyA/Ladok Digitalt Uppgiften lagras tillsvidare i Ladok. Bevaras Diarieförs Gallras efter 3 Ladok/ systematiskt / Ett nytt ärende skapas och diarieförs på Registratur och Arkiv. En förutsättning för att gallring ska vara möjlig är att tillförts studieregister Hantera tillgodoräknande Ansökan om tillgodoräknande med bilagor Bevaras Papper Beslut om tillgodoräknande Bevaras Ladok / / För en mer detaljerad hantering av denna process, se FS Ansökan om tillgodoräknande vid uppdragsutbildning diarieförs och centralt. Gäller det tillgodoräknanden under utbildningen det ibland av en/

23 Sid 23 (31) Hantera byte av examinator eller examinationstillfälle Anhållan om byte av examinator eller examinationstillfälle Bevaras Diarieförs Beslut om byte av examinator Bevaras Diarieförs / / eller examinationstillfälle Hantera Funktionsnedsättning (pedagogiskt stöd vid funktionshinder) & anpassat högskoleprov Ärende/Ansökan Bevaras NAIS Digitalt OSL 21 kap Intyg från legitimerad personal (läkarintyg eller utredning) Bevaras NAIS Digitalt OSL 21 kap Kompletteringar Bevaras NAIS Digitalt OSL 21 kap Tjänsteanteckningar Bevaras NAIS Digitalt OSL 21 kap Besked Bevaras NAIS Digitalt OSL 21 kap Anmälan om att göra anpassat högskoleprov Intyg som styrker anpassat högskoleprov Gallras 2 efter provtillfället Bevaras motsvarande. NAIS är en IT-tjänst som förvaltas och drivs av UHR. Informationen lagras tillsvidare i systemet. HP-admin Digitalt Gallring styrs centralt av UHR. Diarieförs centralt 2 ggr/ (i Digitalt/ papper OSL 21 kap. 1 RA-FS 1991:6 (ändrad 1997:6, 2012:2) kan förekomma i bilagorna.

24 Sid 24 (31) Beslut att få göra anpassat högskoleprov Gallras 2 efter senaste provtillfället samlings- RA-FS 1991:6 (ändrad 1997:6, ärende) 2012:2) HP-admin Digitalt RA-FS 1991:6 (ändrad 1997:6, 2012:2) Hantera hälsofrämjande stöd Denna process rör Studenthälsans information Se separat process. 3.5 Hantera internationellt utbyte och tredjelands studenter på grund och avancerad nivå Genomföra internationellt utbyte allmänt, via Erasmus+, MFS (Minor Fields studies) mfl. Gäller även lärar- och personalutbyte Avtal/bilaterära avtal Bevaras Diarieförs / Utlysning av utlandsstudier Bevaras Diarieförs / Ansökan om utlandsstudier Gallras efter 3 Interbas Digitalt / Ansökan om European Charter for Higher Education Beslut Erasmus Charter for Higher Education Bevaras Diarieförs Bevaras Diarieförs Ansökan om projektmedel Bevaras Diarieförs Avtalen kan gälla för, fakultet eller omfatta hela universitetet. Vid central hantering i systemet Interbas. Gäller Erasmus+ Gäller Erasmus+. Beslut som gör att vi f delta i programmet. Gäller Erasmus+ och MFS. MFS söker medel av UHR. För Erasmus+ ska rektor skriva under. Ansökan ska länkas till avtalet, ECHE.

25 Sid 25 (31) Komplettering av ansökan Bevaras Diarieförs Meritlista (bilaga till ansökan) Gallras efter 3 Interbas Digitalt / Ladokutdrag Gallras vid Ladok/ Digitalt / inaktualitet Interbas Platsfördelning/rangordning Gallras vid inaktualitet Balans Gallras vid inaktualitet Antagningsbesked Gallras vid inaktualitet Beslut om antagning Gallras efter 3 (utresande) Interbas Interbas Interbas Digitalt Beslut om tilldelade medel Bevaras Diarieförs Grant Agreement mellan UHR Bevaras Diarieförs och UmU Beslut om besked om andra Bevaras Diarieförs utbetalning Slutrevision Bevaras Diarieförs / / / / Gäller Erasmus+. Gäller MFS m.fl. RA-MS 2017:39 Gäller även MFS mfl. Verifiering av akademiska meriter. Häri ing nominering och bedömning av behörighet. RA- MS 2017:39 Överenskommelse om balans för utbyten enligt, eller med avsteg från, bilaterärt avtal. Omprövning kan begäras. Beslutet är ej överklagbart. Gäller både Erasmus+ & MFS Gäller Erasmus+. Avtal mellan UHR och Umeå universitet. Gäller Erasmus+. Gäller för MFS.

26 Sid 26 (31) Slutrapport Bevaras Diarieförs Avslutningsbesked med eventuellt återkrav Bevaras Diarieförs Sammanställning över sökande Bevaras Diarieförs Ansökan, sökande. Benämns Gallras efter 5 Grant agreement vid Erasmus+ Gäller både Erasmus+ & MFS. Innehåller bl.a. sammanfattning, medel myndigheten förbrukat. Gäller både Erasmus+ & MFS. Gäller både Erasmus+ & MFS. Digitalt Gäller för både Erasmus+ & MFS. Informationen lagras i lärplattform Cambro till dess gallring sker. För Erasmus+ utgörs det av deltagarnas ansökan om stipendium. Vid praktik är det två separata dokument, ansökan och grant agreement. Gallringsfristen följer de EUregler som gäller för Erasmus Bedömningskriterier/stöd vid urval om stipendium Bevaras Diarieförs För MFS utgörs ansökan av ansökningsformulär med en rad bilagor. Gäller för MFS.

27 Sid 27 (31) Antagningsbesked Gallras efter 5 Digitalt Gäller Erasmus+. Ett besked som visar att sökande är antagen vid universitet/ högskola. Gäller enbart studentutbyte Beslutsprotokoll, vilka som beviljas/avslås Bevaras Kronologiskt Beslut om beviljande/avslag Bevaras Diarieförs med tillhörande blanketter & information, avtal m.m Intyg om tidigare anställd Bevaras Diarieförs Mobilitetsavtal Gallras efter 5 Gallringsfristen följer de EUregler som gäller för Erasmus+. Gäller för MFS. Gäller för MFS. Gäller Erasmus+ och MFS m.fl. Digitalt Gäller Erasmus+. Läggs in av sökande. Gallringsfristen följer de EUregler som gäller för Erasmus+. Learning Agreement of Studies. Learning Agreement for Traineeship. Mobilty Agreement for teaching or Training.

28 Sid 28 (31) Meritlista (inresande) Gallras efter Letter of introduction & Gallras vid försäkringsintyg inaktualitet Beslut om behörighet Gallras efter 3 (inresande) Intyg för mentorskap (Buddy programe) Register, mentorskap (Buddy programe) Gallras efter 5 Gallras efter Attendence Certifcate Gallras efter 5 NyA Digitalt / / NyA Digitalt / Före 2016 i systemet Interbas. Gäller MFS. Före 2016 i systemet Interbas. Beslutas på. RA-MS 2017:39 Papper / Alfabetiskt. Registratur och arkiv lagrar intygen till dess de ska. RA-FS 1991:6 (ändrad 1997:6, 2012:2) Digitalt Används för uppföljning/ statistikändamål. RA-FS 1991:6 (ändrad 1997:6, 2012:2) Digitalt Gäller Erasmus+. En bekräftelse som visar att personen varit vid värduniversitetet/högskolan /organisation Intyg om Mobilitet Gallras efter 5 Gallringsfristen följer de EUregler som gäller för Erasmus+. Digitalt Gäller Erasmus+. Gallringsfristen följer de EUregler som gäller för Erasmus+.

29 Sid 29 (31) Resehandlingar Gallras efter Utbetalning av medel Gallras efter Uppföljning av verksamhet Bevaras Diarieförs Beslut om antagning (inresande) Learning Agreement after Mobility. Transcripte of Records. Gäller för MFS. T.ex. boardingkort. Primula Digitalt Utbetalning av medel sker i snitt två gånger per sökande gällande Erasmus+. För MFS sker utbetalning en gång per. RA-FS 2015:2 Bevaras NyA Digitalt / Gäller för MFS Sammanställning av utbytesstudenter (in/ut)) Bevaras NyA Papper / Hantera tredjelands studenter Denna process gäller för avgiftsbetalande studenter Ansökan om stipendium från Gallras efter 3 student (utanför EU och EES) Programanmälan till Svenska Institutet (SI) om elevstipendier Bevaras Diarieförs Rangordningslista/Beslut Bevaras Diarieförs Ansökan till Universitets- och Bevaras Diarieförs högskolerådet (UHR) Lagras tillsvidare i Ladok. Före 2016 i systemet Interbas. Skrivs ut på papper. Före 2016 i Interbas. Digitalt Stipendium som Umeå universitet administrerar.

30 Sid 30 (31) Beslut från Universitets- och högskolerådet (UHR) Bevaras Diarieförs Redovisning till Universitets- Bevaras Diarieförs och högskolerådet (UHR) -Interrimrapport (vterminen) -Slutrapport (Höstterminen) Rekvisition av studieavgifter till Bevaras Diarieförs En gång per termin. Svenska Institutet Avisering om visum Gallras vid Papper RA-FS 1991:6 (ändrad 1997:6, inaktualitet 2012:2) Återbetalning Bevaras Diarieförs Innehåller bl.a. fakturor Hantera internationellt samarbete Inbjudan till/information om Bevaras Diarieförs / internationella samarbeten, konferenser etc Beslut om internationella samarbeten, konferenser etc. Bevaras Diarieförs Memorandum of Bevaras Diarieförs Understanding 3.6 Utfärda examen på grund och avancerad nivå 3.6 Mall för examensbevis Bevaras Diarieförs/ Papper systematiskt 3.6 Ansökan med bilagor om Gallras 2 Ladok examensbevis eller kursbevis efter att examensbevis eller / / Överenskommelse. För att gallring ska vara möjlig ska ansökan registreras i studieregister eller att beslut om avslag fattats.

31 Sid 31 (31) kursbevis utfärdats 3.6 Tjänsteanteckning Bevaras Ladok Digitalt Informationen lagras tillsvidare i Ladok. 3.6 Examensbevis Bevaras Papper Ordnat efter personnummer och personnummer & 3.6 Återtagande av ansökan Bevaras Diarieförs utfärdandedatum. Återtagande av examen sker om examinator upptäcker fusk. Då återkallas betygsbeslut och examensbevis. 3.6 Beslut om avslag Bevaras Diarieförs 3.6 Bilaga till examensbevis (diploma supplement) Bevaras Papper Ordnat efter personnummer och personnummerordning & 3.6 Kursintyg/liknande för uppdragsutbildning Bevaras Diarieförs/ systematiskt Papper utfärdandedatum.